Apakah PDCA: Manfaatkan kuasa ujian berterusan

Bayangkan perniagaan anda beroperasi pada platform e-dagang, dan penarafan kepuasan pelanggan telah menurun baru-baru ini. Selepas semakan teliti, anda mendapati bahawa pelanggan anda mengadu tentang penghantaran lewat dan produk rosak semasa penghantaran.

Untuk menangani ini, anda menjalankan projek percubaan satu bulan menggunakan pembawa baru untuk kumpulan sampel pelanggan. Yang menggembirakan, maklum balas positif mula masuk, dan masalah penghantaran bertambah baik. Anda memutuskan untuk beralih kepada penyedia baru untuk semua pesanan masa depan.

Apa yang anda baru lakukan adalah iterasi mudah kitaran PDCA. Dianggap sebagai "formula rahsia untuk pertumbuhan luar biasa perniagaan Jepun," apakah sebenarnya PDCA, jenis syarikat mana yang boleh memohon, dan bagaimana ia boleh dilaksanakan dengan berkesan? Artikel berikut akan memberikan analisis terperinci.

Apakah PDCA?

Apakah maksud PDCA?

PDCA, yang bermaksud Plan – Do – Check – Act, adalah alat pengurusan projek empat langkah yang direka untuk memudahkan penambahbaikan berterusan. PDCA menggalakkan ujian penambahbaikan pada skala kecil sebelum melancarkan prosedur baru dan kaedah kerja di seluruh syarikat.

PDCA boleh mempercepatkan penambahbaikan berterusan dan membantu syarikat mengoptimumkan proses dan operasi. Jika setiap langkah dilakukan secara konsisten dan tepat, kitaran boleh berlaku dengan lebih cepat, membawa kepada penambahbaikan yang lebih pantas.

Asal-usul PDCA

Kitaran PDCA pertama kali diperkenalkan oleh Walter Shewhart, yang dirujuk sebagai "bapa kawalan kualiti statistik". Dalam bukunya "Economic Control of Quality Of Manufactured Product", Shewhart menggunakan kaedah saintifik untuk kawalan kualiti ekonomi.

Tesis Shewhart dikembangkan lagi oleh W. Edwards Deming, pemikir terkemuka dalam kawalan kualiti moden, yang sangat menyokong karya Shewhart. Deming mengembangkan idea Shewhart, menggunakan kaedah saintifik bukan sahaja untuk kawalan kualiti tetapi juga untuk penambahbaikan proses.

Deming memperkenalkan kaedah ini kepada jurutera Jepun. Di sana, kitaran Shewhart disepadukan dengan prinsip penambahbaikan berterusan, seperti Kaizen, sistem pengeluaran Toyota, dan pembuatan Lean, berkembang menjadi apa yang kini dikenali sebagai kitaran Plan-Do-Check-Act (PDCA).

Hari ini, PDCA digunakan secara meluas sebagai sebahagian daripada pengurusan projek Lean. Ia juga dikenali dengan beberapa nama lain, termasuk Kitaran Shewhart, Kitaran Deming, dan Roda Deming.

Bilakah anda harus menggunakan PDCA?

Syarikat yang ingin meningkatkan proses operasi mereka sering melaksanakan PDCA untuk meminimumkan kesilapan dan memaksimumkan output. Organisasi boleh mengulangi kitaran PDCA apabila dilaksanakan dengan berkesan, menanamnya sebagai prosedur operasi standard. Secara khususnya, kitaran PDCA boleh digunakan apabila perniagaan anda:

Memulakan proses atau projek baru
Meningkatkan proses sedia ada
Mengenal pasti aliran kerja berulang
Merancang untuk mengumpul dan menganalisis data untuk menetapkan keutamaan perniagaan
Mengenal pasti punca akar kesesakan atau kesilapan dalam operasi
Atau bekerja pada mana-mana proses yang bertujuan untuk penambahbaikan berterusan

Walau bagaimanapun, melaksanakan kitaran PDCA mungkin memerlukan masa dan tumpuan sumber yang besar. Oleh itu, ia mungkin bukan pendekatan terbaik untuk menyelesaikan isu mendesak atau situasi yang menuntut kreativiti dan responsif yang pantas.

