Bahasa Melayu

Gambar Rajah SIPOC: Cara Memetakan Proses pada Tahap Tinggi

Gambar rajah SIPOC dengan lajur suppliers inputs process outputs dan customers

Gambar rajah SIPOC ialah cara paling pantas untuk menyatukan semua pihak berkepentingan dalam satu bilik supaya mereka bersetuju tentang apa sebenarnya sesuatu proses itu sebelum sesiapa mula berdebat cara untuk membaikinya. SIPOC merujuk kepada Suppliers (Pembekal), Inputs (Input), Process (Proses), Outputs (Output), dan Customers (Pelanggan), dan lima lajur itu merangkumi semua yang perlu dipersetujui oleh pasukan projek tentang skop, hala tuju, dan pemilikan dalam satu pandangan satu halaman.

Apakah Gambar Rajah SIPOC?

Gambar rajah SIPOC ialah peta proses tahap tinggi yang meringkaskan proses perniagaan dalam lima lajur: Suppliers (Pembekal), Inputs (Input), Process (Proses), Outputs (Output), dan Customers (Pelanggan). Ia menunjukkan siapa yang menyediakan apa, apa yang berlaku kepadanya, dan siapa yang menerima hasilnya. Kebanyakan peta proses terus menyelami urutan langkah demi langkah dan cabang keputusan. SIPOC sengaja kekal di atas tahap terperinci itu. Tugasnya adalah untuk mentakrifkan sempadan proses dan hubungan utama, bukan mendokumenkan setiap tugas.

SIPOC dibangunkan sebagai alat teras dalam metodologi Six Sigma, khususnya dalam fasa Define DMAIC. Sebelum pasukan projek boleh mengukur atau menganalisis sesuatu proses, mereka memerlukan pandangan bersama tentang apa yang termasuk dan dikecualikan daripada proses itu. SIPOC menyediakan pandangan tersebut dalam format yang cukup mudah untuk dibentangkan kepada CFO dan cukup terperinci untuk mengukuhkan bengkel pasukan.

Alat ini juga digunakan secara meluas di luar program Six Sigma formal. Bila-bila masa pasukan memulakan usaha penambahbaikan proses, melancarkan aliran kerja baharu, atau memperkenalkan fungsi yang bergantung pada penyerahan dari jabatan lain, SIPOC membantu mengatasi kekeliruan awal tentang siapa yang memiliki apa.

Fakta Utama

  • Projek Six Sigma yang melengkapkan fasa Define yang jelas, termasuk SIPOC dan dokumentasi skop, mempunyai kadar kejayaan yang jauh lebih tinggi berbanding yang terus ke pengukuran. Penyelidikan dari American Society for Quality (ASQ) mendapati bahawa pengembangan skop adalah punca utama kegagalan projek DMAIC, menjejaskan lebih 60% projek yang terbengkalai (ASQ Quality Progress, 2019).
  • GE, salah satu pengguna awal DMAIC yang terbesar, melaporkan lebih $10 bilion manfaat Six Sigma kumulatif antara 1996 dan 2001, dengan SIPOC dan piagam projek disebut sebagai alat fasa Define asas dalam bahan latihan dalamannya (Laporan Tahunan GE, 1999-2001).
  • Fasa Define DMAIC, di mana SIPOC berada, biasanya mengambil hanya 10 hingga 15% daripada jumlah masa projek tetapi memberi kesan yang besar kepada kualiti hasil. Projek yang melewatkan atau mengejar Define tiga kali lebih berkemungkinan dibuka semula selepas penutupan (tinjauan pengamal IASSC, 2021).

Lima Lajur SIPOC

Susun atur SIPOC lima lajur suppliers inputs process outputs customers

Setiap lajur menjawab soalan tertentu. Mendapatkan jawapan yang betul lebih penting daripada mengisi setiap baris dengan sempurna pada percubaan pertama.

