Memahami Diagram Pareto: Aturan Prioritas

Jika Anda adalah seorang manager bisnis, Anda mungkin pernah mendengar, "20% pelanggan Anda menghasilkan 80% revenue Anda." Pada pandangan pertama, ini mungkin terdengar seperti pernyataan sembarangan tanpa banyak dasar, tetapi ini berasal dari prinsip terkenal yang diterapkan secara luas di seluruh dunia—aturan 80/20.

Setiap masalah perlu diidentifikasi dan ditangani secara menyeluruh, tetapi sangat penting untuk memprioritaskan faktor-faktor paling penting untuk menghemat waktu dan sumber daya. Prinsip 80/20, dikombinasikan dengan diagram Pareto, memungkinkan individu dan bisnis untuk dengan cepat mengatasi 80% masalah mereka dengan mengidentifikasi 20% masalah inti.

Mari kita lihat lebih dekat di bawah ini untuk pemahaman yang lebih komprehensif.

Memahami diagram Pareto

Apa itu diagram Pareto?

Diagram Pareto, atau diagram 80/20, adalah alat statistik yang biasanya digunakan untuk menganalisis dan menilai signifikansi dari berbagai penyebab yang berkontribusi terhadap suatu masalah atau hasil tertentu.

Ini didasarkan pada Prinsip Pareto, juga dikenal sebagai aturan 80/20, yang menunjukkan bahwa sekitar 80% hasil berasal dari 20% penyebab.

Diagram Pareto biasanya ditampilkan sebagai grafik batang, menunjukkan frekuensi atau dampak dari setiap penyebab, diatur dalam urutan menurun dari kiri ke kanan. Representasi visual ini memungkinkan untuk dengan cepat mengidentifikasi faktor-faktor paling kritis yang memerlukan perhatian untuk menyelesaikan masalah.

Diagram Pareto adalah alat yang sederhana namun kuat untuk analisis bisnis, riset, dan perencanaan strategis.

Asal-usul diagram Pareto

Konsep di balik diagram Pareto berasal pada tahun 1897 ketika Vilfredo Pareto, seorang ekonom Italia, menciptakan formula untuk menggambarkan pengamatannya bahwa 80% kekayaan Italia dimiliki oleh 20% populasi.

Kemudian, pada tahun 1954, Pareto memperluas hukum ini dan menamakannya Prinsip Pareto, atau aturan 80/20. Ini dianggap sebagai aturan implisit (bukan hukum wajib), menunjukkan bahwa sekitar 80% hasil disebabkan oleh 20% penyebab. Misalnya:

• 20% pekerja menghasilkan 80% hasil
• 20% pelanggan berkontribusi pada 80% revenue
• 20% cacat menyebabkan 80% masalah
• 20% fitur menciptakan 80% permintaan pengguna

Penting untuk dicatat bahwa angka pasti mungkin sedikit bervariasi. Poin utama dari Prinsip Pareto adalah bahwa sebagian besar hal dalam hidup (upaya, imbalan, output) tidak terdistribusi secara merata—beberapa berkontribusi jauh lebih banyak daripada yang lain.

Komponen diagram Pareto

Diagram Pareto terdiri dari enam elemen berbeda yang bekerja bersama untuk menciptakan tabel data yang detail, membantu manager mengidentifikasi faktor-faktor utama yang berkontribusi terhadap suatu hasil atau masalah:

Sumbu-X

Sumbu-X pada diagram Pareto menampilkan berbagai kategori faktor yang sedang diperiksa. Ini bisa berupa aspek apa pun yang relevan dengan masalah, seperti sumber traffic website, jenis cacat produk, penyebab keluhan pelanggan, atau alasan keterlambatan proyek.

Sumbu-Y

Sumbu-Y dari diagram Pareto menampilkan nilai untuk kuantitas atau frekuensi dari faktor-faktor yang dianalisis, memberikan representasi visual tentang seberapa sering setiap faktor terjadi atau besarnya dampaknya.

Batang vertikal

Batang-batang ini mewakili nilai yang sesuai dengan setiap faktor yang terdaftar pada sumbu-X dan biasanya diatur dalam urutan menurun.

Garis kumulatif

Garis kumulatif pada diagram Pareto adalah elemen krusial yang membedakannya dari grafik batang standar. Garis ini mewakili persentase kumulatif dari total dampak atau frekuensi faktor-faktor yang terdaftar pada sumbu-X, memungkinkan penonton untuk melihat berapa banyak dari keseluruhan masalah yang dikontribusikan oleh kombinasi faktor.

