Bagaimana cara mengidentifikasi bottleneck yang menghalangi alur kerja bisnis Anda?

Berapa banyak proses bisnis yang saat ini berjalan di perusahaan Anda? Berapa banyak dari mereka yang memastikan bahwa input dan output sama presisi dan efisiennya seperti ditangani oleh mesin? Atau apakah Anda masih mendapat keluhan dari semua orang yang terlibat?

Mitra Anda mungkin mengeluh tentang kontrak yang tertunda, pelanggan mungkin mengekspresikan frustrasi karena kurangnya respons yang tepat waktu, dan pesanan masih tertinggal meskipun meningkatkan tenaga kerja.

Proses yang terlihat sempurna di atas kertas sering mengalami hambatan ketika diterapkan dalam kehidupan nyata. Ini seperti jalan yang tiba-tiba macet. Di suatu tempat sepanjang jalur, lalu lintas tidak lagi bergerak lancar. Tapi apa yang terjadi? Bagaimana Anda bisa dengan cepat dan akurat mengidentifikasi area masalah untuk menyelesaikannya sekali dan untuk selamanya?

Apa itu bottleneck dalam bisnis?

Istilah "bottleneck" berasal dari ide mencoba menuangkan kelereng keluar dari botol dengan leher yang sempit. Dalam skenario ideal, kelereng harus mudah menggelinding keluar karena diameternya lebih kecil dari leher botol, selama botol dimiringkan ke bawah. Namun, dalam kenyataannya, hal-hal tidak sesederhana itu. Beberapa kelereng sering berkumpul di leher yang sempit pada saat yang sama, memblokir satu sama lain dan mencegah aliran yang lancar. Inilah yang kami sebut sebagai bottleneck atau penyumbatan proses.

Konsep "bottleneck" sering mengingatkan pada penyumbatan output

Menurut definisi dasar, bottleneck adalah titik dalam proses bisnis di mana volume tugas melebihi kapasitas throughput maksimum, menyebabkan gangguan alur kerja, penundaan, atau kemacetan.

Bottleneck terjadi ketika terlalu banyak tugas mencoba melewati area yang terbatas sumber dayanya. Proses bisnis mungkin berisi lebih dari satu bottleneck. Bottleneck dari satu proses juga bisa menjadi titik macet dari yang lain. Sayangnya, bottleneck sering hanya dikenali dan diakui setelah mereka menyebabkan penundaan yang signifikan.

Contoh bottleneck dalam bisnis

Bottleneck dapat ditemukan paling mudah dalam proses manufaktur. Misalnya, dalam jalur produksi permen, 1000 buah diproduksi setiap hari. Namun, departemen pengemasan hanya dapat menangani 600 buah, 60% dari target produksi, menyebabkan tahap pengemasan kekurangan input.

Namun, setiap proses bisnis di perusahaan Anda rentan terhadap bottleneck, dan banyak dari mereka kemungkinan mengalami bottleneck di awal tahap pengembangan mereka.

Bottleneck dapat merujuk pada sumber daya apa pun, baik berwujud atau tidak berwujud, dalam bisnis Anda, atau bahkan faktor eksternal. Misalnya:

• Sistem pemrosesan dokumen manual yang rumit
• Kebijakan yang ketinggalan zaman yang tidak lagi mematuhi peraturan hukum baru
• Pola pikir micromanagement yang menghambat kreativitas
• Truk pengiriman yang terus-menerus memerlukan perbaikan
• Karyawan baru yang masih tidak familiar dengan peran mereka
• Karyawan yang memberikan informasi yang salah, memerlukan waktu untuk memperbaikinya
• Manajer yang terlalu sibuk untuk menyetujui laporan
• Tim yang kurang kolaborasi efektif, meninggalkan tugas yang tidak ditugaskan
• Pelamar pekerjaan yang menunda respons email selama proses perekrutan
• ...

