BPMN: Business Process Model and Notation Dijelaskan

BPMN memberi anda bahasa universal untuk melukis proses perniagaan yang boleh dibaca oleh penganalisis perniagaan dan pembangun perisian tanpa memerlukan penterjemah. Business Process Model and Notation (BPMN) adalah perkara paling hampir kepada standard antarabangsa yang dimiliki oleh pengurusan proses, dan ia adalah notasi yang paling banyak digunakan oleh platform BPM, alat automasi aliran kerja, dan pasukan penambahbaikan proses.

Apakah BPMN?

BPMN adalah standard notasi grafik untuk pemodelan proses perniagaan. Ia dikekalkan oleh Object Management Group (OMG), badan standard yang sama di sebalik UML. Versi semasa, BPMN 2.0, dikeluarkan pada 2011 dan menambah keupayaan supaya rajah bukan sahaja boleh dibaca oleh manusia malah juga boleh dilaksanakan oleh mesin, bermakna fail BPMN 2.0 boleh diimport terus ke dalam enjin aliran kerja dan dijalankan sebagai kod.

Pada terasnya, BPMN menerangkan proses sebagai urutan tugasan, peristiwa, dan keputusan yang dihubungkan oleh aliran, diatur dalam pools dan lanes yang menunjukkan siapa bertanggungjawab terhadap apa. Notasi ini cukup tepat untuk menangkap pengendalian pengecualian yang kompleks, pelaksanaan selari, dan penghantaran mesej antara sistem, tetapi masih cukup visual untuk dibawa bincang oleh ketua jabatan dalam mesyuarat.

Fakta Utama

• Organisasi yang membakukan notasi proses seperti BPMN melaporkan 30% lebih sedikit salah faham antara pasukan perniagaan dan IT semasa projek automasi proses (Gartner, 2023).
• BPMN 2.0 adalah standard ISO (ISO/IEC 19510:2013), mengesahkan statusnya sebagai penanda aras global untuk pemodelan proses (ISO, 2013).
• Kajian 2022 oleh BPM Institute mendapati BPMN adalah notasi pemodelan yang paling banyak digunakan di kalangan organisasi yang menjalankan program penambahbaikan proses formal, disebut oleh 67% responden (BPM Institute, 2022).

Empat kategori elemen BPMN

BPMN mengatur setiap simbol ke dalam empat kategori. Memahami struktur ini menjadikan pembelajaran notasi jauh lebih mudah kerana anda bukan menghafal senarai bentuk yang panjang tetapi satu sistem yang logik.

Objek Aliran adalah tempat kebanyakan tindakan berlaku. Peristiwa menanda perkara yang berlaku (proses bermula, pemasa dicetuskan, mesej tiba). Aktiviti adalah kerja yang sedang dilakukan. Gateways adalah titik keputusan dan logik percabangan.

Objek Penyambung adalah garis-garis. Aliran Urutan (anak panah pepejal) menunjukkan susunan aktiviti dalam satu proses. Aliran Mesej (anak panah putus-putus) menunjukkan komunikasi antara dua pools yang berasingan. Persatuan menghubungkan artifak, seperti anotasi teks, kepada elemen.

Lorong Proses memerlukan penekanan tersendiri kerana ia menjadikan BPMN sangat berguna untuk proses rentas fungsi. Pool mewakili peserta, sering kali sebuah organisasi atau sistem. Lanes dalam pool membahagikan tanggungjawab lebih lanjut, biasanya mengikut peranan atau jabatan. Beginilah satu rajah BPMN boleh menunjukkan pelanggan membuat pesanan, gudang menyempurnakannya, dan sistem kewangan memproses pembayaran, semuanya dalam satu pandangan.

Artifak tidak mengubah logik proses tetapi menjadikan rajah mudah dibaca. Objek Data menunjukkan data yang digunakan atau dihasilkan oleh satu tugasan. Kumpulan mengelompokkan elemen yang berkaitan secara visual. Anotasi membolehkan anda menambah nota dalam bahasa biasa untuk pengulas yang memerlukan konteks.

