Apakah Kaizen? Menerima falsafah penambahbaikan berterusan untuk kecemerlangan operasi

Kaizen, istilah yang berakar dalam bahasa Jepun, menandakan proses penambahbaikan berterusan yang bertujuan untuk mengoptimumkan prestasi dan kualiti. Pada asalnya sebagai falsafah pengurusan, Kaizen telah berkembang melampaui pembuatan untuk menjadi trend penting dalam pengurusan perniagaan global.

Lebih daripada sekadar model pengurusan, Kaizen merangkumi falsafah hidup berdasarkan prinsip "kemajuan bertambah" untuk kesempurnaan berterusan. Artikel ini memberikan gambaran keseluruhan konsep Kaizen, diikuti dengan panduan terperinci tentang pelaksanaannya dalam persekitaran perniagaan. Mari kita terokai bagaimana Kaizen boleh mengubah dan meningkatkan kelebihan kompetitif perniagaan anda.

Apakah Kaizen?

Kaizen adalah falsafah perniagaan Jepun yang terkenal yang telah berjaya diterima pakai oleh banyak syarikat di seluruh dunia. Istilah ini menggabungkan dua perkataan Jepun: Kai (berterusan) dan Zen (penambahbaikan), diterjemahkan kepada "penambahbaikan berterusan" dalam bahasa Inggeris.

Ciri utama Kaizen adalah konsep "langkah kecil membawa kepada hasil yang hebat." Ini bermakna hasil yang ketara dicapai secara beransur-ansur melalui penambahbaikan kecil yang konsisten. Oleh itu, Kaizen memerlukan semua orang untuk mengambil bahagian dengan pemikiran bahawa "apa-apa sahaja boleh diperbaiki".

Menurut "The New Shorter Oxford English Dictionary" (1993), "Kaizen" ditakrifkan sebagai penambahbaikan berterusan proses kerja dan produktiviti, merangkumi falsafah perniagaan.

Pada mulanya, Kaizen digunakan terutamanya dalam syarikat pembuatan Jepun seperti Toyota, Suzuki, Canon, dan Honda. Lama-kelamaan, ia telah diterima pakai secara meluas merentasi pelbagai sektor, termasuk perkhidmatan, perniagaan, dan teknologi, di banyak negara.

Kaizen memberi tumpuan kepada idea berskala kecil yang menghasilkan hasil jangka panjang yang ketara, berbeza dengan konsep inovasi Barat, yang sering mengutamakan perubahan segera berskala besar.

Falsafah Kaizen Jepun vs. falsafah inovasi Barat

Contoh Kaizen:

Ambil Toyota, aplikasi Kaizen yang berjaya, sebagai contoh. Falsafah Kaizen dilaksanakan dengan ketat dan menyeluruh di setiap sudut kilang pembuatan Toyota, sama ada di Jepun atau Amerika Syarikat.

Penambahbaikan Kaizen tipikal di Toyota melibatkan kenderaan pengangkutan dalaman mereka. Pada mulanya, Toyota membelanjakan jumlah yang besar untuk membeli kenderaan ini. Walau bagaimanapun, mereka menemui cara untuk membinanya secara dalaman dengan menambah enjin pada bahagian pengeluaran sedia ada. Ini mengurangkan kos lebih daripada separuh, menjimatkan hampir $3,000 setiap kenderaan—penjimatan yang mengagumkan yang patut dicontohi.

Faedah Kaizen dan Bila untuk melaksanakan

Faedah ketara

Mengumpul penambahbaikan kecil dari masa ke masa membawa kepada hasil yang ketara.
Mengurangkan pembaziran dan meningkatkan produktiviti dengan meminimumkan inventori, meningkatkan kualiti, mengurangkan masa menunggu, dan meningkatkan kemahiran pekerja.

Faedah tidak ketara

Menggalakkan sumbangan individu kepada penambahbaikan.
Mengukuhkan kerja berpasukan.
Memupuk budaya korporat kecekapan dan perhatian kepada perincian.