Berbagai jenis bottleneck dalam bisnis

Dalam hal durasi, ada dua jenis bottleneck bisnis:

• Bottleneck jangka pendek: Ini disebabkan oleh masalah yang tidak terduga dan sementara. Misalnya, jika anggota tim kunci sakit dan mengambil cuti tiga hari, dan tidak ada orang lain yang bisa mengisi untuk mereka, pekerjaan akan menumpuk sampai mereka kembali.
• Bottleneck jangka panjang: Ini adalah masalah berulang yang tidak terselesaikan yang bertahan dalam periode yang lebih lama. Misalnya, dalam perusahaan media, mungkin ada lima editor video yang produktif, tetapi hanya satu orang yang bertanggung jawab untuk persetujuan konten, mengakibatkan produk akhir secara konsisten tertunda melampaui tenggat waktu yang direncanakan.

Dalam hal penyebab, ada empat jenis bottleneck:

• Bottleneck sistem: Ini terjadi ketika keterbatasan dalam perangkat lunak atau teknologi yang digunakan oleh bisnis memperlambat operasi. Misalnya, perusahaan mungkin memiliki perangkat lunak manajemen inventaris yang ketinggalan zaman yang kesulitan menangani peningkatan permintaan, menyebabkan penundaan dalam pemenuhan pesanan.
• Bottleneck proses: Ini terjadi ketika inefisiensi atau hambatan dalam alur kerja atau prosedur memperlambat kemajuan. Misalnya, perusahaan manufaktur mungkin memiliki proses persetujuan yang rumit untuk perubahan desain, yang menyebabkan penundaan produksi dan tenggat waktu yang terlewat.
• Bottleneck orang: Ini muncul ketika ketersediaan atau kapasitas karyawan menjadi kendala. Misalnya, tim proyek mungkin bergantung pada satu insinyur yang sangat terspesialisasi untuk tugas-tugas kritis, menyebabkan penundaan setiap kali orang itu tidak tersedia atau terlalu banyak bekerja.
• Bottleneck produksi: Ini terjadi ketika proses produksi fisik tidak dapat mengimbangi permintaan. Misalnya, pabrik mungkin memiliki cukup pesanan untuk meningkatkan output, tetapi jalur produksinya dibatasi oleh kecepatan satu mesin, memperlambat seluruh proses.

Mengapa penting untuk mengidentifikasi bottleneck sedini mungkin?

Bottleneck tidak mempengaruhi tahap yang berdiri sendiri tetapi seluruh proses, yang berarti mereka memiliki potensi untuk menyebabkan kerusakan yang meluas, mempengaruhi banyak area penting lainnya. Mengidentifikasi mereka dengan cepat dan akurat seperti mendiagnosis dan mengobati penyakit dalam tubuh untuk memulihkan kesehatan. Mendeteksi bottleneck lebih awal membantu mencegah komplikasi lebih lanjut, memastikan operasi yang lebih lancar dan kinerja keseluruhan yang lebih baik.

Bottleneck dalam proses bisnis dapat menyebabkan:

• Peningkatan biaya dan penurunan pendapatan karena penundaan dan inefisiensi.
• Kehilangan peluang dan keunggulan kompetitif dari penundaan kemajuan kerja.
• Produktivitas yang lebih rendah, target output yang terlewat, dan ketidakpuasan pelanggan.
• Beban kerja yang tidak seimbang karena terlalu lambat atau terlalu kewalahan, menyebabkan frustrasi karyawan.
• Perencanaan dan alokasi sumber daya yang buruk, yang menyebabkan konflik internal dan budaya saling menyalahkan.

Bottleneck dalam bisnis mirip dengan kemacetan lalu lintas

Sebagian besar metrik untuk mengevaluasi keberhasilan proses bisnis berkisar pada biaya, kualitas, dan waktu, serta keseimbangan antara ketiga faktor ini.

