権原・エスクロー調整：取引管理の基盤をマスターする

衝撃的な統計があります。クロージング遅延の23%は、誰かが権原またはエスクローの調整でミスをしたことが原因です。大きな問題ではなく、調整ギャップが原因なのです。

権原会社が書類を受け取らなかった。エスクローオフィサーが、必要だと誰も伝えなかった情報を待っていた。HOAのパケットが3日間誰かの受信箱に放置されていた。これらは珍しい問題ではありません。契約からクロージングまでのpipelineを頓挫させる、予測可能で防止可能な調整の失敗です。

そして重要なのは、買主と売主は誰のせいかなど気にしないということです。誰も早期に発見しなかった権原の問題でクロージングが2週間延期された場合、あなたは無秩序に見える人物です。あなたは「物事を順調に進められなかった人」として記憶されるエージェントになります。

スムーズに取引をクロージングするエージェントは、運が良いわけではありません。彼らは取引調整プロセスに組み込まれたシステムを持っています。権原およびエスクローチームとの協力方法を知っており、問題が緊急事態になる前に捉えます。

取引調整フレームワーク

優れた権原・エスクロー調整は、ファイルを開く前から始まります。すべてのステップについて考える必要がなく機能する、関係性、プロセス、コミュニケーションシステムが必要です。

権原会社の選択基準

すべての権原会社が同じではありません。速い会社もあれば、徹底的な会社もあります。両方が苦手な会社もあります。

協力相手を選ぶ際に重要なこと：

対応時間と対応可能性。電話やemailに素早く応答する人が必要です。取引中に権原オフィサーが応答に48時間かかる場合、すでに遅れています。

エラー率。クロージング前日に表面化させるのではなく、どれだけ早期に問題を捉えるか。問題を防いだ例を尋ねてください。

テクノロジー能力。デジタル署名を受け付けられますか。オンライン文書portalはありますか。電子的に送金できますか。すべてが印刷、署名、スキャンを必要とする場合、取引は遅れます。

積極的なコミュニケーション。最高の権原会社は、聞かれなくても更新します。問題を見つけた瞬間にフラグを立てます。あなたが確認するのを待ちません。

ほとんどのエージェントは権原会社を一度選んでから、その決定を見直しません。それは間違いです。パートナーを年次で見直してください。同じ会社で遅延が続く場合は、変更しましょう。

エスクローオフィサーとの関係構築

エスクローオフィサーは取引を成功させることも失敗させることもできます。真の関係を築くことは報われます。

直接会ってください。coffeeを飲んでください。彼らがどのように働くかを理解してください。何が彼らの仕事を楽にするかを尋ねてください。好みのコミュニケーション方法を学びましょう。emailを好む人もいれば、テキストを好む人もいます。まだ電話を使う人もいます。

同じオフィサーと継続的にファイルを開くと、彼らはあなたのスタイルを学びます。あなたが尋ねる前に必要なものを知っています。過去の取引に基づいて問題を予測します。

これは媚びることではありません。運用効率です。エスクローオフィサーがあなたが組織的で信頼できると知っている場合、物事が複雑になったときにあなたのために戦ってくれます。

初期ファイル開設プロトコル

承諾後の最初の24時間が、その後のすべての進行のスムーズさを決定します。

署名済み契約書を取得したらすぐに：

完全に署名された購入契約書を即座に送信。月曜日まで待たないでください。オフィスに戻るまで待たないでください。承諾後1時間以内に権原とエスクローにemailで送信してください。

すべての連絡先情報を含める。買主エージェント、売主エージェント、貸し手、検査官、関係者全員。エスクローオフィサーが電話番号を探さずに人々に連絡できるようにしてください。

