Como identificar o gargalo bloqueando seus fluxos de trabalho empresariais?

Quantos processos empresariais estão atualmente em execução na sua empresa? Quantos deles garantem que as entradas e saídas sejam tão precisas e eficientes como se fossem tratadas por uma máquina? Ou você ainda recebe reclamações de todos os envolvidos?

Seus parceiros podem reclamar de contratos atrasados, clientes podem expressar frustração com a falta de respostas oportunas, e pedidos ainda ficam para trás apesar do aumento de mão de obra.

Processos que parecem impecáveis no papel frequentemente encontram problemas quando implementados na vida real. É como uma estrada que de repente fica congestionada. Em algum lugar ao longo do caminho, o trânsito não está mais fluindo suavemente. Mas o que está acontecendo? Como você pode identificar rápida e precisamente a área problemática para resolvê-la de uma vez por todas?

O que é um gargalo nos negócios?

O termo "gargalo" vem da ideia de tentar despejar bolinhas de gude de uma garrafa com gargalo estreito. Em um cenário ideal, as bolinhas deveriam sair facilmente já que seu diâmetro é menor que o gargalo da garrafa, desde que a garrafa esteja inclinada para baixo. No entanto, na realidade, as coisas não são tão simples. Várias bolinhas frequentemente se juntam no gargalo estreito ao mesmo tempo, bloqueando umas às outras e impedindo o fluxo suave. Isso é o que chamamos de gargalo ou bloqueio de processo.

O conceito de "gargalo" frequentemente traz à mente um bloqueio de saída

Por definição básica, um gargalo é um ponto dentro de um processo empresarial onde o volume de tarefas excede a capacidade máxima de processamento, causando interrupções no fluxo de trabalho, atrasos ou congestionamento.

Um gargalo ocorre quando muitas tarefas tentam passar por uma área com recursos limitados. Um processo empresarial pode conter mais de um gargalo. O gargalo de um processo também pode ser o ponto de estrangulamento de outro. Infelizmente, gargalos frequentemente são apenas reconhecidos e admitidos depois de causarem atrasos significativos.

Exemplos de gargalos nos negócios

Gargalos podem ser identificados mais facilmente em processos de manufatura. Por exemplo, em uma linha de produção de doces, 1000 peças são produzidas diariamente. Ainda assim, o departamento de embalagem só pode processar 600 peças, 60% da meta de produção, fazendo com que a etapa de empacotamento fique aquém das entradas.

No entanto, todo processo empresarial na sua empresa é suscetível a gargalos, e muitos deles provavelmente encontram gargalos no início de seus estágios de desenvolvimento.

Um gargalo pode se referir a qualquer recurso, seja tangível ou intangível, dentro do seu negócio, ou até fatores externos. Por exemplo:

• Um sistema manual e incômodo de processamento de documentos
• Uma política desatualizada que não está mais em conformidade com novas regulamentações legais
• Uma mentalidade de microgestão que sufoca a criatividade
• Um caminhão de entrega que constantemente precisa de reparos
• Um novo funcionário ainda não familiarizado com seu papel
• Um funcionário fornecendo informações incorretas, exigindo tempo para corrigi-las
• Um gerente muito ocupado para aprovar relatórios
• Uma equipe que não colabora efetivamente, deixando tarefas não atribuídas
• Um candidato a emprego que atrasa respostas de e-mail durante o processo de contratação
• ...

Diferentes tipos de gargalos nos negócios

Em termos de duração, existem dois tipos de gargalos empresariais:

• Gargalos de curto prazo: Estes são causados por problemas inesperados e temporários. Por exemplo, se um membro-chave da equipe fica doente e tira três dias de licença, e ninguém mais pode substituí-lo, o trabalho se acumulará até que ele retorne.
• Gargalos de longo prazo: Estes são problemas recorrentes e não resolvidos que persistem por um período mais longo. Por exemplo, em uma empresa de mídia, pode haver cinco editores de vídeo produtivos, mas apenas uma pessoa é responsável pela aprovação de conteúdo, resultando em produtos finais consistentemente atrasados além dos prazos planejados.