Jika tujuan utama Anda adalah kualitas (misalnya, proses desain produk), bottleneck mungkin bukan perhatian utama. Jika optimasi biaya adalah fokus Anda (misalnya, proses perekrutan), mengidentifikasi bottleneck harus menjadi prioritas karena mereka sering menyebabkan biaya yang tidak terduga dan meningkat. Untuk proses yang sensitif terhadap waktu (misalnya, finalisasi kontrak dengan klien), bottleneck adalah masalah besar dan harus ditangani dengan cepat.

Selain menghilangkan dampak negatif, mengidentifikasi bottleneck sedini mungkin memungkinkan Anda untuk menyelesaikannya dan mengoptimalkan proses bisnis Anda. Ini dapat menyebabkan peningkatan pendapatan, pengurangan biaya, dan sangat penting untuk menskalakan bisnis Anda.

Cara menemukan bottleneck dalam bisnis Anda

Berikut adalah 3 langkah untuk dengan cepat dan akurat mengidentifikasi bottleneck

Langkah 1: Cari sinyal peringatan

Bottleneck cenderung meninggalkan tanda-tanda yang terlihat, terutama yang jangka panjang atau ketika kemacetan telah mencapai tingkat kritis.

Jika alur kerja Anda tidak dapat diprediksi, dengan aktivitas yang berfluktuasi daripada berjalan lancar, kemungkinan ada bottleneck di suatu tempat.

Sebagai manajer, tidak sulit untuk menemukan bottleneck dalam proses yang Anda ikuti, serta lainnya di seluruh bisnis. Beberapa sinyal jelas dari bottleneck termasuk:

• Kontrak secara konsisten tertunda, menyebabkan keluhan dari mitra bisnis.
• Pelanggan kesulitan mendapatkan dukungan atau informasi tepat waktu.
• Meskipun menambah staf, layanan pelanggan secara signifikan tertinggal dari jadwal.
• Peningkatan mendadak dalam biaya, seperti biaya penyimpanan dingin.
• Beban kerja yang tidak merata, dengan beberapa tim kelebihan beban dan yang lain kurang dimanfaatkan.
• Persetujuan dan pengiriman laporan sering tertunda, membuat manajer kewalahan.
• Kesalahan yang sering dalam penggajian memerlukan koreksi.
• Karyawan menghadapi gangguan kerja karena sistem perangkat lunak yang lambat atau rusak.

Jika suatu hari, jumlah pekerjaan yang belum selesai tiba-tiba melonjak, ada kemungkinan besar Anda mengalami bottleneck

Jika Anda telah melihat tanda-tanda ini, Anda mungkin mencurigai bottleneck atau bahkan beberapa dalam alur kerja Anda saat ini. Dua tindakan tindak lanjut di bawah ini, mengukur dan menganalisis, dapat membantu Anda mengkonfirmasi ini.

Langkah 2: Selidiki penyebabnya

Sebagian besar proses di bisnis Anda mungkin dilakukan secara sistematis, apakah Anda telah memvisualisasikannya dalam flowchart atau tidak. Penyelidikan akan jauh lebih mudah jika Anda setidaknya memiliki dokumentasi proses sederhana untuk memvisualisasikan bagaimana hal-hal berjalan.

Mari kita gali lebih dalam setiap langkah dan lihat apa yang terjadi. Jika proses aktual Anda menunjukkan hanya beberapa tugas yang bergerak lancar sementara mayoritas antri sebelum tahap tertentu, di situlah bottleneck Anda. Semakin cepat antrian ini tumbuh, semakin parah bottleneck.

Setelah Anda mengidentifikasi di mana bottleneck berada, selidiki apa yang menyebabkannya dengan menganalisis komponen tahap: Apa output dari tahap? Siapa yang bertanggung jawab? Bagaimana tugas diteruskan ke tahap tertentu ini? Informasi atau tindakan tertentu apa yang harus diselesaikan untuk memproses tahap berikutnya?

