O que é uma assembleia familiar?
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A maioria das empresas familiares tem reuniões. Reuniões do conselho, reuniões de gestão, uma ligação acalorada de vez em quando entre irmãos. O que muitas não têm é um espaço regular e estruturado em que toda a família, inclusive as pessoas que nunca tocam no negócio, possa saber o que está acontecendo e ter voz. Esse espaço é a assembleia familiar.
Este artigo define a assembleia familiar, explica quem faz parte dela e como ela difere do conselho de família e do conselho de administração, mostra o que uma reunião típica aborda e como o papel da assembleia muda à medida que a família passa do fundador para os irmãos e depois para os primos. Termina com as armadilhas que transformam um fórum útil em uma discussão anual.
O que é uma assembleia familiar
Uma assembleia familiar é uma reunião periódica da família ampliada em torno do empreendimento da família. Você também a verá chamada de fórum familiar, reunião de família ou assembleia geral da família. Os nomes variam conforme o consultor e o país. A ideia não varia.
A área de empresas familiares do escritório Davis Wright Tremaine a descreve como o grupo inteiro de familiares, trabalhem ou não no negócio e tenham ou não participação nele, e como um fórum aberto em que os parentes se conectam como família e conhecem a empresa. Um artigo de 2001 do Harvard Business School Working Knowledge lista assembleias periódicas da família, tipicamente anuais como o primeiro de três componentes da governança familiar, ao lado do conselho de família e da constituição familiar. Na visão do autor, toda família empresária pode se beneficiar da assembleia.
O Brown Brothers Harriman, um banco privado que assessora famílias empresárias, define o escopo de forma um pouco diferente. Em seu guia de governança de empresas familiares, ele chama a assembleia de um órgão exclusivo da família, que se reúne em torno de temas pertinentes à família e à operação e à propriedade do negócio. A pauta pode se estender a temas voltados à família, como férias, filantropia e educação financeira.
O fio condutor é a amplitude. A assembleia é o único fórum desenhado para incluir o círculo da família, e não apenas os donos ou os gestores. Se você já leu sobre o modelo dos três círculos, a assembleia é o lugar onde as sete posições do diagrama, inclusive parentes sem cargo e sem ações, podem estar na mesma sala.
Assembleia, conselho de família e conselho de administração: três funções diferentes
A confusão costuma começar aqui. Os três órgãos soam parecidos e, em uma família pequena, às vezes se sobrepõem. Mas fazem trabalhos diferentes.
| Assembleia familiar | Conselho de família | Conselho de administração | |
|---|---|---|---|
| Quem participa | Todos os familiares elegíveis, muitas vezes incluindo cônjuges | Representantes eleitos da família | Conselheiros eleitos pelos acionistas |
| Principal preocupação | Informação, educação, conexão, valores | Política familiar e comunicação com o conselho de administração | Estratégia do negócio, supervisão, desempenho dos executivos |
| Tamanho | Toda a família ampliada | Um grupo pequeno, muitas vezes um representante por ramo da família | Em geral familiares, gestores e conselheiros independentes |
| Ritmo típico | Uma vez por ano | Algumas vezes por ano | Calendário regular de negócios |
| Autoridade | Elege o conselho de família, aprova as principais políticas familiares | Propõe políticas, conduz os assuntos da família entre as assembleias | Legalmente responsável pela empresa |
A Davis Wright Tremaine descreve o conselho de família como um subgrupo da assembleia familiar, o órgão de governo da família cujos representantes são eleitos pelos familiares. A mesma fonte descreve o conselho de administração como situado entre os donos e a gestão, com conselheiros que têm deveres fiduciários perante a empresa e seus acionistas. A assembleia não tem esse papel legal. É uma instituição da família, não da empresa.
O artigo da HBS é explícito ao dizer que um conselho de família ou uma assembleia familiar complementa o conselho de administração, e não o substitui. O conselho de família define a política para a família e faz recomendações ao conselho de administração sobre temas como o emprego de familiares. O conselho de administração define a política para o negócio e pode fazer recomendações em sentido contrário. Para mais detalhes sobre esse órgão representativo, veja o artigo sobre o conselho de família e, para o equivalente do lado do negócio, o conselho de administração da empresa familiar.
Para que serve a assembleia
Cada fonte lista funções ligeiramente diferentes, mas cinco aparecem repetidas vezes.
Compartilhamento de informações. Os familiares que não estão na gestão muitas vezes conhecem o negócio de segunda mão, nos jantares de fim de ano. O artigo da HBS sugere que as assembleias incluam apresentações de gestores familiares e não familiares, atualizações sobre eventos e conquistas importantes da família e mudanças na propriedade, como a troca de mãos de alguma participação desde a última reunião.
