5 tahap kematangan proses: Di mana anda berada?

Ingat hari-hari pertama perniagaan anda? Ingat betapa berantakannya? Perkara tidak berstruktur, dan kejayaan bergantung kebanyakannya pada usaha individu.

Apabila perniagaan anda berkembang, anda akan menghadapi keperluan untuk mencari cara kerja yang lebih baik dan lebih stabil. Perjalanan ini adalah apa yang kami panggil kematangan proses.

Capability Maturity Model (CMM), rangka kerja yang bermula dari pembangunan perisian tetapi kini digunakan secara meluas merentas industri, memberi kita panduan untuk memahami tahap proses kita sendiri dan melihat apa yang perlu diubah.

Mari kita lihat di mana anda berdiri.

Tahap 1: Initial (ad hoc)

Pada peringkat ini, terdapat sedikit atau tiada proses yang konsisten. Orang menguruskan jalan mereka keluar dari masalah, dan hasil boleh berbeza-beza secara meluas bergantung kepada siapa yang melakukan kerja. Kejayaan sering bergantung pada usaha peribadi dan bukannya sistem yang boleh dipercayai, dan apabila kakitangan berpengalaman pergi, kualiti sering menurun.

Ahli pasukan baharu belajar dengan memerhati orang lain atau bertanya soalan, kerana terdapat sedikit dokumentasi untuk membimbing mereka. Kesilapan berlaku dan berkemungkinan berlaku lagi, kerana tiada cara yang jelas untuk mencegahnya.

Ini adalah tahap kebanyakan start-up jatuh, yang dijangka. Walau bagaimanapun, kekal di tahap ini terlalu lama menyukarkan untuk berkembang atau menyesuaikan diri.

Ciri-ciri utama:

• Hasil tidak konsisten
• Pergantungan pada ingatan dan usaha individu
• Tiada proses atau dokumentasi standard
• Sukar untuk berkembang

Bergerak ke Tahap 2:

Mulakan dengan sesuatu yang boleh diurus. Pilih satu atau dua aktiviti rutin, seperti onboarding pelanggan baharu atau mengendalikan invois, dan luangkan masa untuk merekod bagaimana ia dilakukan pada masa ini. Tidak perlu bertujuan untuk kesempurnaan pada peringkat ini. Matlamatnya adalah hanya untuk menangkap amalan sedia ada. Sebaik sahaja itu tersedia, fokus untuk menjadikan proses lebih mudah diulang, hanya dengan menggunakan alat seperti templat, senarai semak, atau menentukan peranan dengan jelas.

Tahap 2: Repeatable (diurus)

Pada Tahap 2, organisasi mula mencipta struktur asas. Pasukan mula menulis beberapa prosedur mudah atau senarai semak, dan orang mula menggunakannya dengan lebih kerap, yang memudahkan untuk mengulangi kerja yang berjaya.

Walau bagaimanapun, ketidakkonsistenan merentasi keseluruhan organisasi masih kekal, kerana pasukan sering membina sistem berasingan mereka sendiri, dan tiada kawalan berpusat. Di bawah tekanan, orang mungkin masih kembali kepada tabiat lama. Walaupun begitu, mempunyai beberapa proses di tempat adalah langkah besar dari tidak mempunyai apa-apa langsung.

Ciri-ciri utama:

• Disiplin proses asas di kawasan tertentu
• Kebolehulangan tempatan tetapi tiada piawaian seluruh perusahaan
• Pergantungan pada pengetahuan peringkat pasukan
• Rapuh di bawah tekanan atau skala

Bergerak ke Tahap 3:

Bekerja ke arah membina bahasa proses yang dikongsi merentas pasukan. Mulakan dengan mengumpul amalan terbaik dari bahagian organisasi yang berbeza dan membentuknya kepada piawaian seluruh syarikat yang konsisten. Sokong usaha ini dengan alat dokumentasi yang jelas dan lantik pemilik proses untuk membantu mengekalkan kejelasan dan koheren.

Paling penting, fokus pada latihan yang menerangkan bukan sahaja apa yang perlu dilakukan, tetapi juga mengapa proses wujud dan bagaimana ia menyokong matlamat yang lebih luas.

Tahap 3: Defined (ditakrifkan)

Pada ketika ini, organisasi bersetuju dengan satu cara standard untuk melakukan kerja. Terdapat cara biasa untuk melakukan perkara, dikomunikasikan melalui manual, wiki dalaman, atau program onboarding. Pasukan kini boleh berkoordinasi dengan lebih mudah tanpa kekeliruan, dan pekerja baharu tidak lagi perlu meneka bagaimana melakukan tugas tertentu. Perniagaan menjadi lebih stabil, dan kerja berpasukan bertambah baik merentas papan.

Ciri-ciri utama:

• Piawaian proses seluruh syarikat
• Dokumentasi dan pemilikan yang jelas
• Onboarding yang lebih baik dan penyelarasan merentas pasukan
• Konsistensi operasi

Bergerak ke Tahap 4:

Mulakan mengumpul data, kerana anda tidak boleh menguruskan apa yang anda tidak ukur. Kenal pasti beberapa penunjuk prestasi utama (KPI) untuk setiap proses utama: Berapa lama ia mengambil masa? Berapa banyak kesilapan berlaku? Di mana perkara tersekat? Pilih metrik yang mencerminkan kualiti, kelajuan, dan kos. Kemudian, gunakan papan pemuka atau laporan mudah untuk berkongsi data ini merentas pasukan. Apabila corak muncul, anda akan dapat melihat apa yang berfungsi, dan apa yang memerlukan perhatian.

