クロージング日の準備:完璧な決済のためのエージェントガイド

クロージングテーブルは約束が現実になる場所です。数週間または数か月の間、あなたはクライアントを検査、評価、融資のハードルを通してガイドしてきました。修理を交渉し、contingencyを管理し、すべての人を一致させてきました。次にクロージング日が来ます - すべてが美しくまとまるか、崩壊するかの最後の48時間。

これはあなたの評判が作られる場所です。スムーズなクロージングは生涯のクライアントを作ります。混沌としたものは、書類にサインした後でも、正しい選択をしたかどうかをクライアントに疑わせます。これらの結果の違いは運ではありません。それは準備、調整、そして決済に至るまでの数日と数時間における細部への注意深い注意です - あなたのcontract to closing pipelineの最終段階。

最後の48時間が最も重要な理由

クロージング日は不動産取引の感情的および財政的クライマックスを表します。あなたのクライアントは何十万ドルもコミットしました。彼らはこの物件に基づいて人生の決定を下しました。彼らは不安で、興奮しており、すべての詳細を精査しています。

これは小さな見落としが大きな問題になる時です。月曜日のクロージング前の金曜日の午後3時に欠落した文書が発見されます。購入者は最終ウォークスルー中に何か間違っていることに気づき、取引全体に疑問を持ちます。wire transferが遅延します。title問題が予期せず浮上します - 効果的なdeal fallout prevention戦略があなたを助けることができるすべてのシナリオ。

しかし、トップエージェントと平均的なエージェントを分けるものは次のとおりです:彼らはクロージング日を単に起こることとして扱いません。彼らはそれを計画します。彼らは問題が発生する前に予測します。彼らはクライアントの期待を非常によく管理するので、驚きは稀になります。

準備に投資する時間は、クライアント満足度、リピートビジネス、紹介に直接変換されます。これはあなたの焦点に値します。

クロージング72時間前のチェックリスト

クロージングの3日前に、一般的な取引管理からロックダウンモードに移行します。クロージングを脱線させる可能性があるすべてのものが特定され、解決されます。これがあなたの体系的なアプローチです。

クロージング72時間前

最終ウォークスルーをスケジュールすることから始めます。この検査 - 最終ウォークまたは予備検査とも呼ばれます - はクロージングの24時間以内に行われ、問題が浮上した場合に対処する時間を与えます。このタイミングを購入者の貸し手とtitle会社と調整してください。ウォークスルーは、問題が浮上した場合に反応する時間があるように十分早く行われることを望みます。

次に、utility transfersを確認してください。utility会社(電気、ガス、水、インターネット)に連絡し、サービス転送がクロージング日またはその直後にスケジュールされていることを確認してください。アカウント番号とカットオフ/アクティベーション時間を文書化する簡単なチェックリストを作成してください。

売り手のエージェントまたは弁護士からすべてのHOA文書を要求してください。これには、HOA estoppel letter、bylaws、rules and regulations、および保留中の特別評価が含まれます。これらの文書はクロージング前に購入者の貸し手にレビューされ、提供される必要があります。土壇場まで待たないでください - これはしばしば遅延が発生する場所です。あなたのtitle and escrow coordinationプロセスは、これらのアイテムがすでに追跡されているべきです。

購入者と最終的なclosing disclosureをレビューしてください。この文書(TILA-RESPA統合開示規則の下で必要)は、すべての最終的なローン条件とクロージングコストを項目別に示します。行ごとに説明してください。購入者は、何を支払い、なぜかを正確に理解する必要があります。title会社とすぐに不一致を明確にしてください。

書面でwire transfer指示を確認してください。title会社は、購入者の頭金とクロージングコストのためのwiring指示を提供します。購入者がこれらをtitle会社から直接受け取ったことを確認してください(あなたを通してではありません、これは詐欺リスクを提示します)。wireカットオフ時間を要求して、資金を送信できる最後の瞬間を知ってください。

クロージング48時間前

title/escrow会社に連絡し、すべての関係者がクロージングのためにクリアされていることを確認してください。確認:

• 購入者の最終ローン承認ステータス
• 貸し手が受け取った保険コミットメント
• すべての条件が満たされた
• 新しいtitle問題が浮上しなかった

title会社から予備的なclosing statement(HUD-1またはCDとも呼ばれます)を要求してください。これは、購入者と売り手の両方の予測される財務内訳を示します。正確性のためにレビューし、予期しない請求にフラグを立ててください。

売り手がクロージング前の義務を満たしていることを確認してください。合意されたように物件は瓦礫がクリアされていますか?合意された修理は完了していますか?まだ解決が必要なinspection and contingency management項目はありますか?

