Bahasa Indonesia
Apa Itu Majelis Keluarga?
Turn this article into takeaways for your work.
Each assistant summarizes the article only for you and suggests best practices for your work.
Sebagian besar bisnis keluarga punya rapat. Rapat dewan, rapat manajemen, sesekali telepon panas antarsaudara. Yang sering tidak mereka miliki adalah wadah yang rutin dan terstruktur tempat seluruh keluarga, termasuk mereka yang tidak pernah menyentuh bisnis, dapat mengetahui apa yang sedang terjadi dan menyuarakan pendapat. Wadah itu adalah majelis keluarga.
Artikel ini mendefinisikan majelis keluarga, menjelaskan siapa yang termasuk di dalamnya dan apa bedanya dengan dewan keluarga serta dewan direksi, menguraikan apa saja yang lazim dibahas dalam sebuah pertemuan, dan menunjukkan bagaimana perannya berubah ketika keluarga bergerak dari pendiri ke saudara kandung hingga sepupu. Artikel ditutup dengan jebakan yang mengubah forum bermanfaat menjadi pertengkaran tahunan.
Apa Itu Majelis Keluarga
Majelis keluarga adalah pertemuan berkala keluarga besar seputar usaha keluarga. Anda juga akan menemukan istilah forum keluarga, rapat keluarga, atau rapat umum keluarga. Namanya bervariasi menurut penasihat dan negara. Gagasannya tidak.
Praktik bisnis keluarga di Davis Wright Tremaine menggambarkannya sebagai seluruh anggota keluarga, baik yang bekerja di bisnis maupun memiliki sahamnya atau tidak, dan sebagai forum terbuka tempat para kerabat terhubung sebagai keluarga dan mempelajari perusahaan. Artikel Working Knowledge dari Harvard Business School pada 2001 mencantumkan majelis keluarga berkala, biasanya tahunan, sebagai yang pertama dari tiga komponen tata kelola keluarga, bersama dewan keluarga dan konstitusi keluarga. Pandangan penulisnya, setiap keluarga yang berbisnis dapat memetik manfaat dari majelis ini.
Brown Brothers Harriman, bank swasta yang menasihati keluarga pebisnis, merumuskan cakupannya sedikit berbeda. Dalam panduan tata kelola bisnis keluarga, mereka menyebut majelis sebagai badan khusus keluarga yang berkumpul seputar isu yang relevan bagi keluarga serta operasional dan kepemilikan bisnis. Agendanya bisa meluas ke topik yang berfokus pada keluarga, seperti liburan, filantropi, dan literasi keuangan.
Benang merahnya adalah keluasan. Majelis adalah satu-satunya forum yang dirancang untuk mencakup lingkaran keluarga, bukan hanya pemilik atau manajernya. Jika Anda sudah membaca tentang model tiga lingkaran, majelis adalah tempat ketujuh posisi dalam diagram itu, termasuk kerabat yang tidak punya pekerjaan maupun saham, dapat berada dalam satu ruangan.
Majelis, Dewan Keluarga, dan Dewan Direksi: Tiga Tugas yang Berbeda
Kebingungan biasanya bermula di sini. Ketiga badan ini terdengar mirip, dan dalam keluarga kecil terkadang saling tumpang tindih. Tetapi pekerjaan mereka berbeda.
| Majelis keluarga | Dewan keluarga | Dewan direksi | |
|---|---|---|---|
| Siapa anggotanya | Seluruh anggota keluarga yang memenuhi syarat, sering kali termasuk pasangan | Perwakilan keluarga yang dipilih | Direktur yang dipilih oleh pemegang saham |
| Perhatian utama | Informasi, edukasi, keterhubungan, nilai | Kebijakan keluarga dan komunikasi dengan dewan direksi | Strategi bisnis, pengawasan, kinerja eksekutif |
| Ukuran | Seluruh keluarga besar | Kelompok kecil, sering kali satu orang per cabang keluarga | Biasanya keluarga, manajemen, dan direktur independen |
| Ritme umum | Setahun sekali | Beberapa kali setahun | Kalender bisnis reguler |
| Wewenang | Memilih dewan, menyetujui kebijakan keluarga utama | Mengusulkan kebijakan, mengurus urusan keluarga di sela majelis | Bertanggung jawab secara hukum atas perusahaan |
Davis Wright Tremaine menggambarkan dewan keluarga sebagai subkelompok dari majelis keluarga, badan pengatur bagi keluarga yang perwakilannya dipilih oleh anggota keluarga. Sumber yang sama menggambarkan dewan direksi berada di antara pemilik dan manajemen, dengan para direktur yang memikul kewajiban fidusia kepada perusahaan dan pemegang sahamnya. Majelis tidak memiliki peran hukum semacam itu. Ia adalah institusi keluarga, bukan institusi korporasi.