Bila untuk melaksanakan Kaizen

Kaizen boleh dilaksanakan pada bila-bila masa, mematuhi prinsip penambahbaikan berterusan sambil mengekalkan nilai teras. Contohnya, mengurangkan kos pengeluaran sambil mengekalkan kualiti produk.

Masa utama untuk Kaizen:

Semasa krisis: Penting untuk kelangsungan.
Dalam keadaan sukar (cth. COVID-19): Untuk meminimumkan gangguan dan bersedia untuk pemulihan.
Semasa operasi biasa: Untuk menangani cabaran asas seperti pengurusan sumber manusia dan kertas kerja, meletakkan asas untuk pertumbuhan mampan.

10 prinsip Kaizen dalam perniagaan

Apabila melaksanakan Kaizen, tanpa mengira skala atau era, adalah penting untuk mematuhi 10 prinsip abadi ini yang menentukan keberkesanan Kaizen:

Fokus berpusatkan pelanggan:

Sebagai prinsip, produk dan perkhidmatan harus berorientasikan pasaran dan memenuhi keperluan pelanggan. Oleh itu, Kaizen harus bertujuan untuk meningkatkan dan menguruskan kualiti produk, meningkatkan faedah yang disediakan oleh produk, dan menghapuskan semua aktiviti yang tidak melayani pengguna akhir.

Penambahbaikan berterusan:

Pelanggan pasti akan menuntut standard yang lebih tinggi untuk produk dan perkhidmatan pada masa depan, termasuk spesifikasi teknikal, reka bentuk, dan kos. Oleh itu, konsep "penyelesaian" tidak menandakan akhir kerja; sebaliknya, penambahbaikan berterusan adalah perlu. Memperbaiki produk sedia ada dengan strategi yang baik boleh menjimatkan masa dan kos yang ketara kepada perniagaan, lebih cekap daripada mencipta produk baru.

Budaya tanpa salah:

Individu bertanggungjawab untuk menyelesaikan tugas yang diberikan kepada mereka dan dipertanggungjawabkan jika kesilapan dibuat. Setiap orang dijangka memaksimumkan keupayaan mereka untuk membetulkan kesilapan secara kolaboratif, bekerja ke arah matlamat bersama pasukan tanpa mengalihkan kesalahan secara tidak adil.

Budaya syarikat terbuka:

Pekerja digalakkan untuk secara terbuka mengakui kesilapan, mengenal pasti kelemahan, dan mendapatkan bantuan daripada rakan sekerja dan atasan. Terdapat rangkaian komunikasi dalaman untuk membenarkan pekerja dengan cepat mengakses kemas kini, berkongsi, dan bertukar pengalaman.

Galakan kerja berpasukan:

Dengan Kaizen, perniagaan membina struktur sumber manusia mereka dengan tumpuan untuk mencipta pasukan kerja yang berkesan. Dalam struktur ini, ketua pasukan mesti mempunyai kemahiran kepimpinan yang kuat, manakala ahli dijangka bekerjasama dengan berkesan dan terus memperbaiki diri.

Kerjasama merentas fungsi:

Sumber manusia untuk projek dipilih dengan teliti dari pelbagai jabatan dalam syarikat, dan sumber luaran boleh digunakan apabila perlu.

Komitmen pekerja:

Syarikat melabur dalam program latihan kemahiran komunikasi untuk kedua-dua pekerja dan tahap pengurusan. Pendekatan ini membantu membina Cadangan Nilai Majikan (EVP) syarikat, memupuk kepercayaan, kesetiaan, dan komitmen jangka panjang di kalangan pekerja.

Disiplin dan tanggungjawab diri:

Pekerja harus secara sukarela menyesuaikan diri dan mengikuti norma masyarakat dan peraturan syarikat, walaupun mengorbankan kepentingan peribadi untuk sejajar dengan visi, misi, dan nilai teras syarikat. Mereka harus mengutamakan kepentingan kerja dan sentiasa merenung diri untuk mengawal kelemahan peribadi.

Komunikasi telus:

Pekerja hanya boleh mencapai hasil yang tinggi jika mereka memahami situasi semasa syarikat, jadi perkongsian maklumat yang kerap dan telus adalah penting.

