Affinity Diagram: Cara Mengorganisasikan Idea (Langkah + Contoh)

Affinity diagram mengambil timbunan idea, aduan, atau pemerhatian mentah dan menyusunnya menjadi kumpulan bermakna berdasarkan hubungan semula jadi. Ia salah satu alat yang kelihatan terlalu mudah di atas kertas tetapi secara konsisten mengubah cara pasukan berfikir tentang masalah.

Apakah itu affinity diagram?

Affinity diagram ialah kaedah kumpulan berstruktur untuk menyusun data kualitatif, idea, atau pemerhatian dalam jumlah besar menjadi kluster berdasarkan hubungan semula jadi, mendedahkan corak yang akan kekal tersembunyi dalam senarai yang tidak teratur.

Ia tergolong dalam tujuh alat pengurusan dan perancangan, satu set yang dikodifikasikan oleh Japanese Union of Scientists and Engineers (JUSE) pada tahun 1970-an bersama alat lain seperti interrelationship digraph dan tree diagram. Kaedah ini berasal daripada Jiro Kawakita, seorang antropologi Jepun yang membangunkannya pada tahun 1960-an sebagai cara untuk memproses data lapangan, sebab itulah ia turut dipanggil Kaedah KJ.

Mekanik terasnya mudah: setiap idea atau titik data berada pada kad atau nota lekatnya sendiri. Pasukan menyusun kad-kad tersebut secara senyap ke dalam kumpulan, kemudian menamakan setiap kumpulan berdasarkan persamaan ahli-ahlinya. Hasilnya ialah peta visual bagi tema, bukan senarai berperingkat dan bukan fishbone dengan struktur sebab yang telah ditentukan lebih awal. Anda sedang menemui struktur daripada data, bukan memaksakannya.

Fakta Penting

• Affinity diagram ialah salah satu daripada tujuh alat pengurusan dan perancangan (7 MP tools) yang diseragamkan oleh JUSE dan diterbitkan dalam buku 1979 "Seven New Quality Tools for Managers and Staff," yang diterjemahkan ke bahasa Inggeris pada tahun 1983. (Sumber: JUSE / ASQ Quality Resources)
• Jiro Kawakita membangunkan Kaedah KJ pada tahun 1960-an untuk menyusun data lapangan etnografi, menjadikannya salah satu kaedah formal terawal untuk sintesis data kualitatif. (Sumber: ASQ, "What is an Affinity Diagram?")
• ASQ menyenaraikan affinity diagram sebagai yang pertama daripada tujuh alat pengurusan dan perancangan, biasanya digunakan pada peringkat paling awal penyelesaian masalah apabila data masih tidak berstruktur dan kategori masih belum diketahui.

Bila untuk menggunakan affinity diagram

Bukan setiap situasi memerlukan alat ini. Ia berfungsi paling baik apabila:

• Anda mempunyai set idea atau data yang besar dan tidak berstruktur (biasanya 20 atau lebih item) yang perlu disusun sebelum analisis lanjut.
• Pasukan belum lagi mengetahui kategori yang wujud. Jika anda sudah tahu kumpulan-kumpulannya, senarai ringkas lebih pantas.
• Anda mahu mendedahkan konsensus tanpa seorang individu memaksakan struktur. Langkah penyusunan senyap adalah sengaja: ia mengurangkan pergantungan kepada suara pertama dalam bilik.
• Anda berada pada peringkat awal analisis punca akar dan perlu menyusun aduan atau simptom sebelum membina fishbone diagram.
• Anda telah menjalankan sesi voice of the customer dan mempunyai berhalaman-halaman petikan pelanggan untuk difahami.
• Pasukan anda tidak bersetuju tentang keutamaan dan anda memerlukan gambaran bersama sebelum beralih kepada penyelesaian.

Ia kurang berguna apabila set data anda kecil (kurang daripada 15 item), apabila kategori sudah jelas, atau apabila anda memerlukan alat yang menunjukkan hubungan sebab-akibat. Untuk situasi tersebut, fishbone diagram atau five whys lebih sesuai.

Cara membina affinity diagram

Proses ini mengambil masa antara 45 minit hingga dua jam bergantung kepada jumlah data. Lima hingga lapan peserta ialah julat yang praktikal. Kurang daripada itu, anda tidak mendapat perspektif silang fungsi yang mencukupi; lebih daripada itu, langkah penyusunan senyap menjadi kucar-kacir.

Langkah 1: Tentukan soalan atau masalah

Tulis soalan fokus yang jelas di bahagian atas ruang kerja. Sesuatu seperti "Apakah halangan yang dihadapi pelanggan semasa onboarding?" atau "Mengapa kecacatan semakin meningkat pada langkah pemeriksaan akhir?" Soalan ini mengekalkan penjanaan idea pada topik dan memberi anda penapis apabila seseorang menambah kad yang sepatutnya berada dalam perbualan lain.

