Bagaimana mengenal pasti kesesakan yang menyekat aliran kerja perniagaan anda?

Berapa banyak proses perniagaan yang sedang berjalan dalam syarikat anda? Berapa banyak daripada mereka memastikan input dan output setepat dan secekap jika dikendalikan oleh mesin? Atau adakah anda masih mendapat aduan daripada semua pihak yang terlibat?

Rakan kongsi anda mungkin mengadu tentang kontrak yang tertangguh, pelanggan mungkin menyatakan kekecewaan terhadap kekurangan respons yang tepat pada masanya, dan pesanan masih ketinggalan jadual walaupun meningkatkan tenaga kerja.

Proses yang kelihatan sempurna di atas kertas sering menghadapi masalah apabila dilaksanakan dalam kehidupan sebenar. Ia seperti jalan yang tiba-tiba tersumbat. Di suatu tempat sepanjang laluan, lalu lintas tidak lagi bergerak dengan lancar. Tetapi apa yang berlaku? Bagaimana anda boleh mengenal pasti kawasan masalah dengan cepat dan tepat untuk menyelesaikannya sekali gus?

Apakah kesesakan dalam perniagaan?

Istilah "kesesakan" berasal daripada idea cuba menuang guli keluar dari botol dengan leher yang sempit. Dalam senario ideal, guli harus mudah tergolek keluar kerana diameternya lebih kecil daripada leher botol, selagi botol dicondongkan ke bawah. Walau bagaimanapun, dalam realiti, perkara tidak begitu mudah. Beberapa guli sering berkumpul di leher sempit pada masa yang sama, menyekat antara satu sama lain dan menghalang aliran yang lancar. Inilah yang kita rujuk sebagai kesesakan atau penyekatan proses.

Konsep "kesesakan" sering mengingatkan kepada penyekatan output

Mengikut definisi asas, kesesakan ialah titik dalam proses perniagaan di mana jumlah tugas melebihi kapasiti daya tampung maksimum, menyebabkan gangguan aliran kerja, kelewatan, atau kesesakan.

Kesesakan berlaku apabila terlalu banyak tugas cuba melalui kawasan yang terhad sumber. Proses perniagaan mungkin mengandungi lebih daripada satu kesesakan. Kesesakan satu proses juga boleh menjadi titik tercekik proses lain. Malangnya, kesesakan sering hanya diiktiraf dan diakui selepas ia menyebabkan kelewatan yang ketara.

Contoh kesesakan dalam perniagaan

Kesesakan boleh dikesan dengan paling mudah dalam proses pembuatan. Sebagai contoh, dalam barisan pengeluaran gula-gula, 1000 keping dihasilkan setiap hari. Namun, jabatan pembungkusan hanya boleh mengendalikan 600 keping, 60% daripada sasaran pengeluaran, menyebabkan peringkat pembungkusan kekurangan input.

Walau bagaimanapun, setiap proses perniagaan dalam syarikat anda terdedah kepada kesesakan, dan banyak daripada mereka mungkin menghadapi kesesakan awal dalam peringkat pembangunan mereka.

Kesesakan boleh merujuk kepada mana-mana sumber, sama ada ketara atau tidak ketara, dalam perniagaan anda, atau bahkan faktor luaran. Contohnya:

• Sistem pemprosesan dokumen manual yang rumit
• Polisi lapuk yang tidak lagi mematuhi peraturan undang-undang baru
• Pemikiran pengurusan mikro yang menyekat kreativiti
• Trak penghantaran yang sentiasa memerlukan pembaikan
• Pekerja baru yang masih tidak biasa dengan peranan mereka
• Pekerja yang memberikan maklumat yang salah, memerlukan masa untuk membetulkannya
• Pengurus yang terlalu sibuk untuk meluluskan laporan
• Pasukan yang tidak mempunyai kerjasama yang berkesan, meninggalkan tugas yang tidak ditugaskan
• Pemohon pekerjaan yang melambatkan respons e-mel semasa proses pengambilan
• ...

