Pareto-Diagramm verstehen: Die Regel der Priorisierung

Wenn Sie ein Business-Manager sind, haben Sie wahrscheinlich gehört: „20% Ihrer Kunden generieren 80% Ihres Umsatzes." Auf den ersten Blick mag dies wie eine willkürliche Aussage ohne viel Grundlage klingen, aber es stammt von einem berühmten Prinzip, das weltweit angewendet wird – der 80/20-Regel.

Jedes Problem muss identifiziert und gründlich angegangen werden, aber es ist entscheidend, die wichtigsten Faktoren zu priorisieren, um Zeit und Ressourcen zu sparen. Das 80/20-Prinzip, kombiniert mit einem Pareto-Diagramm, ermöglicht es Einzelpersonen und Unternehmen, 80% ihrer Probleme schnell anzugehen, indem sie 20% der Kernprobleme identifizieren.

Schauen wir uns das unten genauer an, um ein umfassenderes Verständnis zu erhalten.

Das Pareto-Diagramm verstehen

Was ist ein Pareto-Diagramm?

Ein Pareto-Diagramm oder 80/20-Diagramm ist ein statistisches Tool, das häufig verwendet wird, um die Bedeutung verschiedener Ursachen zu analysieren und zu bewerten, die zu einem bestimmten Problem oder Ergebnis beitragen.

Es basiert auf dem Pareto-Prinzip, auch bekannt als 80/20-Regel, die besagt, dass ungefähr 80% der Ergebnisse von 20% der Ursachen stammen.

Ein Pareto-Diagramm wird typischerweise als Balkendiagramm dargestellt, das die Häufigkeit oder Auswirkung jeder Ursache zeigt, absteigend von links nach rechts angeordnet. Diese visuelle Darstellung ermöglicht es, schnell die kritischsten Faktoren zu identifizieren, die Aufmerksamkeit benötigen, um ein Problem zu lösen.

Das Pareto-Diagramm ist ein einfaches, aber leistungsstarkes Tool für Business-Analyse, Forschung und strategische Planung.

Die Entstehung des Pareto-Diagramms

Das Konzept hinter dem Pareto-Diagramm entstand 1897, als Vilfredo Pareto, ein italienischer Ökonom, eine Formel entwickelte, um seine Beobachtung zu beschreiben, dass 80% des Vermögens Italiens von 20% der Bevölkerung besessen wurden.

Später, 1954, erweiterte Pareto dieses Gesetz und nannte es das Pareto-Prinzip oder die 80/20-Regel. Dies wird als implizite Regel (kein zwingendes Gesetz) betrachtet, die besagt, dass etwa 80% der Ergebnisse von 20% der Ursachen verursacht werden. Zum Beispiel:

• 20% der Mitarbeiter produzieren 80% der Ergebnisse
• 20% der Kunden tragen zu 80% des Umsatzes bei
• 20% der Defekte verursachen 80% der Probleme
• 20% der Features erzeugen 80% der Benutzernachfrage

Es ist wichtig zu beachten, dass die exakten Zahlen leicht variieren können. Die wichtigste Erkenntnis aus dem Pareto-Prinzip ist, dass die meisten Dinge im Leben (Aufwand, Belohnung, Output) nicht gleichmäßig verteilt sind – einige tragen viel mehr bei als andere.

Komponenten eines Pareto-Diagramms

Ein Pareto-Diagramm besteht aus sechs verschiedenen Elementen, die zusammenarbeiten, um eine detaillierte Datentabelle zu erstellen und Managern zu helfen, die Hauptfaktoren zu identifizieren, die zu einem Ergebnis oder Problem beitragen:

X-Achse

Die X-Achse auf einem Pareto-Diagramm zeigt verschiedene Kategorien von Faktoren, die untersucht werden. Dies könnten alle Aspekte sein, die für das Problem relevant sind, wie die Quellen des Website-Traffics, Arten von Produktdefekten, Ursachen von Kundenbeschwerden oder Gründe für Projektverzögerungen.

