¿Cómo identificar el cuello de botella que bloquea sus flujos de trabajo empresariales?

¿Cuántos procesos empresariales se están ejecutando actualmente en su empresa? ¿Cuántos de ellos garantizan que las entradas y salidas sean tan precisas y eficientes como si fueran manejadas por una máquina? ¿O todavía recibe quejas de todos los involucrados?

Sus socios pueden quejarse de contratos retrasados, los clientes pueden expresar frustración por la falta de respuestas oportunas, y los pedidos siguen quedando rezagados a pesar de aumentar la fuerza laboral.

Los procesos que se ven impecables en papel a menudo encuentran obstáculos cuando se implementan en la vida real. Es como una carretera que de repente se congestiona. En algún punto de la línea, el tráfico ya no se mueve sin problemas. Pero ¿qué está sucediendo? ¿Cómo puede identificar rápida y precisamente el área problemática para resolverla de una vez por todas?

¿Qué es un cuello de botella en los negocios?

El término "cuello de botella" proviene de la idea de tratar de verter canicas de una botella con cuello estrecho. En un escenario ideal, las canicas deberían salir fácilmente ya que su diámetro es menor que el cuello de la botella, siempre que la botella esté inclinada hacia abajo. Sin embargo, en realidad, las cosas no son tan simples. Varias canicas a menudo se reúnen en el cuello estrecho al mismo tiempo, bloqueándose entre sí e impidiendo el flujo suave. Esto es lo que llamamos un cuello de botella o bloqueo de proceso.

El concepto de "cuello de botella" a menudo trae a la mente un bloqueo de salida

Por definición básica, un cuello de botella es un punto dentro de un proceso empresarial donde el volumen de tareas excede la capacidad máxima de rendimiento, causando interrupciones en el flujo de trabajo, retrasos o congestión.

Un cuello de botella ocurre cuando demasiadas tareas intentan pasar a través de un área con recursos limitados. Un proceso empresarial puede contener más de un cuello de botella. El cuello de botella de un proceso también podría ser el punto de estrangulamiento de otro. Desafortunadamente, los cuellos de botella a menudo solo se reconocen y reconocen después de que han causado retrasos significativos.

Ejemplos de cuellos de botella en los negocios

Los cuellos de botella pueden detectarse más fácilmente en los procesos de fabricación. Por ejemplo, en una línea de producción de dulces, se producen 1000 piezas diariamente. Sin embargo, el departamento de empaque solo puede manejar 600 piezas, el 60% del objetivo de producción, lo que hace que la etapa de empaquetado carezca de entradas suficientes.

No obstante, cada proceso empresarial en su empresa es susceptible a cuellos de botella, y muchos de ellos probablemente encuentren cuellos de botella temprano en sus etapas de desarrollo.

Un cuello de botella puede referirse a cualquier recurso, ya sea tangible o intangible, dentro de su negocio, o incluso a factores externos. Por ejemplo:

• Un sistema de procesamiento de documentos manual y engorroso
• Una política obsoleta que ya no cumple con las nuevas regulaciones legales
• Una mentalidad de microgestión que sofoca la creatividad
• Un camión de reparto que constantemente necesita reparaciones
• Un nuevo empleado que todavía no está familiarizado con su función
• Un empleado que proporciona información incorrecta, requiriendo tiempo para corregirla
• Un gerente demasiado ocupado para aprobar informes
• Un equipo que carece de colaboración efectiva, dejando tareas sin asignar
• Un solicitante de empleo que retrasa las respuestas por correo electrónico durante el proceso de contratación
• ...

Diferentes tipos de cuellos de botella en los negocios

En términos de duración, hay dos tipos de cuellos de botella empresariales:

• Cuellos de botella a corto plazo: Estos son causados por problemas inesperados y temporales. Por ejemplo, si un miembro clave del equipo se enferma y toma una licencia de tres días, y nadie más puede sustituirlo, el trabajo se acumulará hasta que regrese.
• Cuellos de botella a largo plazo: Estos son problemas recurrentes y no resueltos que persisten durante un período más largo. Por ejemplo, en una empresa de medios, puede haber cinco editores de video productivos, pero solo una persona es responsable de la aprobación del contenido, lo que resulta en que los productos finales se retrasen consistentemente más allá de los plazos planificados.