Semakin rinci pemetaan proses Anda, semakin mudah untuk menunjuk bottleneck yang tepat.

Jika Anda menggunakan perangkat lunak manajemen proses bisnis

Jika bisnis Anda telah mendigitalkan dan mengotomatisasi alur kerjanya menggunakan perangkat lunak manajemen proses bisnis (BPM) seperti Rework Flows, menganalisis masalah tersebut menjadi sangat mudah. Secara harfiah hanya perlu sekilas untuk melihat di mana bottleneck berada.

Identifikasi bottleneck sebagai blok merah sekilas

Anda juga dapat menganalisis penyebabnya berkat informasi terpusat dan laporan bawaan, termasuk siapa yang kelebihan beban, siapa yang kurang bekerja, atau apa yang belum selesai.

Strategi untuk menghindari bottleneck dalam alur kerja Anda

Manajemen sumber daya dan keseimbangan beban kerja

Manajemen sumber daya yang baik adalah kunci untuk menghindari bottleneck, terutama dalam hal menyeimbangkan beban kerja. Jika beberapa tim terlalu sibuk sementara yang lain menganggur, seluruh proses dapat melambat. Secara teratur memeriksa berapa banyak pekerjaan yang dimiliki setiap tim membantu memastikan tugas didistribusikan secara adil.

Penting juga untuk memberi tim alat, pelatihan, dan dukungan yang tepat untuk menangani tugas mereka dengan baik. Ketika pekerjaan tersebar merata dan karyawan memiliki apa yang mereka butuhkan, semuanya mengalir lebih lancar, mengurangi kemungkinan penundaan dari terlalu banyak pekerjaan atau kekurangan sumber daya.

Tidak ada cara yang lebih baik untuk melakukan ini daripada survei dan berbicara dengan orang-orang yang terlibat dalam proses. Mereka semua terlalu familiar dengan frustrasi yang disebabkan oleh penyumbatan apa pun dan tahu lebih baik daripada orang lain tentang apa yang mereka butuhkan. Minta mereka untuk membuat daftar yang mencakup: Tugas berulang dalam pekerjaan mereka; Tugas yang mengonsumsi waktu paling banyak atau melibatkan pemrosesan data manual; atau Tugas yang bergantung pada input dari tim atau proses lain sebelum mereka dapat melanjutkan.

Komunikasi yang jelas dan hand-off

Seringkali, tugas tertunda dan bottleneck muncul karena informasi hilang dalam transisi. Ketika tim tidak memiliki pedoman yang jelas tentang kapan atau bagaimana meneruskan informasi, itu memerlukan komunikasi berulang atau kesalahpahaman. Ini dapat memperlambat seluruh proses, menyebabkan waktu yang terbuang dan frustrasi.

Untuk mencegah bottleneck ini, perusahaan perlu menetapkan aturan yang jelas tentang informasi mana yang harus diserahkan ke tim berikutnya yang bertanggung jawab dalam proses dan bagaimana transisi itu dilakukan. Seharusnya jauh lebih mudah dengan bantuan perangkat lunak manajemen proses otomatis seperti Rework Flows.

Pemantauan berkelanjutan dan penyesuaian cepat

Tanpa pemantauan berkelanjutan, bottleneck dapat tidak terdeteksi sampai mereka menyebabkan gangguan besar, jadi Anda perlu mengawasi sinyal yang mungkin. Dengan menggunakan dashboard real-time dalam perangkat lunak manajemen proses, Anda dapat dengan mudah menemukan masalah potensial lebih awal dan membuat penyesuaian cepat.

Kesimpulan

Jika tim Anda terus-menerus stres, tenggat waktu secara teratur terlewat, dan tugas tidak bergerak lancar, saatnya untuk mempertimbangkan analisis bottleneck. Buat alur kerja visual untuk semua proses bisnis Anda. Dengan melakukan itu, Anda akan dapat meramalkan dan menemukan kendala dan bottleneck potensial sebelum mereka terjadi.