Y-Achse

Die Y-Achse des Pareto-Diagramms zeigt die Werte für die Menge oder Häufigkeit der analysierten Faktoren und bietet eine visuelle Darstellung, wie oft jeder Faktor auftritt oder das Ausmaß seiner Auswirkung.

Vertikale Balken

Diese Balken repräsentieren den Wert, der jedem auf der X-Achse aufgeführten Faktor entspricht, und sind typischerweise in absteigender Reihenfolge angeordnet.

Kumulative Linie

Die kumulative Linie auf einem Pareto-Diagramm ist ein entscheidendes Element, das es von einem Standard-Balkendiagramm unterscheidet. Diese Linie repräsentiert den kumulativen Prozentsatz der Gesamtauswirkung oder Häufigkeit der auf der X-Achse aufgeführten Faktoren und ermöglicht es den Betrachtern zu sehen, wie viel des Gesamtproblems durch eine Kombination von Faktoren beigetragen wird.

So funktioniert es: Wenn Sie sich von links nach rechts entlang der X-Achse bewegen, addiert die kumulative Linie den Prozentsatz-Beitrag jedes Faktors. Sie beginnt bei 0% beim linkesten Faktor und steigt allmählich an, wenn Sie sich nach rechts bewegen, und erreicht schließlich 100%, wenn alle Faktoren berücksichtigt sind.

Sekundärachse (falls zutreffend)

Eine Sekundärachse auf der rechten Seite des Diagramms zeigt den kumulativen Prozentwert der Faktoren relativ zur Gesamtsumme an. Um den kumulativen Prozentsatz eines Faktors auf der X-Achse zu bestimmen, referenzieren Sie den Faktor entlang der kumulativen Linie und dann hinüber zur Sekundärachse.

Andere Elemente

Ein Pareto-Diagramm kann zusätzliche Komponenten enthalten, wie:

• Basislinie: Eine Referenzlinie am unteren Rand, um die Höhe der vertikalen Balken zu messen.
• Titel: Ähnlich wie andere Diagramme haben Pareto-Diagramme Titel, die die präsentierten und gemessenen Daten beschreiben.
• Legende: Einige Pareto-Diagramme zeigen Daten aus mehreren Quellen oder Zeiträumen, die Legenden erfordern, um die Werte und Datenquellen zu unterscheiden.

Vorteile und Einschränkungen des Pareto-Diagramms

Das Pareto-Diagramm ist ein unschätzbares Tool für Unternehmen. Es hilft Managern, die 20% der Schlüsselfaktoren in einem Problem zu identifizieren und sich auf diese zu konzentrieren, anstatt Ressourcen dünn über die verbleibenden 80% weniger kritischer Faktoren zu verteilen.

Durch die Konzentration auf die wirkungsvollsten Ursachen können Unternehmen ihre Ressourcenallokation optimieren, was zu effizienterer Problemlösung und schnellerer Lösung von Kernproblemen führt.

Vorteile des Pareto-Diagramms

Im Allgemeinen ist der Kernvorteil des Pareto-Diagramms seine Fähigkeit, schnell die 20% der Grundursachen zu identifizieren, die 80% der Ergebnisse generieren, und gezielte Problemlösung zu ermöglichen.

Schauen wir uns etwas detaillierter an, wie dieser Vorteil für Einzelpersonen und Unternehmen gilt.

Für Einzelpersonen: Effektives Zeitmanagement

Mit der 80/20-Regel profitiert das Pareto-Prinzip vom persönlichen Zeitmanagement.

20% Ihrer Anstrengung werden schnell 80% Ihrer Zeit in Anspruch nehmen, was bedeutet, dass Sie egal wie viel Schlaf Sie auslassen oder Kaffee Sie trinken, nur einen Teil Ihrer Arbeit erledigen werden.