Langkah 2: Jana idea pada kad individu

Setiap peserta menulis satu idea, pemerhatian, atau titik data setiap kad. Nota lekat fizikal di papan putih atau kad maya dalam alat kolaborasi kedua-duanya berfungsi. Sasarkan bahasa yang konkrit dan spesifik: "e-mel pengesahan checkout tiba 20 minit lewat" lebih berguna daripada "e-mel adalah perlahan."

Jangan menilai pada peringkat ini. Tulis segala-galanya, walaupun perkara yang kelihatan jelas atau berulang. Kuantiti penting di sini kerana langkah pengumpulan akan menapis isyarat daripada bunyi bising.

Langkah 3: Susun kad secara senyap ke dalam kumpulan

Lekatkan semua kad di dinding dan minta peserta menggerakkannya ke dalam kumpulan tanpa bercakap. Kesenyapan bukan gimik. Ia menghalang pergantungan awal, di mana sesiapa yang bercakap dahulu membentuk pemikiran semua orang lain. Jika seseorang menggerakkan kad yang baru anda letakkan, biarkan sahaja. Gerakkan semula jika anda tidak bersetuju. Tarik-menarik berulang pada satu kad adalah data yang berguna: ia biasanya bermakna idea tersebut tergolong dalam dua kumpulan, yang itu sendiri merupakan corak yang wajar diperhatikan.

Teruskan menyusun sehingga pergerakan perlahan. Kebanyakan pasukan mencapai persetujuan kasar dalam 10 hingga 20 minit.

Langkah 4: Namakan setiap kumpulan

Setelah kumpulan-kumpulan stabil, pasukan menamakan setiap kluster. Nama tersebut harus menangkap intipati apa yang dikongsi oleh kad-kad, bukan sekadar mengulangi perkataan paling kerap dalam kumpulan itu. "Kelewatan komunikasi" lebih berguna daripada "e-mel" jika kluster tersebut mengandungi maklum balas tentang e-mel lewat, mesej Slack yang terlepas, dan panggilan yang tidak dijawab. Nama kumpulan yang kukuh sering menjadi rangka kerja untuk pernyataan masalah atau hipotesis penambahbaikan kemudian.

Jika sesuatu kad memang tergolong dalam dua kumpulan, anda boleh menyalinnya. Jika kad tidak sesuai di mana-mana, berikan ia kumpulan "pelbagai" tersendiri dan tinjau semula selepas kluster utama selesai.

Langkah 5: Lukis affinity diagram

Susun kumpulan yang telah dinamakan pada permukaan yang bersih, sama ada secara fizikal atau digital. Lukis sempadan di sekeliling setiap kluster dan tulis nama kumpulan di bahagian atas. Sebagai pilihan, lukis garisan antara kumpulan yang berkaitan antara satu sama lain. Diagram yang siap ialah gambaran bersama anda tentang landskap masalah. Ambil gambar atau eksport, kemudian gunakannya sebagai input untuk alat seterusnya dalam proses anda.

Contoh affinity diagram

Kes penggunaan retrospektif ini wajar diperluaskan. Ramai pasukan menjalankan retro sebagai senarai bebas, yang menghasilkan 40 item yang tiada sesiapa mempunyai tenaga untuk mengutamakan. Menjalankannya sebagai latihan affinity terlebih dahulu bermakna pasukan mengundi tema, bukan kad individu, yang memendekkan senarai kepada 5-7 kawasan boleh tindakan dan mengekalkan perbualan tetap fokus.

Affinity diagram berbanding alat lain

Implikasi praktikalnya: gunakan affinity diagram untuk menemui apakah kategori anda, kemudian gunakan fishbone untuk menstruktur analisis dalam salah satu kategori tersebut. Ia berurutan, bukan bersaing.

Kesilapan biasa

Bermula dengan kategori yang sudah ditulis. Jika anda menulis "orang, proses, teknologi" di papan sebelum peserta menyusun kad mereka, anda telah menjadikan affinity diagram sebagai latihan penyusunan untuk kumpulan yang telah ditentukan lebih awal. Nilai kaedah ini ialah kumpulan-kumpulan tersebut muncul daripada data.

Membiarkan seorang individu mendominasi penyusunan. Langkah penyusunan senyap wujud untuk menghalang ini. Jika seseorang terus menerangkan pergerakan mereka secara lantang, fasilitator perlu mengarah semula dengan lembut: susun dahulu, bincang corak sebaik sahaja kumpulan stabil.

Kumpulan yang terlalu luas. Kluster bernama "masalah proses" yang mengandungi 30 kad tidak berguna. Pecahkan kepada sub-kumpulan. Kebanyakan pasukan berhenti terlalu awal. Desak kekhususan dalam nama kumpulan sehingga setiap kluster cukup sempit untuk diambil tindakan.

Melangkau langkah penamaan. Kluster tanpa label meninggalkan tafsiran kepada sesiapa yang membaca diagram seterusnya. Nama mewujudkan makna bersama. Jika pasukan tidak dapat bersetuju tentang nama, itu petanda kluster tersebut perlu dipecahkan.