En términos de causas, hay cuatro tipos de cuellos de botella:

• Cuellos de botella del sistema: Estos ocurren cuando una limitación en el software o la tecnología utilizada por una empresa ralentiza las operaciones. Por ejemplo, una empresa podría tener un software de gestión de inventario obsoleto que tiene dificultades para manejar el aumento de la demanda, causando retrasos en el cumplimiento de pedidos.
• Cuellos de botella de procesos: Estos ocurren cuando las ineficiencias o bloqueos dentro de un flujo de trabajo o procedimiento ralentizan el progreso. Por ejemplo, una empresa manufacturera puede tener un proceso de aprobación engorroso para cambios de diseño, lo que lleva a retrasos en la producción y plazos incumplidos.
• Cuellos de botella de personas: Estos surgen cuando la disponibilidad o capacidad de los empleados se convierte en una limitación. Por ejemplo, un equipo de proyecto puede depender de un ingeniero altamente especializado para tareas críticas, causando retrasos cada vez que esa persona no está disponible o está sobrecargada de trabajo.
• Cuellos de botella de producción: Estos ocurren cuando el proceso de producción físico no puede mantenerse al día con la demanda. Por ejemplo, una fábrica puede tener suficientes pedidos para aumentar la producción, pero su línea de producción está limitada por la velocidad de una sola máquina, ralentizando todo el proceso.

¿Por qué es importante identificar los cuellos de botella lo antes posible?

Los cuellos de botella no afectan una etapa independiente sino todo el proceso, lo que significa que tienen el potencial de causar daños generalizados, afectando muchas otras áreas cruciales. Identificarlos rápida y precisamente es como diagnosticar y tratar una enfermedad en el cuerpo para restaurar la salud. Detectar los cuellos de botella temprano ayuda a prevenir complicaciones adicionales, asegurando operaciones más fluidas y un rendimiento general mejorado.

Un cuello de botella en los procesos empresariales puede conducir a:

• Aumento de costos y reducción de ingresos debido a retrasos e ineficiencias.
• Oportunidades perdidas y ventajas competitivas por retrasos en el progreso del trabajo.
• Menor productividad, objetivos de producción incumplidos e insatisfacción del cliente.
• Cargas de trabajo desequilibradas ya que, ya sea demasiado lentos o demasiado abrumados, causan frustración de los empleados.
• Planificación deficiente y asignación de recursos, lo que lleva a conflictos internos y cultura de culpabilización.

Los cuellos de botella en los negocios son similares a la congestión del tráfico

La mayoría de las métricas para evaluar el éxito de un proceso empresarial giran en torno al costo, la calidad y el tiempo, y el equilibrio entre estos tres factores.

Si su objetivo principal es la calidad (por ejemplo, proceso de diseño de productos), un cuello de botella podría no ser la principal preocupación. Si la optimización de costos es su enfoque (por ejemplo, un proceso de contratación), identificar cuellos de botella debe ser una prioridad ya que a menudo conducen a costos inesperados e inflados. Para procesos sensibles al tiempo (por ejemplo, finalización de contratos con un cliente), los cuellos de botella son un problema importante y deben abordarse rápidamente.

Más allá de eliminar impactos negativos, identificar cuellos de botella lo antes posible le permite resolverlos y optimizar sus procesos empresariales. Esto puede conducir a mayores ingresos, costos reducidos y es crucial para escalar su negocio.

Cómo encontrar cuellos de botella en su negocio

Aquí hay 3 pasos para identificar rápida y precisamente los cuellos de botella

Paso 1: Buscar señales de advertencia

Los cuellos de botella tienden a dejar señales notables, especialmente los de largo plazo o cuando la congestión ha alcanzado un nivel crítico.

Si su flujo de trabajo es impredecible, con actividades fluctuando en lugar de ejecutarse sin problemas, es probable que haya un cuello de botella en algún lugar.

Como gerente, no es difícil detectar cuellos de botella en procesos en los que está involucrado, así como en otros en todo el negocio. Algunas señales claras de cuellos de botella incluyen:

• Los contratos se retrasan consistentemente, causando quejas de los socios comerciales.
• Los clientes tienen dificultades para obtener soporte o información oportuna.
• A pesar del personal agregado, los servicios al cliente están significativamente retrasados.
• Aumentos repentinos en los costos, como tarifas de almacenamiento en frío.
• Cargas de trabajo desiguales, con algunos equipos sobrecargados y otros subutilizados.
• Las aprobaciones y presentaciones de informes se retrasan frecuentemente, abrumando a los gerentes.
• Errores frecuentes en la nómina que requieren correcciones.
• Los empleados enfrentan interrupciones laborales debido a sistemas de software lentos o defectuosos.