Wenn Sie Ihre Zeit maximieren möchten, versuchen Sie, 20% der kritischsten Aufgaben anzugehen, die 80% der Ergebnisse Ihres Tages liefern könnten. Lassen Sie sich nicht von den verbleibenden Aufgaben ablenken, die möglicherweise minimale Ergebnisse produzieren.

Selbst innerhalb eines Arbeitsprozesses konzentrieren Sie sich mehr auf die kritischste Phase – das Fundament, das es Ihnen ermöglicht, den gesamten Prozess schnell und effektiv abzuschließen.

Betrachten Sie die Vorbereitung einer Präsentation. Anstatt Stunden damit zu verbringen, Folien zu perfektionieren oder sich über Designelemente Sorgen zu machen, ist es kritischer, sich darauf zu konzentrieren, den Inhalt und die Kernbotschaften, die Sie vermitteln müssen, gründlich zu verstehen. Sobald der Kerninhalt solide ist, wird das Feintuning der Folien oder Ästhetik viel einfacher und schneller, wodurch sichergestellt wird, dass der gesamte Prozess effektiv abgeschlossen wird.

Für Unternehmen: Produktivitätsmanagement

Das Pareto-Prinzip unterstützt stark die Business-Entscheidungsfindung, indem es ein Modell zur Identifizierung der 20% der Aufgaben oder Bedürfnisse bereitstellt, die zu 80% Ihrer Geschäftsziele führen.

Betrachten Sie diese Beispiele:

• Kunden: Sie verstehen, dass 20% Ihrer Schlüsselkunden 80% des Umsatzes Ihres Unternehmens beitragen. Diese Erkenntnis ermöglicht es Ihnen, zu strategisieren und differenzierte Anreize für diese Top-20% anzubieten, anstatt dieselben Richtlinien auf alle Kunden anzuwenden.
• Produkte: Zwanzig Prozent der Produkte oder Dienstleistungen Ihres Unternehmens sollten als Kern betrachtet werden und verdienen die meisten Arbeits- und Zeitinvestitionen. Anstatt eine breite Palette ähnlicher Produkte zu lancieren, konzentrieren Sie sich auf einige ausgewählte Kernprodukte, wobei der Rest als ergänzend dient.
• Features: Innerhalb eines einzelnen Produkts machen 20% der essentiellsten Features 80% seines Wertes aus. Ihre Produktions-, Marketing- und Vertriebsteams können sich darauf konzentrieren, diese kritischen Features den Kunden zu präsentieren.
• Geschäftsstandorte: Dieses Verhältnis sollte auch auf Unternehmen mit mehreren Standorten angewendet werden; wenn einige Standorte deutlich besser abschneiden als andere, konzentrieren Sie Ressourcen dort.
• Investoren: Wenn Sie Investitionen für Ihr Geschäft suchen, denken Sie daran, dass ungefähr 20% der Investoren 80% Ihrer Finanzierung halten. Anstatt Ihre Bemühungen zu dünn zu verteilen, priorisieren Sie den Aufbau solider Beziehungen zu diesen kritischen Investoren.
• Kundenservice: Die Einhaltung des 80/20-Modells bedeutet, dass 80% der Kundenbeschwerden und Geschäftsverluste von 20% spezifischer Defekte stammen. Die Behebung dieser kritischen Defekte wird dem Unternehmen erheblich zugutekommen.
• Mitarbeiterleistung: Aus einer anderen Perspektive tragen 20% der Top-Mitarbeiter 80% zu den Gesamtergebnissen des Unternehmens bei. Das Anerkennen und Belohnen ihrer Leistungen ist ein effektiver Weg, sie zu motivieren.

Fallstudie: Anwendung des Pareto-Diagramms bei der Analyse von Ölverschmutzungsursachen

Das Pareto-Diagramm wurde in vielen großangelegten nationalen Forschungsprojekten verwendet. Eine der erfolgreichsten Fallstudien ist die Analyse von 209 Ölverschmutzungen in den gesamten Vereinigten Staaten, bei der die Hauptursachen dieser Verschmutzungen identifiziert wurden.