セキュリティシステムコード、ガレージドアオープナーリモート、アラームシステムの指示、および売り手から購入者に転送される他のアクセスデバイスを収集してください。何も忘れられないように、これらのアイテムをリストアップする簡単な転送文書を作成してください。

クロージング24時間前

あなた自身の詳細な文書検証を実行してください。title会社は証書、住宅ローン、promissory note、さまざまな開示を準備しています。これらの文書をすべて精神的にまとめ、すべてが説明されていることを確認してください。

クロージング日のタイムラインを準備してください。購入者、売り手、貸し手、title会社、関与する弁護士を含むすべての関係者に、クロージングの正確な時間、場所、駐車情報をemailしてください。どの文書を持参すべきかについてのメモを含めてください。

クロージング前に購入者に最後にもう一度電話してください。彼らがまだ資金をwireする軌道に乗っていることを確認してください。クロージングに到着する時間を思い出させてください。最後の質問に答えてください。この電話は、予期しない問題を捕らえるための最後のセーフティネットとして機能します。

文書の準備とレビュー

クロージングの技術的側面には細心の注意が必要です。1つのイニシャルの誤配置または欠落した署名がすべてを脱線させる可能性があります。

Settlement Statement分析

settlement statementは取引全体の財務設計図です。それは次を示します:

• 購入価格
• 購入者と売り手の両方のすべてのクレジットとデビット
• 固定資産税、HOA手数料、utilityのprorations
• title保険料
• 評価、検査、貸し手手数料
• あなたのコミッション(そしてそれがどのように配分されているか)
• 各当事者が受け取る純収益

クロージング前にこの文書を少なくとも2回レビューしてください。すべての計算の数学をチェックしてください。実際のクロージング日に基づいてprorationsが正確であることを確認してください。間違っているように見える請求または重複したエントリを探してください。質問があればすぐにtitle会社に連絡してください。

売り手にとって、settlement statementはしばしば驚きを明らかにします。彼らは、どれだけ多くのクロージングコストを負担するか、または固定資産税とutility prorationsが純収益をどれだけ減らすかを実現していなかったかもしれません。クロージングテーブルでショックを受けないように、この文書を売り手と積極的に説明してください。

Title Policy検証

title会社は、将来のtitleクレームから貸し手と購入者を保護するtitle保険ポリシーを発行します。title commitmentをレビューして確認してください:

• 被保険者があなたが期待するものと一致する
• ポリシー金額がローン金額(貸し手のポリシーの場合)および購入価格(所有者のポリシーの場合)と一致する
• title commitmentにリストされている例外が解決されたか、受け入れ可能である
• 物件の説明が正確である

title policiesに不慣れな場合は、地元のtitle会社と協力して、カバレッジが何を含み、除外するかを理解してください。あなたはtitle弁護士である必要はありませんが、基本を理解する必要があります。

証書正確性確認

証書は所有権を売り手から購入者に転送します。それは次をリストする必要があります:

• 物件の正しい法的説明
• 正しいgrantor(売り手)とgrantee(購入者)の名前
• 正しい署名と公証

名前、法的説明、または公証のエラーは、将来問題を引き起こす可能性があります。クロージング前に証書を注意深くレビューしてください。エラーを見つけた場合は、クロージング前に修正できるように、すぐにtitle会社に通知してください。

コミッション支払い検証

エージェントとして、あなたは自然にあなたのコミッションが正しく支払われることを確認したいと思います。settlement statementは、あなたのコミッションがあなたの仲介業者と関与する購入者のエージェント間でどのように割り当てられているかを示します。確認:

