Pemodelan proses dipermudahkan dengan carta alir: Panduan 5-minit

Anda mempunyai niat terbaik dalam peringkat Reka Bentuk. Sebelum menuju ke Pelaksanaan, anda memerlukan jambatan di mana semua orang boleh berdiri. Jambatan itu adalah peringkat Pemodelan ini.

Tujuan dan output peringkat Model

Peringkat Model membawa struktur kepada idea yang anda telah bangunkan semasa fasa Reka Bentuk. Pada ketika ini, matlamatnya adalah untuk menggambarkan bagaimana proses akan berfungsi dalam praktik, memperincikan setiap langkah, titik keputusan, dan penyerahan tugas, tetapi kali ini bukan sahaja dalam senario ideal, tetapi dengan semua variasi yang mungkin berlaku.

Model proses yang dibina dengan baik menawarkan anda dua faedah utama: ia membawa kejelasan dan membina keyakinan. Dengan mensimulasikan bagaimana kerja mengalir dalam keadaan yang berbeza – sama ada berjalan lancar atau menghadapi halangan – anda boleh mula memahami bagaimana proses berfungsi dalam situasi dunia sebenar.

Sama pentingnya, model menjadi alat bersama merentasi organisasi anda. Rajah sering berkomunikasi lebih pantas dan lebih jelas daripada manual prosedur yang panjang. Dengan menggunakan model, anda menyatukan pengurus, pasukan barisan hadapan, dan IT di sekitar pemahaman bersama tentang bagaimana proses sepatutnya berfungsi.

Apa yang anda perolehi adalah peta visual proses anda, yang boleh dalam format klasik, mudah sebagai carta alir, atau yang lebih standard seperti BPMN, yang sedia untuk semakan, automasi, atau latihan. Ia adalah asas yang anda boleh bina dengan yakin.

Teknik pemodelan proses yang biasa

Carta alir

Ini adalah pilihan klasik untuk menggambarkan sebarang proses yang boleh diulang. Carta alir menggunakan beberapa simbol mudah seperti segi empat tepat, berlian, dan oval, kemudian menghubungkannya dengan anak panah untuk menunjukkan urutan. Ia pantas untuk dilakar dan bagus untuk perniagaan kecil untuk bermula, atau hanya mendapatkan versi pertama proses di atas kertas.

Carta alir sering digabungkan dengan format lain yang dipanggil swimlanes, apabila kita membahagikan aliran kepada "lorong" mendatar atau menegak untuk menambah struktur kepada visualisasi proses. Setiap lorong mewakili peranan atau pasukan, membantu semua orang melihat di mana tanggungjawab mereka bermula dan berakhir. Ia amat membantu untuk mengesan kesesakan atau penyerahan tugas yang berlebihan antara pasukan.

BPMN (Business Process Model and Notation)

BPMN adalah standard pemodelan yang paling berkuasa dan diterima secara meluas dalam dunia BPM. Ia direka untuk cukup terperinci untuk pelaksanaan teknikal namun boleh dibaca untuk pengguna perniagaan.

BPMN membolehkan anda menangkap bukan sahaja tugas dan keputusan, tetapi juga laluan pengecualian, aliran selari, mesej antara sistem, dan acara berasaskan masa. Walaupun ia mempunyai lebih banyak simbol dan peraturan daripada carta alir asas, ketepatannya menjadikannya ideal untuk aliran kerja berskala dan automatik.

Kaedah lain (UML, EPC)

Anda mungkin juga menemui Rajah Aktiviti UML atau Rantaian Proses Berasaskan Acara dalam industri tertentu. Ini lebih khusus atau berpusatkan perisian tetapi boleh berguna dalam konteks tertentu seperti pemodelan sistem atau persekitaran ERP.

Pemodelan proses asas: Cara melukis dan membaca carta alir

Simbol asas

Untuk memastikan bahawa semua orang, tanpa mengira bahasa atau lokasi, boleh memahami carta alir secara konsisten, American National Standards Institute (ANSI) memperkenalkan satu set standard untuk melukis carta alir pada tahun 1960-an. International Standardization Organization (ISO) secara rasmi mengemas kini dan mengeluarkan standard ini secara global pada tahun 1970. Adalah penting untuk mengikuti standard ini apabila melukis dan mentafsir carta alir.

