Kami Deploy Software untuk 9000+ Customer dan Hasilkan Framework "Kejayaan" Ini

Sebagai CEO, kecekapan business sentiasa di bahagian atas senarai anda. Anda tahu bahawa operasi yang lancar bermakna keuntungan yang lebih baik, customer yang lebih gembira, dan team yang kurang tertekan.

Dengan itu, penyelesaian software yang menjanjikan untuk menyelaraskan operasi, meningkatkan produktiviti, dan mendorong pertumbuhan pasti terdengar menarik. Bayangkan workflow yang teratur, kurang masa untuk tugas yang membosankan, dan lebih fokus pada apa yang benar-benar penting. Bukankah itu yang sentiasa anda impikan?

Namun, setiap kali anda mempertimbangkan untuk melabur dalam software, ketakutan yang mengganggu menghalang anda.

Bagaimana jika software gagal menyelesaikan masalah anda?

Bagaimana jika team anda bergelut dengannya dan ia memperlahankan semua orang sebaliknya?

Bagaimana jika kos terus bertambah dengan yuran tersembunyi dan caj tambahan?

...

Kami menghadapi kisah yang sama baru-baru ini. Salah seorang wakil jualan kami mengadakan meeting dengan seorang CEO yang menjalankan syarikat kecil tetapi bercita-cita tinggi. Dia melanggan software legal accounting, yakin ia akan mengubah cara mereka bekerja.

Namun, enam bulan kemudian, software hampir tidak digunakan. Ia begitu rumit sehingga tiada sesiapa dalam syarikat tahu cara mengendalikannya dengan betul.

Tidak perlu digambarkan betapa kecewanya dia. Apa yang sepatutnya menjadi pengubah permainan bertukar menjadi kekecewaan, meninggalkannya mempersoalkan setiap keputusan teknologi. Kali ini, dia mendekati kami dengan berhati-hati kerana takut "membakar duit" lagi, untuk memetik kata-katanya.

Berhenti membazir wang pada pembelian software anda: Formula SPET

Ia dapat difahami mengapa CEO ini, dan mungkin anda juga, berasa begitu teragak-agak. Melabur dalam software baru adalah keputusan yang sukar, dan ketakutan ia tidak memenuhi jangkaan adalah terlalu biasa dan 100% sah.

Menurut penemuan penyelidikan yang diterbitkan dalam PRNewswire oleh Zylo, syarikat membazir purata $18 juta untuk lesen SaaS yang tidak digunakan pada tahun 2023, menggunakan hanya kira-kira separuh daripada apa yang mereka beli.

Isu ini, dikenali sebagai "software wastage", lebih membimbangkan di Asia Tenggara kerana kesedaran digital yang lebih rendah.

Anda boleh semak sama ada anda juga mengalami software wastage dengan menjalankan Software Waste Assessment Checklist ini.

Jika anda membau risiko kehilangan wang, mungkin tidak terlambat untuk membetulkannya. Dalam artikel ini, mari kita teroka framework kejayaan ini untuk implementasi software dalam organisasi anda. Dan kami tahu tiada ruang untuk teori atau model yang rumit - ia adalah formula yang telah diuji dalam pertempuran yang diperoleh daripada pengalaman kami dengan 9000+ klien.

Kami perlu meletakkan penafian ini di hadapan: Walaupun dengan formula ini di tangan, kami tidak dapat menjamin 100% bahawa software kami tidak akan terbuang. Sebabnya mudah: kejayaan tidak datang semata-mata daripada percubaan kami. Ini mungkin bunyi kontra-intuitif, tetapi implementasi software, terutamanya jenis software yang berintegrasi dengan mendalam dengan operasi harian anda, adalah, pada akhirnya, perkara management perubahan, dan ia pasti memerlukan lebih daripada sekadar kepakaran teknikal.

Framework yang ingin kami perkenalkan kepada anda, yang kami panggil Formula "SPET", memerlukan interkoneksi empat faktor:

S - "Scope" melibatkan mengenal pasti matlamat dan kes penggunaan software berkaitan dengan konteks business.

P - "People" memberi fokus pada mempunyai kompetensi dan sikap yang diperlukan untuk melaksanakan dan menggunakan software dengan berkesan.

E- "Execution" memastikan proses deployment yang lancar, melibatkan penyelarasan antara team dalaman dan penyedia software.

T - "Technology" melibatkan memilih software yang paling memenuhi keperluan business.

Sepenting mereka, faktor SPE ini sering diabaikan. Berikut adalah cara untuk meningkatkannya untuk pelaburan software yang menguntungkan.

---

Ringkasan Eksekutif: Soalan Utama CEO Perlu Tanya Bila Melaksanakan Software Baru

Scope: Menyelaraskan Software dengan Konteks Business

1. Apakah matlamat khusus yang saya mahu capai dengan software ini?
2. Proses business mana yang akan mendapat manfaat paling banyak daripada software ini? Adakah saya tahu bagaimana proses tersebut berjalan?
3. Bagaimana saya akan mengoptimumkan software untuk memenuhi strategi business jangka panjang kami dan kelebihan kompetitif?