• 総コミッション率があなたのリスティング契約と一致する
• リスティングと購入者のエージェントのコミッション間の分割が正しい
• あなたの仲介業者がそのシェアを受け取る
• 資金はあなたの仲介業者に支払われている(あなたに直接ではない、これはコンプライアンス問題を引き起こします)

Lien満足確認

売り手が物件に住宅ローン、判決、または他のlienを持っている場合、そのlienはクロージング時に満足(支払い)される必要があります。settlement statementは次を示すべきです:

• 各lienholderに支払われる金額
• 各lienholderからのpayoff指示
• クロージング収益からliensを満足させるtitle会社の責任

title会社がすべてのlienholderからpayoff lettersを受け取っており、クロージング資金がすべてのliensを満足させるのに十分であることを確認してください。

クライアント準備プロトコル

あなたのクライアントはクロージング日に感情的に投資しています。彼らはまた、何を期待すべきかについてしばしば混乱しています。今の明確なコミュニケーションは、後でパニックと誤解を防ぎます。

期待の設定

クロージングの48時間前に、購入者と売り手に詳細なクロージング日情報を送信してください。このemailには次を含める必要があります:

• クロージングの正確な時間と場所
• 持参する文書(ID、キャッシャーズチェック(該当する場合)など)
• 推定期間(通常30〜60分)
• 署名する文書の概要
• 誰が出席するか(title会社の代表者、該当する場合は貸し手の代表者、あなたのブローカーなど)
• クロージング後の次のステップ(鍵の転送、utilityの設定など)

多くのエージェントは、クライアントが理解していると仮定するため、このステップをスキップします。その仮定をしないでください。不安なクライアントは、不確実性を取り除く明確な情報を評価します。

必要書類チェックリスト

各クライアントに持参するものを示す簡単な1ページのチェックリストを作成してください。

購入者向け:

• 政府発行の写真付きID
• 資金の証明(現金で支払う場合またはキャッシャーズチェックを持参する場合)
• 住宅所有者保険ポリシーと宣言ページ
• 貸し手が特に要求した文書

売り手向け:

• 政府発行の写真付きID
• 物件への鍵
• payoff計算に必要な文書

少なくとも48時間前にこのチェックリストをemailしてください。これにより、クライアントが適切なIDなしでクロージングに現れ、遅延を引き起こすシナリオを防ぎます。

クロージングへの資金検証

購入者にとって、クロージングには資金が必要です - 貸し手のwire transferまたは購入者自身のリソースを通じて。ステータスを確認してください:

• 融資の場合:最終的なローン承認が与えられ、資金がクロージング日までにtitle会社にwireされることを確認してください
• 現金購入者の場合:wire transfer指示が提供され、資金が利用可能であることを確認してください

資金がいつ受け取られなければならないかを示す簡単なタイムラインを作成してください。wire transfersの場合、カットオフ時間を確認してください。午後2〜3時以降に送信されたwiresは、翌営業日まで処理されない可能性があり、クロージングを遅らせます。

識別要件

title会社は、クロージングで文書に署名するすべての人に政府発行の写真付きIDを要求します。パスポート、運転免許証、州IDはすべて機能します。クロージングの少なくとも48時間前にクライアントが有効なIDを持っていることを確認してください。適切なIDを持たない1人のクライアントが、クロージング全体を別の日に押し進める可能性があります。

タイムラインコミュニケーション

クライアントのために次を示す視覚的なタイムラインを作成してください:

• クロージング前のウォークスルー時間
• クロージングオフィスへの到着時間
• 推定される文書レビューと署名時間
• 鍵の転送時間
• 予想される出発時間

これにより、不確実性が取り除かれ、クライアントが一日を計画するのに役立ちます。また、クロージングが一日中かかるべきではないという期待も設定します - それは通常1〜2時間の実際の作業です。

最終物件ウォークスルー管理

最終ウォークスルーはクロージングの24時間以内に行われます。これは、物件の状態が約束されたものと一致し、合意された修理が完了していることを確認するチャンスです。

検査チェックリスト方法論

次をカバーする標準化されたウォークスルーチェックリストを使用してください:

