Bagaimana menulis Standard Operating Procedure (SOP) yang rasmi?

SOP – Anda mungkin pernah mendengar singkatan ini berkali-kali sebelum ini, dan ia mungkin perkara pertama yang terlintas di fikiran anda apabila anda memikirkan "Kami perlu menyeragamkan proses kami".

Ya, menulis proses anda ke dalam SOP adalah jauh lebih penting daripada kotak semak birokrasi. Standard Operating Procedures (SOP) adalah dokumen langkah demi langkah yang menerangkan cara melaksanakan proses rutin dalam organisasi. Mereka berfungsi sebagai dokumentasi proses rasmi untuk memastikan tugas dilaksanakan dengan betul dan konsisten untuk hasil berkualiti.

Tetapi adakah SOP hanyalah rajah atau carta alir yang anda lakar? Terdapat lebih banyak perkara kepada mereka daripada yang anda fikirkan.

Adakah terdapat piawaian atau rangka kerja formal untuk dokumentasi proses?

Ya – dan tidak. Tiada satu buku peraturan global untuk bagaimana setiap SOP harus kelihatan, tetapi terdapat rangka kerja yang diterima secara meluas dan format didorong pematuhan yang boleh anda ikuti.

  • Piawaian ISO: ISO 9001 (Pengurusan Kualiti) dan ISO 27001 (Keselamatan Maklumat) kedua-duanya memerlukan proses yang didokumentasikan. ISO 10013:2021 juga menawarkan panduan khusus tentang cara menulis dokumentasi proses.
  • Garis panduan peraturan: Dalam industri seperti farmaseutikal, keselamatan makanan, atau kewangan, badan peraturan seperti FDA atau EPA menyediakan jangkaan terperinci untuk kandungan SOP, kawalan, dan penjejakan perubahan.
  • Amalan terbaik industri: Banyak organisasi menggunakan templat dalaman berdasarkan piawaian luaran ini. Struktur biasa termasuk: Tajuk, Tujuan, Skop, Tanggungjawab, Langkah Prosedur, dan Sejarah Semakan.

Kuncinya adalah konsistensi. Hanya pilih satu piawaian, atau jika anda tidak berasa seperti mana-mana, berpegang kepada cara dokumentasi anda sendiri dan sesuaikannya dengan perniagaan anda, selagi ia mempunyai semua komponen utama dan digunakan secara seragam merentas semua SOP.

Komponen utama Standard Operating Procedure

SOP yang baik menjawab tiga soalan dengan jelas: Apa yang dilakukan? Siapa yang melakukannya? Dan bagaimana ia dilakukan?

Inilah yang perlu disertakan dalam SOP yang berstruktur dengan baik:

Bahagian Tujuan
Tajuk dan ID Berikan SOP nama yang jelas dan kod untuk penjejakan mudah. Selalunya termasuk maklumat versi dan tarikh berkuat kuasa. Sebagai contoh: Finance: Processing Vendor Invoices [SOP ID #FIN-003, Version 2.0, Effective Jan 2026]
Tujuan Nyatakan apa yang SOP dimaksudkan untuk capai dan mengapa ia wujud. Tujuan ini harus selaras dengan matlamat perniagaan.
Skop Takrifkan di mana dan bila SOP ini terpakai -- apa yang ia liputi dan apa yang tidak.
Peranan dan tanggungjawab Nyatakan siapa yang melaksanakan setiap tugas, siapa yang mempunyai kuasa kelulusan, dan siapa yang bertanggungjawab untuk hasil bagi setiap peringkat proses. Gunakan gelaran pekerjaan, bukan nama individu.
Bahan dan alat (jika diperlukan) Senaraikan apa sahaja yang diperlukan untuk melaksanakan tugas -- perisian, borang, peralatan, dll.
Prosedur langkah demi langkah Gunakan langkah bernombor yang ditulis dalam bahasa yang jelas dan berorientasikan tindakan. Pastikan ia kronologi dan khusus. Pilih format anda berdasarkan kerumitan:
• Langkah demi langkah untuk tugas rutin
• Hierarki untuk proses berbilang peringkat
• Carta alir untuk prosedur berat keputusan, atau
• Senarai semak untuk tugas kritikal pematuhan.