People: Membina Kompetensi yang Betul

1. Adakah ahli team saya mempunyai kemahiran teknikal yang diperlukan untuk mengendalikan software dengan berkesan?
2. Adakah stakeholder utama dan middle manager dilengkapi untuk memimpin implementasi software?
3. Bagaimana saya boleh memupuk budaya yang menerima perubahan dan pembelajaran berterusan?

Execution: Memastikan Deployment yang Lancar

1. Adakah saya telah membangunkan rancangan onboarding yang kukuh dengan tahap, objektif, dan deliverable yang jelas?
2. Apakah metodologi management projek yang boleh saya aplikasikan untuk menyelaraskan proses implementasi?
3. Adakah keperluan segera business, tahap kompetensi, dan ketersediaan sumber selaras dengan rancangan implementasi?

Technology: Memilih Software yang Betul

1. Adakah software memenuhi keperluan dan proses business khusus kami?
2. Adakah software cukup fleksibel untuk menyesuaikan diri dengan keperluan business kami yang berubah?
3. Bagaimana vendor software akan menyokong proses implementasi saya?
4. Adakah saya sedar tentang jumlah kos pemilikan software?

---

1. Scope: Ini Semua Tentang Penjajaran

Pada pendapat kami, ini adalah faktor paling penting daripada empat.

Scope yang ditakrifkan dengan baik memastikan bahawa software bukan sekadar alat yang berdiri sendiri tetapi bahagian utama business, membina kelebihan kompetitif dan kecekapannya.

Adalah biasa untuk melihat organisasi tergesa-gesa membeli software berdasarkan trend atau janji vendor tanpa memikirkan keperluan mereka sendiri. Namun, mereka sering akhirnya gagal merealisasikan sebarang manfaat khusus software, dan pekerja mereka lebih cenderung menentang perubahan.

Oleh itu, adalah penting untuk memberi fokus pada apa yang anda mahu capai dengan software. Tidak perlu membuat perjanjian besar seperti keseluruhan strategi, anda boleh bermula dengan sesuatu yang mudah seperti: "Dalam dua bulan, digitalkan lima proses utama dan kumpulkan data conversion rate yang cukup untuk mengoptimumkannya." Matlamat ini boleh digunakan sebagai milestone untuk implementasi yang akan kita bincangkan kemudian.

Kedua, tentukan proses mana untuk aplikasikan software. Adalah dinasihatkan untuk menyeragamkan proses anda dahulu, tetapi bersedia untuk menukar proses sambil menyesuaikan diri dengan sistem digital.

Model Software-as-a-Service (SaaS) mungkin tidak menyokong proses semasa anda, kerana sistem ini direka untuk memenuhi pelbagai syarikat dan mungkin mempunyai ciri default. Kami telah melihat pekerja bergelut untuk menyesuaikan diri dengan tools baru yang tidak sesuai dengan rutin mereka yang telah ditetapkan, membawa kepada kekecewaan dan produktiviti yang lebih rendah, tidak kira betapa menjanjikannya software. Untuk mengelakkan kes sedemikian, vendor software profesional sepatutnya menawarkan demonstrasi proof-of-concept dan mencadangkan penyesuaian yang diperlukan untuk membantu anda membuat keputusan yang lebih baik berdasarkan cara kerja semasa anda.

Ia juga penting untuk kerap mengkaji semula dan mengemas kini scope untuk mencerminkan perubahan dalam pasaran. Kami menghadapi masalah apabila customer, yang berjaya melaksanakan software pada mulanya, gagal kekal aktif selepas satu tahun. Ternyata mereka tidak mengkaji semula atau mengemas kini setup software, walaupun proses mereka telah berubah dari masa ke masa. Nilai sama ada software kekal relevan apabila keperluan business anda berkembang dan buat penyesuaian jika perlu.

2. People: Membina Kompetensi yang Betul

Faktor kedua dalam formula SPOT adalah People, yang melibatkan mempunyai gabungan kompetensi teknikal dan tingkah laku yang betul dalam team anda.

Kompetensi Teknikal adalah kemahiran keras dan pengetahuan yang diperlukan untuk mengendalikan software. Ini sering kurang di Asia Tenggara, di mana tahap literasi digital tidak begitu tinggi secara purata. Tingkatkannya dengan program latihan, dan bekerjasama dengan vendor software untuk sesi latihan terperinci. Jalankan ujian dan kumpulkan feedback tepat masa untuk mengenal pasti jurang kemahiran yang memerlukan penambahbaikan. Dan jangan lupa untuk membina sistem sokongan supaya pekerja boleh belajar antara satu sama lain dan membangunkan amalan terbaik dalam business anda sendiri.