Si un día, la cantidad de trabajo sin terminar aumenta repentinamente, hay una alta probabilidad de que haya encontrado un cuello de botella

Si ha notado estas señales, probablemente sospeche de un cuello de botella o incluso de múltiples cuellos de botella en sus flujos de trabajo actuales. Las dos acciones de seguimiento a continuación, medir y analizar, pueden ayudarlo a confirmar esto.

Paso 2: Investigar la causa

La mayoría de los procesos en su negocio probablemente se están llevando a cabo sistemáticamente, ya sea que los haya visualizado en un diagrama de flujo o no. La investigación será mucho más fácil si al menos tiene una documentación de proceso simple para visualizar cómo van las cosas.

Profundicemos en cada paso y veamos qué está sucediendo. Si su proceso real muestra solo unas pocas tareas moviéndose sin problemas mientras la mayoría está en cola antes de una etapa específica, ahí es donde está su cuello de botella. Cuanto más rápido crece esta cola, más grave es el cuello de botella.

Una vez que haya identificado dónde está el cuello de botella, investigue qué lo causa analizando los componentes de la etapa: ¿Cuáles son las salidas de la etapa? ¿Quién está a cargo? ¿Cómo se están reenviendo las tareas a esta etapa en particular? ¿Qué información o acciones específicas deben completarse para procesar la siguiente etapa?

Cuanto más detallado sea su mapeo de procesos, más fácil será identificar el cuello de botella exacto.

Si está utilizando software de gestión de procesos empresariales

Si su negocio ya ha digitalizado y automatizado sus flujos de trabajo utilizando software de gestión de procesos empresariales (BPM) como Rework Flows, analizar tales problemas se convierte en pan comido. Literalmente le toma un vistazo notar dónde está el cuello de botella.

Identifique cuellos de botella como bloques rojos de un vistazo

También puede analizar la causa gracias a la información centralizada y los informes incorporados, incluyendo quién está sobrecargado, quién está subtrabajado o qué no se ha terminado.

Estrategias para evitar cuellos de botella en su flujo de trabajo

Gestión de recursos y equilibrio de carga de trabajo

La buena gestión de recursos es clave para evitar cuellos de botella, especialmente cuando se trata de equilibrar las cargas de trabajo. Si algunos equipos están demasiado ocupados mientras que otros están inactivos, todo el proceso puede ralentizarse. Verificar regularmente cuánto trabajo tiene cada equipo ayuda a garantizar que las tareas se distribuyan de manera justa.

También es importante dar a los equipos las herramientas, la capacitación y el apoyo adecuados para manejar bien sus tareas. Cuando el trabajo se distribuye de manera uniforme y los empleados tienen lo que necesitan, todo fluye más suavemente, reduciendo las posibilidades de retrasos por exceso de trabajo o falta de recursos.

No hay mejor manera de hacer esto que encuestar y hablar con las personas involucradas en el proceso. Todos ellos están demasiado familiarizados con las frustraciones causadas por cualquier bloqueo y saben mejor que nadie sobre lo que necesitan. Pídales que creen una lista que incluya: Tareas repetitivas en su trabajo; Tareas que consumen más tiempo o involucran procesamiento manual de datos; o Tareas que dependen de entradas de otro equipo o proceso antes de que puedan proceder.

Comunicación clara y transiciones

A menudo, las tareas se retrasan y aparecen cuellos de botella porque la información se pierde en la transición. Cuando los equipos no tienen pautas claras sobre cuándo o cómo pasar información, requiere comunicación repetida o malentendidos. Esto puede ralentizar todo el proceso, lo que lleva a tiempo desperdiciado y frustración.

Para prevenir estos cuellos de botella, las empresas deben establecer reglas claras sobre qué información debe entregarse al siguiente equipo a cargo en el proceso y cómo se lleva a cabo esa transición. Debería ser mucho más fácil con la ayuda de software de gestión de procesos automatizado como Rework Flows.

Monitoreo continuo y ajustes rápidos

Sin monitoreo continuo, los cuellos de botella pueden pasar desapercibidos hasta que causen interrupciones importantes, por lo que debe estar atento a cualquier señal posible. Al usar paneles en tiempo real en el software de gestión de procesos, puede detectar fácilmente problemas potenciales temprano y hacer ajustes rápidos.

En resumen

Si su equipo está constantemente estresado, los plazos se incumplen regularmente y las tareas no se mueven sin problemas, es hora de considerar un análisis de cuellos de botella. Cree un flujo de trabajo visual para todos sus procesos empresariales. Al hacerlo, podrá pronosticar y detectar posibles restricciones y cuellos de botella antes de que ocurran.