Apakah perbezaan antara PDCA, Six Sigma / DMAIC, dan Kaizen?

PDCA, Six Sigma, dan Kaizen semuanya adalah kaedah dan rangka kerja yang digunakan dalam pengurusan dan penambahbaikan kualiti. Berikut adalah perbezaannya:

PDCA vs. Six Sigma

Six Sigma (6σ) adalah kaedah untuk meningkatkan proses perniagaan dan pengurusan kualiti. Ia menggunakan kaedah statistik untuk mengira bilangan kecacatan dalam proses dan kemudian menentukan cara untuk menghapuskannya.

PDCA adalah bahagian teras Pembuatan Lean, menjadikannya mudah dan senang untuk digunakan. Ia boleh digunakan di semua peringkat organisasi untuk menyelesaikan masalah perniagaan biasa setiap hari. Sebagai contoh, PDCA boleh membantu mengesan kesilapan dalam barisan pengeluaran yang dikendalikan oleh pekerja kilang.

Sebaliknya, DMAIC, yang dikaitkan dengan Six Sigma, lebih terperinci dan berasaskan data. Ia terbaik untuk menangani masalah teknikal yang kompleks dan memerlukan pakar untuk memimpin proses. Sebagai contoh, DMAIC boleh digunakan untuk mengetahui mengapa output pengeluaran tidak konsisten, walaupun input adalah sama

PDCA vs. Kaizen

Kaizen adalah falsafah dan kaedah penambahbaikan berterusan yang dibangunkan di Jepun. Ia bertujuan untuk mewujudkan penambahbaikan kecil dan bertambah merentasi semua aspek organisasi.

Tidak seperti PDCA, yang merupakan kitaran berstruktur untuk penambahbaikan tertentu, Kaizen memberi tumpuan kepada memupuk budaya kerja di mana setiap pekerja terlibat secara aktif dalam mengenal pasti peluang untuk penambahbaikan. Pendekatan berterusan ini menekankan membuat perubahan kecil yang konsisten yang, dari masa ke masa, meningkatkan dengan ketara proses, kecekapan, dan prestasi keseluruhan syarikat.

Cara melaksanakan kitaran PDCA

1. Plan – Analisis sifat & rancang butiran

Semasa peringkat ini, tumpuan utama anda adalah merancang tugas yang diperlukan. Bergantung pada saiz projek, fasa perancangan mungkin memerlukan jumlah masa dan usaha pasukan anda yang besar. Biasanya, ia akan melibatkan memecahkan tugas kepada langkah yang lebih kecil untuk mewujudkan pelan yang kukuh dengan risiko kegagalan yang minimum.

Sebelum beralih ke peringkat seterusnya, pastikan anda telah menangani soalan berikut:

Kenal pasti masalah: Apakah isu yang anda hadapi yang memerlukan penambahbaikan? Atau apakah peluang untuk penambahbaikan yang anda ada? Sebagai contoh, ia boleh menjadi kualiti produk yang menurun atau proses pengeluaran kandungan yang boleh dioptimumkan.
Tentukan matlamat: Apa yang anda tuju untuk mencapai mengenai isu ini? Pastikan objektif jelas dan terikat dengan petunjuk yang boleh diukur. Anda perlu menyemak semula ini dalam fasa "Check".
Analisis situasi: Apakah status semasa? Anda boleh menggunakan rangka kerja pemikiran 5-Whys untuk mengetahui punca akar masalah.
Bangunkan penyelesaian: Apakah pendekatan yang mungkin membantu menyelesaikan isu, berdasarkan punca yang telah kita analisis?
Pilih penyelesaian terbaik: Dari penyelesaian yang mungkin, pilih yang paling menjanjikan dan paling sejajar dengan bajet anda.

Ini boleh menjadi bahagian paling penting dalam usaha pelaksanaan PDCA anda. Bergantung pada kemajuan projek, anda mungkin perlu mengulangi langkah tertentu sehingga penyelesaian yang paling sesuai ditemui.