Pelbagai jenis kesesakan dalam perniagaan

Dari segi tempoh, terdapat dua jenis kesesakan perniagaan:

• Kesesakan jangka pendek: Ini disebabkan oleh isu yang tidak dijangka dan sementara. Contohnya, jika ahli pasukan utama jatuh sakit dan mengambil cuti tiga hari, dan tiada orang lain yang boleh menggantikan mereka, kerja akan bertimbun sehingga mereka kembali.
• Kesesakan jangka panjang: Ini adalah isu berulang yang tidak diselesaikan yang berterusan dalam tempoh yang lebih lama. Sebagai contoh, dalam syarikat media, mungkin terdapat lima editor video yang produktif, tetapi hanya satu orang yang bertanggungjawab untuk kelulusan kandungan, mengakibatkan produk akhir secara konsisten tertangguh melebihi tarikh akhir yang dirancang.

Dari segi punca, terdapat empat jenis kesesakan:

• Kesesakan sistem: Ini berlaku apabila had dalam perisian atau teknologi yang digunakan oleh perniagaan melambatkan operasi. Contohnya, syarikat mungkin mempunyai perisian pengurusan inventori yang lapuk yang bergelut untuk mengendalikan permintaan yang meningkat, menyebabkan kelewatan dalam pemenuhan pesanan.
• Kesesakan proses: Ini berlaku apabila ketidakcekapan atau halangan dalam aliran kerja atau prosedur melambatkan kemajuan. Sebagai contoh, syarikat pembuatan mungkin mempunyai proses kelulusan yang rumit untuk perubahan reka bentuk, membawa kepada kelewatan pengeluaran dan tarikh akhir yang terlepas.
• Kesesakan orang: Ini timbul apabila ketersediaan atau kapasiti pekerja menjadi kekangan. Contohnya, pasukan projek mungkin bergantung kepada seorang jurutera yang sangat khusus untuk tugas kritikal, menyebabkan kelewatan apabila orang itu tidak tersedia atau terlalu dibebani.
• Kesesakan pengeluaran: Ini berlaku apabila proses pengeluaran fizikal tidak dapat mengikuti permintaan. Sebagai contoh, kilang mungkin mempunyai cukup pesanan untuk meningkatkan output, tetapi barisan pengeluarannya dihadkan oleh kelajuan mesin tunggal, melambatkan keseluruhan proses.

Mengapa penting untuk mengenal pasti kesesakan secepat mungkin?

Kesesakan tidak menjejaskan peringkat tersendiri tetapi keseluruhan proses, yang bermaksud ia berpotensi menyebabkan kerosakan yang meluas, menjejaskan banyak kawasan penting lain. Mengenal pasti mereka dengan cepat dan tepat adalah seperti mendiagnosis dan merawat penyakit dalam badan untuk memulihkan kesihatan. Mengesan kesesakan awal membantu mencegah komplikasi selanjutnya, memastikan operasi yang lebih lancar dan prestasi keseluruhan yang lebih baik.

Kesesakan dalam proses perniagaan boleh membawa kepada:

• Peningkatan kos dan pengurangan pendapatan akibat kelewatan dan ketidakcekapan.
• Peluang yang terlepas dan kelebihan daya saing daripada kelewatan kemajuan kerja.
• Produktiviti yang lebih rendah, sasaran output yang terlepas, dan ketidakpuasan pelanggan.
• Beban kerja yang tidak seimbang kerana sama ada terlalu perlahan atau terlalu dibebani, menyebabkan kekecewaan pekerja.
• Perancangan dan peruntukan sumber yang lemah, membawa kepada konflik dalaman dan budaya menyalahkan.

Kesesakan dalam perniagaan adalah serupa dengan kesesakan lalu lintas

Kebanyakan metrik untuk menilai kejayaan proses perniagaan berkisar tentang kos, kualiti, dan masa, serta keseimbangan antara ketiga-tiga faktor ini.