Terdapat berpuluh simbol yang mewakili keadaan proses yang berbeza. Walau bagaimanapun, untuk kesederhanaan proses dalam perniagaan kecil dan sederhana, anda kebanyakannya perlu memberi tumpuan kepada simbol yang paling biasa.

[textcenter]Peraturan dan simbol dalam carta alir[/textcenter]

Cara membaca dan mentafsir carta alir – Peraturan utama

Apabila membaca atau melukis carta alir, anda mesti mengikuti peraturan ini:

Wakili aliran proses dari kiri ke kanan, atas ke bawah.
Lukis anak panah kembali dari bahagian bawah untuk langkah kembali bagi mengelakkan garisan bertindih.
Mengekalkan jarak dan penjajaran yang konsisten antara langkah.
Ikuti simbol standard (cth. segi empat tepat untuk langkah biasa, berlian untuk titik keputusan, elips untuk titik mula/akhir) dan pastikan konsistensi dalam reka bentuk (reka bentuk seragam, warna, dll.). Warna boleh menyerlahkan komponen penting, tetapi tidak sepatutnya menjejaskan kebolehbacaan atau konsistensi carta alir.

Satu petua terakhir untuk melukis carta alir adalah untuk memastikannya terhad kepada satu halaman. Kami mengesyorkan memecahkan proses kompleks kepada carta alir yang lebih kecil untuk menjadikannya lebih mudah untuk dijejak dan diurus.

Untuk melukis carta alir

Keperluan paling penting adalah anda perlu mempunyai output peringkat Reka Bentuk yang sedia. Itu bermakna menentukan SIPOC (jika anda tahu apa maksudnya dari artikel sebelumnya), serta pemilik proses, pemilik peringkat, dan pekerja peringkat.

Dengan itu di tangan, tiba masanya untuk mengkategorikan langkah menggunakan simbol yang sesuai. Ingat standard yang disebutkan sebelumnya untuk memastikan anda mematuhi peraturan proses.

Sekarang semua persediaan selesai, anda boleh membuat draf pertama carta alir anda. Ini boleh dilakukan secara manual dengan pen dan kertas, atau anda boleh menggunakan aplikasi carta alir khusus untuk menjadikan proses lebih mudah.

Beberapa alatan untuk membantu anda melukis carta alir dengan mudah: Lucidchart, Miro, Whimsical, Canva…

Contoh carta alir

Berikut adalah contoh 2 carta alir proses biasa yang terdapat dalam kebanyakan perniagaan untuk membantu anda lebih memahami cara mempersembahkannya.

Carta alir proses bayaran pendahuluan

Proses bayaran pendahuluan pekerja melibatkan penyediaan dana kepada pekerja sebelum hari gaji rasmi mereka. Ia biasanya bermula dengan permintaan pekerja, yang disemak dan diluluskan oleh jabatan yang berkaitan, seperti HR atau kewangan. Dokumentasi yang betul, aliran kerja kelulusan, dan penjejakan memastikan pematuhan, mengekalkan ketelusan kewangan dalam organisasi.

Proses ini digambarkan melalui carta alir berikut:

Carta alir proses pengendalian aduan

Proses pengendalian aduan adalah penting untuk jabatan perkhidmatan pelanggan atau sokongan mana-mana syarikat berasaskan perkhidmatan. Dalam proses ini, perniagaan mesti memenuhi komitmen perjanjian tahap perkhidmatan (SLA) mereka dengan bertindak balas kepada pelanggan dalam jangka masa yang boleh diterima dan memastikan kesilapan penyedia perkhidmatan tidak mengganggu operasi pelanggan.

Proses ini digambarkan melalui carta alir berikut:

Pemodelan proses lanjutan: BPMN

BPMN (Business Process Model and Notation) adalah kaedah standard untuk melukis proses perniagaan. Ia kelihatan serupa dengan carta alir tetapi menawarkan lebih banyak struktur dan perincian, terutamanya apabila proses anda merentasi pasukan, sistem, atau perlu mengendalikan pelbagai senario seperti kelulusan, penolakan, atau pengecualian.

Bagaimana BPMN berbeza daripada carta alir?

Carta alir sudah jauh. Apabila digandingkan dengan swimlanes, ia boleh:

Tunjukkan siapa yang bertanggungjawab untuk setiap langkah.
Gambarkan keputusan if/else dengan cawangan yang jelas.
Jelaskan bagaimana kerja mengalir dari mula hingga akhir.

