¿Qué es una asamblea familiar?
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La mayoría de las empresas familiares tienen reuniones. Reuniones del consejo, reuniones de gestión, la ocasional llamada acalorada entre hermanos. Lo que a muchas les falta es un lugar regular y estructurado donde toda la familia, incluidas las personas que nunca tocan el negocio, pueda enterarse de lo que ocurre y tener voz. Ese lugar es la asamblea familiar.
Este artículo define la asamblea familiar, explica quiénes pertenecen a ella y en qué se diferencia del consejo de familia y del consejo de administración, repasa qué suele tratar una reunión típica y muestra cómo cambia su función cuando una familia pasa del fundador a los hermanos y luego a los primos. Cierra con los errores que convierten un foro útil en una discusión anual.
Qué es una asamblea familiar
Una asamblea familiar es una reunión periódica de la familia extendida en torno a la empresa familiar. También la verá llamada foro familiar, reunión familiar o asamblea general de la familia. Los nombres varían según el asesor y el país. La idea no.
La práctica de empresas familiares de Davis Wright Tremaine la describe como el grupo completo de miembros de la familia, trabajen o no en el negocio o tengan o no acciones en él, y como un foro abierto donde los parientes se conectan como familia y conocen la empresa. Un artículo de Harvard Business School Working Knowledge de 2001 enumera las asambleas periódicas de la familia, por lo general anuales como el primero de los tres componentes del gobierno familiar, junto con un consejo de familia y un protocolo familiar. Su autor opina que toda familia empresaria puede beneficiarse de la asamblea.
Brown Brothers Harriman, un banco privado que asesora a familias empresarias, plantea el alcance de forma ligeramente distinta. En su guía sobre el gobierno de la empresa familiar, llama a la asamblea un órgano exclusivo de la familia que se reúne en torno a los asuntos pertinentes para la familia y para la operación y la propiedad del negocio. La agenda puede extenderse a temas centrados en la familia, como las vacaciones, la filantropía y la educación financiera.
El hilo común es la amplitud. La asamblea es el único foro diseñado para incluir al círculo de la familia, no solo a sus propietarios o gerentes. Si ha leído sobre el modelo de los tres círculos, la asamblea es el lugar donde las siete posiciones del diagrama, incluidos los parientes sin empleo y sin acciones, pueden estar en la misma sala.
Asamblea, consejo de familia y consejo de administración: tres funciones distintas
La confusión suele empezar aquí. Los tres órganos suenan parecido y, en una familia pequeña, a veces se superponen. Pero hacen trabajos distintos.
| Asamblea familiar | Consejo de familia | Consejo de administración | |
|---|---|---|---|
| Quién lo integra | Todos los miembros elegibles de la familia, a menudo incluidos los cónyuges | Representantes electos de la familia | Consejeros elegidos por los accionistas |
| Preocupación principal | Información, educación, conexión, valores | Política familiar y comunicación con el consejo de administración | Estrategia del negocio, supervisión, desempeño de los ejecutivos |
| Tamaño | Toda la familia extendida | Un grupo pequeño, a menudo uno por rama familiar | Por lo general familiares, directivos y consejeros independientes |
| Ritmo típico | Una vez al año | Algunas veces al año | Calendario habitual del negocio |
| Autoridad | Elige al consejo de familia, aprueba la política familiar importante | Propone políticas y dirige los asuntos de la familia entre asambleas | Responde legalmente por la empresa |
Davis Wright Tremaine describe el consejo de familia como un subgrupo de la asamblea familiar, el órgano de gobierno de la familia cuyos representantes son elegidos por los miembros de la familia. La misma fuente describe al consejo de administración como un órgano ubicado entre los propietarios y la dirección, con consejeros que tienen deberes fiduciarios hacia la empresa y sus accionistas. La asamblea no tiene un papel legal de ese tipo. Es una institución familiar, no corporativa.
El artículo de HBS es explícito en que un consejo de familia o una asamblea familiar complementa, y no reemplaza, al consejo de administración. El consejo de familia fija la política para la familia y hace recomendaciones al consejo de administración sobre asuntos como el empleo familiar. El consejo de administración fija la política para el negocio y puede hacer recomendaciones a su vez. Para más detalle sobre ese órgano representativo, consulte el artículo sobre el consejo de familia y, para su contraparte en el lado empresarial, el consejo de administración de la empresa familiar.
Para qué sirve la asamblea
Distintas fuentes enumeran funciones ligeramente diferentes, pero cinco aparecen una y otra vez.
Intercambio de información. Los miembros de la familia que no están en la gestión suelen enterarse del negocio de segunda mano, en las cenas de fiestas. El artículo de HBS sugiere que las asambleas incluyan presentaciones de gerentes familiares y no familiares, novedades sobre eventos y logros importantes de la familia, y cambios en la propiedad, como si alguna acción cambió de manos desde la última reunión.