Begini cara kerjanya: saat Anda bergerak dari kiri ke kanan sepanjang sumbu-X, garis kumulatif menambahkan persentase kontribusi dari setiap faktor. Ini dimulai dari 0% pada faktor paling kiri dan secara bertahap naik saat Anda bergerak ke kanan, akhirnya mencapai 100% ketika semua faktor diperhitungkan.

Sumbu sekunder (jika berlaku)

Sumbu sekunder di sisi kanan diagram menampilkan nilai persentase kumulatif dari faktor-faktor relatif terhadap total. Untuk menentukan persentase kumulatif dari faktor apa pun pada sumbu-X, rujuk faktor tersebut di sepanjang garis kumulatif dan kemudian ke sumbu sekunder.

Elemen lain

Diagram Pareto mungkin mencakup komponen tambahan, seperti:

• Baseline: Garis referensi di bagian bawah untuk mengukur ketinggian batang vertikal.
• Judul: Mirip dengan diagram lainnya, diagram Pareto memiliki judul yang menggambarkan data yang disajikan dan diukur.
• Legend: Beberapa diagram Pareto menampilkan data dari berbagai sumber atau periode, memerlukan legend untuk membedakan nilai dan sumber data.

Manfaat dan keterbatasan diagram Pareto

Diagram Pareto adalah alat yang sangat berharga bagi bisnis. Ini membantu manager mengidentifikasi 20% faktor kunci dalam suatu masalah dan fokus pada mereka daripada menyebarkan sumber daya tipis di seluruh 80% faktor yang kurang kritis.

Dengan berkonsentrasi pada penyebab yang paling berdampak, bisnis dapat mengoptimalkan alokasi sumber daya mereka, yang mengarah pada pemecahan masalah yang lebih efisien dan resolusi masalah inti yang lebih cepat.

Manfaat diagram Pareto

Secara umum, manfaat inti dari diagram Pareto adalah kemampuannya untuk dengan cepat mengidentifikasi 20% akar penyebab yang menghasilkan 80% hasil, memungkinkan pemecahan masalah yang tertarget.

Mari kita lihat lebih detail bagaimana manfaat ini berlaku untuk individu dan bisnis.

Untuk individu: Manajemen waktu yang efektif

Dengan aturan 80/20, Prinsip Pareto memberikan manfaat untuk manajemen waktu pribadi.

20% upaya Anda akan dengan cepat menghabiskan 80% waktu Anda, yang berarti bahwa tidak peduli berapa banyak tidur yang Anda lewatkan atau kopi yang Anda minum, Anda hanya akan menyelesaikan sebagian pekerjaan Anda.

Jika Anda ingin memaksimalkan waktu Anda, cobalah menangani 20% tugas paling kritis yang dapat menghasilkan 80% hasil hari Anda. Jangan terganggu oleh tugas-tugas yang tersisa, yang mungkin menghasilkan hasil minimal.

Bahkan dalam proses kerja, fokus lebih pada tahap yang paling kritis—fondasi yang memungkinkan Anda menyelesaikan seluruh proses dengan cepat dan efektif.

Pertimbangkan persiapan untuk presentasi. Alih-alih menghabiskan berjam-jam menyempurnakan slide atau mengkhawatirkan elemen desain, lebih penting untuk fokus pada pemahaman menyeluruh tentang konten dan pesan kunci yang perlu Anda sampaikan. Setelah konten inti solid, menyempurnakan slide atau estetika menjadi jauh lebih mudah dan cepat, memastikan seluruh proses selesai secara efektif.

Untuk bisnis: Manajemen produktivitas

Prinsip Pareto sangat mendukung pengambilan keputusan bisnis dengan memberikan model untuk mengidentifikasi 20% tugas atau kebutuhan yang akan mengarah pada 80% tujuan bisnis Anda.