Simbol teras BPMN dijelaskan

Ini adalah simbol yang akan anda gunakan dalam hampir setiap rajah BPMN. Kuasai ini dan anda boleh membaca 90% rajah BPMN dunia sebenar dengan segera.

Peristiwa

Peristiwa boleh membawa penanda dalam bulatan: sampul surat untuk peristiwa mesej, jam untuk peristiwa pemasa, kilat untuk peristiwa ralat. Jenis penanda memberitahu anda apa yang mencetuskan atau terhasil daripada peristiwa tersebut.

Aktiviti

Tugasan adalah elemen yang paling biasa dalam mana-mana rajah BPMN. Sub-Proses membolehkan anda menyembunyikan kerumitan: anda melihat satu kotak dalam rajah induk, tetapi anda boleh mengembangkannya untuk mendedahkan aliran BPMN penuh di dalamnya.

Gateways

Gateways adalah tempat BPMN menjadi lebih tepat daripada carta alir asas. Berlian biasa dalam carta alir hanya bermakna "keputusan." Dalam BPMN, jenis gateway memberitahu anda sama ada anda memilih satu laluan, menjalankan beberapa laluan secara selari, atau mengaktifkan beberapa kombinasi laluan secara bersyarat.

BPMN berbanding carta alir berbanding UML

Ketiga-tiga ini sering dikelirukan. Mereka menyelesaikan masalah yang berkaitan tetapi berbeza.

Perbezaan utama: carta alir adalah cara yang pantas dan tidak formal untuk mendokumentasikan proses untuk pembaca manusia. BPMN adalah notasi formal yang berskala kepada automasi peringkat perusahaan. Rajah Aktiviti UML serupa dengan BPMN dari segi ketelitian tetapi direka untuk kelakuan sistem perisian dan bukannya operasi perniagaan.

Untuk kebanyakan kerja dokumentasi proses, mulakan dengan carta alir atau peta proses perniagaan. Apabila proses merentasi sempadan organisasi, melibatkan pengendalian pengecualian yang kompleks, atau perlu dijalankan dalam platform BPM, BPMN adalah alat yang sesuai.

Manfaat dan had BPMN

Manfaat

Bahasa bersama merentasi pasukan. Pihak berkepentingan perniagaan dan IT boleh melihat rajah yang sama dan memahaminya. Ini mengurangkan kesilapan terjemahan yang menjejaskan projek automasi proses sebelum sempat bermula.

Ketepatan untuk automasi. Rajah BPMN 2.0 boleh dieksport sebagai XML dan diimport ke dalam enjin pelaksanaan seperti Camunda, Activiti, atau IBM BPM. Rajah ITU adalah spesifikasi. Tiada kekaburan dalam terjemahan dari dokumen ke kod.

Menangani kerumitan dunia sebenar. Laluan pengecualian, tugasan selari, peristiwa dicetuskan pemasa, dan mesej antara sistem semuanya mempunyai notasi yang eksplisit. BPMN tidak memaksa anda memudahkan bahagian yang rumit.

Ekosistem alat. Bizagi, Signavio, Camunda Modeler, ARIS, dan Lucidchart semuanya menyokong BPMN 2.0. Rajah boleh dipindahkan antara alat ini melalui format XML standard.

Had

Keluk pembelajaran. BPMN mempunyai berpuluh-puluh simbol. Mendapatkan pasukan untuk menggunakannya secara konsisten memerlukan latihan. Rajah BPMN yang dilukis dengan buruk menggunakan konvensyen yang bercampur lebih sukar dibaca daripada carta alir yang mudah.

Berlebihan untuk proses yang mudah. Proses kelulusan tiga langkah tidak memerlukan pools, lanes, gateways berasaskan peristiwa, dan aliran mesej. Proses yang lebih mudah sesuai dalam format yang lebih mudah.