Kompetensi Tingkah Laku, sebaliknya, melibatkan kemahiran lembut yang penting untuk memastikan usaha implementasi software didorong secara strategik dan diselaraskan dengan baik. Kompetensi ini sekurang-kurangnya perlu ada di kalangan stakeholder utama yang terlibat secara langsung dalam projek deployment software, dikenali sebagai Pioneering Team.

Team ini biasanya termasuk middle manager yang bertanggungjawab untuk menganalisis penyelesaian software dan menguruskan projek implementasi, dengan keupayaan dan autoriti yang diperlukan untuk memimpin perubahan dalam organisasi.

Menganalisis beribu-ribu kes, kami telah membuat kesimpulan bahawa empat sifat paling penting di kalangan Pioneering Team adalah: Tech Savviness, Business Acumen, Embracing Change, dan Action Orientation.

Kami telah melihat secara langsung betapa sering memandang rendah keperluan Pioneering Team boleh mengakibatkan kegagalan projek. Terdapat syarikat berusia 30 tahun yang kami pernah bekerja. Walaupun Chairman mempunyai kebolehan teknikal yang tinggi dan kami mencapai persetujuan tentang scope software, Pioneering Team terlalu perlahan untuk memahami arahan software dan kelihatan tidak selesa. Software kami oleh itu dilaksanakan pada kadar yang perlahan, dan kami tidak dapat memenuhi jangkaan yang ditetapkan dari awal.

Kadang-kadang, perniagaan gagal mengenal pasti dan menangani jurang kemahiran dalam team mereka, membawa kepada persediaan yang tidak mencukupi untuk penggunaan software. Dengan orang yang betul, anda boleh membuat semua perbezaan dalam menukar pelaburan software baru menjadi aset yang berharga dan bukannya perbelanjaan yang terbuang.

3. Execution: Terima Mindset Management Projek

Faktor ketiga dalam formula SPOT adalah Execution. Ini melibatkan memastikan proses implementasi software yang lancar melalui perancangan dan penyelarasan yang teliti untuk mengelakkan mengganggu operasi semasa.

Pada ketika ini, rancangan onboarding yang kukuh adalah penting. Rancangan ini perlu menggariskan tahap projek, tugas yang perlu diselesaikan semasa tahap, orang yang terlibat, dan timeline.

Tahap biasa termasuk persediaan, konfigurasi, ujian, latihan, dan deployment. Setiap tahap perlu mempunyai objektif dan deliverable yang jelas, dan ia perlu membina kepada strategi yang anda tetapkan pada permulaan.

Biasanya, team Rework akan menyertai anda untuk merangka rancangan yang paling sesuai untuk konteks business anda.

Kerana proses implementasi software sangat menyerupai mindset management projek, team anda boleh merujuk kepada prinsip management projek untuk pelaksanaan yang lebih baik.

Sebagai contoh, pertimbangkan metodologi Agile-scrum jika sistem operasi anda kompleks. Pecahkan projek kepada fasa kecil yang boleh diurus dan adakan meeting kajian semula berkala untuk menilai kemajuan dan membuat penyesuaian. Terima prinsip "fail fast, learn fast". Bersikap terbuka kepada perubahan dan penambahbaikan apabila projek berjalan. Pendekatan ini membantu customer kami, Thai Vietjet, deploy software kami merentasi 1000 pekerja dalam hanya sebulan.

Anda juga perlu mempertimbangkan keperluan segera business dengan sumber yang ada apabila menyediakan rancangan. Sebagai contoh, jika anda tidak mempunyai sumber manusia yang cukup dengan kompetensi yang mencukupi untuk deploy software, maka anda mungkin perlu melanjutkan timeline anda.

Kesimpulan

Ringkasnya, formula SPET—terdiri daripada Scope, People, Execution, dan Technology—menyediakan pendekatan komprehensif untuk implementasi software yang berjaya. Setiap faktor saling berkaitan: scope yang jelas membimbing pilihan teknologi, dan orang yang mahir menjaga operasi yang dilaksanakan dengan baik supaya software diintegrasikan dengan lancar ke dalam business.

Bekerjasama dengan vendor software yang berpengalaman adalah penting sepanjang proses ini. Vendor yang boleh dipercayai sepatutnya menyediakan sokongan berterusan, daripada menyelaraskan software dengan strategi business anda dan mencadangkan rancangan implementasi kepada menawarkan sesi latihan yang berguna untuk membina kompetensi teknikal. Ia bukan hubungan sekali sahaja: mereka perlu memastikan software terus memenuhi keperluan business yang berkembang.

Dengan cara ini, software benar-benar dapat memenuhi kebolehan potensinya, dan perniagaan anda boleh berharap untuk menikmati manfaat yang dibawanya kepada operasi dan pertumbuhan anda.