Kursus kilat mengenai dokumentasi proses (dengan contoh langkah demi langkah)

Adalah diketahui secara meluas bahawa Proses adalah salah satu daripada tiga tiang, bersama Orang dan Teknologi, yang memacu pertumbuhan perniagaan.

Walaupun begitu, sehingga 8 daripada 10 pemimpin perniagaan yang kami temui sering gagal untuk mentakrifkan proses mereka dengan jelas, kerana mereka sangat bergantung pada tabiat dan intuisi. Tidak sehingga perniagaan menghadapi tekanan pertumbuhan barulah mereka menyedari bagaimana kekurangan penyeragaman boleh membawa cabaran yang ketara.

Bagi banyak pemimpin seperti anda, yang sudah sibuk mencari sumber pendapatan baharu, idea mendokumentasikan proses boleh kelihatan menakutkan.

Artikel ini bertujuan untuk menyediakan anda dengan panduan ringkas dan mesra tentang dokumentasi proses. Semudah itu, ia pasti boleh mengangkat perniagaan anda ke tahap yang baharu.

Apakah proses?

Setiap tindakan dalam organisasi membentuk sebahagian daripada proses, sama ada diakui atau tidak.

Ringkasnya, proses mengambil input dan menghasilkan output melalui beberapa peringkat, memberikan gambaran peringkat tinggi tentang bagaimana sesuatu diselesaikan.

Apakah perbezaan antara proses dan prosedur?

Anda mungkin pernah mendengar istilah yang biasa dipanggil "Standard Operation Procedures", atau SOP untuk ringkas. Jadi apa itu?

Jawapan pantas: SOP adalah sebahagian daripada dokumentasi proses.

Jadi secara ringkas, proses menyediakan rangka kerja, manakala prosedur memastikan bahawa setiap langkah dalam rangka kerja dilaksanakan dengan betul. Anda memerlukan kedua-dua proses dan prosedur untuk membuat dokumen proses yang terperinci.

Bila kita perlu dokumentasi proses?

Semasa hari-hari awal perniagaan anda, anda biasanya tidak memikirkan untuk mendokumentasikan proses. Tetapi anda harus mempertimbangkan untuk melakukan ini apabila ia datang kepada keadaan tertentu:

• Apabila anda mempunyai sekumpulan pekerja baharu yang datang: Anda perlu dengan cepat menyediakan panduan yang jelas tentang bagaimana perkara dilakukan.
• Apabila anda ingin meningkatkan kualiti produk dan perkhidmatan: Kualiti tidak boleh datang tanpa konsistensi dan pematuhan dengan piawaian tertentu.
• Apabila anda perlu mengoptimumkan perniagaan anda: Seperti yang pasukan kami di Rework sentiasa katakan, ia adalah penyeragaman sebelum pemudahan. Menentukan proses anda membantu anda mengenal pasti ketidakcekapan dan bidang untuk penambahbaikan.

Apa yang ada dalam dokumentasi proses?

Untuk memudahkan, ini adalah contoh dokumen proses asas untuk Proses Pengendalian Aduan.

Sekarang, mari kita masuk lebih dalam kepada langkah-langkah untuk membuat dokumentasi ini.

Langkah 1: Draf Gambaran Keseluruhan Proses

Gambaran keseluruhan proses termasuk:

• Tujuan: Mengapa proses ini wujud? Masalah apa yang boleh diselesaikan?
• Skop: Bila dan di mana proses boleh digunakan?
• Input: Apa yang diperlukan untuk memulakan proses?
• Output: Apa yang dihasilkan oleh proses?

Langkah 2: Reka bentuk Langkah-langkah Utama

Perkara seterusnya adalah untuk memecahkan proses kepada langkah-langkah yang boleh diurus, setiap satu dengan jabatan tertentu yang bertanggungjawab.

Bantuan visual seperti carta alir atau rajah boleh berguna pada ketika ini.

Pastikan langkah-langkah saling eksklusif dan secara kolektif menyeluruh, yang bermaksud mereka tidak bertindih antara satu sama lain.

Langkah 3: Butiran pada setiap langkah

Ini adalah bahagian di mana anda menentukan prosedur, semasa anda masuk ke dalam butiran tentang bagaimana setiap langkah dilakukan.