Artikel HBS menegaskan bahwa dewan keluarga atau majelis keluarga melengkapi, bukan menggantikan, dewan direksi. Dewan keluarga menetapkan kebijakan bagi keluarga dan memberi rekomendasi kepada dewan direksi tentang hal-hal seperti pekerjaan anggota keluarga. Dewan direksi menetapkan kebijakan bagi bisnis dan dapat memberi rekomendasi balik. Untuk uraian lebih lengkap tentang badan perwakilan itu, lihat artikel tentang dewan keluarga, dan untuk padanannya di sisi bisnis, lihat dewan direksi bisnis keluarga.
Untuk Apa Majelis Ada
Sumber yang berbeda mencantumkan fungsi yang sedikit berbeda, tetapi lima di antaranya muncul berulang kali.
Berbagi informasi. Anggota keluarga yang tidak ada di manajemen sering mengetahui bisnis dari cerita orang lain, di meja makan saat hari raya. Artikel HBS menyarankan agar majelis mencakup presentasi dari manajer keluarga dan non-keluarga, kabar tentang peristiwa dan pencapaian penting keluarga, serta perubahan kepemilikan, misalnya apakah ada saham yang berpindah tangan sejak pertemuan terakhir.
Edukasi. Artikel yang sama menyebut pengajaran kepada anggota keluarga tentang apa yang dikerjakan perusahaan dan keterampilan seperti membaca laporan keuangan. Ini paling penting bagi kerabat yang kelak memegang saham tetapi belum pernah bekerja di perusahaan.
Kohesi dan identitas. Davis Wright Tremaine mengatakan pertemuan yang lazim terdiri dari porsi yang sama antara kegiatan keluarga yang menyenangkan, edukasi, dan waktu untuk membicarakan bisnis keluarga. Campuran itu bukan kebetulan. Keluarga yang hanya berkumpul untuk membahas keuangan akan terasa seperti rapat pemegang saham. Keluarga yang hanya bersosialisasi tidak pernah membangun pemahaman bersama yang dibutuhkannya. Jika Anda ingin membaca sisi budayanya, lihat budaya bisnis keluarga.
Pembahasan arah. Artikel HBS membedakannya dengan cermat di sini: majelis ada untuk membahas, bukan memutuskan, arah perusahaan. Strategi adalah urusan dewan direksi dan manajemen. Majelis memberi kesempatan kepada keluarga yang lebih luas untuk memahaminya dan menyampaikan kekhawatiran.
Memilih pemimpin dan menyetujui kebijakan keluarga. Brown Brothers Harriman mencantumkan pemilihan anggota dewan keluarga (jika ada dewan) dan persetujuan kebijakan ketenagakerjaan keluarga di antara topik khusus bisnis yang dapat ditangani majelis. Artikel HBS menambahkan bahwa dewan keluarga biasanya meminta persetujuan majelis keluarga sebelum menerbitkan kebijakan bagi keluarga. Konstitusi keluarga tertulis lazimnya menjadi tempat aturan-aturan ini bermuara, dan majelis sering kali menjadi tempat konstitusi itu disahkan dan ditinjau ulang.
Fakta Utama: Majelis Keluarga
- Majelis adalah pertemuan berkala keluarga yang lebih luas, biasanya tahunan, dan merupakan yang pertama dari tiga komponen tata kelola yang tercantum dalam artikel Working Knowledge Harvard Business School 2001, bersama dewan keluarga dan konstitusi keluarga (HBS Working Knowledge).
- Majelis biasanya bertemu setahun sekali, berlangsung satu hingga dua hari, dan mencakup seluruh anggota keluarga dewasa, termasuk keluarga karena pernikahan (HBS Working Knowledge).
- Sebagian besar keluarga mulai mengajak generasi muda ke pertemuan pada usia sekitar 16 tahun, meskipun setiap keluarga menetapkan kebijakan usianya sendiri (HBS Working Knowledge).
- Keluarga dengan lima belas orang dewasa atau kurang mungkin dapat menyusun rencana dan kebijakan di dalam majelis itu sendiri; keluarga yang lebih besar umumnya terbantu oleh sebuah dewan (HBS Working Knowledge).
- Majelis melengkapi dewan direksi dan tidak menggantikannya (HBS Working Knowledge).
- Anggota dewan dipilih oleh anggota keluarga, sedangkan anggota majelis biasanya tidak dibayar di luar penggantian biaya (Davis Wright Tremaine).