Lajur Soalan yang dijawab Contoh (onboarding pekerja)
Suppliers Siapa yang menyediakan input? Sistem HR, pengurus pengambilan, jabatan IT
Inputs Apa yang masuk ke dalam proses? Surat tawaran yang ditandatangani, borang permintaan peralatan, senarai capaian sistem
Process Apakah 4 hingga 6 langkah tahap tinggi? Hantar e-mel alu-aluan, sediakan peralatan, jadualkan orientasi, tugaskan rakan sekerja pemandu
Outputs Apa yang dihasilkan proses? Akaun pekerja aktif, senarai semak orientasi yang lengkap, kelayakan capaian
Customers Siapa yang menerima output? Pekerja baharu, pengurus mereka, pasukan gaji

Beberapa perkara yang perlu dibetulkan dalam setiap lajur:

Suppliers ialah sumber input, bukan orang yang menjalankan proses. Jika proses anda menggunakan data dari CRM, CRM (atau pasukan yang menyelenggarakannya) adalah pembekal. Pemilik proses bukan pembekal kepada prosesnya sendiri.

Inputs ialah perkara yang diubah atau digunakan oleh proses. Ia bukan orang atau alat. Kontrak yang ditandatangani adalah input. Platform DocuSign bukan input.

Process adalah lajur yang paling sukar diisi dengan betul, kerana pasukan mahu sama ada menulis satu frasa yang samar ("kendalikan permintaan") atau menyenaraikan 30 langkah kecil. Sasarannya ialah 4 hingga 6 langkah tahap tinggi, setiap satu frasa kata kerja tunggal. Jika anda tidak dapat sampai ke sana dalam kurang daripada enam langkah, skop anda mungkin terlalu luas.

Outputs ialah apa yang proses hasilkan, bukan apa yang berlaku seterusnya. Orientasi yang lengkap adalah output. Pekerja yang produktif enam bulan kemudian adalah hasil hiliran, bukan output proses onboarding.

Customers dalam SIPOC ialah sesiapa yang menerima output. Ini termasuk pasukan dalaman. Jika output proses invois anda pergi kepada pelanggan, pelanggan adalah penerima. Jika ia juga pergi kepada pasukan akaun belum terima, mereka juga adalah penerima.

SIPOC vs Peta Proses vs Peta Aliran Nilai

Ketiga-tiga alat ini semuanya dipanggil "peta proses" dalam perbualan biasa, tetapi ia menjawab soalan berbeza pada tahap terperinci yang berbeza.

Alat Ketinggian Soalan utama Paling sesuai untuk
SIPOC Tahap tinggi (satu halaman) Apakah proses ini dan siapa yang terlibat? Takrifan skop, permulaan projek, penyelarasan pihak berkepentingan
Peta proses / carta alir Tahap pertengahan (langkah demi langkah) Apa sebenarnya yang berlaku, dalam urutan apa? Latihan, dokumentasi, mengenal pasti kesesakan
Peta aliran nilai Peringkat bawah (dengan data masa) Di mana pembaziran dan kelewatan tersembunyi? Penambahbaikan Lean, pengurangan masa kitaran

SIPOC bukan pengganti untuk peta proses perniagaan. Ia adalah langkah sebelumnya. Setelah SIPOC menetapkan apa proses itu dan di mana ia bermula dan berakhir, carta alir atau peta aliran nilai terperinci boleh mengezum ke dalam mekanismenya. Cuba membina peta proses terperinci tanpa SIPOC terlebih dahulu seperti melukis pelan lantai sebelum anda bersetuju tentang bangunan mana yang anda reka.

Peta aliran nilai pergi lebih jauh daripada mana-mana satu: ia menambah cap masa, masa menunggu, dan aliran maklumat supaya pasukan Lean methodology boleh mengkuantifikasi pembaziran. SIPOC tidak pernah menyertakan data masa. Nilainya adalah kejelasan skop, bukan analisis pembaziran.

Mengapa Menggunakan Gambar Rajah SIPOC

Ia memaksa persetujuan skop sebelum sesiapa melakukan kerja sebenar. Sebab paling biasa projek penambahbaikan proses terbengkalai ialah ahli pasukan mempunyai idea berbeza tentang apa yang termasuk dalam proses itu. SIPOC mendedahkan percanggahan itu dalam bengkel satu jam, bukan tiga bulan ke dalam projek.

Ia mengutamakan pelanggan. Walaupun SIPOC dibaca dari kiri ke kanan (dari Suppliers ke Customers), pengamal berpengalaman mengisinya dari kanan ke kiri: mulakan dengan Customers, kemudian Outputs, kemudian bekerja ke belakang. Urutan itu memastikan pasukan kekal tertumpu pada apa yang sebenarnya penting kepada orang yang menerima hasil kerja tersebut.