通常でない契約条件をフラグ付け。売主のレントバック、個人財産の包含、修理クレジット—標準でないものはすべて、送信emailで強調する必要があります。

48時間以内に予備権原報告書をリクエスト。起こると仮定しないでください。明示的にリクエストし、タイムラインの期待を設定してください。

手付金の預託タイムラインを確認。全員が資金の期限と送付先を知っていることを確認してください。

ほとんどの調整問題は、乱雑なファイル開設にさかのぼります。これを正しく行えば、下流のすべてが簡単になります。

コミュニケーション頻度の確立

全員がどのくらいの頻度でコミュニケーションするかの期待を設定してください。

ほとんどの取引では、週次のステータスコールまたはemailが機能します。一貫した日を選びます—毎週火曜日の午前10時など—そしてそれを守ってください。そのコールでレビューする内容：

  • 前回の更新以降に完了したこと
  • 保留中のことと責任者
  • 今後の潜在的な問題
  • 次のステップと期限

より複雑な取引の場合は、頻度を週2回に増やしてください。最終週の標準的な取引の場合は、毎日のチェックインに移行してください。

重要なのは一貫性です。関係者全員があなたからいつ連絡があるかを知っているべきです。サプライズなし、何かが忘れられているのではないかという心配なしです。

これらのコミュニケーション慣行を、より広範な不動産sales cycleに統合して、すべての顧客接点で一貫性を確保してください。

契約前の権原準備

最高のエージェントは、クロージング前、時には承諾されたofferを得る前から権原プロセスを開始します。

予備権原レビューのタイミング

リスティングまたは契約中の買主を取得したらすぐに、予備権原報告書をリクエストしてください。しかし複雑な物件—遺産、trustが所有する物件、複数のlienがある住宅—の場合は、権原作業を早期に開始してください。

物件をリストする際は、最初の週以内に予備報告書を注文してください。なぜか。権原の問題がある場合、買主をテーブルに連れてくる前に知りたいからです。この積極的なアプローチは、最初からリスティングmarketing計画に統合されるべきです。

権原上の雲、未解除のlien、境界紛争—これらは解決に時間がかかります。承諾後に発見すると、条件期限に追われることになります。リスティング前に発見すれば、落ち着いて修正できます。

一般的な権原問題の特定

ほとんどの権原問題は予測可能なカテゴリーに分類されます：

未解除のlien。売主が3年前に借り換えをしたが、古い貸し手が解除を記録しなかった。または、彼らは2番目の住宅ローンを完済し、処理されたと思っていた。されていませんでした。

離婚判決の複雑さ。物件は一方の配偶者に授与されたが、両方の名前が権原に記載されている。または判決では解決されたとされているが、書類が記録されなかった。

遺産とtrustの問題。親が亡くなり、trustは物件が子供たちに行くと言っているが、権原が移転されなかった。今、検認またはtrust認証が必要です。

HOAのlien。数か月または数年間放置されている未払いの評価額。これらは、通常売主の収益からクロージング前に支払う必要があります。

地役権の問題。隣人が物件を通過するアクセス権を与える地役権。または隣人が存在すると主張する未記録の地役権。これらは融資を頓挫させる可能性があります。

物件境界線の紛争。測量で、フェンスが境界線から3フィート離れていることが示される。またはドライブウェイが隣人の土地に侵入している。

これらのほとんどは解決可能です。しかし時間がかかります。早期に特定すればするほど、選択肢が増えます。

積極的な権原クリア戦略

問題を見つけたら、全員に警告して修正されることを期待するだけではいけません。解決策の所有権を取ってください。

すぐに完済明細書を取得。lienがある場合は、lien保持者に連絡して完済見積もりをリクエストしてください。解除するために正確に何が必要かを確認してください。

売主をリソースに接続。証書を作成したり宣誓供述書を準備したりするために弁護士が必要な場合は、名前を教えてください。彼らに自分で解決させないでください。

毎日フォローアップ。権原問題は自然には解決しません。問題がクリアされるまで毎日チェックインしてください。

バックアッププランを持つ。1つのアプローチが機能していない場合は、代替案を特定してください。時には、係争中の金額をエスクローに支払い、クロージング後に解決することが、取引を維持する唯一の方法です。