Tahap 4: Managed (diukur dan dikawal)

Pada peringkat ini, tumpuan beralih dari mentakrifkan proses kepada mengukurnya. Organisasi mula menggunakan data untuk memantau prestasi. Metrik seperti masa pusingan, skor kualiti, dan kadar kecacatan membantu pasukan memahami seberapa baik mereka lakukan. Keputusan berdasarkan bukti, bukan andaian.

Pengurusan kuantitatif ini membolehkan kawalan yang lebih besar. Pemimpin boleh mengesan isu awal dan bertindak balas dengan cepat. Sebagai contoh, jika data menunjukkan bahawa masa respons perkhidmatan pelanggan semakin perlahan, kakitangan boleh diselaraskan sebelum masalah berkembang. Kaedah seperti Six Sigma atau kawalan proses statistik mungkin digunakan untuk mengurangkan variasi dan meningkatkan kualiti. Matlamatnya adalah kebolehramalan. Apabila prestasi hanyut, terdapat mekanisme segera untuk membawanya kembali ke landasan.

Ciri-ciri utama:

• Proses dipasang dengan metrik
• Kepemimpinan menggunakan data untuk menguruskan prestasi
• Hasil yang boleh diramal dan variabiliti terkawal
• Penambahbaikan proses didorong oleh analisis

Bergerak ke Tahap 5:

Perkembangkan budaya di mana penambahbaikan menjadi tanggungjawab bersama. Galakkan semua orang, terutamanya mereka di barisan hadapan, untuk menyumbang idea untuk menjadikan kerja lebih berkesan. Sokong eksperimen berskala kecil dan iktiraf kemenangan kecil. Daripada menunggu masalah memaksa perubahan, gunakan data untuk bertanya: "Bagaimana kita boleh melakukan ini lebih baik lagi?". Cipta peluang berkala, seperti mesyuarat semakan proses atau bengkel kaizen, untuk pasukan merenungkan, berkongsi pandangan, dan meneroka penambahbaikan bersama.

Tahap 5: Optimizing (sentiasa meningkat)

Peringkat akhir bukan tentang mencapai kesempurnaan, tetapi tentang tidak pernah puas hati. Walaupun proses yang kuat boleh menjadi lebih baik, dan di Tahap 5, organisasi merangkul idea ini sepenuhnya. Penambahbaikan berterusan menjadi sebahagian daripada budaya.

Sesetengah syarikat mengoptimumkan secara berkala, sementara yang lain membinanya ke dalam operasi harian. Sesetengah penambahbaikan hanya kemas kini kecil, sementara yang lain mungkin melibatkan pemikiran semula keseluruhan proses. Maklum balas dikumpul dan digunakan secara berkala. Pasukan digalakkan untuk mencadangkan perubahan dan bereksperimen dengan idea baharu. Pelajaran dari projek lalu dikumpul dan digunakan untuk yang akan datang. Semua usaha ini berkongsi tumpuan yang stabil untuk menjadikan perkara lebih baik.

Apa yang menjadikan peringkat ini berbeza ialah organisasi tidak menunggu masalah sebelum mengambil tindakan. Sebaliknya, ia melihat ke hadapan, mengkaji apa yang mungkin salah, dan mengemas kini proses untuk mencegah isu sebelum ia muncul. Ini menjadikan organisasi matang berdaya tahan: mereka tidak akan berhenti menyesuaikan diri, memperhalusi, dan bergerak ke hadapan.

Ciri-ciri utama:

• Penambahbaikan berterusan dibina ke dalam budaya
• Idea untuk perubahan datang dari setiap peringkat organisasi
• Proses berkembang melalui data, maklum balas, dan inovasi
• Syarikat menyesuaikan diri lebih cepat daripada kebanyakan

Mengekalkan tahap ini:

Kekalkan momentum ini dengan menghubungkan penambahbaikan proses kepada strategi perniagaan. Gunakan pandangan dari operasi untuk memaklumkan keputusan di bahagian atas. Lihat di luar industri anda untuk idea, dan penanda aras prestasi anda terhadap pemimpin. Melabur dalam alat dan sistem yang menyokong penjejakan, pengujian, dan pemurnian proses. Paling penting, kekalkan penambahbaikan kelihatan. Raikannya. Bercakap tentangnya. Jadikannya sebahagian daripada identiti anda.

Pemikiran akhir

Jika anda berada di Tahap 1 atau 2 hari ini, terutamanya sebagai perniagaan muda atau berkembang, itu adalah perkara biasa. Tetapi jika anda menyasarkan untuk berkembang, sekarang adalah masa untuk menggulung lengan baju anda. Perkara penting adalah untuk terus bergerak. Setiap tahap membina pada yang terakhir, jadi jangan cuba melangkau ke hadapan. Pertama takrifkan proses anda, selaraskan mereka merentas pasukan, kemudian ukur mereka, dan akhirnya perbaiki mereka.

Perjalanan berperingkat ini mencerminkan disiplin yang lebih luas yang dikenali sebagai Business Process Management (BPM), yang menyediakan struktur dan alat untuk menguruskan evolusi ini. Kami akan meneroka itu dalam artikel seterusnya.