2. Do – Jalankan ujian & Penstandardan

Setelah pelan diselesaikan, tiba masanya untuk mengambil tindakan.

Semasa peringkat ini, anda akan menggunakan semua yang dianalisis dan dirancang dalam fasa sebelumnya. Ini boleh melibatkan mengubah barisan pengeluaran, meningkatkan produk, atau menggunakan teknologi baru—pada dasarnya, menghidupkan semua idea dan rancangan anda. Fasa ini boleh dipecahkan kepada tiga sub-langkah: melatih semua kakitangan yang terlibat, melaksanakan projek, dan merekod data untuk penilaian prestasi dalam fasa seterusnya.

Berhati-hatilah bahawa isu yang tidak dijangka mungkin timbul semasa peringkat ini. Oleh itu, mungkin bermanfaat untuk menjalankan projek ujian berskala kecil terlebih dahulu. Ini membolehkan anda menilai sama ada perubahan yang dicadangkan akan menghasilkan hasil yang diinginkan tanpa mengganggu operasi syarikat dengan ketara sekiranya perubahan tidak berfungsi. Sebagai contoh, anda boleh menguji proses baru dalam jabatan tertentu, unit perniagaan, atau dengan kumpulan pelanggan kecil.

Selain itu, beberapa isu biasa yang mungkin timbul semasa fasa pelaksanaan termasuk:

Insiden yang tidak dijangka di luar kawalan pelan awal.
Kesesakan dalam proses operasi atau pengeluaran yang sukar untuk dikenal pasti.
Penglibatan dan komitmen pekerja terhadap pelan mungkin berubah-ubah.

Proses yang diseragamkan adalah penting untuk meningkatkan pelaksanaan organisasi untuk menangani cabaran ini. Penstandardan memastikan bahawa setiap pekerja jelas tentang peranan mereka dan bahawa setiap insiden operasi direkodkan dan ditangani dengan berkesan.

3. Check – Pemantauan dan penilaian berterusan

Ini adalah masa untuk mengesahkan sama ada perkara berjalan seperti yang dirancang. Pada peringkat ini, pasukan anda boleh mengenal pasti kawasan masalah dalam proses semasa dan menghapuskannya pada masa depan. Jika sesuatu tidak berjalan lancar semasa proses, anda perlu menganalisis dan mencari punca akar isu.

Walaupun peringkat ini penting, "Check" sering menjadi bahagian kitaran PDCA yang paling diabaikan. Tanpa mengekalkan pemantauan dan penilaian yang betul secara konsisten, anda mungkin jatuh ke dalam perangkap biasa yang dikenali sebagai "Hawthorne Effect."

Hawthorne Effect menggambarkan fenomena di mana pengurus membuat sebarang perubahan dalam kawasan pengeluaran—tidak kira apa perubahan itu—ia meningkatkan sistem, tetapi hanya untuk masa yang singkat. Setelah pengawasan pengurusan tidak lagi hadir, segala-galanya kembali ke keadaan asal.

Penambahbaikan mesti mengekalkan hasilnya dari masa ke masa untuk dianggap berkesan.

4. Act – Kategorikan hasil & Buat keputusan

Akhirnya, selepas membangunkan, melaksanakan, dan menilai pelan anda, tiba masanya untuk bertindak. Pada peringkat ini, anda perlu mengkategorikan hasil seperti berikut:

Untuk hasil yang tidak diingini: Anda mesti mengenal pasti punca kegagalan dan kemudian memutuskan sama ada untuk terus meningkatkan atau berhenti.
- Jika anda memilih untuk terus meningkatkan: Ini membawa kepada mengulangi kitaran PDCA dengan pelan baru untuk mencari penyelesaian yang lebih baik.
- Jika anda memilih untuk berhenti: Ini bermakna anda menerima bahawa proses/produk/perkhidmatan tidak perlu (atau tidak boleh) diperbaiki lagi pada masa ini. Jika itu kes, ia bukan faktor strategik, dan anda harus memberi tumpuan untuk meningkatkan bidang yang benar-benar strategik.
Untuk hasil yang berjaya: Tahniah! Anda kini menemui proses yang betul untuk dikekalkan. Juga, jangan lupa untuk berkongsi kemenangan dengan pasukan yang menyumbang kepada kejayaan ini. Walau bagaimanapun, seperti kitaran PDCA, kerja tidak berhenti di sini. Sekarang, anda perlu memikirkan isu mana yang perlu ditangani seterusnya. Utamakan masalah, pilih yang paling sesuai (selalunya yang memberikan faedah maksimum dengan sumber minimum), dan mulakan kitaran PDCA baru.