Ia pantas. Bengkel SIPOC biasanya berjalan 60 hingga 90 minit dengan kumpulan merentas fungsi seramai 5 hingga 8 orang. Tiada perisian diperlukan. Papan putih dan nota melekat sudah mencukupi. Kesederhanaan itulah yang menjadi nilai utama.

Ia mencipta rujukan bersama untuk selebihnya projek. SIPOC yang disahkan dan dipasang di ruang kerja projek menjadi dokumen utama. Apabila pengembangan skop mula berlaku, pasukan boleh menunjuk kepada lajur Process dan berkata "itu bukan salah satu daripada enam langkah kita."

Ia berfungsi dalam mana-mana industri. Alat ini dibina dalam pembuatan, tetapi ia sama bergunanya dalam penjagaan kesihatan, logistik, perkhidmatan kewangan, perisian, dan perkhidmatan profesional. Di mana sahaja terdapat proses yang boleh diulang dengan input dan output yang boleh dikenal pasti, SIPOC sesuai.

Kesilapan Biasa

Terlalu banyak perincian dalam lajur Process. Enam langkah. Itulah hadnya. Pasukan yang menyenaraikan 15 langkah proses dalam lajur Process telah melukis peta proses, bukan SIPOC. Jika anda memerlukan perincian itu, bina peta proses berasingan dan pautkannya.

Mengelirukan inputs dengan suppliers. Inputs adalah benda (data, dokumen, bahan). Suppliers adalah sumber (orang, sistem, pasukan). "Pesanan pelanggan" adalah input. "Pelanggan" adalah pembekal input tersebut. Mencampurkan ini menjadikan keseluruhan gambar rajah lebih sukar dibaca dan ditindaklanjuti.

Menyenaraikan pemilik proses sebagai pembekal. Orang yang menjalankan proses bukan pembekal kepadanya. Pembekal berada di luar sempadan proses dan menyerahkan sesuatu ke dalamnya.

Menyertakan terlalu banyak outputs. Output adalah apa yang proses hasilkan secara langsung, bukan setiap kesan hiliran. Pilih 2 hingga 4 perkara yang proses direka untuk disampaikan dan berhenti di situ.

Melewatkan pengesahan pelanggan. Lajur Customers harus disemak oleh seseorang yang benar-benar mewakili pelanggan tersebut. Pelanggan dalaman terutamanya cenderung ditentukan secara tidak jelas. "Pasukan kewangan" mungkin perlu menjadi "penganalisis akaun belum bayar" agar berguna.

Membina SIPOC seorang diri. SIPOC yang dicipta oleh satu orang dalam hamparan dan dihantar untuk komen bukan sama dengan SIPOC yang dibina dalam satu bilik bersama orang yang melakukan kerja. Bengkel itulah tempat percanggahan muncul dan diselesaikan.

Cara Mencipta Gambar Rajah SIPOC

Pendekatan yang disyorkan ialah mengisi lajur mengikut susunan P-O-C-I-S, bermula dengan Process dan berakhir dengan Suppliers. Ini memastikan pasukan tertumpu pada apa yang proses lakukan sebelum masuk ke mana input datang.

Langkah 1: Namakan Proses dan Takrifkan Sempadannya

Tulis nama proses di bahagian atas. Kemudian takrifkan pencetus permulaan dan keadaan akhir dalam bahasa mudah. "Bermula apabila: pelanggan menghantar pesanan belian. Berakhir apabila: invois disahkan diterima oleh pelanggan." Tanpa sempadan ini, setiap lajur akan dipenuhi dengan entri yang tidak jelas.

Langkah 2: Senaraikan 4 hingga 6 Langkah Proses Tahap Tinggi

Dalam lajur Process, tulis aktiviti utama mengikut urutan. Gunakan frasa kata kerja: "Semak permohonan," "Luluskan pembelian," "Keluarkan kelayakan." Sasarkan minimum 4 langkah dan maksimum 6 langkah. Jika anda mempunyai 8 atau lebih, cari langkah-langkah yang tergolong bersama pada tahap abstraksi yang lebih tinggi.