Meningkatkan produktiviti:

Gabungkan pelbagai langkah seperti latihan dalaman, delegasi khusus, memupuk inisiatif individu dan membuat keputusan, dan pengiktirafan dan ganjaran tepat pada masanya.

Panduan untuk melaksanakan Kaizen dalam perniagaan

Kitaran Kaizen 7-langkah dinyatakan seperti berikut:

Langkah 1: Nilai keadaan semasa dan tetapkan matlamat Kaizen

Sebelum melaksanakan Kaizen, nilai status semasa perniagaan anda secara menyeluruh untuk mewujudkan matlamat yang jelas. Ini menghalang isu seperti perlanjutan berlebihan atau ketidakselarasan. Kaizen tidak memerlukan modal yang ketara tetapi menuntut komitmen jangka panjang dari semua peringkat, dari CEO kepada pekerja. Pertimbangkan untuk merintis Kaizen di kawasan tertentu sebelum berkembang.

Langkah 2: Kenal pasti punca akar

Analisis punca mendasar sebarang isu. Sebagai contoh, jika inventori bertimbun, adakah ia disebabkan oleh pengedaran atau kualiti produk? Gunakan data menyeluruh dan maklum balas pekerja untuk mendapatkan pandangan.

Langkah 3: Bangunkan penyelesaian terbaik

Setelah punca akar dikenal pasti, buat sumbang saran penyelesaian kreatif. Pilih pilihan yang paling menjanjikan dan paling sejajar dengan bajet anda.

Langkah 4: Laksanakan penyelesaian Kaizen

Laksanakan pelan Kaizen, mungkin bermula dengan program perintis. Pemantauan kerap dan pengumpulan maklum balas adalah penting semasa fasa ini.

Langkah 5: Analisis keputusan

Nilai keputusan berdasarkan data yang dikumpul semasa pelaksanaan untuk mengukur kejayaan berbanding keadaan awal. Penyelesaian Kaizen biasanya menghasilkan hasil positif.

Langkah 6: Standardkan dan optimumkan penyelesaian

Perhalusi penyelesaian dengan menangani sebarang kelemahan atau bidang untuk penambahbaikan. Terus belajar dari setiap pelaksanaan.

Langkah 7: Ulang kitaran Kaizen yang diseragamkan

Setelah penyelesaian yang berjaya diseragamkan, mulakan kitaran sekali lagi untuk menangani isu baru dan meningkatkan proses selanjutnya.

Contoh Kaizen dalam perniagaan - Mengenal pasti masalah dengan kaedah 5W-1H

Kaedah 5W (Who, What, Where, When, Why) dan 1H (How) adalah alat utama dalam Kaizen, membantu menganalisis dan mengenal pasti isu sepanjang kitaran, dari menetapkan matlamat kepada mengoptimumkan penyelesaian.

Aspek asas falsafah Kaizen, yang juga dibangunkan oleh Jepun, adalah kaedah 5S—teknik pengurusan dan organisasi tempat kerja yang menekankan disiplin diri manusia. Kerana hasil yang jelas dan ketara, ia digemari secara meluas oleh perniagaan.

5S bermaksud:

Seiri (Sort): Simpan hanya barang yang diperlukan.
Seiton (Straighten): Susun barang untuk akses mudah.
Seiso (Shine): Bersih dan mengekalkan tempat kerja.
Seiketsu (Standardize): Mengekalkan dan menseragamkan tiga S pertama.
Shitsuke (Sustain): Memupuk disiplin dan penyertaan proaktif dalam amalan 5S di kalangan semua ahli organisasi.

Mengoptimumkan kecekapan kerja dengan perisian pengurusan 4.0

Matlamat Kaizen adalah untuk memudahkan kerja sambil mencapai hasil yang lebih tinggi. Walaupun inovasi berskala besar boleh mencabar, Kaizen boleh dilaksanakan dengan mudah pada mana-mana tahap pasukan, membawa kepada penambahbaikan berterusan dan beransur-ansur yang telah memacu kejayaan banyak syarikat global—dan boleh melakukan perkara yang sama untuk syarikat anda.

Pengurusan Proses