Siapa yang Boleh Hadir
Keanggotaan adalah hal pertama yang harus diputuskan keluarga, dan yang paling sensitif. Ada tiga pertanyaan yang muncul.
Anggota keluarga yang mana? Artikel HBS menyatakan majelis mencakup seluruh anggota keluarga dewasa. Itu patokan dasar, bukan aturan. Sebagian keluarga mendefinisikan keanggotaan berdasarkan garis keturunan, sebagian berdasarkan kepemilikan saham, sebagian berdasarkan keduanya. Tuliskan definisinya, karena saat pertama kali seseorang tidak tercantum dalam daftar undangan, pertanyaan itu berhenti menjadi teoretis.
Apakah keluarga karena pernikahan hadir? Sumber yang sama menyatakan ya, termasuk keluarga karena pernikahan, dan program risiko pertanian University of Maryland, yang menulis tentang peternakan dan pertanian keluarga, juga menyatakan bahwa majelis tahunan membuat seluruh anggota keluarga dewasa dan pasangan tetap mengetahui apa yang terjadi di bisnis. Argumennya praktis. Pasangan adalah bagian dari percakapan keluarga di rumah, dan mengecualikan mereka berarti mereka mendengar kabar dari pihak kedua. Sebagian keluarga memang membatasi hak suara atau keputusan kebijakan hanya untuk kerabat sedarah sambil tetap menyambut pasangan untuk hadir. Itu pilihan yang sah, selama dinyatakan secara eksplisit.
Pada usia berapa anak-anak bergabung? Artikel HBS melaporkan bahwa sebagian besar keluarga mulai mengajak generasi muda pada usia sekitar 16 tahun, dan mencatat aturan satu keluarga bahwa anak-anak hadir ketika mereka sudah bisa makan sendiri. Untuk yang paling kecil, artikel menyarankan penyelenggaraan kegiatan kelompok agar anak-anak mulai belajar tentang bisnis dan membangun hubungan dengan saudara dan sepupu. Tulisan University of Maryland sependapat bahwa keluarga harus menetapkan kebijakan tentang usia yang sesuai.
Konsekuensi praktisnya: majelis adalah tempat anggota keluarga yang bukan karyawan mendapatkan satu-satunya jalur pandang formal ke dalam bisnis. Itu membuatnya relevan dengan cara keluarga memperlakukan karyawan non-keluarga dan dengan aturan tentang pekerjaan anggota keluarga, karena keduanya adalah topik yang ingin didengar para kerabat.
Frekuensi, Format, dan Agenda yang Lazim
Menurut artikel HBS, majelis biasanya bertemu setahun sekali dan berlangsung satu hingga dua hari. Formatnya bisa fleksibel. Brown Brothers Harriman mencatat bahwa pada keluarga yang lebih besar, majelis dapat diadakan di tempat yang lebih besar dengan agenda formal, atau berupa pertemuan yang lebih kecil dan tidak formal.
Tulisan University of Maryland menawarkan beberapa tip logistik yang layak diulang. Hindari menjadwalkannya pada Thanksgiving atau Natal, karena hari raya sudah cukup menegangkan, dan beri pemberitahuan yang cukup agar tidak terjadi bentrok jadwal. Jika perjalanan menjadi kendala, sediakan cara untuk bergabung lewat telepon atau video.
Agenda yang layak dijalankan bersumber dari rujukan di atas:
- Sambutan dan kabar keluarga. Kelahiran, wisuda, pernikahan, kehilangan, pencapaian.
- Keadaan bisnis. Presentasi dari CEO atau ketua dewan, dengan ruang untuk tanya jawab. Davis Wright Tremaine mencatat bahwa presentasi CEO atau ketua tentang perkembangan terkini bisnis adalah hal yang lazim.
- Pembaruan kepemilikan. Setiap perubahan siapa yang memegang saham, dan setiap perubahan hukum atau pajak yang perlu diketahui pemegang saham.
- Sesi edukasi. Literasi keuangan, produk perusahaan, cara kerja tata kelola, atau pembicara tamu.
- Laporan dewan dan pemilihan. Apa yang dikerjakan dewan tahun ini, apa rencananya berikutnya, dan pemungutan suara yang diperlukan.
- Butir kebijakan. Usulan perubahan kebijakan keluarga untuk disetujui.
- Waktu bersama keluarga. Santap bersama, kegiatan, sesuatu yang tidak ada kaitannya dengan saham.
Perhatikan bahwa sebagian besar daftar itu bersifat informasional. Majelis yang baik terasa lebih seperti laporan tahunan ditambah reuni daripada negosiasi.