Ini juga di mana anda sertakan rajah dari peringkat pemodelan sebelumnya.
Nota keselamatan/pematuhan Panggil apa sahaja yang kritikal kepada keselamatan, kualiti, atau pematuhan peraturan.
Rujukan dan lampiran Sertakan dasar berkaitan, rajah, borang, atau arahan jika diperlukan.
Sejarah semakan dan kelulusan Jejak perubahan dari masa ke masa dan siapa yang menandatangani setiap versi.

Sesetengah SOP juga mungkin termasuk glosari jika anda menggunakan istilah khusus industri atau akronim.

Amalan terbaik untuk menulis SOP

Menulis proses adalah tentang kejelasan, bukan kreativiti. Berikut adalah cara untuk membuat SOP anda jelas, boleh digunakan, dan berkesan:

  • Gunakan bahasa mudah – Tulis untuk orang yang melakukan tugas, bukan untuk juruaudit. Gunakan kata kerja tindakan. Elakkan jargon melainkan ditakrifkan.

  • Bersikap langsung dan khusus – Katakan "E-melkan invois kepada pasukan kewangan" dan bukannya "Pastikan dokumen dikomunikasikan dengan betul". Elakkan istilah kabur seperti "kerap" atau "mengikut keperluan"; sebaliknya, nyatakan jangka masa, kuantiti, atau syarat yang tepat.

  • Pastikan langkah pendek dan jelas – Gunakan langkah bernombor untuk tugas berurutan dan titik peluru untuk item tidak berurutan. Pastikan setiap langkah tertumpu pada satu tindakan.

  • Kekalkan konsistensi visual-bertulis – Gunakan terminologi yang sama antara rajah proses dan SOP. Jika carta alir anda menunjukkan "Sahkan Permintaan Pembayaran," jangan panggil ia "Semak Borang Pembayaran" dalam prosedur bertulis. Kemas kini kedua-dua model visual dan SOP bertulis bersama apabila proses berubah.

  • Semak dan kemas kini secara berkala – Jadualkan semakan. Proses berubah, jadi dokumentasi anda juga harus.

  • Kebolehcapaian – Pastikan SOP mudah diakses oleh semua pengguna yang memerlukannya, sama ada dalam cetak atau format digital. Pertimbangkan keperluan terjemahan untuk tempat kerja berbilang bahasa. Jika terbaik, manfaatkan teknologi untuk mengintegrasikan SOP ke dalam aliran kerja harian pasukan anda.

Fikirkan SOP anda sebagai panduan hidup, bukan projek sekali sahaja. SOP berdebu dalam folder yang terlupa tidak akan membantu sesiapa.

Contoh Standard Operating Procedures

Standard Operating Procedures untuk jabatan HR: Proses offboarding pekerja

Employee-Offboarding-Process-table.png

Templat SOP Offboarding Pekerja ini menunjukkan proses enam langkah yang jelas untuk menghapuskan pekerja yang berlepas dengan selamat, mendapatkan semula harta syarikat, dan mengikuti keperluan undang-undang sambil mengekalkan hubungan baik.

Muat turun templat SOP Offboarding Pekerja penuh di sini.

Standard Operating Procedures untuk jabatan Kewangan: Proses permintaan pembayaran

Payment-Request-Process-table.png

Templat aliran kerja Permintaan Pembayaran ini memastikan vendor menerima pembayaran yang tepat dan tepat pada masanya sambil mengekalkan kebenaran yang betul, pematuhan bajet, dan dokumentasi transaksi lengkap sepanjang proses.

Muat turun templat SOP Permintaan Pembayaran penuh di sini.

Tetapi pada akhirnya, mengapa anda perlu menulis SOP?

Anda mungkin bertanya: Mengapa kita perlu membuat kekecohan dan mengambil masa untuk perkara ini apabila kita sudah mempunyai idea proses bersedia selepas peringkat mereka bentuk dan pemodelan?

Jawapan pendek: Kerana jika anda tidak menulisnya, ia tidak wujud.

Apabila seseorang baharu masuk ke dalam operasi anda, atau apabila sesuatu rosak, atau apabila audit mengetuk pintu anda, anda tidak mengeluarkan rajah. Anda mencapai dokumen yang memberitahu orang apa yang perlu dilakukan dengan tepat. Itulah SOP anda.

Jadi ya, kadang-kadang anda perlu membuat kekecohan – kerana jika anda tidak, orang akan menganggap ia pilihan. Dan dengan SOP, andaian itu boleh berbahaya. Saat anda melangkau dokumentasi, anda mempercayai perniagaan anda kepada peluang.