Pengurusan proses: Pengenalan

Anda enam bulan dalam mengembangkan startup anda, dan perkara menjadi tidak terkawal. Jualan kukuh, tetapi aduan pelanggan bertimbun, pasukan anda tenggelam dalam thread Slack, dan tanggungjawab tidak jelas. Anda tidak pernah berniat untuk kekacauan seperti ini, tetapi ia tetap tiba.

Kebenarannya, anda membina rumah tanpa pelan tindak. Inilah yang ditawarkan oleh pengurusan proses: struktur senyap yang menghalang perniagaan yang bergerak pantas daripada runtuh.

Apakah proses

Proses adalah set aktiviti berstruktur yang mengubah input kepada output yang bermakna. Ia mengikuti urutan langkah yang boleh diulang, sering melibatkan beberapa orang atau sistem, untuk menghasilkan hasil yang konsisten. Setiap proses mempunyai tiga komponen asas:

Input: sumber, maklumat, atau bahan yang diperlukan untuk bermula (contohnya: pesanan pelanggan, bahan mentah, atau permohonan kerja)
Langkah: tindakan yang ditakrifkan yang menggerakkan kerja ke hadapan (contohnya: memeriksa inventori, menyediakan sebut harga, membungkus pesanan)
Output: hasil akhir proses (contohnya: produk yang dihantar, pekerja yang diambil, atau invois yang diluluskan)

Proses boleh mudah atau kompleks, automatik atau manual. Ia mungkin merangkumi hanya satu jabatan atau merentasi banyak. Tetapi apa yang menjadikannya proses dan bukan hanya senarai tugas ialah ia boleh diulang dan mempunyai tujuan yang ditakrifkan. Anda tidak membuat kek dari awal setiap kali dengan tekaan; anda mengikuti resipi. Itu adalah proses. Perkara yang sama berlaku untuk menjalankan gaji, memperkenalkan pelanggan baru, atau bertindak balas kepada tiket sokongan.

Proses yang ditakrifkan membawa kestabilan kepada kerja. Ia mengurangkan kekeliruan, mengehadkan kesilapan, dan menjadikan hasil lebih dipercayai.

Proses, Projek, dan Tugas: Perbezaannya

Tiga perkataan ini sering muncul bersebelahan, tetapi ia menerangkan jenis kerja yang sangat berbeza. Kejelasan sekitar maksudnya membantu pasukan menguruskan usaha, masa, dan tanggungjawab dengan lebih berkesan.

Tugas: tindakan tunggal yang khusus. Ia adalah unit kerja terkecil, biasanya dilakukan oleh satu orang dalam masa yang singkat. Contoh: menghantar invois, meluluskan permintaan cuti, menyerahkan laporan.
Projek: usaha sementara dengan matlamat unik. Ia mempunyai permulaan dan pengakhiran yang ditakrifkan, dan ia menyampaikan sesuatu yang baru. Contoh: melancarkan kempen pemasaran, melaksanakan sistem perisian, memindahkan pejabat.
Proses: siri langkah yang berulang dari masa ke masa untuk menghasilkan hasil yang konsisten. Contoh: memproses gaji, mengendalikan sokongan pelanggan, menghantar pesanan.

Setiap jenis kerja mendapat manfaat daripada jenis tumpuan yang berbeza:

Tugas memerlukan kejelasan dan penyelesaian.

Projek memerlukan perancangan yang teliti dan kerjasama.

Proses memerlukan struktur, perhatian berterusan, dan pemilikan yang jelas.

Mengelirukan satu jenis kerja dengan yang lain boleh mewujudkan masalah. Jika proses dianggap sebagai projek sekali sahaja, ia mungkin ditinggalkan sebaik sahaja hasil pertama disampaikan. Jika projek diuruskan seperti proses berterusan, mungkin tiada penutupan yang jelas. Dan apabila tugas dianggap sebagai tindakan berdiri sendiri, mudah untuk kehilangan pandangan tentang tujuan mereka dalam sistem yang lebih besar.