権原例外の交渉

一部の権原問題はクリアできません。それらは例外になります—買主が受け入れるか交渉しなければならないものです。

標準的な例外は正常です：固定資産税、HOA規則、誰もが知っている記録された地役権。これらはめったに問題を引き起こしません。

非標準的な例外には交渉が必要です。売主が開示しなかった地役権がある場合、彼らは買主にクレジットすべきか。クリアに数か月かかるlienがある場合、エスクローから支払うことができるか。

買主の貸し手と協力して、どの例外が融資を阻止し、どの例外が適切な文書化で受け入れ可能かを理解してください。この調整は、取引の早い段階で住宅ローン事前承認プロセスと協力する際に特に重要になります。解決策を約束する前に違いを知ってください。

エスクロータイムライン管理

エスクローは受動的ではありません。期限とマイルストーンの積極的な管理が必要です。

重要なマイルストーン追跡

すべての取引には重要な日付があります：

  • 手付金預託期限
  • 検査期間終了
  • 鑑定期限
  • 融資条件削除
  • 最終walkthrough日
  • クロージング日

1つでも逃すと、取引が破談するリスクがあります。初日にタイムライン文書を作成してください。全員と共有してください。日付が変更されたら更新してください。

システムを使用してください—取引管理platform、スプレッドシート、アラート付きカレンダーでも。記憶に頼らないでください。これらのマイルストーンは、何も漏れないように不動産sales cycle追跡と整合させる必要があります。

条件期限の監視

ほとんどの取引は条件期間中に破談します。買主が出たいからではなく、期限が過ぎて技術的な契約問題が発生するためです。

各条件がいつ失効するかを正確に把握してください。3日前に、すべてが順調であることをすべての当事者に確認してください。何かが遅れている場合は、期限が過ぎる前に延長を交渉してください。検査および条件管理の理解がここで重要です。

期限が静かに過ぎるのを許さないでください。検査期間が火曜日に終了し、買主が条件を削除していない場合は、代表する側に応じて、書面による延長または正式な通知が必要です。

手付金預託の調整

手付金は承諾後数日以内にエスクローに到達する必要があります。到達しない場合は、問題があります。

買主に確認してください：どのように資金を送りますか。wire送金、銀行小切手、個人小切手。各方法には異なるタイムラインがあります。

wire送金を使用する場合は、エスクロー会社と直接銀行の詳細を確認してください。電話してください。emailで送られた指示だけに頼らないでください—wire詐欺は現実的でよくあります。

エスクローが受領を確認するまで預金を追跡してください。起こったと仮定しないでください。確認してください。

文書フロー管理

取引は大量の書類を生成します：開示、検査報告書、修理契約、loan文書、最終決済明細書。

すべてを中央の場所で整理してください。取引管理systemを使用している場合は、すべてをアップロードしてください。使用していない場合は、明確な命名規則を持つ共有フォルダーを使用してください。

エスクローオフィサーをループに入れてください。修正、追加、または重要な文書はすぐにエスクローに送る必要があります。完全な情報がなければ、正確なクロージング明細書を準備できません。

コミュニケーションシステム

調整はコミュニケーションを通じて行われます。ランダムなチェックインでは不十分です。構造が必要です。

週次取引更新プロトコル

毎週月曜日（または日を選んでください）に、すべての当事者にステータス更新を送信してください。含める内容：

  • 完了したこと
  • 保留中のことと期限
  • 問題または懸念
  • 次のステップ

これは5分かかります。「2週間エージェントから連絡がない」という問題を防ぎます。全員の整合性を保ちます。

顧客コミュニケーションtemplate

一般的な更新のtemplateを作成してください：

  • 「Offer承諾、次に起こること」
  • 「検査完了、レビュー予定」
  • 「鑑定注文、[日付]までに結果を予想」
  • 「クロージングまで1週間、チェックリスト」