Langkah 3: Kenal Pasti Output

Apakah yang dihasilkan proses? Senaraikan penghantaran langsung daripada proses, bukan hasil atau kesan hiliran. Kontrak yang ditandatangani, akaun yang disediakan, senarai semak yang dilengkapkan. Hadkan kepada 2 hingga 4 output.

Langkah 4: Kenal Pasti Pelanggan

Siapa yang menerima output tersebut? Senaraikan setiap orang, pasukan, atau sistem yang mendapat output. Sertakan pelanggan dalaman. Jika pengurus pekerja baharu menerima pemberitahuan apabila onboarding selesai, pengurus itu adalah pelanggan output tersebut.

Langkah 5: Kenal Pasti Input dan Pembekal

Bekerja ke belakang dari langkah-langkah proses. Apa yang diperlukan setiap langkah untuk bermula? Itulah input anda. Dan siapa atau apa yang menyediakan setiap input? Itulah pembekal anda. Di sinilah pasukan sering menemui input yang hilang atau pemilikan yang tidak jelas, yang memang itulah tujuan melakukannya.

Setelah mengisi semua lima lajur, sahkan SIPOC dengan pemilik proses dan sekurang-kurangnya satu wakil daripada kumpulan pelanggan. Satu pusingan semakan biasanya sudah mencukupi untuk menangkap kesilapan yang paling biasa.

Contoh SIPOC

Contoh gambar rajah SIPOC yang telah diselesaikan dengan semua lima lajur diisi

Berikut adalah SIPOC lengkap untuk proses pemenuhan pesanan kedai kopi. Ia cukup mudah untuk melihat struktur dengan jelas dan cukup realistik untuk menunjukkan bagaimana setiap lajur berkaitan dengan yang lain.

Nama proses: Pemenuhan pesanan pelanggan Mula: Pelanggan tiba di kaunter Tamat: Pelanggan menerima pesanan yang telah disiapkan

Suppliers Inputs Process Outputs Customers
Pembekal kopi Biji kopi 1. Ambil pesanan pelanggan Minuman yang siap Pelanggan makan di sini
Pembekal tenusu Susu, krim 2. Sahkan pembayaran Resit bercetak Pelanggan bawa balik
Pembekal cawan Cawan kertas, penutup 3. Sediakan minuman Pemberitahuan pesanan sedia Aplikasi kesetiaan (untuk rakaman mata)
Program latihan barista Barista terlatih 4. Panggil pesanan dan serahkan
Sistem POS Terminal pembayaran 5. Log transaksi

Beberapa perkara yang perlu diperhatikan:

Lajur Process mempunyai tepat lima langkah, setiap satu frasa kata kerja. Lajur Outputs merakam apa yang proses hasilkan, bukan kepuasan pelanggan atau kunjungan semula. Lajur Customers menyertakan aplikasi kesetiaan kerana log transaksi output menyuapnya. Dan lajur Suppliers menyertakan program latihan kerana tenaga kerja terlatih adalah input sebenar yang datang dari suatu tempat.

Untuk proses yang lebih kompleks, setiap baris dalam jadual mewakili satu pasangan input-pembekal atau satu pasangan output-pelanggan. Baris tidak perlu sama merentas lajur.

Amalan Terbaik

  • Isi mengikut susunan P-O-C-I-S, bukan dari kiri ke kanan. Mulakan dengan Process, kemudian Outputs, kemudian Customers, kemudian Inputs, kemudian Suppliers. Ini memastikan pasukan tertumpu pada apa yang proses lakukan sebelum mereka berdebat tentang siapa yang menyediakan apa.
  • Gunakan nota melekat dalam bengkel. Nota fizikal membenarkan orang menyusun semula entri tanpa perdebatan. Alat digital menambah geseran dalam sesi langsung.
  • Satu proses per SIPOC. Jika anda memerlukan dua SIPOC untuk menggambarkan satu aliran kerja, anda mungkin mempunyai dua proses yang harus dipiagamkan secara berasingan.
  • Tulis output sebagai kata nama, langkah proses sebagai kata kerja. "Permohonan yang diluluskan" adalah output. "Luluskan permohonan" adalah langkah proses. Mengekalkan bentuk tatabahasa yang konsisten menjadikan gambar rajah lebih cepat dibaca.
  • Biarkan draf pertama dalam keadaan kasar. Matlamat bengkel adalah untuk mendedahkan percanggahan, bukan menghasilkan dokumen yang tersusun rapi. Kemas kini selepas pasukan selaras.
  • Hubungkan SIPOC dengan piagam projek anda. Dalam projek DMAIC, sempadan skop SIPOC harus sepadan dengan skop proses dalam piagam. Jika tidak, salah satu daripadanya adalah salah.
  • Gunakan ia untuk onboarding. SIPOC ialah salah satu cara paling pantas untuk menerangkan proses kompleks kepada ahli pasukan baharu yang belum memerlukan semua perincian langkah demi langkah.