Pertimbangkan contoh-contoh ini:

• Pelanggan: Anda memahami bahwa 20% pelanggan kunci Anda berkontribusi 80% revenue perusahaan Anda. Wawasan ini memungkinkan Anda untuk menyusun strategi, menawarkan insentif yang dibedakan kepada 20% teratas ini daripada menerapkan kebijakan yang sama untuk semua pelanggan.
• Produk: Dua puluh persen dari produk atau layanan bisnis Anda harus dianggap sebagai inti, layak mendapat investasi tenaga kerja dan waktu paling banyak. Alih-alih meluncurkan berbagai produk serupa, konsentrasi pada beberapa produk inti yang dipilih, dengan sisanya sebagai pelengkap.
• Fitur: Dalam satu produk, 20% dari fitur paling penting menyumbang 80% nilainya. Tim produksi, marketing, dan sales Anda dapat fokus mempromosikan fitur-fitur kritis ini kepada pelanggan.
• Lokasi bisnis: Rasio ini juga harus diterapkan pada bisnis dengan berbagai lokasi; jika beberapa lokasi secara signifikan mengungguli yang lain, fokuskan sumber daya di sana.
• Investor: Ketika mencari investasi untuk bisnis Anda, ingatlah bahwa sekitar 20% investor memegang 80% pendanaan Anda. Daripada menyebarkan upaya Anda terlalu tipis, prioritaskan membangun hubungan solid dengan investor kritis ini.
• Customer service: Mematuhi model 80/20 berarti bahwa 80% keluhan pelanggan dan kerugian bisnis berasal dari 20% cacat spesifik. Mengatasi cacat kritis ini akan sangat menguntungkan bisnis.
• Performa karyawan: Dari perspektif lain, 20% karyawan terbaik berkontribusi 80% pada hasil keseluruhan perusahaan. Mengakui dan menghargai pencapaian mereka adalah cara efektif untuk memotivasi mereka.

Studi kasus: Menerapkan diagram Pareto dalam menganalisis penyebab tumpahan minyak

Diagram Pareto telah digunakan dalam banyak proyek riset nasional berskala besar. Salah satu studi kasus paling sukses adalah analisis 209 tumpahan minyak di seluruh Amerika Serikat, mengidentifikasi penyebab utama dari tumpahan ini.

Negara bagian Washington melakukan studi untuk menentukan penyebab tumpahan minyak di seluruh negara. Mereka mengumpulkan informasi tentang 209 insiden tumpahan minyak yang berbeda, fokus pada penyebab insiden dan tanggung jawab pihak yang terlibat.

Studi ini mengidentifikasi 29 penyebab, dengan enam teratas adalah:

• Ketidakperhatian/Distraksi (38 kasus)
• Kesalahan prosedural (31 kasus)
• Kesalahan pengambilan keputusan (26 kasus)
• Kegagalan mekanis (23 kasus)
• Kegagalan struktural (20 kasus)
• Penyebab yang tidak diketahui (11 kasus)

Enam penyebab teratas ini, menyumbang hanya lebih dari 20% dari penyebab yang teridentifikasi, menyebabkan 149 insiden, setara dengan 71% dari tumpahan minyak. Setelah analisis ini, Washington fokus mengatasi enam penyebab teratas ini, secara signifikan mengurangi tumpahan minyak.

Keterbatasan diagram Pareto

• Tidak memberikan solusi: Diagram mengoptimalkan identifikasi akar penyebab tetapi tidak memberikan solusi untuk masalah.
• Data tertinggal: Ini hanya fokus pada data historis.
• Terbatas pada data yang dapat diamati: Diagram hanya dapat menampilkan data kualitatif yang dapat diamati, dan tidak dapat mewakili data kuantitatif yang detail.

Penting juga untuk dicatat bahwa Prinsip Pareto tidak menyarankan untuk hanya fokus pada 80% tugas paling kritis. Mungkin benar bahwa 80% jembatan dibangun di 20% pertama dari rentang waktu, tetapi Anda masih memerlukan sentuhan akhir yang tersisa untuk membuat jembatan fungsional.

Aturan 80/20 adalah panduan yang berasal dari pengamatan, bukan hukum alam.

Kesimpulan: Jika Anda mencari yang terbaik, Anda harus memberikan 100% upaya Anda. Tetapi jika Anda mencoba mendapatkan hasil terbaik untuk uang Anda, Anda fokus pada 20% aktivitas yang menghasilkan hasil paling banyak.

Langkah-langkah membuat diagram Pareto

Langkah 1: Identifikasi masalah

Langkah pertama dalam membuat diagram Pareto adalah mengidentifikasi masalah yang perlu dipecahkan. Masalah ini akan menjadi judul diagram dan dasar untuk menentukan penyebab yang berkontribusi di langkah berikutnya.