Bagaimana Peran Majelis Berubah dari Waktu ke Waktu
Bisnis keluarga melewati tahap kepemilikan yang dapat diprediksi. John Davis, salah satu penyusun kerangka tersebut, menggambarkan tiga tahap kepemilikan dasar: pemilik pengendali, kemitraan saudara kandung, dan konsorsium sepupu. Artikel tentang siklus hidup bisnis keluarga mengulasnya secara mendalam. Majelis berperan berbeda di masing-masing tahap.
Tahap pendiri atau pemilik pengendali. Sering kali tidak ada majelis formal sama sekali. Keluarganya kecil, dan pendiri berbicara dengan semua orang secara informal. Majelis tetap layak dimulai sejak dini, sebagai pertemuan tahunan sederhana yang menanamkan kebiasaan sebelum keluarga membutuhkannya.
Tahap saudara kandung. Lebih banyak orang memiliki kepentingan, dan kepentingan mereka mulai berbeda. Artikel HBS menyarankan bahwa dengan lima belas orang dewasa atau kurang, majelis mungkin dapat melakukan diskusi mendalam dan menyusun rencana serta kebijakan sendiri. Ini tahap yang wajar untuk menuliskan aturan, sebelum keluarga bertambah besar.
Tahap sepupu. Keluarga lebih besar, lebih tersebar, dan lebih beragam dalam tingkat keterlibatan masing-masing orang. Sebuah firma penasihat bisnis keluarga yang menulis tentang transisi dari saudara kandung ke sepupu menyatakan bahwa transisi ini sering menjadi tahap yang paling kompleks dan berdampak besar, dan bahwa melibatkan generasi yang sedang bangkit dalam membentuk visi masa depan membantu menumbuhkan komitmen. Firma itu juga memperingatkan bahwa tanpa suara bagi para sepupu, keluarga berisiko mengalami ketidakterlibatan. Majelis menjadi terutama forum komunikasi dan edukasi, sementara sebuah dewan mengerjakan tata kelola tingkat kerja. Tulisan University of Maryland menyarankan untuk mempertimbangkan dewan ketika keluarga tumbuh melebihi sekitar dua belas orang, dan artikel HBS menyatakan keluarga umumnya terbantu oleh dewan di atas lima belas orang dewasa. Kedua ambang itu sedikit berbeda, yang menandakan tidak ada angka ajaib, hanya titik ketika diskusi pleno berhenti berfungsi.
Jebakan Umum
Beberapa pola kegagalan muncul dalam sumber-sumber di atas dan dalam cara pertemuan semacam ini berjalan salah.
- Memperlakukannya sebagai badan pengambil keputusan sejak hari pertama. Artikel HBS membingkai majelis sebagai tempat membahas, bukan memutuskan, arah strategis. Ketika kelompok besar mencoba memberikan suara atas keputusan operasional, peran dewan direksi menjadi kabur.
- Menghindari topik yang sulit. Artikel HBS memperingatkan bahwa jika keluarga enggan terlibat dalam diskusi yang dibutuhkannya, karena khawatir akan konflik, tidak memahami apa yang harus dilakukan kelompok, atau sekadar malu, sebaiknya keluarga menyewa fasilitator. Struktur yang baik namun tidak menyentuh topik yang tepat, menurut artikel itu, adalah pemborosan waktu yang mahal.
- Tanpa agenda, atau agenda yang sama setiap tahun. Majelis yang mengulang slide tahun lalu akan cepat kehilangan peserta.
- Keanggotaan yang tidak jelas. Jika tidak ada yang menuliskan siapa yang diundang dan pada usia berapa, setiap undangan menjadi negosiasi.
- Asimetri informasi. Jika anggota keluarga yang bekerja mengetahui segalanya dan yang lain tidak mempelajari apa pun, forum itu terasa seperti sandiwara. Artikel HBS menekankan transparansi yang signifikan dalam operasional perusahaan, pengambilan keputusan, dan kepemilikan saham.
- Mencampuradukkannya dengan dewan keluarga. Majelis yang mencoba mengerjakan pekerjaan kebijakan terperinci milik dewan akan lambat, dan dewan yang tidak pernah melapor kembali ke majelis kehilangan legitimasi.
- Menggelarnya hanya saat krisis. Majelis yang dikumpulkan hanya untuk keadaan darurat mengajarkan keluarga untuk mengasosiasikannya dengan konflik. Pertemuan tahunan di tahun-tahun tenang membangun kepercayaan yang diandalkan pertemuan krisis.
Bacaan Terkait