Educación. El mismo artículo menciona enseñar a los miembros de la familia en qué consiste la empresa y habilidades como leer estados financieros. Esto importa más para los parientes que algún día tendrán acciones pero nunca han trabajado en la empresa.
Cohesión e identidad. Davis Wright Tremaine señala que una reunión típica se compone de partes iguales de actividades familiares divertidas, educación y tiempo para hablar del negocio familiar. Esa mezcla no es casual. Una familia que solo se reúne para hablar de finanzas empieza a sentirse como una junta de accionistas. Una familia que solo socializa nunca construye el entendimiento compartido que necesita. Si le interesa el lado cultural de esto, consulte la cultura de la empresa familiar.
Debate sobre el rumbo. El artículo de HBS distingue con cuidado: las asambleas sirven para debatir el rumbo de la empresa, no para decidirlo. La estrategia corresponde al consejo de administración y a la dirección. La asamblea da a la familia en sentido amplio la oportunidad de entenderla y de expresar sus inquietudes.
Elegir líderes y aprobar la política familiar. Brown Brothers Harriman incluye elegir a los miembros del consejo de familia (si existe uno) y aprobar las políticas de empleo familiar entre los temas específicos del negocio que una asamblea puede asumir. El artículo de HBS agrega que el consejo de familia suele obtener la aprobación de la asamblea familiar antes de emitir una política para la familia. Un protocolo familiar escrito es el lugar habitual donde terminan estas reglas, y la asamblea es con frecuencia donde se ratifica y se revisa.
Datos clave: la asamblea familiar
- Es una reunión periódica de la familia en sentido amplio, por lo general anual, y es el primero de los tres componentes de gobierno enumerados en un artículo de Harvard Business School Working Knowledge de 2001, junto con el consejo de familia y el protocolo familiar (HBS Working Knowledge).
- Suele reunirse una vez al año, dura de uno a dos días e incluye a todos los miembros adultos de la familia, incluidos los familiares políticos (HBS Working Knowledge).
- La mayoría de las familias empieza a incorporar a la generación más joven a las reuniones alrededor de los 16 años, aunque cada familia fija su propia política de edad (HBS Working Knowledge).
- Las familias con quince adultos o menos pueden hacer planes y políticas en la propia asamblea; las familias más grandes suelen beneficiarse de un consejo de familia (HBS Working Knowledge).
- Complementa al consejo de administración y no lo reemplaza (HBS Working Knowledge).
- Los miembros del consejo de familia son elegidos por los miembros de la familia, mientras que los miembros de la asamblea por lo general no reciben pago más allá de los gastos (Davis Wright Tremaine).
Quiénes pueden asistir
La membresía es lo primero que una familia tiene que decidir, y lo más delicado. Surgen tres preguntas.
¿Qué miembros de la familia? El artículo de HBS dice que la asamblea incluye a todos los miembros adultos de la familia. Eso es un punto de partida, no una regla. Algunas familias definen la membresía por descendencia, otras por la titularidad de acciones y otras por ambas. Deje la definición por escrito, porque la primera vez que alguien queda fuera de la lista de invitados, la pregunta deja de ser teórica.
¿Asisten los familiares políticos? La misma fuente dice que sí, y el programa de riesgo agrícola de la Universidad de Maryland, al escribir sobre las fincas familiares, afirma de forma similar que una asamblea anual mantiene informados a todos los miembros adultos de la familia y a los cónyuges de lo que ocurre en el negocio. El argumento es práctico. Los cónyuges forman parte de la conversación familiar en casa, y dejarlos fuera significa que se enteran de las noticias de segunda mano. Algunas familias limitan el voto o las decisiones de política a los parientes consanguíneos, pero reciben con gusto a los cónyuges como asistentes. Es una decisión legítima, siempre que sea explícita.
¿A qué edad se incorporan los hijos? El artículo de HBS informa que la mayoría de las familias empieza a incorporar a la generación más joven alrededor de los 16 años, y menciona la regla de una familia según la cual los niños asisten cuando pueden comer solos. Para los más pequeños, sugiere organizar actividades grupales para que los niños empiecen a conocer el negocio y a construir relaciones con sus hermanos y primos. El texto de la Universidad de Maryland coincide en que las familias deben fijar una política sobre la edad apropiada.
Una consecuencia práctica de todo esto: la asamblea es donde los miembros de la familia que no son empleados obtienen su única vía formal de visibilidad hacia el negocio. Eso la hace relevante para la forma en que la familia trata a los empleados no familiares y para las reglas sobre el empleo familiar, ya que ambos son temas sobre los que los parientes querrán enterarse.
Frecuencia, formato y agenda típica
Según el artículo de HBS, la asamblea suele reunirse una vez al año y dura de uno a dos días. El formato puede ser flexible. Brown Brothers Harriman señala que en las familias más grandes la asamblea podría celebrarse en un local más amplio y con una agenda formal, o podría ser una reunión más pequeña e informal.
