Cara Mengelakkan Overwhelm sebagai Pemimpin: Lebih Daripada Task Management

Suatu hari team kami di Rework.com mengadakan sesi demo online dengan seorang pemilik perniagaan. Tidak ada yang istimewa tentangnya - seorang wanita kecil, berusia 50 tahun dengan kedut dan lingkaran hitam di bawah matanya. Di belakangnya dan di atas mejanya terdapat timbunan dokumen. Dia memerlukan bantuan dengan pengurusan.

Selepas beberapa soalan penemuan, dia berkata sesuatu yang menarik perhatian kami: "Saya telah bekerja 12 hingga 18 jam sehari selama 18 tahun yang lalu. Orang saya meminta saya berada di sekitar sepanjang masa; tidak ada yang dinamakan cuti".

Dan itulah yang mengejutkan kami. Sejak bila perjalanan menarik yang dia pilih untuk dilalui menjadi begitu overwhelming?

---

Tetapi apabila perniagaan anda berkembang, begitu juga tuntutan ke atas anda. Apa yang dahulunya kelihatan terurus kini terasa seperti aliran tanggungjawab yang tidak berkesudahan, menarik anda ke arah yang berbeza sekaligus. Setiap tugas, setiap cabaran, setiap peluang menuntut perhatian, kepakaran, kehadiran anda.

Anda tertidur dengan visi membina sesuatu. Sebaliknya, usaha berterusan anda kini adalah untuk mengelakkan perkara daripada runtuh.

Seperti pelanggan kami, anda mungkin menyedari bahawa anda tidak boleh terus seperti ini.

Mungkin anda merindui keseimbangan dalam hidup anda, atau anda bersemangat untuk meneroka usaha baru di luar. Atau mungkin anda mahu terus bekerja pada visi yang telah anda fikirkan begitu lama tetapi tidak dapat memberi fokus yang cukup, kerana anda terlalu sibuk dengan operasi harian.

Apa sahaja sebabnya, keperluan untuk penyelesaian menjadi tidak dapat dinafikan. Anda mendambakan kebebasan untuk berundur. Anda perlu mendapat semula fokus anda supaya anda boleh mengarahkan masa, tenaga, dan sumber anda kepada apa yang benar-benar penting.

Lupakan semua hujah tentang halangan psikologi yang mengatakan anda terlalu terobsesi dengan perfectionism untuk melepaskan kawalan. Dalam kes pelanggan kami, walaupun beberapa percubaannya untuk mewakilkan, team menghadapi sama ada konflik atau kelumpuhan, dan dia akhirnya membetulkan perkara sendiri.

Apakah perkara yang hilang? Bagaimana sebenarnya anda mengemudi peralihan ini daripada pemilik hands-on-everything kepada pemimpin hands-off?

Adakah ia hanya tentang task management?

Dengan begitu banyak maklumat untuk diproses dan keputusan untuk dibuat, mudah untuk tugas terlepas atau untuk perincian diabaikan. Dalam kes sedemikian, pemilik perniagaan sering beralih kepada tools task management, yang sepatutnya membolehkan mereka menjejak tugas yang diberikan, mendapat peringatan, membuat susulan, dan memantau pekerja.

Tetapi dalam pengalaman kami, ia tidak mencukupi.

Walaupun tools ini mengurangkan beban mental mengingati perincian, beban merancang dan memperuntukkan tugas kekal. Seperti yang diungkapkan oleh salah seorang klien kami, "Walaupun dengan cara yang lebih baik dan digital untuk task management, team kami masih bergantung kepada kami untuk memberi mereka arahan".

Setelah bekerja dengan perniagaan yang tidak terkira banyaknya, kami telah belajar bahawa kerja tidak mengalir semata-mata dari atas ke bawah. Perniagaan berfungsi sebagai organisma dinamik - walaupun carta organisasi mungkin menyampaikan hierarki, interaksi antara orang dan jabatan adalah pelbagai. Tidak praktikal untuk pemilik terlibat dalam setiap situasi. Oleh itu, cabarannya adalah memastikan semua interaksi ini berlaku dengan sihat, dan sistem task management biasanya tidak mencukupi untuk keperluan ini.

Mungkin terdapat kekurangan sistem untuk memudahkan kerja dengan berkesan dan komprehensif.

Tiga dimensi kerja

Di Rework, kami cuba mengkategorikan interaksi tersebut kepada tiga jenis, dan kami memvisualisasikannya dalam peta di bawah:

1. Dimensi top-down

Yang ini paling mudah dikenali.

Selain cabaran dalam task management yang telah kami sebutkan, masalah juga timbul dalam proses tugasan itu sendiri. Pemilik perniagaan sering gagal menyampaikan jangkaan mereka dengan jelas, membawa kepada perbualan berulang yang memenatkan. Ini boleh berlaku kerana perbezaan dalam gaya komunikasi, andaian tentang pengetahuan bersama, atau semata-mata kemahiran komunikasi yang lemah.

Sudah tentu, penyelesaian software yang direka dengan baik sepatutnya membimbing anda tentang cara memberi tugasan yang jelas. Kami akan menyelami isu ini dalam artikel lain yang akan datang.

Sekarang, apa yang lebih penting adalah dua dimensi interaksi kerja yang lain.

2. Pendekatan bottom-up

Yang ini mewakili setiap kali subordinat anda membuat permintaan yang anda perlu putuskan. Ini adalah di mana kebanyakan bottleneck berlaku, tetapi juga terdapat peluang untuk meningkatkan empowerment pekerja.