Menganggapnya sebagai latihan sekali sahaja. Affinity diagram berfungsi pada permulaan kitaran penyelesaian masalah. Tetapi jika anda menjalankan semula latihan ini enam bulan kemudian dengan data baharu, anda sering akan mendapati kategori lama anda tidak lagi sesuai, yang memberitahu anda sesuatu yang penting tentang bagaimana masalah itu telah berkembang.

Amalan terbaik

Hadkan sesi kepada lapan peserta. Melebihi itu, penyusunan senyap menjadi lebih sukar diurus dan sub-kumpulan mula terbentuk, yang menjejaskan gambaran bersama yang anda bina.

Gunakan bahan fizikal apabila boleh. Terdapat sesuatu tentang menggerakkan nota lekat dengan tangan anda yang mencipta penglibatan kognitif berbeza berbanding menyeret kad di skrin. Untuk pasukan jarak jauh, papan putih maya berfungsi dengan baik, tetapi peruntukkan masa tambahan untuk persediaan teknikal.

Beri taklimat kepada peserta sebelum sesi. Terangkan peraturan penyusunan senyap, matlamat soalan, dan apa yang akan anda lakukan dengan output tersebut. Taklimat lima minit menghalang kekeliruan "tunggu, kenapa kita tidak bercakap?" di tengah-tengah sesi.

Tetapkan had masa untuk penyusunan. Penyusunan tanpa had masa akan berlarutan. Beritahu kumpulan mereka mempunyai 15 minit untuk menyusun. Tekanan masa yang sedikit ini mengekalkan sesi bergerak dan menghalang analisis berlebihan terhadap penempatan kad individu.

Gandingkan dengan tujuh alat kualiti atau penyelesaian masalah A3. Affinity diagram menghasilkan landskap tema. Tema-tema tersebut memerlukan analisis berstruktur untuk beralih daripada pemerhatian kepada penyelesaian. Menggandingkannya dengan A3, fishbone, atau five whys menutup jurang tersebut.

Soalan lazim

Berapa ramai peserta diperlukan untuk sesi affinity diagram? Lima hingga lapan ialah julat praktikal. Anda memerlukan perspektif yang mencukupi untuk mendedahkan idea yang akan terlepas pandang oleh seorang individu, tetapi tidak terlalu ramai sehingga penyusunan senyap menjadi sukar diurus. Untuk masalah yang lebih ringkas dengan set data yang lebih kecil, tiga hingga empat peserta boleh berfungsi.

Bolehkah affinity diagram dijalankan secara jarak jauh? Boleh. Alat papan putih maya seperti Miro atau FigJam meniru mekanik penyusunan kad dengan baik. Penyesuaian utama: matikan mikrofon semua orang semasa langkah penyusunan senyap dan bersetuju lebih awal bahawa menggerakkan kad orang lain dibenarkan. Geseran sosial yang sama yang memperlahankan pasukan jarak jauh dalam perbincangan membantu di sini, kerana peserta cenderung menyusun dengan lebih teliti apabila mereka tidak boleh menerangkan pergerakan mereka secara masa nyata.

Apakah perbezaan antara affinity diagram dan affinity mapping? Istilah-istilah ini digunakan secara bertukar ganti. "Affinity mapping" lebih biasa dalam konteks penyelidikan UX dan reka bentuk; "affinity diagram" ialah istilah yang digunakan dalam pengurusan kualiti dan rangka kerja tujuh alat pengurusan dan perancangan. Mekaniknya sama.

Berapa lama sesi affinity diagram mengambil masa? Untuk set 20 hingga 40 kad, rancang untuk 60 hingga 90 minit: 15 minit untuk penjanaan idea, 15 hingga 20 minit untuk penyusunan senyap, 20 minit untuk penamaan kumpulan, dan 15 minit untuk perbincangan dan langkah seterusnya. Set data yang lebih besar, seperti 80 atau lebih kad daripada kumpulan penyelidikan pelanggan, boleh mengambil masa dua hingga tiga jam.

Bilakah saya patut menggunakan fishbone diagram sebagai gantinya? Gunakan fishbone apabila anda sudah mengetahui kesan yang anda analisis dan mahu meneroka puncanya secara sistematik menggunakan kategori yang telah ditetapkan (orang, proses, peralatan, persekitaran, pengukuran, bahan). Gunakan affinity diagram apabila anda belum lagi mengetahui apakah kategori anda dan perlu membiarkannya muncul daripada data.

---

Nilai sebenar affinity diagram bukan pada peta kluster yang cantik pada akhirnya. Ia adalah pemahaman bersama yang dibina oleh pasukan melalui penyusunan bersama-sama. Apabila lima orang menggerakkan kad secara senyap dan berakhir dengan kumpulan yang serupa, mereka telah menemui konsensus tanpa politik perdebatan terbuka. Itu adalah titik permulaan yang lebih pantas dan lebih jujur untuk mana-mana projek penambahbaikan.

Gunakan diagram sebagai input, bukan output. Sebaik sahaja tema anda dinamakan, kerja analisis punca akar, keutamaan, dan reka bentuk semula proses boleh bermula dengan gambaran bersama tentang masalah yang dibina bersama-sama oleh seluruh pasukan.