Contoh kitaran PDCA

Berikut adalah contoh kitaran PDCA dalam pembangunan perisian.

1. Plan

Pasukan pembangunan mengenal pasti bahawa antara muka pengguna (UI) semasa aplikasi perisian sukar untuk dinavigasi, membawa kepada aduan pengguna dan tiket sokongan yang meningkat. Matlamatnya adalah untuk meningkatkan UI untuk meningkatkan pengalaman pengguna dan mengurangkan aduan. Pasukan merancang reka bentuk semula, mengumpul maklum balas daripada pengguna, dan menggariskan set penambahbaikan UI yang jelas.

2. Do

Pasukan melaksanakan perubahan UI yang dirancang dalam kemas kini berskala kecil atau dalam versi beta perisian. Reka bentuk baru diuji secara dalaman, dan maklum balas dikumpul daripada kumpulan kecil pengguna.

3. Check

Selepas beberapa minggu, pasukan menyemak maklum balas daripada pengguna ujian dan menganalisis petunjuk prestasi utama (KPI) seperti skor kepuasan pengguna, trend tiket sokongan, dan metrik penglibatan. Mereka menilai sama ada perubahan memenuhi matlamat penambahbaikan.

4. Act

Berdasarkan analisis, jika UI baru terbukti berkesan, pasukan melancarkan perubahan kepada semua pengguna dan menseragamkan pendekatan reka bentuk baru. Jika penambahbaikan lanjut diperlukan, mereka kembali ke fasa perancangan, memperhalusi reka bentuk, dan mengulangi kitaran PDCA.

Proses berulang ini membantu meningkatkan kebolehgunaan perisian dan pengalaman pengguna secara berterusan.

Kebaikan & Keburukan kitaran PDCA

Kitaran PDCA adalah alat yang berkuasa untuk penambahbaikan berterusan, tetapi ia mempunyai beberapa kelemahan apabila digunakan dalam konteks tertentu.

Kelebihan

Berguna untuk pasukan yang bertujuan untuk bermula dengan penambahbaikan berterusan.
Fleksibel dan boleh digunakan untuk kebanyakan projek.
Pantas untuk melaksanakan perubahan dan melihat hasil.
Kaedah yang terbukti untuk penambahbaikan berterusan dan meningkatkan penstandardan organisasi.

Kekurangan

Memerlukan sokongan daripada pengurusan kanan untuk berjaya.
Berfungsi terbaik hanya jika kitaran adalah berulang
Memakan masa untuk melaksanakan dan belajar.
Tidak sesuai untuk projek mendesak.

Templat PDCA

Untuk membantu perniagaan mudah menggunakan kaedah pengurusan kitaran PDCA untuk meningkatkan hasil mereka, kami telah menyediakan templat fleksibel, sesuai untuk pelbagai rancangan.

Muat Turun Percuma: Templat kanvas untuk membantu anda dengan cepat menggunakan rangka kerja PDCA dalam organisasi anda

"Untuk meningkatkan adalah untuk berubah; untuk menjadi sempurna adalah untuk berubah kerap."

Kepentingan perubahan dan penambahbaikan berterusan sentiasa ditekankan dalam operasi perniagaan. Di antara pelbagai model penambahbaikan berterusan, kitaran PDCA adalah salah satu kaedah yang paling diperkemas dan optimum untuk menangani isu pada mana-mana peringkat organisasi anda. Ia memastikan bahawa proses tidak mengulangi kesilapan sambil membenarkan organisasi anda menguji idea pada skala kecil dalam persekitaran terkawal.

Anda boleh mula menggunakan PDCA hari ini, dan kami harap artikel ini telah membantu!

Pengurusan Proses