Em termos de causas, existem quatro tipos de gargalos:

• Gargalos de sistema: Estes ocorrem quando uma limitação no software ou tecnologia usada por uma empresa desacelera as operações. Por exemplo, uma empresa pode ter software de gestão de inventário desatualizado que luta para lidar com o aumento da demanda, causando atrasos no cumprimento de pedidos.
• Gargalos de processo: Estes acontecem quando ineficiências ou bloqueios dentro de um fluxo de trabalho ou procedimento desaceleram o progresso. Por exemplo, uma empresa de manufatura pode ter um processo de aprovação incômodo para mudanças de design, levando a atrasos na produção e prazos perdidos.
• Gargalos de pessoas: Estes surgem quando a disponibilidade ou capacidade dos funcionários se torna uma restrição. Por exemplo, uma equipe de projeto pode depender de um engenheiro altamente especializado para tarefas críticas, causando atrasos sempre que essa pessoa está indisponível ou sobrecarregada.
• Gargalos de produção: Estes ocorrem quando o processo de produção físico é incapaz de acompanhar a demanda. Por exemplo, uma fábrica pode ter pedidos suficientes para aumentar a produção, mas sua linha de produção é limitada pela velocidade de uma única máquina, desacelerando todo o processo.

Por que é importante identificar gargalos o mais cedo possível?

Gargalos não afetam uma etapa isolada, mas todo o processo, o que significa que eles têm o potencial de causar danos generalizados, afetando muitas outras áreas cruciais. Identificá-los rápida e precisamente é como diagnosticar e tratar uma doença no corpo para restaurar a saúde. Detectar gargalos cedo ajuda a prevenir complicações futuras, garantindo operações mais suaves e melhor desempenho geral.

Um gargalo em processos empresariais pode levar a:

• Aumento de custos e redução de receita devido a atrasos e ineficiências.
• Oportunidades perdidas e vantagens competitivas devido a atrasos no progresso do trabalho.
• Menor produtividade, metas de produção perdidas e insatisfação do cliente.
• Cargas de trabalho desequilibradas, seja muito lentas ou muito sobrecarregadas, causando frustração nos funcionários.
• Planejamento ruim e alocação de recursos, levando a conflitos internos e cultura de culpar outros.

Gargalos nos negócios são similares a congestionamento de trânsito

A maioria das métricas para avaliar o sucesso de um processo empresarial giram em torno de custo, qualidade e tempo, e o equilíbrio entre esses três fatores.

Se seu objetivo principal é qualidade (por exemplo, processo de design de produto), um gargalo pode não ser a principal preocupação. Se a otimização de custos é seu foco (por exemplo, um processo de contratação), identificar gargalos deve ser uma prioridade, pois eles frequentemente levam a custos inesperados e inflacionados. Para processos sensíveis ao tempo (por exemplo, finalização de contrato com um cliente), gargalos são um problema importante e devem ser abordados rapidamente.

Além de remover impactos negativos, identificar gargalos o mais cedo possível permite que você os resolva e otimize seus processos empresariais. Isso pode levar a aumento de receita, redução de custos, e é crucial para escalar seu negócio.

Como encontrar gargalos no seu negócio

Aqui estão 3 passos para identificar gargalos rápida e precisamente

Passo 1: Procure por sinais de alerta

Gargalos tendem a deixar sinais perceptíveis, especialmente os de longo prazo ou quando o congestionamento atingiu um nível crítico.

Se seu fluxo de trabalho é imprevisível, com atividades flutuando em vez de fluir suavemente, há chances de haver um gargalo em algum lugar.

Como gerente, não é difícil identificar gargalos em processos em que você está envolvido, assim como outros em toda a empresa. Alguns sinais claros de gargalos incluem:

• Contratos são consistentemente atrasados, causando reclamações de parceiros comerciais.
• Clientes lutam para obter suporte ou informações oportunas.
• Apesar de funcionários adicionais, serviços ao cliente estão significativamente atrasados.
• Aumentos repentinos em custos, como taxas de armazenamento refrigerado.
• Cargas de trabalho desiguais, com algumas equipes sobrecarregadas e outras subutilizadas.
• Aprovações e submissões de relatórios são frequentemente atrasadas, sobrecarregando gerentes.
• Erros frequentes na folha de pagamento exigindo correções.
• Funcionários enfrentam interrupções no trabalho devido a sistemas de software lentos ou com defeito.