Jika matlamat utama anda ialah kualiti (contohnya, proses reka bentuk produk), kesesakan mungkin bukan kebimbangan utama. Jika pengoptimuman kos adalah tumpuan anda (contohnya, proses pengambilan pekerja), mengenal pasti kesesakan harus menjadi keutamaan kerana ia sering membawa kepada kos yang tidak dijangka dan meningkat. Untuk proses yang sensitif masa (contohnya, pemuktamadan kontrak dengan pelanggan), kesesakan adalah isu utama dan mesti ditangani dengan cepat.

Selain menghapuskan kesan negatif, mengenal pasti kesesakan secepat mungkin membolehkan anda menyelesaikannya dan mengoptimumkan proses perniagaan anda. Ini boleh membawa kepada peningkatan pendapatan, pengurangan kos, dan adalah penting untuk meningkatkan skala perniagaan anda.

Bagaimana mencari kesesakan dalam perniagaan anda

Berikut adalah 3 langkah untuk mengenal pasti kesesakan dengan cepat dan tepat

Langkah 1: Cari isyarat amaran

Kesesakan cenderung meninggalkan tanda yang ketara, terutamanya yang jangka panjang atau apabila kesesakan telah mencapai tahap kritikal.

Jika aliran kerja anda tidak dapat diramalkan, dengan aktiviti yang turun naik dan bukannya berjalan dengan lancar, kemungkinan terdapat kesesakan di suatu tempat.

Sebagai pengurus, tidak sukar untuk mengesan kesesakan dalam proses yang anda terlibat, serta yang lain di seluruh perniagaan. Beberapa isyarat jelas kesesakan termasuk:

• Kontrak secara konsisten tertangguh, menyebabkan aduan daripada rakan kongsi perniagaan.
• Pelanggan bergelut untuk mendapatkan sokongan atau maklumat yang tepat pada masanya.
• Walaupun kakitangan ditambah, perkhidmatan pelanggan ketinggalan dengan ketara dari jadual.
• Peningkatan mendadak dalam kos, seperti yuran penyimpanan sejuk.
• Beban kerja yang tidak sekata, dengan sesetengah pasukan terlalu dibebani dan yang lain kurang digunakan.
• Kelulusan dan penyerahan laporan kerap tertangguh, membebani pengurus.
• Kesilapan yang kerap dalam senarai gaji yang memerlukan pembetulan.
• Pekerja menghadapi gangguan kerja akibat sistem perisian yang perlahan atau rosak.

Jika satu hari, jumlah kerja yang belum selesai tiba-tiba melonjak, terdapat kemungkinan besar anda telah menghadapi kesesakan

Jika anda telah menyedari tanda-tanda ini, anda mungkin mengesyaki kesesakan atau bahkan beberapa kesesakan dalam aliran kerja semasa anda. Dua tindakan susulan di bawah, mengukur dan menganalisis, boleh membantu anda mengesahkan ini.

Langkah 2: Siasat punca

Kebanyakan proses dalam perniagaan anda mungkin dijalankan secara sistematik, sama ada anda telah memvisualisasikannya dalam carta aliran atau tidak. Penyiasatan akan menjadi lebih mudah jika anda sekurang-kurangnya mempunyai dokumentasi proses yang mudah untuk memvisualisasikan bagaimana keadaan berjalan.

Mari kita gali lebih dalam ke setiap langkah dan lihat apa yang berlaku. Jika proses sebenar anda menunjukkan hanya beberapa tugas bergerak dengan lancar manakala majoriti dibarisi sebelum peringkat tertentu, di situlah kesesakan anda. Semakin cepat barisan ini berkembang, semakin teruk kesesakan.

Sebaik sahaja anda telah mengenal pasti di mana kesesakan itu, lihat apa yang menyebabkannya dengan menganalisis komponen peringkat: Apakah output peringkat? Siapa yang bertanggungjawab? Bagaimana tugas dihantar ke peringkat tertentu ini? Maklumat atau tindakan tertentu apa yang harus diselesaikan untuk memproses peringkat seterusnya?

Semakin terperinci pemetaan proses anda, semakin mudah untuk menunjukkan kesesakan yang tepat.