Der Bundesstaat Washington führte eine Studie durch, um die Ursachen von Ölverschmutzungen landesweit zu bestimmen. Sie sammelten Informationen über 209 verschiedene Ölverschmutzungsvorfälle und konzentrierten sich auf die Ursachen der Vorfälle und die Verantwortung der beteiligten Parteien.

Die Studie identifizierte 29 Ursachen, wobei die sechs häufigsten waren:

• Unaufmerksamkeit/Ablenkung (38 Fälle)
• Verfahrensfehler (31 Fälle)
• Entscheidungsfehler (26 Fälle)
• Mechanische Ausfälle (23 Fälle)
• Strukturelle Ausfälle (20 Fälle)
• Unbekannte Ursachen (11 Fälle)

Diese sechs Hauptursachen, die etwas mehr als 20% der identifizierten Ursachen ausmachen, führten zu 149 Vorfällen, entsprechend 71% der Ölverschmutzungen. Nach dieser Analyse konzentrierte sich Washington darauf, diese sechs Hauptursachen anzugehen, was die Ölverschmutzungen erheblich reduzierte.

Einschränkungen des Pareto-Diagramms

• Keine Lösungen bereitgestellt: Das Diagramm optimiert die Identifizierung von Grundursachen, liefert aber keine Lösungen für das Problem.
• Veraltete Daten: Es konzentriert sich nur auf historische Daten.
• Begrenzt auf beobachtbare Daten: Das Diagramm kann nur qualitative Daten anzeigen, die beobachtet werden können, und kann keine detaillierten quantitativen Daten darstellen.

Es ist auch wichtig zu beachten, dass das Pareto-Prinzip nicht vorschlägt, sich nur auf 80% der kritischsten Aufgaben zu konzentrieren. Es mag wahr sein, dass 80% der Brücke in den ersten 20% der Spanne gebaut werden, aber Sie benötigen immer noch die verbleibenden Feinarbeiten, um die Brücke funktionsfähig zu machen.

Die 80/20-Regel ist eine aus Beobachtung abgeleitete Richtlinie, kein Naturgesetz.

Fazit: Wenn Sie das Beste anstreben, müssen Sie 100% Anstrengung geben. Aber wenn Sie versuchen, viel für Ihr Geld zu bekommen, konzentrieren Sie sich auf die 20% der Aktivitäten, die die meisten Ergebnisse generieren.

Schritte zur Erstellung eines Pareto-Diagramms

Schritt 1: Das Problem identifizieren

Der erste Schritt bei der Erstellung eines Pareto-Diagramms ist die Identifizierung des Problems, das gelöst werden muss. Dieses Problem wird zum Titel des Diagramms und zur Grundlage für die Bestimmung der beitragenden Ursachen im nächsten Schritt.

Wenn beispielsweise die Software Ihres Unternehmens aus verschiedenen Gründen negatives Feedback erhält, könnte das Problem „Gründe für Kundenbeschwerden" sein, wobei Daten wie Support-Service, Ladegeschwindigkeit, fehlende Features usw. gesammelt werden.

Schritt 2: Daten sammeln und analysieren

Sobald der Kernfokus des Diagramms identifiziert wurde, müssen alle relevanten Daten zum Problem aus verschiedenen Quellen gesammelt werden. Hier kommen starke Skills in Datensammlung und Marktforschung ins Spiel, um sicherzustellen, dass die gesammelten Informationen sowohl genau als auch umfassend sind.

Wenn Sie beispielsweise das Problem „Transportkosten für Straßenfrachtoperationen" innerhalb eines Unternehmens analysieren, könnten die Kategorien, die Sie untersuchen und Daten sammeln müssten, steigende Kraftstoffkosten, Fälle von Fahrzeugen, die ohne volle Ladung fahren, Reparatur- und Wartungskosten, Verkehrsbedingungen, Lade-/Entladezeiten und mehr umfassen.