Pertimbangkan senario di mana anda memberikan pekerja untuk memimpin pelancaran campaign baru. Namun, mereka datang kepada anda untuk setiap keputusan: saluran apa yang perlu diliputi campaign, berapa banyak yang perlu mereka belanjakan untuk setiap saluran, atau sama ada kandungan ini perlu diterbitkan. Anda rasa seperti anda melakukan semua kerja campaign manager lagipun.

Bunyi biasa?

Delegation sering disalahfahami. Apa yang anda sering fikirkan sebagai delegation hanyalah memberikan tindakan, bukan memberikan hasil. Anda mempercayakan seseorang dengan projek tetapi masih berdiri di belakang setiap keputusan.

Matrix RACI, yang bermaksud Responsible, Accountable, Consulted, dan Informed, adalah framework yang berguna untuk melengkapkan anda dengan pemahaman yang lebih baik tentang semua bidang pembuatan keputusan dalam projek atau proses.

• Responsible (R): Yang melaksanakan tugas atau membuat keputusan.
• Accountable (A): Individu yang akhirnya bertanggungjawab untuk hasil.
• Consulted (C): Mereka yang dirujuk untuk input sebelum keputusan dibuat.
• Informed (I): Mereka yang dikemas kini tentang keputusan tetapi tidak terlibat secara langsung.

Sebaik sahaja anda memetakan semua bidang pembuatan keputusan, anda akan lihat sendiri bahawa anda tidak perlu bertanggungjawab untuk segala-galanya. Masalahnya sering gagal untuk menjelaskan bahawa anda mahu orang lain bertanggungjawab, atau bahkan accountable untuk tugas tertentu.

Kadang-kadang organisasi tidak memerlukan penyelesaian; ia hanya memerlukan kejelasan - Ben Horowitz

Penyelesaian software, dalam kes ini, boleh membawa ketelusan kepada pembuatan keputusan. Anda boleh menyediakan borang permintaan dan peraturan kelulusan sekali untuk selamanya, dan orang akan tahu siapa yang perlu dihubungi untuk kelulusan.

3. Dimensi cross-functional

Dan sekarang, tentang dimensi terakhir. Seperti yang digambarkan dalam peta, yang ini melibatkan kerjasama antara team dan jabatan yang berbeza untuk memastikan perniagaan berjalan lancar, dikenali secara ringkas sebagai "proses".

Banyak beban kerja anda berpunca daripada kekurangan proses standard merentasi fungsi. Apabila team anda berkembang, mereka tidak lagi bekerja sedekat itu, dan anda akhirnya menyelaraskan segala-galanya. Tanpa prosedur standard, ahli team mungkin menggunakan kaedah yang berbeza untuk tugas yang serupa, memerlukan perhatian berterusan anda untuk memastikan semua orang berada di halaman yang sama.

Banyak usaha juga terbuang setiap kali anda onboard pekerja baru, dan perlu melalui arahan sekali lagi.

Anda mungkin pernah mendengar tentang SOP—Standard Operating Procedures—yang pada asasnya adalah dokumen "how-to" yang menyediakan panduan langkah demi langkah untuk menjalankan proses tertentu.

Mulakan dengan menentukan:

• Apa yang proses itu bertujuan untuk mencapai, dikenali sebagai objektif
• Apa yang diperlukan untuk memulakan proses dan apa yang dihasilkannya, dikenali sebagai input dan output
• Siapa yang terlibat dan apa yang mereka bertanggungjawab
• Langkah mana yang perlu diikuti, dengan aktiviti terperinci yang terlibat
• Berapa banyak masa perlu dibelanjakan untuk setiap langkah

SOP memperkasakan ahli team dengan memberi mereka arahan yang mereka perlukan untuk bertindak secara bebas, dan bukannya menunggu arahan anda.

Juga, dengan menggariskan kaedah paling cekap untuk menyelesaikan tugas, SOP membantu ahli team menyelesaikan kerja mereka dengan lebih cepat dengan lebih sedikit kesilapan dan konflik, menjimatkan anda daripada mengendalikan situasi yang tidak dijangka.

Namun, perlu diperhatikan bahawa menulis SOP tidak menjamin ia boleh diikuti. Pekerja mungkin bergelut untuk mengakses atau memahami dokumen yang panjang, dan ia sering terpisah daripada tools harian, menjadikannya sukar untuk pekerja merujuk kepada mereka secara konsisten.

Oleh itu, semata-mata mendokumentasikan SOP tidak mencukupi. Anda perlu mengintegrasikan prosedur ini ke dalam kerja harian. Itulah ketika sistem digital engagement berguna. Ia membolehkan pekerja mengikut peraturan secara automatik tanpa perlu tahu setiap perincian standard.

Berhenti melakukan, mula mereka

Ingat, management top-down bukan satu-satunya tanggungjawab anda. Anda juga perlu membuat keputusan tentang permintaan bottom-up dan mengendalikan isu cross-functional. Untuk mengelakkan kewalahan oleh tugas kecil, anda perlu (1) menjelaskan peranan anda dalam pelbagai situasi, berdasarkan model yang disebutkan di atas, (2) mewakilkan autoriti pembuatan keputusan, dan (3) menyeragamkan proses supaya pekerja boleh melakukan kerja mereka atas akaun mereka. Sementara itu, penyelesaian teknologi membantu membawa kejelasan dan automasi kepada operasi.

Anda tidak memerlukan cara untuk mengawal dengan lebih baik, tetapi sebaliknya untuk desentralisasikan kawalan anda. Bila, dan hanya apabila pekerja anda diperkasakan boleh anda diangkat daripada beban dan mula memenuhi peranan anda sebagai pemimpin.