Educação. O mesmo artigo menciona ensinar os familiares sobre o que a empresa faz e sobre habilidades como a leitura de demonstrações financeiras. Isso importa mais para os parentes que um dia terão ações, mas nunca trabalharam na empresa.
Coesão e identidade. A Davis Wright Tremaine afirma que uma reunião típica é composta por partes iguais de atividades familiares divertidas, educação e tempo para falar sobre o negócio da família. Essa mistura não é acidental. Uma família que só se reúne para falar de finanças começa a parecer uma assembleia de acionistas. Uma família que só socializa nunca constrói o entendimento compartilhado de que precisa. Se quiser entender o lado cultural disso, veja cultura da empresa familiar.
Discussão sobre o rumo. O artigo da HBS faz uma distinção cuidadosa aqui: as assembleias servem para discutir, e não para decidir, o rumo da empresa. A estratégia cabe ao conselho de administração e à gestão. A assembleia dá à família mais ampla a chance de entendê-la e expressar suas preocupações.
Eleição de líderes e aprovação de políticas familiares. O Brown Brothers Harriman lista a eleição dos membros do conselho de família (se existir um) e a aprovação de políticas de emprego de familiares entre os temas específicos do negócio que uma assembleia pode assumir. O artigo da HBS acrescenta que o conselho de família costuma obter a aprovação da assembleia familiar antes de emitir uma política para a família. Uma constituição familiar escrita é o lugar habitual onde essas regras acabam registradas, e a assembleia costuma ser onde ela é ratificada e revisitada.
Fatos principais: a assembleia familiar
- É uma reunião periódica da família ampliada, tipicamente anual, e é o primeiro dos três componentes de governança listados em um artigo de 2001 do Harvard Business School Working Knowledge, ao lado do conselho de família e da constituição familiar (HBS Working Knowledge).
- Costuma ocorrer uma vez por ano, dura de um a dois dias e inclui todos os familiares adultos, inclusive os agregados por casamento (HBS Working Knowledge).
- A maioria das famílias começa a trazer a geração mais jovem para as reuniões por volta dos 16 anos, embora cada família defina a própria política de idade (HBS Working Knowledge).
- Famílias com quinze adultos ou menos podem conseguir elaborar planos e políticas na própria assembleia; famílias maiores em geral se beneficiam de um conselho (HBS Working Knowledge).
- Ela complementa o conselho de administração e não o substitui (HBS Working Knowledge).
- Os membros do conselho de família são eleitos pelos familiares, enquanto os membros da assembleia em geral não são remunerados além das despesas (Davis Wright Tremaine).
Quem pode participar
A composição é a primeira coisa que a família precisa decidir, e a mais delicada. Três perguntas surgem.
Quais familiares? O artigo da HBS diz que a assembleia inclui todos os familiares adultos. Isso é uma base, não uma regra. Algumas famílias definem a composição por descendência, outras pela titularidade de ações, outras pelos dois critérios. Registre a definição por escrito, porque, na primeira vez que alguém ficar fora da lista de convidados, a questão deixa de ser teórica.
Os agregados por casamento participam? A mesma fonte diz que sim, inclusive os agregados, e o programa de risco agrícola da University of Maryland, escrevendo sobre fazendas familiares, diz de modo semelhante que uma assembleia anual mantém todos os familiares adultos e cônjuges informados sobre o que acontece no negócio. O argumento é prático. Os cônjuges fazem parte da conversa da família em casa, e deixá-los de fora significa que recebem as notícias de segunda mão. Algumas famílias restringem a votação ou as decisões de política aos parentes consanguíneos, mas ainda recebem os cônjuges como participantes. É uma escolha legítima, desde que seja explícita.
Com que idade os filhos entram? O artigo da HBS relata que a maioria das famílias começa a trazer a geração mais jovem por volta dos 16 anos e registra a regra de uma família segundo a qual as crianças participam quando conseguem comer sozinhas. Para os mais novos, sugere organizar atividades em grupo para que as crianças comecem a conhecer o negócio e a criar vínculos com irmãos e primos. O texto da University of Maryland concorda que as famílias devem definir uma política sobre a idade adequada.
Uma consequência prática de tudo isso: a assembleia é onde os familiares que não são funcionários têm sua única visão formal do negócio. Isso a torna relevante para o modo como a família trata os funcionários não familiares e para as regras sobre emprego de familiares, já que ambos são temas sobre os quais os parentes vão querer ouvir.
Periodicidade, formato e uma pauta típica
Segundo o artigo da HBS, a assembleia costuma ocorrer uma vez por ano e durar de um a dois dias. O formato pode ser flexível. O Brown Brothers Harriman observa que, em famílias maiores, a assembleia pode ocorrer em um local maior, com pauta formal, ou pode ser uma reunião menor e informal.