• 外部:屋根の状態、サイディング、基礎、造園
• ドアと窓:すべてのドアが適切にロックされ、窓が閉じて開く、欠落したペインがない
• 内部表面:壁、天井、床が期待どおり
• キッチンとバスルーム:合意されたとおりに含まれる家電、配管器具が機能する
• システム:HVACユニットが機能し、給湯器が動作し、電気パネルがアクセス可能
• Utilities:電気、ガス、水がオンで機能的

進むにつれて写真またはビデオを撮ってください。これにより、後で紛争が発生した場合の文書が作成されます。

合意された修理の検証

検査contingency期間中に、特定の修理または改善を交渉した可能性があります。これらが完了していることを確認してください:

• 作業が行われたという書面による確認を取得してください(重要な作業の場合は領収書または請負業者の請求書)
• 修理を視覚的に検査して、適切に行われていることを確認してください
• 永続的である必要がある一時的な修正を探してください

修理が不完全または不適切に行われている場合は、すぐに売り手のエージェントに連絡してください。クロージング前に解決を交渉する時間がまだあります - offer preparation and negotiation段階と同じように。待つほど、存在するオプションは少なくなります。

家電とシステムのテスト

主要なシステムと家電をテストしてください:

• HVACをオンにして、奇妙な音を聞いてください
• 複数の器具で水温をチェックしてください
• ガレージドアオープナーをテストしてください
• 含まれている場合はセキュリティシステムの機能を確認してください
• 含まれている家電が動作することをチェックしてください

これは専門的な住宅検査であることを意図していません - あなたは物件の状態を認証していません。あなたは単に、販売に含まれるすべてが機能的で、購入者が期待したものと一致することを確認しています。

問題文書化プロトコル

ウォークスルー中に問題を発見した場合:

1. 問題を明確に示す写真またはビデオを撮ってください
2. 時間と日付を記録してください
3. 問題が正確に何であるか(解釈ではなく、事実だけ)を文書化してください
4. 議論するために2時間以内に売り手のエージェントに連絡してください

問題を事実の観察として、非難ではなくフレーム化してください。「食器洗い機が動いていません」は文書化された事実です。「売り手が家電を無視しました」は解釈です。

発見された問題の交渉戦略

最終ウォークスルー中に予期しない問題を発見した場合、いくつかのオプションが存在します:

問題が軽微で美観的なものである場合、購入者はそれを受け入れるかもしれません。すべてが完璧である必要はありません。

問題が重大であるが、購入者の引っ越しタイムラインがタイトである場合、売り手はクロージングでクレジットを提供して、購入者が所有後に修理を行えるようにするかもしれません。

問題が深刻で、売り手がそれを解決しない場合、購入者はこの段階で立ち去る権利をまだ持っています(クロージングに非常に近いことを考えると、これはまれですが)。

ほとんどの場合、これらの最終ウォークスルーの問題は迅速な交渉を通じて解決されます。鍵は、クロージングテーブル前に解決する時間を持つために、早期にそれらを特定することです。

クロージング日当日の調整

クロージング日が到着します。数か月の作業がこの一日に集約されます。完璧に実行する方法は次のとおりです。

朝の確認電話

クロージング日の朝、すべての関係者に電話して、計画どおりに進行していることを確認してください:

• スケジュールされた到着の1〜2時間前に購入者に電話してください。彼らがクロージングオフィスに向かっていることを確認してください。
• クロージングに出席する(または収益を受け取る)売り手に電話して、出席を確認してください。
• あなたのブローカーまたはtransaction coordinatorにチェックインして、すべての文書が準備されていることを確認してください。
• 最初のクライアントが到着する30分前にtitle会社に連絡して、すべてが準備されていることを確認してください。

これらの電話は最終的なセーフティチェックとして機能します。彼らは忘れられた文書、誤って伝えられた時間、またはクロージングを妨げる前に土壇場の複雑さを捕らえます。

クロージング場所のロジスティクス

あなたが知っていることを確認してください:

• クロージングオフィスの正確な住所とスイート番号
• 駐車場の場所とコスト(該当する場合)
• クロージング会社が受付係を持っているか、クライアントが会議室を見つける必要があるか
• トイレの場所と他のアメニティ