Jika anda menggunakan perisian pengurusan proses perniagaan

Jika perniagaan anda telah mendigitalkan dan mengautomasikan aliran kerjanya menggunakan perisian pengurusan proses perniagaan (BPM) seperti Rework Flows, menganalisis masalah sedemikian menjadi mudah. Ia benar-benar mengambil anda sepintas lalu untuk perasan di mana kesesakan itu.

Kenal pasti kesesakan sebagai blok merah sepintas lalu

Anda juga boleh menganalisis punca terima kasih kepada maklumat terpusat dan laporan terbina dalam, termasuk siapa yang terlalu dibebani, siapa yang kurang bekerja, atau apa yang belum selesai.

Strategi untuk mengelakkan kesesakan dalam aliran kerja anda

Pengurusan sumber dan keseimbangan beban kerja

Pengurusan sumber yang baik adalah kunci untuk mengelakkan kesesakan, terutamanya apabila melibatkan keseimbangan beban kerja. Jika sesetengah pasukan terlalu sibuk manakala yang lain menganggur, keseluruhan proses boleh perlahan. Memeriksa secara berkala berapa banyak kerja yang ada pada setiap pasukan membantu memastikan tugas diagihkan dengan adil.

Adalah penting juga untuk memberi pasukan alatan, latihan, dan sokongan yang betul untuk mengendalikan tugas mereka dengan baik. Apabila kerja disebarkan dengan sekata dan pekerja mempunyai apa yang mereka perlukan, segala-galanya mengalir dengan lebih lancar, mengurangkan peluang kelewatan daripada terlalu banyak kerja atau kekurangan sumber.

Tiada cara yang lebih baik untuk melakukan ini daripada meninjau dan bercakap dengan orang yang terlibat dalam proses. Mereka terlalu biasa dengan kekecewaan yang disebabkan oleh sebarang penyekatan dan tahu lebih baik daripada orang lain tentang apa yang mereka perlukan. Minta mereka untuk membuat senarai yang merangkumi: Tugas berulang dalam kerja mereka; Tugas yang mengambil masa paling banyak atau melibatkan pemprosesan data manual; atau Tugas yang bergantung kepada input daripada pasukan atau proses lain sebelum mereka boleh meneruskan.

Komunikasi dan penyerahan yang jelas

Sering kali, tugas tertangguh dan kesesakan muncul kerana maklumat hilang dalam peralihan. Apabila pasukan tidak mempunyai garis panduan yang jelas tentang bila atau bagaimana untuk menyampaikan maklumat, ia memerlukan komunikasi berulang atau salah faham. Ini boleh melambatkan keseluruhan proses, membawa kepada masa yang terbuang dan kekecewaan.

Untuk mencegah kesesakan ini, syarikat perlu menetapkan peraturan yang jelas tentang maklumat mana yang harus diserahkan kepada pasukan seterusnya yang bertanggungjawab dalam proses dan bagaimana peralihan itu dilaksanakan. Ia sepatutnya jauh lebih mudah dengan bantuan perisian pengurusan proses automatik seperti Rework Flows.

Pemantauan berterusan dan pelarasan pantas

Tanpa pemantauan berterusan, kesesakan boleh tidak disedari sehingga ia menyebabkan gangguan besar, jadi anda perlu memerhatikan sebarang isyarat yang mungkin. Dengan menggunakan papan pemuka masa nyata dalam perisian pengurusan proses, anda boleh dengan mudah mengesan masalah yang berpotensi awal dan membuat pelarasan pantas.

Kesimpulannya

Jika pasukan anda sentiasa tertekan, tarikh akhir kerap terlepas, dan tugas tidak bergerak dengan lancar, sudah tiba masanya untuk mempertimbangkan analisis kesesakan. Buat aliran kerja visual untuk semua proses perniagaan anda. Dengan berbuat demikian, anda akan dapat meramalkan dan mengesan kekangan dan kesesakan yang berpotensi sebelum ia berlaku.