Misalnya, jika software perusahaan Anda telah menerima feedback negatif karena berbagai alasan, masalahnya bisa jadi "Alasan keluhan pelanggan," dengan data yang akan dikumpulkan seperti layanan support, kecepatan loading, fitur yang hilang, dll.

Langkah 2: Kumpulkan dan analisis data

Setelah fokus inti dari diagram telah diidentifikasi, semua data relevan yang terkait dengan masalah harus dikumpulkan dari berbagai sumber. Di sinilah keterampilan yang kuat dalam pengumpulan data dan riset pasar berperan, memastikan informasi yang dikumpulkan akurat dan komprehensif.

Misalnya, jika Anda menganalisis masalah "Biaya transportasi untuk operasi angkutan jalan" dalam perusahaan, kategori yang perlu Anda investigasi dan kumpulkan datanya mungkin termasuk kenaikan biaya bahan bakar, kejadian kendaraan berjalan tanpa muatan penuh, biaya perbaikan dan pemeliharaan, kondisi lalu lintas, waktu loading/unloading, dan lainnya.

Langkah 3: Gambar diagram Pareto

Pertama, tentukan nilai dan frekuensi dari setiap masalah, kemudian urutkan dalam urutan menurun.

Setelah menyortir dan mengkategorikan data, Anda dapat membuat grafik batang dengan menandai titik-titik pada sumbu X dan Y, kemudian menggambar batang vertikal pada posisi yang sesuai di sumbu-X, dengan ketinggian yang sesuai dengan nilai mereka di sumbu-Y.

Terakhir, hitung persentase kumulatif untuk setiap faktor:

Persentase kumulatif = [Total kumulatif pada sumbu-Y / Nilai total] x 100%

Langkah 4: Analisis diagram

Diagram menunjukkan bahwa batang yang lebih tinggi sesuai dengan bagian kurva kumulatif yang naik paling cepat, menunjukkan masalah yang paling sering atau signifikan yang memerlukan perhatian segera.

Di sisi lain, batang yang lebih pendek sesuai dengan masalah yang kurang kritis yang terjadi lebih jarang.

Cara membuat diagram Pareto di Excel (Dengan ilustrasi)

Mari kita analisis skenario dunia nyata untuk menerapkan diagram Pareto di Excel.

Misalnya, setelah menganalisis data yang terkait dengan "Alasan keluhan pelanggan," perusahaan software merangkum hasilnya sebagai berikut:

Untuk membuat diagram Pareto sederhana di Excel, ikuti langkah-langkah berikut:

- Masukkan tabel data ke dalam sheet Excel dan atur ulang data dalam urutan menurun.

- Untuk menghitung persentase kumulatif, tambahkan kolom lain ke tabel data Anda dan masukkan formula: '=SUM($B$2:B2)/SUM($B$2:$B$11)'

- Salin formula ini ke bawah kolom dan format sebagai persentase. Hasilnya akan ditampilkan seperti tabel di bawah ini.

- Selanjutnya, pilih Table

- Pada tab Insert, pilih Charts group, kemudian Recommended Charts

- Pada tab All Charts, pilih Histogram dari menu kiri dan pilih Pareto

- Klik OK untuk memulai.

Cara menggambar diagram Pareto di Excel

Setelah memasukkan data yang diperlukan, Excel akan menghasilkan diagram Pareto dasar seperti di bawah ini.

Setelah menyesuaikan dan mengorganisir nilai-nilai, Anda akan memiliki diagram Pareto lengkap yang menunjukkan bahwa dua alasan teratas untuk keluhan pelanggan—"App tidak merespons" dan "Kurangnya dukungan teknis" —menyumbang sekitar 70% dari keluhan pelanggan.

Mulai dengan yang sedikit tetapi kritis

Dalam bisnis, kemajuan jarang linear; upaya yang Anda lakukan tidak selalu menjamin output yang sesuai. Hanya dengan bekerja lebih keras atau menginvestasikan lebih banyak sumber daya tidak selalu menghasilkan hasil proporsional.

Sebaliknya, aturan 80/20 menawarkan pendekatan yang kuat untuk mengoptimalkan upaya dan mencapai hasil yang signifikan. Dengan fokus pada 20% aktivitas, klien, atau masalah yang mendorong 80% hasil, Anda dapat membangun pendekatan yang lebih strategis dan efisien untuk mengelola bisnis Anda.

Mulai dengan 20% yang paling kritis, dan 80% sisanya akan mengikuti!