この情報を事前にクライアントに送信してください。title会社のオフィスが不慣れな場所にある場合は、明確な指示またはGPS座標を提供してください。

すべての関係者とのタイミング調整

クロージングには同期が必要です。購入者がそこにいる必要があります。売り手がそこにいる必要があります(または弁護士が彼らを代表する)。貸し手はローン文書実行のために誰かが出席している可能性があります。title会社のスタッフが出席している必要があります。

人々が待ち時間を過ごさないように、到着時間をずらしてください。通常:

• 売り手(または売り手の弁護士)が最初に到着し、文書への署名を開始します
• 購入者は30分後に到着して、彼らの文書に署名します
• title会社は、各当事者が到着したときに文書が準備されるようにタイミングを調整します

これにより、人々は90分間雑談をするために座っているのではなく、集中して動き続けます。

文書パケットプレビュー

クライアントが署名するために座る前に、彼らは最後にもう一度closing disclosureとsettlement statementを見るべきです。これらの文書を簡単に説明してください:

• 購入者にローン金額と彼らが支払っている総クロージングコストを示してください
• 売り手にpayoffsとクロージングコスト後の純収益を示してください
• すべての人がどこで署名する必要があるかを指摘してください

この5分のプレビューは、クライアントがクロージングテーブルで初めて文書パケットを開くときの驚きを防ぎます。

鍵とアクセスコードの準備

クロージングが終了する直前に、売り手は引き渡す必要があります:

• 物件へのすべての鍵
• ガレージドアオープナー
• セキュリティシステムコードと指示
• 他のアクセスデバイス

売り手が転送されているすべての鍵とアクセスデバイスをリストする簡単な転送文書を作成してください。両当事者がこれに署名します。これにより、クロージング後に欠落した鍵についての紛争を防ぎます。

一般的なクロージング日の問題と解決策

あなたの準備にもかかわらず、予期しない問題が時々浮上します。最も一般的なものを処理する方法は次のとおりです。

資金調達遅延

購入者の貸し手はクロージング時間までにクロージング資金をtitle会社にwireすることになっています。時々wireが到着しません:

予防:クロージングの24時間前に貸し手に連絡して、wireが開始されたことを確認してください。wire参照番号を取得してください。wireがtitle会社のアカウントに到着したことの確認を要求してください。

それが起こった場合:wireを見つけるためにすぐに貸し手に連絡してください。ほとんどの遅延は数時間以内に解決される単純な送信問題です。クロージングは、資金が24時間以内に到着することを約束して進行することがよくあり、title会社がエスクローで文書を保持します。

土壇場のtitle問題

あなたが解決されたと思ったtitle問題が突然再び現れます。おそらくlienがリリースされなかったか、文書が適切に記録されませんでした。

予防:クロージング前の48時間でtitle会社と一定の連絡を維持してください。未解決の問題をすぐにフラグを立てるように依頼してください。

それが起こった場合:title会社と協力して、問題がクロージングをブロックするか、title会社のエスクロー手順を使用して数日以内に解決できるかを判断してください。ほとんどのtitle会社は、軽微なtitle欠陥が保険でカバーされている場合、クロージングを進行できます。

欠落した文書

クライアントが必要な文書を忘れました。購入者は住宅所有者保険の宣言ページを持っていません。売り手はHOA estoppel letterを見つけることができません。

予防:クロージングの48時間前にあなたのチェックリストをemailしてください。クロージングの朝にクライアントに電話して、すべてを持っていることを確認してください。

それが起こった場合:文書がクロージング前に実際に必要かどうか、またはクロージング後に提供できるかどうかを判断してください。たとえば、保険は、貸し手が短い遅延で問題ない場合、クロージング日に確定する必要がないかもしれません。

ウォークスルーの不一致

購入者の最終ウォークスルーは予期しないものを明らかにしました - 合意された修理が行われなかった、または物件の状態が期待とは異なっていました。

予防:問題に対処する時間を持つために、ウォークスルーを十分に前もって(少なくとも24時間)実施してください。

それが起こった場合:すぐに売り手のエージェントに連絡してください。ほとんどの場合、これらの問題は、クレジット、クロージングで保持されたデポジット、またはクロージング後の特定の期間内に修理を完了するという売り手の合意を通じて解決されます。