Bukan pengganti dokumentasi proses. BPMN menunjukkan aliran. Ia tidak menangkap peraturan perniagaan, keperluan sistem, definisi data, atau konteks polisi di sekeliling proses. Perkara-perkara itu masih memerlukan dokumentasi proses di samping rajah.

Cara mencipta rajah BPMN

Langkah 1: Takrifkan skop dan peserta

Namakan proses dan kenal pasti semua yang terlibat: pasukan dalaman, organisasi luaran, dan sebarang sistem yang mengambil bahagian. Setiap organisasi atau sistem yang menghantar atau menerima aliran proses menjadi Pool. Pasukan atau peranan dalam organisasi anda menjadi Lanes dalam pool anda.

Langkah 2: Kenal pasti peristiwa mula dan tamat

Letakkan Peristiwa Mula (bulatan nipis) di mana pencetus berlaku. Letakkan satu atau lebih Peristiwa Tamat (bulatan tebal) untuk setiap hasil. Proses pemenuhan pesanan, misalnya, mungkin mempunyai dua peristiwa tamat: "Pesanan Dihantar" dan "Pesanan Dibatalkan." Mendapatkan jangkar ini dengan betul terlebih dahulu menghalang selebihnya rajah daripada melebar tanpa kawalan.

Langkah 3: Petakan urutan tugasan

Senaraikan setiap aktiviti mengikut urutan dan letakkannya sebagai Tugasan (segi empat tepat bersudut bulat) dalam lanes yang sesuai. Bekerjasama dengan orang yang benar-benar melakukan kerja, bukan hanya orang yang menguruskannya. Jurang antara "cara kami fikir ia berfungsi" dan "cara ia sebenarnya berfungsi" adalah tempat kebanyakan masalah proses tersembunyi. Ini mencerminkan pendekatan dalam pemetaan proses perniagaan.

Langkah 4: Tambah gateways untuk keputusan dan percabangan

Letakkan Exclusive Gateway di mana proses perlu memilih satu laluan. Gunakan Parallel Gateway di mana beberapa perkara berlaku pada masa yang sama. Gunakan Peristiwa Pertengahan untuk apa-apa yang berasaskan masa, dicetuskan oleh mesej, atau didorong oleh ralat. Label setiap syarat gateway pada aliran urutan keluar supaya pembaca tahu tepat syarat mana yang membawa ke mana.

Langkah 5: Sambung, sahkan, dan perhalusi

Sambungkan semua elemen dengan Aliran Urutan dalam setiap pool dan Aliran Mesej antara pools. Kemudian teliti rajah bersama pihak berkepentingan dan tanya: "Adakah setiap laluan mempunyai peristiwa tamat? Adakah setiap gateway mempunyai semua syaratnya dilabel? Adakah ada langkah yang kami terlepas?" Telusuri laluan utama dahulu, kemudian jejaki setiap cabang pengecualian ke peristiwa tamatnya. Rajah BPMN yang sah tidak mempunyai jalan buntu dan tiada laluan yang mendua.

Contoh BPMN

Berikut adalah bagaimana proses onboarding pelanggan kelihatan dalam BPMN, menggunakan satu pool dengan dua lanes: Jualan dan Operasi.

Pool: "Acme Corp" (peserta dalaman) Lanes: Jualan, Operasi

Aliran:

1. Peristiwa Mula (mesej): Kontrak Ditandatangani
2. Tugasan (lane Jualan): Hantar e-mel alu-aluan
3. Tugasan (lane Jualan): Buat akaun dalam CRM
4. Exclusive Gateway: Adakah persediaan manual atau automatik?
5. Laluan A (automatik): Tugasan (lane Operasi): Cetuskan pembekalan automatik
6. Laluan B (manual): Tugasan (lane Operasi): Tugaskan pengurus pelaksanaan, kemudian Tugasan: Jadualkan panggilan kickoff
7. Kedua-dua laluan bergabung pada Parallel Gateway: Jalankan semakan latar belakang dan hantar kaji selidik onboarding secara serentak
8. Tugasan (lane Operasi): Sahkan semua semakan selesai
9. Peristiwa Tamat: Pelanggan Aktif