Templateは一貫性を確保し、時間を節約します。すべての取引でコミュニケーションを再発明する必要はありません。これらのtemplateを自動化されているが個人化された顧客更新のためのdrip campaign戦略に組み込んでください。

貸し手調整チェックポイント

貸し手はエスクロー中の最も重要な関係です。彼らが資金を提供しなければ、他のすべては重要ではありません。

貸し手と週次でチェックインしてください。尋ねる内容：

  • 審査は完了していますか。
  • 未処理の条件はありますか。
  • クリアtoクローズが発行されましたか。
  • いつdocsがエスクローに送られますか。

問題を待たないでください。loan進捗を積極的に監視してください。多くの遅延は、エージェントがすべてが問題ないと仮定してそうでなくなるまで待つことで発生します。

エージェント間の整合コール

買主を代表する場合は、リスティングエージェントと定期的に話してください。売主を代表する場合は、買主エージェントと連絡を取り続けてください。

ほとんどのエージェント間の対立は、不整合とサプライズから来ています。数日ごとの簡単なコールでほとんどの問題を防ぎます。

「やあ、チェックインしているだけです。あなたの側からすべて順調ですか。」それだけで十分なことが多いです。

これらの慣行を取引破談防止戦略に組み込んで、取引を破談させる前に問題を捉えてください。

一般的な取引の落とし穴

優れたシステムがあっても、特定の問題は繰り返し発生します。

権原上の雲の発見（後期段階）

クロージングから1週間です。権原が以前に誰も見なかった問題を持って戻ってきました。さて、どうしますか。

まず、なぜ早期に捉えられなかったかを調べてください。権原会社のエラーの場合、彼らは迅速に解決する必要があります。新しい情報の場合は、時間内に解決できるかどうかを評価してください。

選択肢：エスクローから問題を支払う、クロージングを延長する、修理を交渉する、または最悪の場合、取引をキャンセルする。どれも良くありませんが、遅いよりはましです。

HOA文書の遅延

HOAは悪名高いほど遅いです。文書をリクエストして数週間何も聞こえません。

承諾後すぐにHOA文書を注文してください。待たないでください。多くのHOAは最低10〜15日かかります。これを、適切な期待を事前に設定するための売主qualification frameworkの重要なステップとして含めてください。

遅い場合は、エスカレーションしてください。管理会社に電話してください。理事会にemailしてください。可能であればラッシュ料金を支払ってください。ラッシュ料金のコストは、遅延したクロージングに比べれば何でもありません。

測量の不一致

測量が予期しないことを示しています。フェンスラインが間違っています。構造が侵入しています。区画サイズが記録と一致しません。

必要な場合は早期に測量を行ってください。多くの貸し手がそれを必要とし、最後の瞬間まで待つと問題が発生します。

不一致がある場合は、それが融資に影響するかどうかを判断してください。一部の問題は取引破談要因です。他の問題は宣誓供述書または補償契約で対処できます。

wire詐欺防止プロトコル

Wire詐欺は一般的で壊滅的です。詐欺師はエスクローオフィサーになりすまして偽のwiring指示を送ります。

すべてのwiring指示を電話で確認してください。独自に調べた番号を使用してエスクロー会社に電話してください—emailからの番号ではありません。

顧客に警告してください。彼らに伝えてください：「emailでwiring指示を受け取ります。お金を送る前に、私とエスクロー会社に電話してすべてを確認してください。emailだけを信頼しないでください。」

これは誰かの数十万ドルを節約できる1つの会話です。

テクノロジーとツール

手動の調整はスケールしません。可能な限り自動化するためにテクノロジーを使用してください。

取引管理platform

Dotloop、SkySlope、またはTransactionDeskなどのplatformは、すべてを1か所で整理します：文書、タイムライン、タスク、コミュニケーション。オプションを評価する際は、ツールがシームレスに連携することを確認するために不動産CRM選択をレビューしてください。