Prosedur asas termasuk:

• Penerangan keseluruhan langkah
• Stage Owner: Orang yang mengawasi peringkat.
• Stage Workers: Individu yang melaksanakan tugas dalam peringkat.
• Duration: Had masa untuk menyelesaikan tugas.
• To-dos: Aktiviti atau tindakan khusus yang perlu dilakukan dalam peringkat.
• Input: Maklumat atau bahan yang diperlukan untuk menyelesaikan peringkat.
• Output: Output atau data yang dihasilkan selepas menyelesaikan peringkat. Biasanya, output satu peringkat akan menjadi input untuk yang seterusnya.

Letakkan semua maklumat bersama dan sekarang anda mempunyai manual proses yang berguna, bersedia untuk digunakan pada setiap situasi.

Anda boleh menambah butiran lain seperti:

• Sejarah semakan
• Piawaian atau kriteria yang perlu dipenuhi
• Keperluan keselamatan dan pematuhan
• Rujukan kepada dokumen lain yang berkaitan
• Glosari istilah yang tidak ditakrifkan

Sementara itu, kami fikir versi mudah seperti ini cukup baik untuk bermula.

Amalan terbaik dokumentasi proses

Memahami cara membuat dokumen proses hanyalah permulaan. Berikut adalah amalan terbaik untuk memastikan dokumentasi digunakan dengan baik. Kami panggilnya: Keperluan 3C:

• Clarity & Consistency (Kejelasan & Konsistensi): Pastikan dokumentasi anda mudah diikuti. Gunakan bahasa mudah, elakkan jargon, dan kekalkan format dan gaya yang seragam.
• Continuous Improvement (Penambahbaikan Berterusan): Dokumentasi proses tidak sepatutnya menjadi usaha sekali sahaja. Semak dan kemas kini dokumen anda secara berkala untuk mencerminkan sebarang perubahan dalam proses atau peraturan. Jejaki setiap kali proses gagal menyampaikan output yang dijangka.
• Compliance (Pematuhan): Dokumentasi adalah, lagipun, hanya dokumen. Lakukan audit dalaman yang berkala untuk memastikan orang melakukannya dengan betul. Wujudkan sistem pelaporan untuk menjejaki metrik berkaitan pematuhan untuk mengenal pasti dan menangani isu dengan segera.

Mengubah dokumentasi proses kepada operasi harian dengan Rework.com

Mengekalkan 3C hampir mustahil tanpa bantuan Teknologi. Pekerja mungkin bergelut untuk memahami dan mengikuti dokumen yang panjang, dan penjejakan manual tidak cekap.

Kenali Rework Flows - Alat Automasi Proses anda, yang membantu:

• Susun proses anda dengan objek yang telah ditakrifkan:

Untuk memastikan kejelasan dan konsistensi, kami sudah menentukan medan seperti dalam dokumen proses standard, dan semuanya boleh disesuaikan.

• Lancarkan proses anda dengan peraturan automasi:

Rework membantu anda memutuskan peraturan penugasan semula supaya tugas akan secara automatik diberitahu kepada orang yang betul. Ini mencegah kesilapan pematuhan manusia dan pekerja anda akan dapat onboard proses baharu dalam seminit.

Kami juga mempunyai papan automasi dalam aplikasi untuk anda dengan mudah menyediakan apa-apa kes penggunaan yang anda suka tanpa sebarang pengekodan diperlukan. Dalam contoh ini, sebaik sahaja pasukan menerima maklum balas pelanggan, anda boleh menyediakan untuk menghantar e-mel pengesahan kepada pelanggan.

• Kekalkan proses anda dengan data masa nyata:

Hari ini, tiada apa yang berjalan lancar tanpa data! Rework menyediakan data masa nyata dan analitik untuk anda menjejaki prestasi dan mengenal pasti kesesakan, memastikan penambahbaikan berterusan. Dan adakah saya perlu katakan papan pemuka boleh disesuaikan?

Pemikiran akhir

"Jika anda tidak boleh menerangkannya dengan mudah, anda tidak memahaminya dengan cukup baik". Dokumentasi proses adalah cara untuk anda berkomunikasi standard merentasi organisasi, dan ia adalah titik permulaan untuk setiap perubahan.

Syarikat biasanya tidak bercakap tentang atau mempunyai "strategi proses", tetapi mereka sepatutnya. Kecemerlangan proses, iaitu keupayaan untuk meningkatkan proses secara berterusan, bukan fungsi atau tanggungjawab satu pasukan; ia adalah keupayaan organisasi yang didorong dari atas ke bawah dan direalisasikan dari bawah ke atas. Proses adalah sistem peredaran organisasi, dan ia adalah tanggungjawab semua orang untuk memacu kecemerlangan proses.