Memahami Pareto Chart: Peraturan Pengutamaan

Jika anda seorang business manager, anda mungkin pernah mendengar, "20% daripada pelanggan anda menjana 80% daripada revenue anda." Pada pandangan pertama, ini mungkin kedengaran seperti kenyataan arbitrary tanpa banyak asas, tetapi ia berpunca dari prinsip terkenal yang diaplikasikan secara meluas di seluruh dunia—peraturan 80/20.

Setiap masalah perlu dikenalpasti dan ditangani secara menyeluruh, tetapi adalah penting untuk mengutamakan faktor yang paling penting untuk menjimatkan masa dan resource. Prinsip 80/20, digabungkan dengan Pareto chart, membolehkan individu dan business menangani 80% daripada isu mereka dengan pantas dengan mengenalpasti 20% daripada masalah utama.

Mari kita lihat dengan lebih dekat di bawah untuk pemahaman yang lebih komprehensif.

Memahami Pareto Chart

Apa itu Pareto Chart?

Pareto chart, atau 80/20 chart, adalah alat statistik yang biasa digunakan untuk menganalisis dan menilai kepentingan pelbagai punca yang menyumbang kepada masalah atau hasil tertentu.

Ia berdasarkan Prinsip Pareto, juga dikenali sebagai peraturan 80/20, yang mencadangkan bahawa kira-kira 80% daripada hasil datang dari 20% daripada punca.

Pareto chart biasanya dipaparkan sebagai bar graph, menunjukkan kekerapan atau impact setiap punca, disusun dalam tertib menurun dari kiri ke kanan. Representasi visual ini membolehkan pengenalpastian pantas faktor paling kritikal yang memerlukan perhatian untuk menyelesaikan isu.

Pareto chart adalah alat yang simple tetapi powerful untuk analisis business, penyelidikan, dan perancangan strategik.

Asal-usul Pareto Chart

Konsep di sebalik Pareto chart bermula pada tahun 1897 apabila Vilfredo Pareto, seorang ahli ekonomi Itali, mencipta formula untuk menggambarkan pemerhatiannya bahawa 80% daripada kekayaan Itali dimiliki oleh 20% daripada populasi.

Kemudian, pada tahun 1954, Pareto mengembangkan undang-undang ini dan menamakannya Prinsip Pareto, atau peraturan 80/20. Ini dianggap sebagai peraturan implicit (bukan undang-undang wajib), yang mencadangkan bahawa kira-kira 80% daripada hasil disebabkan oleh 20% daripada punca. Contohnya:

• 20% daripada pekerja menghasilkan 80% daripada hasil
• 20% daripada pelanggan menyumbang kepada 80% daripada revenue
• 20% daripada kecacatan menyebabkan 80% daripada masalah
• 20% daripada features mewujudkan 80% daripada permintaan pengguna

Penting untuk diperhatikan bahawa angka tepat mungkin berbeza sedikit. Perkara utama dari Prinsip Pareto ialah kebanyakan perkara dalam hidup (usaha, ganjaran, output) tidak diagihkan sama rata—sesetengahnya menyumbang lebih banyak daripada yang lain.

Komponen Pareto Chart

Pareto chart terdiri daripada enam elemen berbeza yang berfungsi bersama untuk mencipta jadual data terperinci, membantu manager mengenalpasti faktor utama yang menyumbang kepada hasil atau masalah:

X-axis

X-axis pada Pareto chart memaparkan pelbagai kategori faktor yang dikaji. Ini boleh menjadi mana-mana aspek yang berkaitan dengan isu, seperti sumber traffic website, jenis kecacatan produk, punca aduan pelanggan, atau sebab kelewatan projek.

Y-axis

Y-axis Pareto chart memaparkan nilai untuk kuantiti atau kekerapan faktor yang dianalisis, memberikan representasi visual tentang berapa kerap setiap faktor berlaku atau magnitud impactnya.

Vertical bars

Bar ini mewakili nilai yang sepadan dengan setiap faktor yang disenaraikan pada X-axis dan biasanya disusun dalam tertib menurun.

Cumulative line

Cumulative line pada Pareto chart adalah elemen penting yang membezakannya dari bar chart standard. Garis ini mewakili peratusan kumulatif daripada jumlah impact atau kekerapan faktor yang disenaraikan pada X-axis, membolehkan penonton melihat berapa banyak daripada keseluruhan masalah disumbangkan oleh kombinasi faktor.