El texto de la Universidad de Maryland ofrece algunos consejos logísticos que vale la pena repetir. Evite programarla en Acción de Gracias o en Navidad, ya que las fiestas son bastante estresantes de por sí, y avise con suficiente anticipación para evitar conflictos de agenda. Si los viajes son un problema, ofrezca una forma de conectarse por teléfono o por video.
Una agenda viable se apoya en las fuentes anteriores:
- Bienvenida y noticias de la familia. Nacimientos, graduaciones, matrimonios, pérdidas, logros.
- Estado del negocio. Una presentación del CEO o del presidente del consejo, con espacio para preguntas. Davis Wright Tremaine señala que es común una presentación del CEO o del presidente sobre las novedades actuales del negocio.
- Actualización de la propiedad. Cualquier cambio en quién tiene acciones y cualquier cambio legal o fiscal que los accionistas deban conocer.
- Sesión de educación. Educación financiera, los productos de la empresa, cómo funciona el gobierno o un orador invitado.
- Informe del consejo de familia y elecciones. Lo que hizo el consejo este año, lo que planea a continuación y las votaciones necesarias.
- Puntos de política. Cambios propuestos a las políticas familiares para su aprobación.
- Tiempo en familia. Comidas, actividades, algo que no tenga nada que ver con las acciones.
Observe que la mayor parte de esa lista es informativa. Una buena asamblea se parece más a un informe anual combinado con una reunión familiar que a una negociación.
Cómo cambia el papel de la asamblea con el tiempo
Las empresas familiares atraviesan etapas de propiedad predecibles. John Davis, uno de los autores del marco, describe tres etapas básicas de propiedad: propietario controlador, sociedad de hermanos y consorcio de primos. El artículo sobre el ciclo de vida de la empresa familiar las trata en profundidad. La asamblea cumple un papel distinto en cada una.
Etapa del fundador o del propietario controlador. A menudo no hay una asamblea formal. La familia es pequeña y el fundador habla con todos de manera informal. Aun así, puede valer la pena comenzar la asamblea pronto, como una reunión anual modesta que introduzca el hábito antes de que la familia lo necesite.
Etapa de los hermanos. Más personas tienen una participación y sus intereses empiezan a divergir. El artículo de HBS sugiere que, con quince adultos o menos, una asamblea puede sostener debates en profundidad y crear planes y políticas por sí misma. Es una etapa natural para dejar las reglas por escrito, antes de que la familia crezca.
Etapa de los primos. La familia es más grande, está más dispersa y varía más en el grado de involucramiento de cada persona. Una firma asesora de empresas familiares que escribe sobre la transición de hermanos a primos dice que esa transición suele ser la etapa más compleja y decisiva, y que involucrar a la generación emergente en la construcción de la visión futura ayuda a fomentar el compromiso. También advierte que, sin una voz para los primos, las familias corren el riesgo de que se desconecten. La asamblea se convierte principalmente en un foro de comunicación y educación, y un consejo de familia se ocupa del gobierno operativo. El texto de la Universidad de Maryland sugiere considerar un consejo de familia cuando la familia supera aproximadamente las doce personas, y el artículo de HBS dice que las familias suelen beneficiarse de uno a partir de los quince adultos. Los dos umbrales difieren ligeramente, lo que indica que no hay un número mágico, sino un punto en el que la discusión en pleno deja de funcionar.
Errores frecuentes
En las fuentes y en la forma en que estas reuniones fracasan aparecen algunos patrones de falla.
- Tratarla como un órgano de decisión desde el primer día. El artículo de HBS plantea que las asambleas debaten, en lugar de decidir, el rumbo estratégico. Cuando un grupo grande intenta votar decisiones operativas, el papel del consejo de administración se desdibuja.
- Evitar los temas difíciles. El artículo de HBS advierte que, si la familia se resiste a mantener los debates que necesita, por temor al conflicto, por no entender qué deben hacer los grupos o por simple timidez, debería contratar a un facilitador. Las buenas estructuras que no abordan los temas correctos, dice, son una pérdida de tiempo costosa.
- Sin agenda, o con la misma agenda todos los años. Una asamblea que repite las diapositivas del año pasado pierde asistencia rápido.
- Membresía poco clara. Si nadie ha dejado por escrito quién está invitado y a qué edad, cada invitación se convierte en una negociación.
- Asimetría de información. Si los miembros de la familia que trabajan en la empresa lo saben todo y los demás no se enteran de nada, el foro se siente como teatro. El artículo de HBS subraya una transparencia significativa en las operaciones de la empresa, la toma de decisiones y la titularidad de las acciones.
- Confundirla con el consejo de familia. Una asamblea que intenta hacer el trabajo detallado de políticas del consejo de familia es lenta, y un consejo que nunca rinde cuentas a la asamblea pierde legitimidad.
- Celebrarla solo cuando hay una crisis. Una asamblea convocada solo para emergencias enseña a la familia a asociarla con el conflicto. Las reuniones anuales en años tranquilos construyen la confianza de la que dependen las reuniones de crisis.
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