Soalan Lazim

Bilakah anda menggunakan gambar rajah SIPOC?

Gunakan SIPOC pada permulaan mana-mana usaha penambahbaikan, audit, atau reka bentuk proses, sebelum membina peta proses atau carta alir terperinci. Ia adalah standard dalam fasa Define DMAIC dan projek Lean Six Sigma. Tetapi ia sama bergunanya di luar Six Sigma: bila-bila masa pasukan merentas fungsi perlu bersetuju tentang apa sesuatu proses itu, di mana ia bermula, dan siapa pelanggannya, bengkel SIPOC boleh membawa mereka ke sana dalam masa kurang dua jam.

Apakah perbezaan antara SIPOC dan carta alir?

SIPOC ialah alat takrifan skop. Carta alir ialah gambar rajah urutan langkah demi langkah. SIPOC menunjukkan proses dalam 4 hingga 6 langkah tahap tinggi dan menghubungkannya kepada pembekal dan pelanggan. Carta alir menunjukkan setiap tugas, keputusan, dan cabang mengikut urutan. Anda membina SIPOC terlebih dahulu untuk bersetuju tentang skop, kemudian carta alir untuk mendokumenkan perincian. Ia saling melengkapi, bukan boleh ditukar ganti.

Apakah maksud SIPOC?

SIPOC bermaksud Suppliers (Pembekal), Inputs (Input), Process (Proses), Outputs (Output), dan Customers (Pelanggan). Setiap huruf mewakili satu lajur dalam gambar rajah. Sesetengah pengamal menambah lajur keenam untuk Requirements (Keperluan), mencipta SIPOC-R, yang merakam keperluan khusus setiap pelanggan terhadap output.

Seberapa terperinci lajur Process perlu?

Lajur Process harus mengandungi 4 hingga 6 langkah tahap tinggi. Ini adalah peraturan yang paling kerap dilanggar dalam penciptaan SIPOC. Jika anda menyenaraikan lebih daripada enam langkah, anda sedang melukis peta proses terperinci, bukan SIPOC. Gabungkan aktiviti berkaitan ke dalam langkah tahap tinggi tunggal, atau pertimbangkan sama ada skop anda terlalu luas untuk dikendalikan dalam satu gambar rajah.

Bolehkah anda menggunakan SIPOC di luar Six Sigma?

Boleh sahaja. SIPOC berasal dari Six Sigma tetapi ia adalah alat penentuan skop tujuan umum. Firma perundingan menggunakannya untuk perikatan klien. Pasukan operasi menggunakannya untuk mendokumenkan aliran kerja baharu sebelum menulis dokumentasi proses. Pengurus projek menggunakannya untuk menjelaskan penyerahan antara jabatan pada permulaan projek. Konteks Six Sigma kurang penting berbanding tabiat bertanya "siapa yang menyediakan apa, apa yang berlaku kepadanya, dan siapa yang menerima hasilnya" sebelum menganggap semua orang bersetuju.

SIPOC jarang menjadi peta proses terakhir yang anda lukis. Tetapi ia hampir selalu peta yang pertama dan betul. Persetujukan lima lajur, tandatangani sempadan skop, dan selebihnya kerja penambahbaikan mempunyai asas untuk berdiri. Lewatkan ia, dan anda akan menghabiskan tiga bulan seterusnya mendapati melalui percubaan dan kesilapan yang menyakitkan apa yang bengkel 90 minit akan tunjukkan kepada anda pada hari pertama.

Bagi pasukan yang baru bermula dengan pengurusan proses, SIPOC serasi secara semula jadi dengan pemetaan proses perniagaan, Lean methodology, dan DMAIC sebagai sebahagian daripada set alat yang berhubungan untuk menjadikan kerja kelihatan dan boleh ditambah baik.

Bacaan Berkaitan