Begini cara ia berfungsi: semasa anda bergerak dari kiri ke kanan sepanjang X-axis, cumulative line menambah sumbangan peratusan setiap faktor. Ia bermula pada 0% pada faktor paling kiri dan secara beransur-ansur meningkat semasa anda bergerak ke kanan, akhirnya mencapai 100% apabila semua faktor diambil kira.

Secondary axis (jika berkaitan)

Secondary axis di sebelah kanan chart memaparkan nilai peratusan kumulatif faktor berbanding dengan jumlah. Untuk menentukan peratusan kumulatif mana-mana faktor pada X-axis, rujuk faktor sepanjang cumulative line dan kemudian merentasi ke secondary axis.

Elemen lain

Pareto chart mungkin termasuk komponen tambahan, seperti:

• Baseline: Garis rujukan di bahagian bawah untuk mengukur ketinggian vertical bars.
• Titles: Serupa dengan chart lain, Pareto chart mempunyai title yang menggambarkan data yang dipersembahkan dan diukur.
• Legend: Sesetengah Pareto chart memaparkan data dari pelbagai sumber atau tempoh, memerlukan legend untuk membezakan nilai dan sumber data.

Benefit dan Limitasi Pareto Chart

Pareto chart adalah alat yang sangat berharga untuk business. Ia membantu manager mengenalpasti 20% daripada faktor utama dalam masalah dan fokus kepada mereka dan bukannya menyebarkan resource secara tipis merentasi baki 80% daripada faktor yang kurang kritikal.

Dengan menumpukan pada punca yang paling berimpact, business boleh mengoptimumkan peruntukan resource mereka, membawa kepada penyelesaian masalah yang lebih cekap dan penyelesaian isu utama yang lebih pantas.

Benefit Pareto Chart

Secara umum, benefit utama Pareto chart adalah keupayaannya untuk mengenalpasti dengan pantas 20% daripada punca utama yang menghasilkan 80% daripada hasil, membolehkan penyelesaian masalah yang disasarkan.

Mari kita masuk sedikit lebih terperinci tentang bagaimana benefit ini diaplikasikan kepada individu dan business.

Untuk individu: Time management yang berkesan

Dengan peraturan 80/20, Prinsip Pareto memberi benefit kepada time management peribadi.

20% daripada usaha anda akan dengan pantas mengambil 80% daripada masa anda, bermakna tidak kira berapa banyak tidur yang anda langkau atau kopi yang anda minum, anda hanya akan menyelesaikan sebahagian daripada kerja anda.

Jika anda ingin maksimumkan masa anda, cuba tangani 20% daripada tugas paling kritikal yang boleh menghasilkan 80% daripada hasil hari anda. Jangan terganggu dengan baki tugas, yang mungkin menghasilkan hasil yang minimum.

Malah dalam proses kerja, fokus lebih kepada tahap paling kritikal—asas yang membolehkan anda menyelesaikan keseluruhan proses dengan pantas dan berkesan.

Pertimbangkan persediaan untuk presentation. Dan bukannya menghabiskan jam menyempurnakan slides atau risau tentang elemen design, adalah lebih kritikal untuk fokus pada pemahaman menyeluruh kandungan dan mesej utama yang perlu anda sampaikan. Sebaik sahaja kandungan utama kukuh, fine-tuning slides atau estetik menjadi lebih mudah dan pantas, memastikan keseluruhan proses diselesaikan dengan berkesan.

Untuk business: Productivity management

Prinsip Pareto menyokong dengan kuat decision-making business dengan menyediakan model untuk mengenalpasti 20% daripada tugas atau keperluan yang akan membawa kepada 80% daripada matlamat business anda.