Exclusive gateway pada langkah 4 mencerminkan keputusan sebenar yang dibuat oleh pasukan anda. Parallel gateway pada langkah 7 mencerminkan kerja yang sebenarnya berlaku pada masa yang sama. Tiada satu pun yang akan jelas dalam carta alir biasa dengan bentuk berlian tunggal.

Rajah ini boleh diimport ke dalam platform BPM dan digunakan untuk mengautomatikkan tugasan pembekalan, mencetuskan kaji selidik pada masa yang tepat, dan memaklumkan pengurus pelaksanaan apabila semakan latar belakang selesai. Itulah lompatan dari dokumentasi proses kepada pelaksanaan yang BPMN membolehkan.

Untuk konteks yang lebih luas tentang di mana BPMN sesuai dalam program penambahbaikan penuh, lihat apakah pengurusan proses dan pengurusan proses perniagaan.

Amalan terbaik

Mulakan dengan laluan utama. Lukis senario ideal dari mula hingga akhir sebelum menambah cabang pengecualian. Lebih mudah menambah kerumitan daripada mengurai rajah yang cuba menangani setiap kes tepi sekaligus.

Label setiap output gateway. Setiap anak panah yang keluar dari gateway harus membawa label syarat, "Ya", "Tidak", "Jumlah > RM10k", "Automatik". Tanpa label, gateways adalah mendua.

Satu proses per pool, satu tanggungjawab per lane. Mencampurkan dua proses yang tidak berkaitan dalam satu pool atau menetapkan lane kepada seseorang dan sistem mencipta kekeliruan. Kekalkan sempadan yang jelas.

Gunakan sub-proses untuk mengurus kerumitan. Apabila bahagian rajah anda menjadi padat, lipat ia menjadi Sub-Proses. Pembaca melihat aliran peringkat tinggi; mereka yang memerlukan perincian boleh mengembangkannya.

Kekalkan pools mendatar, lanes dilabel dengan jelas. Konvensyen dalam kebanyakan alat adalah aliran kiri-ke-kanan dengan pools mendatar. Orientasi yang konsisten menjadikan rajah mudah diimbas.

Hubungkan BPMN dengan prosedur operasi standard anda. Rajah BPMN menunjukkan aliran. SOP menyimpan peraturan perniagaan, nama alat, dan pengendalian kes tepi. Hubungkan keduanya secara eksplisit supaya tiada dokumen yang terbiar.

Sahkan dengan pelaksanaan, bukan sekadar semakan. Jika platform BPM anda boleh menjalankan rajah, jalankannya dengan data ujian. Kesilapan dalam rajah BPMN yang hanya dikesan dalam semakan pihak berkepentingan jauh lebih mahal daripada kesilapan yang dikesan dalam ujian.

Soalan lazim

Apakah perbezaan antara BPMN dan carta alir?

Carta alir adalah rajah tidak formal dan serba guna untuk menunjukkan langkah dan keputusan dalam sesuatu proses. BPMN adalah standard formal dengan peraturan tepat untuk jenis gateway, pencetus peristiwa, komunikasi pool, dan pelaksanaan mesin. Perbezaan praktikal utama adalah bahawa fail BPMN 2.0 boleh diimport ke dalam enjin aliran kerja dan dilaksanakan secara langsung, manakala carta alir tidak boleh. Untuk dokumentasi dalaman yang mudah, carta alir adalah lebih pantas. Untuk automasi, aliran kerja rentas pasukan, atau definisi proses peringkat pematuhan, BPMN adalah pilihan yang tepat.