購入者の後悔

クロージング日が近づくにつれて、一部の購入者は冷たい足を得ます。彼らは購入、住宅ローンについて心配したり、近隣について不安になったりし始めます。これはbuyer journey stagesの自然な部分です。

予防:クロージング前の会話で不安を正常化してください。この緊張感が一般的であることを彼らに知らせてください。彼らがこの物件を選んだ理由を強化してください。

それが起こった場合:購入者の懸念を却下せずに聞いてください。ほとんどの場合、不安はクロージングプロセスを歩くと過ぎ去ります。購入者が撤回したい場合、彼らはこの段階でそうすることの財政的結果を理解する必要があります。

クロージング後の即座のアクション

クロージングは、すべての人がクロージングテーブルを離れるときに終わりません。直後の数時間と数日に重要なタスクがあります。

鍵とガレージドアオープナーの転送

購入者がすべての鍵を持っており、それらが機能することを確認してください。ガレージドアオープナー(該当する場合)をテストして、売り手が交換するかもしれないユニバーサルではなく、購入者のオープナーを操作することを確認してください。

セキュリティシステム情報

物件にセキュリティシステムがある場合、購入者が次を受け取ることを確認してください:

• システムを武装および武装解除する方法
• セキュリティ会社の連絡先情報
• キーパッドロックのコード
• アクセスコードを変更するための指示

この情報を書面で提供して、購入者が後で参照できるようにしてください。

保証文書の引き渡し

購入者に次を収集して提供してください:

• 物件と一緒に転送される家電のマニュアルと保証
• システムが比較的新しい場合のHVAC保証情報
• 利用可能な場合は屋根保証
• 他の製品保証または保証

これらの文書を購入者がアクセスできる簡単なフォルダーまたはデジタルファイルに整理してください。

サービスプロバイダー連絡先リスト

新しい住宅所有者にとって有用なサービスプロバイダーのリストをコンパイルしてください:

• 配管工、電気技師、HVACテクニシャンの推奨事項
• 芝生ケアサービス
• プールサービス(該当する場合)
• 請求とサービスの質問のための地元のutilities連絡先情報

この簡単な文書は、販売を超えた価値あるリソースとしてあなたを位置づけます。

follow-upアポイントメントのスケジューリング

クロージング後48時間以内に購入者にfollow-up emailを送信して、引っ越しがどうだったか、住宅や地元のサービスについて質問があるかどうかを尋ねてください。最初の30日以内にコーヒーまたは電話で会うことを申し出てください。

このfollow-upは、リピートビジネスと紹介の基盤を構築します。ほとんどのクライアントは注意を評価し、コミッションを超えて価値を感じます。これはあなたのclient retention strategyとreferral generation systemの最初のステップです。

まとめ

クロージング日は、あなたがクライアントと作る最後の印象です。スムーズで、よく組織化されたクロージングは、あなたへの彼らの信頼を確認します。混沌としたものは、彼らがあなたをエージェントとして選択する正しい選択をしたかどうか疑問に思わせます。

これらの結果の違いは複雑ではありません。それは体系的な準備です。72時間前のクロージングチェックリストは、何も隙間から落ちないことを保証します。明確なクライアントコミュニケーションは、不安と混乱を取り除きます。注意深い文書レビューは、問題になる前にエラーを捕らえます。そして、当日の調整は、すべてがスムーズに進むようにすべての関係者をまとめます。

このレベルの実行は、多くのエージェントが投資したいと思う以上の時間がかかります。しかし、それは信頼性の評判を構築し、生涯のクライアントを作成し、キャリアを維持する紹介ビジネスを生成するまさにこの投資です。これらの運用の基本は、あなたの成功を測定するreal estate metrics and KPIsに直接貢献します。

あなたのクライアントは、クロージング日にたどり着くためにあなたが行った作業のほとんどを覚えていません。しかし、彼らはクロージング日がどのように感じたかを覚えています。それを制御され、プロフェッショナルで、注意深く扱われたように感じさせてください。それは構築する価値のあるクロージング日の評判です。

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