これらはもはやオプションではありません。emailとフォルダーで取引を管理している場合、不必要なリスクを作成しています。

platformを選択し、学び、一貫して使用してください。時間の投資は数回の取引内で元が取れます。

デジタル署名workflow

湿式署名は遅いです。DocuSignまたは同様のplatformを通じたデジタル署名はすべてを加速します。

一般的な文書のtemplateを設定してください。顧客に電子的に署名する方法をトレーニングしてください。権原とエスクローがデジタル署名を受け入れることを確認してください。

文書追跡システム

すべての文書が常にどこにあるかを知ってください。買主は開示に署名しましたか。売主は修理契約を提出しましたか。貸し手の承認レターはファイルにありますか。

checklistと追跡システムを使用してください。複数の取引を同時に実行している場合、手動の記憶は機能しません。

自動リマインダーシステム

すべての期限にリマインダーを設定してください。当日ではなく—3日前。これにより、何かが欠落している場合にフォローアップする時間が与えられます。

カレンダーアラート、タスク管理app、CRMリマインダー—何を使用しても、何も漏れないことを確認してください。

手動データ入力を避け、調整エラーを減らすために、シームレスに統合されたシステムを選択してください。

品質保証checklist

クロージング前に、最終的な品質チェックを実行してください。

クロージング前ファイルレビュー

クロージングの3日前に、ファイル全体をレビューしてください：

  • すべての条件が削除された
  • すべての検査が完了
  • 修理が完了（またはクレジットが合意された）
  • 貸し手がクリアtoクローズを発行
  • 権原がクリアされた（または例外が受け入れられた）
  • HOA文書が配信された
  • 保険バインダーが受領された

何かが欠落している場合は、すぐに解決してください。

決済明細書の確認

HUD-1またはクロージング開示を注意深くレビューしてください。チェック：

  • 購入価格が正しい
  • 手付金がクレジットされている
  • commissionが正確
  • 日割り計算が正しく計算されている
  • 合意されたクレジットが含まれている
  • loan金額が期待と一致

エラーは発生します。クロージング後ではなく、前に捉えてください。

最終walkthrough調整

クロージングの24〜48時間前に最終walkthroughをスケジュールしてください。確認：

  • 物件が合意された状態にある
  • 修理が満足のいくように完了した
  • 売主が退去した（レントバックが合意されていない限り）
  • 新しい損傷が発生していない

問題が発生した場合は、クロージング前に対処してください。後で修正されることを期待して、未解決の問題でクロージングしないでください。されません。

クロージング後のファイル文書化

クロージング後、ファイルを整理してください。保存：

  • 完全に署名された購入契約書
  • すべての開示と修正
  • 検査報告書
  • 権原ポリシー
  • 最終決済明細書
  • クロージング文書

将来の参照、税務目的、および潜在的な紛争のためにこれらが必要になります。ファイルを無秩序な混乱にさせないでください。

すべてをまとめる

権原とエスクローの調整は魅力的ではありません。人々を不動産に引き付けるものではありません。しかし、それはプロフェッショナルとアマチュアを分けるものです。

スムーズに、時間通りに、ドラマなしで取引をクロージングするエージェントは、システムを持っています。積極的にコミュニケーションします。早期に問題を捉えます。他の人が取引を管理するのを待ちません。

信頼できる権原およびエスクローパートナーとの関係を構築してください。ファイルを即座にかつ完全に開いてください。すべての期限を追跡してください。常にコミュニケーションしてください。手動調整を減らすためにテクノロジーを使用してください。これらの基礎をマスターすれば、運と希望に頼るエージェントを上回るパフォーマンスを発揮します。

これを一貫して行えば、誰もが協力したいエージェントになります。買主と売主はあなたを信頼します。他のエージェントはあなたがプロフェッショナルであることを知っています。権原とエスクローチームはあなたの取引を優先します。この運用の卓越性は、不動産成長modelにおける長期的な成功の基盤を作成します。

ほとんどのエージェントは反応します。偉大なエージェントは調整します。調整者になってください。

さらに学ぶ

包括的な取引管理アプローチを構築：