Untuk kebanyakan perniagaan kecil, ini sering semua yang anda perlukan.

BPMN membina atas itu dengan lebih ketepatan dan fleksibiliti:

Ia membezakan antara jenis keputusan (cth. kelulusan eksklusif vs. selari).
Ia boleh memodelkan acara seperti tamat masa, pembatalan, atau mesej luaran.
Ia menunjukkan interaksi antara jabatan atau rakan kongsi luaran menggunakan aliran mesej khas.
Ia mengikuti peraturan ketat, menjadikannya lebih mudah untuk skala, simulasi, atau bahkan mengautomasikan proses kemudian.

Mari kita ambil contoh pemenuhan pesanan pelanggan dalam syarikat e-dagang. Gambaran keseluruhan proses adalah seperti berikut:

Mula → Terima Pesanan Dalam Talian → Semak Ketersediaan Stok →

Jika Ada Stok: Teruskan ke Pek & Hantar → Maklumkan Pelanggan → Hantar Invois → Tamat
Jika Habis Stok: Maklumkan Pelanggan → Tunggu Pengesahan (Batal atau Backorder) → Kemas kini Pesanan → Teruskan atau Tamat

Sekarang tambah beberapa kerumitan kehidupan sebenar:

Jenis keputusan yang berbeza (Gateways)

Exclusive Gateway: Adakah stok tersedia? (Ya atau Tidak – satu laluan teruskan)
Event-Based Gateway: Tunggu respons pelanggan (Batal atau Sahkan Backorder)
Parallel Gateway: Pek dan hantar invois pada masa yang sama selepas penghantaran

Keputusan ini tidak boleh ditakrifkan dengan jelas dalam bentuk berlian mudah. Ia memerlukan logik eksplisit, yang disediakan oleh BPMN.

Acara

Message Start Event: Dicetuskan apabila pelanggan membuat pesanan dalam talian.
Timer Intermediate Event: Jika tiada balasan pelanggan diterima dalam masa 48 jam, batalkan pesanan secara automatik.
Error Event: Jika pembayaran gagal selepas penghantaran, hantar amaran kepada kewangan untuk susulan manual.

Jenis acara ini (mesej, pemasa, ralat) menentukan bagaimana proses bertindak balas terhadap keadaan dan kelewatan dunia sebenar, yang tidak dapat dikendalikan oleh carta alir.

Pengendalian pengecualian dan Penggunaan semula

Jika pesanan dibatalkan, maklumkan gudang dan tandakan inventori untuk penyimpanan semula.

Jika pelanggan membuat pesanan kedua dalam masa 24 jam, gunakan semula data penghantaran mereka (subproses yang boleh digunakan semula).

BPMN menyokong aliran pengecualian dan subproses bersarang tanpa mengacaukan rajah utama.

Bilakah anda harus menggunakan BPMN?

Dengan lebih banyak peraturan dan simbol tertanam, BPMN lebih fleksibel untuk menyatakan sistem proses yang kompleks. Ia juga diterima secara meluas oleh pakar penambahbaikan proses, penganalisis perniagaan, industri yang dikawal dan mementingkan pematuhan seperti penjagaan kesihatan, perkhidmatan kewangan atau insurans.

Walau bagaimanapun, kesederhanaan carta alir masih mempunyai kelebihannya. Jika pasukan anda masih kecil dan hanya memerlukan kejelasan, jangan ragu untuk berpegang pada carta alir. Jika anda merasakan proses anda terlalu kompleks untuk disesuaikan dengan satu carta alir, cuba pecahkannya kepada subproses yang lebih kecil yang berhubung antara satu sama lain berdasarkan syarat tertentu.

Akhirnya, salah satu tujuan utama peringkat pemodelan ini adalah untuk menyampaikan proses dengan jelas di kalangan pasukan. Model kompleks seperti BPMN mungkin membawa anda kepada lebih banyak kekeliruan dan kurang konsistensi. Itulah sebabnya kita memerlukan peringkat Pelaksana khusus dalam kitaran hayat BPM, di mana kita akan membincangkan bagaimana proses yang dimodelkan ini boleh dikuatkuasakan dan dipatuhi. Tetapi sebelum itu, mari kita belajar cara merasmikan proses dengan Dokumentasi Proses.

Pengurusan Proses