Pertimbangkan contoh ini:

• Customers: Anda memahami bahawa 20% daripada key customers anda menyumbang 80% daripada revenue syarikat anda. Insight ini membolehkan anda menyusun strategi, menawarkan incentive yang berbeza kepada 20% teratas ini dan bukannya mengaplikasikan dasar yang sama kepada semua pelanggan.
• Products: Dua puluh peratus daripada produk atau perkhidmatan business anda harus dianggap sebagai core, layak mendapat pelaburan labor dan masa yang paling banyak. Dan bukannya melancarkan pelbagai produk yang serupa, tumpukan pada beberapa produk core yang terpilih, dengan yang lain sebagai tambahan.
• Features: Dalam satu produk, 20% daripada features yang paling penting menyumbang 80% daripada nilainya. Team production, marketing, dan sales anda boleh fokus pada mempromosikan features kritikal ini kepada pelanggan.
• Business locations: Nisbah ini juga harus diaplikasikan kepada business dengan pelbagai lokasi; jika beberapa lokasi menunjukkan prestasi yang jauh lebih baik daripada yang lain, fokuskan resource di sana.
• Investors: Apabila mencari pelaburan untuk business anda, ingat bahawa kira-kira 20% daripada investors memegang 80% daripada funding anda. Dan bukannya menyebarkan usaha anda terlalu tipis, utamakan membina hubungan kukuh dengan investors kritikal ini.
• Customer service: Mematuhi model 80/20 bermaksud bahawa 80% daripada aduan pelanggan dan kerugian business berpunca dari 20% daripada kecacatan tertentu. Menangani kecacatan kritikal ini akan memberi benefit yang ketara kepada business.
• Employee performance: Dari perspektif lain, 20% daripada top employees menyumbang 80% kepada keseluruhan hasil syarikat. Mengiktiraf dan memberi ganjaran pencapaian mereka adalah cara yang berkesan untuk memotivasikan mereka.

Case study: Mengaplikasikan Pareto chart dalam menganalisis punca tumpahan minyak

Pareto chart telah digunakan dalam banyak projek penyelidikan nasional berskala besar. Salah satu case study yang paling berjaya adalah analisis 209 tumpahan minyak di seluruh Amerika Syarikat, mengenalpasti punca utama tumpahan ini.

Negeri Washington menjalankan kajian untuk menentukan punca tumpahan minyak di seluruh negara. Mereka mengumpul maklumat tentang 209 insiden tumpahan minyak yang berbeza, fokus pada punca insiden dan tanggungjawab pihak yang terlibat.

Kajian mengenalpasti 29 punca, dengan enam teratas adalah:

• Inattention/Distraction (38 kes)
• Procedural errors (31 kes)
• Decision-making errors (26 kes)
• Mechanical failures (23 kes)
• Structural failures (20 kes)
• Unknown causes (11 kes)

Enam punca teratas ini, menyumbang hanya lebih 20% daripada punca yang dikenalpasti, membawa kepada 149 insiden, bersamaan dengan 71% daripada tumpahan minyak. Selepas analisis ini, Washington fokus pada menangani enam punca teratas ini, mengurangkan tumpahan minyak dengan ketara.

Limitasi Pareto Chart

• Tiada solusi disediakan: Chart mengoptimumkan pengenalpastian punca utama tetapi tidak memberikan solusi kepada masalah.
• Lagging data: Ia hanya fokus pada data sejarah.
• Terhad kepada data yang boleh diperhatikan: Chart hanya boleh memaparkan data kualitatif yang boleh diperhatikan, dan ia tidak boleh mewakili data kuantitatif terperinci.

Juga penting untuk diperhatikan bahawa Prinsip Pareto tidak mencadangkan untuk fokus hanya pada 80% daripada tugas paling kritikal. Ia mungkin benar bahawa 80% daripada jambatan dibina dalam 20% pertama jangka masa, tetapi anda masih memerlukan finishing touches yang baki untuk menjadikan jambatan berfungsi.

Peraturan 80/20 adalah panduan yang berasal dari pemerhatian, bukan undang-undang semula jadi.

Takeaway: Jika anda mencari yang terbaik, anda mesti memberikan 100% usaha anda. Tetapi jika anda cuba mendapat bang for your buck yang baik, anda fokus pada 20% daripada aktiviti yang menghasilkan hasil paling banyak.

Langkah untuk Mencipta Pareto Chart

Step 1: Kenalpasti masalah

Langkah pertama dalam mencipta Pareto chart adalah mengenalpasti masalah yang perlu diselesaikan. Masalah ini akan menjadi title chart dan asas untuk menentukan punca yang menyumbang dalam langkah seterusnya.