Apakah perbezaan antara pool dan lane dalam BPMN?

Pool mewakili peserta yang berasingan dalam proses, biasanya seluruh organisasi, jabatan, atau sistem luaran. Lane adalah bahagian dalam pool, biasanya mewakili peranan, pasukan, atau fungsi tertentu. Semua aktiviti dalam pool berkongsi proses yang sama. Aliran Mesej merentasi antara pools untuk menunjukkan komunikasi. Aliran Urutan kekal dalam pools. Bayangkan pool sebagai tempat pertandingan renang dan lane sebagai lorong renang perenang individu di dalamnya.

Apakah yang ditambah oleh BPMN 2.0 berbanding versi terdahulu?

BPMN 2.0 memperkenalkan format XML yang dipiawaikan yang menjadikan rajah boleh dibaca dan dilaksanakan oleh mesin. Ia juga memformalkan semantik setiap elemen, supaya dua alat BPMN 2.0 mentafsir rajah yang sama secara identik. Versi terdahulu adalah terutamanya standard visual tanpa model pelaksanaan. Versi 2.0 adalah yang mengubah BPMN daripada format dokumentasi menjadi asas automasi aliran kerja.

Alat mana yang menyokong BPMN 2.0?

Alat yang paling banyak digunakan termasuk Camunda Modeler (percuma, sumber terbuka), Bizagi Modeler (percuma untuk pemodelan), Signavio (perusahaan), ARIS (perusahaan), Lucidchart (berasaskan web), dan draw.io (percuma). Semua ini mengeksport format XML BPMN 2.0 standard. Camunda adalah pilihan paling biasa untuk pasukan yang juga memerlukan enjin pelaksanaan BPMN di samping alat pemodelan.

Bilakah saya perlu menggunakan SIPOC dan bukannya BPMN?

Gunakan rajah SIPOC apabila anda perlu menentukan skop dan sempadan proses pada peringkat tinggi, terutama pada permulaan projek Six Sigma atau penambahbaikan. SIPOC memberitahu anda apa yang dilakukan oleh proses, siapa yang terlibat, dan apakah input dan outputnya. Gunakan BPMN apabila anda perlu memodelkan cara proses berfungsi langkah demi langkah, termasuk keputusan, pengecualian, dan automasi. SIPOC adalah alat penetapan skop. BPMN adalah alat pemodelan. Keduanya berfungsi dengan baik secara berurutan.

Di mana BPMN sesuai dalam kit alat proses yang lebih luas

BPMN tidak menggantikan pemetaan proses perniagaan, pemetaan aliran nilai, atau amalan pengurusan kualiti menyeluruh. Ia melengkapi mereka. Anda mungkin menggunakan SIPOC untuk menentukan skop, peta proses untuk mendapatkan penjajaran pihak berkepentingan, dan BPMN apabila anda bersedia untuk mengautomatikkan atau menyerahkan spesifikasi kepada pasukan kejuruteraan.

Notasi ini hanya sebaik pemikiran proses di sebaliknya. Mulakan dengan memahami proses melalui perbincangan dan prosedur operasi standard. Kemudian gunakan BPMN untuk menjadikan pemahaman itu tepat, boleh dikongsi, dan boleh dilaksanakan.

Bacaan berkaitan

• Pemetaan Proses Perniagaan - asas visual sebelum BPMN
• Apakah Carta Alir? - alternatif lebih mudah untuk dokumentasi asas
• Pemetaan Aliran Nilai - analisis proses berfokus Lean dengan data masa
• Rajah SIPOC - penetapan skop sebelum pemodelan
• Prosedur Operasi Standard - dokumen pengiring kepada mana-mana rajah BPMN
• Apakah Pengurusan Proses? - disiplin yang lebih luas yang BPMN berkhidmat
• Pengurusan Kualiti Menyeluruh - metodologi penambahbaikan yang menggunakan model proses sebagai input