O texto da University of Maryland traz algumas dicas de logística que vale repetir. Evite marcar a reunião no Natal ou no Ano-Novo, já que as festas de fim de ano são estressantes por si sós, e avise com antecedência suficiente para evitar conflitos de agenda. Se a viagem for um obstáculo, ofereça um modo de participar por telefone ou vídeo.
Uma pauta viável se apoia nas fontes acima:
- Boas-vindas e notícias da família. Nascimentos, formaturas, casamentos, perdas, conquistas.
- Situação do negócio. Uma apresentação do CEO ou do presidente do conselho, com espaço para perguntas. A Davis Wright Tremaine observa que é comum haver uma apresentação do CEO ou do presidente sobre os acontecimentos atuais no negócio.
- Atualização da propriedade. Qualquer mudança em quem detém ações e quaisquer alterações legais ou tributárias que os acionistas devam conhecer.
- Sessão de educação. Educação financeira, os produtos da empresa, como a governança funciona ou um palestrante convidado.
- Relatório do conselho de família e eleições. O que o conselho fez neste ano, o que planeja a seguir e as votações necessárias.
- Itens de política. Propostas de mudança nas políticas familiares para aprovação.
- Tempo em família. Refeições, atividades, algo que não tenha nada a ver com ações.
Repare que a maior parte dessa lista é informativa. Uma boa assembleia lembra mais um relatório anual somado a uma confraternização do que uma negociação.
Como o papel da assembleia muda com o tempo
As empresas familiares passam por estágios de propriedade previsíveis. John Davis, um dos autores do modelo, descreve três estágios básicos de propriedade: proprietário controlador, sociedade de irmãos e consórcio de primos. O artigo sobre o ciclo de vida da empresa familiar os trata em profundidade. A assembleia desempenha um papel diferente em cada um.
Estágio do fundador ou do proprietário controlador. Muitas vezes não há assembleia formal. A família é pequena, e o fundador conversa com todos de maneira informal. Ainda assim, pode valer a pena criar a assembleia cedo, como uma reunião anual modesta que introduz o hábito antes que a família precise dele.
Estágio dos irmãos. Mais pessoas têm participação, e seus interesses começam a divergir. O artigo da HBS sugere que, com quinze adultos ou menos, uma assembleia pode conseguir realizar discussões aprofundadas e criar planos e políticas por conta própria. Este é um estágio natural para registrar as regras por escrito, antes que a família cresça.
Estágio dos primos. A família é maior, mais dispersa e mais variada no grau de envolvimento de cada pessoa. Uma consultoria de empresas familiares, ao escrever sobre a transição de irmãos para primos, afirma que essa transição costuma ser o estágio mais complexo e de maiores consequências e que envolver a geração emergente na construção da visão de futuro ajuda a fomentar o comprometimento. Ela também alerta que, sem voz para os primos, as famílias correm o risco de desengajamento. A assembleia passa a ser principalmente um fórum de comunicação e educação, e um conselho de família cuida da governança operacional. O texto da University of Maryland sugere considerar um conselho quando a família passa de cerca de doze pessoas, e o artigo da HBS diz que as famílias em geral se beneficiam de um acima de quinze adultos. Os dois limites diferem um pouco, o que mostra que não existe número mágico, apenas um ponto em que a discussão em plenário deixa de funcionar.
Armadilhas comuns
Alguns padrões de falha aparecem nas fontes e na forma como essas reuniões dão errado.
- Tratá-la como órgão de decisão desde o primeiro dia. O artigo da HBS descreve as assembleias como espaço para discutir, e não para decidir, o rumo estratégico. Quando um grupo grande tenta votar decisões operacionais, o papel do conselho de administração fica confuso.
- Evitar os temas difíceis. O artigo da HBS alerta que, se a família hesita em entrar nas discussões de que precisa, por receio de conflito, por não entender o que os grupos deveriam fazer ou simplesmente por timidez, ela deve contratar um facilitador. Boas estruturas que não tratam dos temas certos, diz o texto, são uma perda de tempo cara.
- Sem pauta, ou com a mesma pauta todo ano. Uma assembleia que repete os slides do ano passado perde participantes rapidamente.
- Composição indefinida. Se ninguém registrou por escrito quem é convidado e a partir de que idade, cada convite vira uma negociação.
- Assimetria de informação. Se os familiares que trabalham na empresa sabem de tudo e os demais não aprendem nada, o fórum parece teatro. O artigo da HBS enfatiza a transparência significativa nas operações da empresa, nas decisões e na distribuição da propriedade.
- Confundi-la com o conselho de família. Uma assembleia que tenta fazer o trabalho detalhado de política do conselho de família é lenta, e um conselho de família que nunca presta contas à assembleia perde legitimidade.
- Realizá-la apenas em momentos de crise. Uma assembleia convocada só para emergências ensina a família a associá-la a conflito. Reuniões anuais em anos tranquilos constroem a confiança de que as reuniões de crise dependem.
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