Contohnya, jika software syarikat anda telah menerima feedback negatif atas pelbagai sebab, masalahnya boleh jadi "Sebab untuk aduan pelanggan," dengan data yang perlu dikumpul seperti support service, loading speed, missing features, dll.

Step 2: Kumpul dan analisis data

Sebaik sahaja fokus utama chart telah dikenalpasti, semua data yang berkaitan dengan isu mesti dikumpul dari pelbagai sumber. Di sinilah kemahiran yang kukuh dalam pengumpulan data dan market research dimainkan, memastikan maklumat yang dikumpul adalah tepat dan komprehensif.

Contohnya, jika anda menganalisis isu "Kos pengangkutan untuk operasi freight jalan raya" dalam syarikat, kategori yang anda perlu siasat dan kumpul data mungkin termasuk kos bahan api yang meningkat, insiden kenderaan berjalan tanpa muatan penuh, kos pembaikan dan penyelenggaraan, keadaan lalu lintas, masa loading/unloading, dan banyak lagi.

Step 3: Lukis Pareto Chart

Pertama, tentukan nilai dan kekerapan setiap masalah, kemudian susun mereka dalam tertib menurun.

Selepas mengisih dan mengkategorikan data, anda boleh mencipta bar chart dengan menandakan titik pada X dan Y axes, kemudian melukis vertical bars pada posisi yang sepadan pada X-axis, dengan ketinggian yang sepadan dengan nilai mereka pada Y-axis.

Akhirnya, kira peratusan kumulatif untuk setiap faktor:

Peratusan kumulatif = [Jumlah kumulatif pada Y-axis / Nilai jumlah] x 100%

Step 4: Analisis chart

Chart menunjukkan bahawa bars yang lebih tinggi sepadan dengan bahagian cumulative curve yang naik paling pantas, menunjukkan isu yang paling kerap atau ketara yang memerlukan perhatian segera.

Sebaliknya, bars yang lebih pendek sepadan dengan isu yang kurang kritikal yang berlaku kurang kerap.

Cara Mencipta Pareto Chart dalam Excel (Dengan ilustrasi)

Mari kita analisis senario dunia sebenar untuk mengaplikasikan Pareto chart dalam Excel.

Contohnya, selepas menganalisis data berkaitan dengan "Sebab untuk aduan pelanggan," syarikat software merumuskan hasil seperti berikut:

Untuk mencipta Pareto chart yang simple dalam Excel, ikuti langkah ini:

- Masukkan jadual data ke dalam Excel sheet dan susun semula data dalam tertib menurun.

- Untuk mengira peratusan kumulatif, tambah kolum lain pada jadual data anda dan masukkan formula: '=SUM($B$2:B2)/SUM($B$2:$B$11)'

- Salin formula ini ke bawah kolum dan formatkan sebagai peratusan. Hasilnya akan ditunjukkan seperti jadual di bawah.

- Seterusnya, pilih Table

- Pada tab Insert, pilih Charts group, kemudian Recommended Charts

- Pada tab All Charts, pilih Histogram dari menu kiri dan pilih Pareto

- Klik OK untuk bermula.

Cara melukis Pareto chart dalam Excel

Selepas memasukkan data yang diperlukan, Excel akan menghasilkan Pareto chart asas seperti di bawah.

Selepas menyesuaikan dan mengorganisasi nilai, anda akan mempunyai Pareto chart lengkap yang menunjukkan bahawa dua sebab teratas untuk aduan pelanggan—"App not responding" dan "Lack of tech support"—menyumbang kira-kira 70% daripada aduan pelanggan.

Mulakan dengan Critical Few

Dalam business, progress jarang linear; usaha yang anda berikan tidak selalu menjamin output yang sepadan. Hanya bekerja lebih keras atau melabur lebih banyak resource tidak semestinya menghasilkan hasil yang berkadar.

Sebaliknya, peraturan 80/20 menawarkan pendekatan yang powerful untuk mengoptimumkan usaha dan mencapai hasil yang ketara. Dengan fokus pada 20% daripada aktiviti, clients, atau isu yang memacu 80% daripada hasil, anda boleh membina pendekatan yang lebih strategik dan cekap untuk menguruskan business anda.

Mulakan dengan 20% yang paling kritikal, dan baki 80% akan mengikut!