Schritt 3: Das Pareto-Diagramm zeichnen

Bestimmen Sie zuerst den Wert und die Häufigkeit jedes Problems und ordnen Sie sie dann in absteigender Reihenfolge.

Nach dem Sortieren und Kategorisieren der Daten können Sie ein Balkendiagramm erstellen, indem Sie die Punkte auf den X- und Y-Achsen markieren und dann vertikale Balken an entsprechenden Positionen auf der X-Achse zeichnen, mit Höhen, die ihren Werten auf der Y-Achse entsprechen.

Berechnen Sie schließlich den kumulativen Prozentsatz für jeden Faktor:

Kumulativer Prozentsatz = [Kumulative Summe auf Y-Achse / Gesamtwert] x 100%

Schritt 4: Das Diagramm analysieren

Das Diagramm zeigt, dass die höheren Balken dem Teil der kumulativen Kurve entsprechen, der am schnellsten steigt, was auf die häufigsten oder bedeutendsten Probleme hinweist, die sofortige Aufmerksamkeit benötigen.

Andererseits entsprechen kürzere Balken weniger kritischen Problemen, die seltener auftreten.

Wie man ein Pareto-Diagramm in Excel erstellt (Mit Illustrationen)

Analysieren wir ein reales Szenario, um ein Pareto-Diagramm in Excel anzuwenden.

Nach der Analyse von Daten zu „Gründen für Kundenbeschwerden" fasste das Software-Unternehmen beispielsweise die Ergebnisse wie folgt zusammen:

Um ein einfaches Pareto-Diagramm in Excel zu erstellen, folgen Sie diesen Schritten:

- Geben Sie die Datentabelle in ein Excel-Blatt ein und reorganisieren Sie die Daten in absteigender Reihenfolge.

- Um den kumulativen Prozentsatz zu berechnen, fügen Sie Ihrer Datentabelle eine weitere Spalte hinzu und geben Sie die Formel ein: '=SUMME($B$2:B2)/SUMME($B$2:$B$11)'

- Kopieren Sie diese Formel in die Spalte und formatieren Sie sie als Prozentsatz. Das Ergebnis wird wie die Tabelle unten angezeigt.

- Wählen Sie als Nächstes Tabelle

- Auf der Einfügen-Registerkarte wählen Sie Diagrammgruppe, dann Empfohlene Diagramme

- Auf der Alle Diagramme-Registerkarte wählen Sie Histogramm aus dem linken Menü und wählen Sie Pareto

- Klicken Sie auf OK, um zu beginnen.

Wie man ein Pareto-Diagramm in Excel zeichnet

Nach Eingabe der erforderlichen Daten generiert Excel ein grundlegendes Pareto-Diagramm wie unten.

Nach dem Anpassen und Organisieren der Werte haben Sie ein vollständiges Pareto-Diagramm, das zeigt, dass die beiden Hauptgründe für Kundenbeschwerden – „App reagiert nicht" und „Fehlender Tech-Support" – etwa 70% der Kundenbeschwerden ausmachen.

Beginnen Sie mit den kritischen Wenigen

Im Business ist der Fortschritt selten linear; die Anstrengung, die Sie investieren, garantiert nicht immer einen entsprechenden Output. Einfach härter zu arbeiten oder mehr Ressourcen zu investieren, führt nicht notwendigerweise zu proportionalen Ergebnissen.

Stattdessen bietet die 80/20-Regel einen leistungsstarken Ansatz zur Optimierung von Bemühungen und zum Erreichen signifikanter Ergebnisse. Indem Sie sich auf die 20% der Aktivitäten, Kunden oder Probleme konzentrieren, die 80% der Ergebnisse treiben, können Sie einen strategischeren und effizienteren Ansatz für das Management Ihres Geschäfts aufbauen.

Beginnen Sie mit den kritischsten 20%, und die verbleibenden 80% werden folgen!