Se um dia, a quantidade de trabalho não concluído de repente aumenta, há uma grande chance de você ter encontrado um gargalo

Se você notou esses sinais, você provavelmente suspeita de um gargalo ou até múltiplos em seus fluxos de trabalho atuais. As duas ações de acompanhamento abaixo, medir e analisar, podem ajudá-lo a confirmar isso.

Passo 2: Investigue a causa

A maioria dos processos no seu negócio provavelmente está sendo executada sistematicamente, seja você os tenha visualizado em um fluxograma ou não. A investigação será muito mais fácil se você tiver pelo menos uma documentação de processo simples para visualizar como as coisas estão indo.

Vamos nos aprofundar em cada etapa e ver o que está acontecendo. Se seu processo real mostra apenas algumas tarefas se movendo suavemente enquanto a maioria está em fila antes de uma etapa específica, é aí que está seu gargalo. Quanto mais rápido essa fila cresce, mais severo é o gargalo.

Uma vez que você identificou onde está o gargalo, investigue o que o causa analisando os componentes da etapa: Quais são as saídas da etapa? Quem está no comando? Como as tarefas estão sendo encaminhadas para esta etapa específica? Que informações ou ações específicas devem ser concluídas para processar a próxima etapa?

Quanto mais detalhado for seu mapeamento de processo, mais fácil se torna identificar o gargalo exato.

Se você está usando software de gestão de processos empresariais

Se sua empresa já digitalizou e automatizou seus fluxos de trabalho usando software de gestão de processos empresariais (BPM) como Rework Flows, analisar tais problemas se torna moleza. Literalmente, basta uma olhada para notar onde está o gargalo.

Identifique gargalos como blocos vermelhos de relance

Você também pode analisar a causa graças às informações centralizadas e relatórios integrados, incluindo quem está sobrecarregado, quem está subtrabalhado ou o que não foi concluído.

Estratégias para evitar gargalos no seu fluxo de trabalho

Gestão de recursos e equilíbrio de carga de trabalho

Boa gestão de recursos é fundamental para evitar gargalos, especialmente quando se trata de equilibrar cargas de trabalho. Se algumas equipes estão muito ocupadas enquanto outras estão ociosas, todo o processo pode desacelerar. Verificar regularmente quanto trabalho cada equipe tem ajuda a garantir que as tarefas sejam distribuídas de forma justa.

Também é importante dar às equipes as ferramentas, treinamento e suporte certos para lidar bem com suas tarefas. Quando o trabalho é distribuído uniformemente e os funcionários têm o que precisam, tudo flui mais suavemente, reduzindo as chances de atrasos por excesso de trabalho ou falta de recursos.

Não há melhor maneira de fazer isso do que pesquisar e conversar com as pessoas envolvidas no processo. Elas estão muito familiarizadas com as frustrações causadas por qualquer bloqueio e sabem melhor do que ninguém sobre o que precisam. Peça a elas para criar uma lista que inclua: Tarefas repetitivas em seu trabalho; Tarefas que consomem mais tempo ou envolvem processamento manual de dados; ou Tarefas que dependem de entradas de outra equipe ou processo antes de poderem prosseguir.

Comunicação clara e transições

Frequentemente, tarefas são atrasadas e gargalos aparecem porque a informação se perde na transição. Quando equipes não têm diretrizes claras sobre quando ou como passar informações, isso requer comunicação repetida ou mal-entendidos. Isso pode desacelerar todo o processo, levando a tempo desperdiçado e frustração.

Para prevenir esses gargalos, empresas precisam estabelecer regras claras sobre quais informações devem ser passadas para a próxima equipe responsável no processo e como essa transição é executada. Deve ser muito mais fácil com a ajuda de software automatizado de gestão de processos como Rework Flows.

Monitoramento contínuo e ajustes rápidos

Sem monitoramento contínuo, gargalos podem passar despercebidos até causarem interrupções importantes, então você precisa ficar atento a quaisquer sinais possíveis. Ao usar painéis em tempo real em software de gestão de processos, você pode facilmente identificar problemas potenciais cedo e fazer ajustes rápidos.

Em resumo

Se sua equipe está constantemente estressada, prazos são regularmente perdidos e tarefas não estão fluindo suavemente, é hora de considerar uma análise de gargalos. Crie um fluxo de trabalho visual para todos os seus processos empresariais. Ao fazer isso, você será capaz de prever e identificar restrições e gargalos potenciais antes que eles aconteçam.