Walau bagaimanapun, dalam pengurusan moden, kami sering mengintegrasikan konsep ini.

Sebagai contoh, jika anda ingin meningkatkan proses, anda memulakan projek penambahbaikan proses (dengan permulaan dan pengakhiran) untuk menganalisis dan mengubah proses, dan projek itu terdiri daripada banyak tugas (seperti memetakan proses semasa, mengenal pasti pembaziran, melatih kakitangan pada proses baru).

Setelah projek selesai, proses berjalan dalam bentuk baru yang diperbaiki. Mengekalkan kejelasan tentang istilah ini membantu semua orang memahami sifat kerja: Adakah kita berurusan dengan operasi berterusan (proses)? Inisiatif sekali sahaja (projek)? Atau item tindakan individu (tugas)?

Apabila ragu, tanya: Adakah terdapat titik akhir (ya = projek), atau adakah ia berterusan (ya = proses)?; Adakah ia usaha kompleks yang memerlukan penyelarasan (projek/proses), atau unit kerja tunggal (tugas)? Menjawab ini akan membimbing anda untuk mengurusnya dengan cara yang betul.

Proses dan Prosedur: Perbezaannya

Walaupun kedua-dua istilah sering digunakan bersama, proses dan prosedur tidak sama.

Proses adalah gambaran yang lebih besar. Ia menunjukkan apa yang berlaku, dalam susunan apa, untuk mengubah input kepada output. Ia menentukan aliran kerja.

Prosedur menyelami butiran bagaimana setiap langkah dalam proses dilakukan, termasuk arahan, peraturan, alat, dan tanggungjawab.

Sebagai contoh, dalam proses pengenalan pelanggan, langkah "sahkan identiti pelanggan" adalah sebahagian daripada proses. Prosedur yang berkaitan akan menyatakan dengan tepat bagaimana untuk mengesahkan identiti – dokumen apa yang perlu diperiksa, sistem mana yang perlu digunakan, dan bagaimana untuk merekod pengesahan.

Ringkasnya:

Proses = apa dan bila

Prosedur = bagaimana

Apakah pengurusan proses?

Sejarah ringkas pengurusan proses

Pengurusan proses tidak dilahirkan dalam bilik mesyuarat atau makmal perisian. Ia berkembang sebagai tindak balas kelangsungan kepada kerumitan, skala, dan perubahan.

Pada awal abad ke-20, apabila pengeluaran besar-besaran pertama kali bermula, kilang memerlukan cara baru untuk mengatur buruh. Frederick Taylor memperkenalkan pengurusan saintifik – menganalisis setiap gerakan untuk mencari "satu cara terbaik" untuk bekerja. Henry Ford membina atas ini dengan barisan pemasangan bergeraknya, mengurangkan masa pengeluaran kereta dari hari kepada hanya beberapa jam. Dalam era ini, proses adalah tentang kawalan, kebolehramalan, dan skala.

Selepas Perang Dunia II, kebangkitan persaingan global mengalihkan tumpuan kepada kualiti. Pemikir seperti W. Edwards Deming dan Joseph Juran berhujah bahawa kualiti harus dibina ke dalam proses, bukan diperiksa di akhir. Idea mereka menyemai Pengurusan Kualiti Menyeluruh (TQM), di mana penambahbaikan berterusan dan pemikiran sistem menjadi pusat.

Menjelang pergantian abad, apabila pasaran berkembang, Kejuruteraan Semula Proses Perniagaan (BPR) menggalakkan pemimpin untuk membuang proses lapuk dan mereka bentuk semula dari awal. Tetapi kemudian, alat digital seperti perisian Pengurusan Proses Perniagaan (BPM) membolehkan syarikat mendokumentasikan, mengautomasikan, dan memantau proses dengan lebih tepat, walaupun dalam masa nyata. Dan dengan kebangkitan AI dan automasi, perniagaan hari ini kini boleh mengoptimumkan proses bukan sahaja sekali setahun, tetapi secara berterusan.

Setiap era menambah lapisan pandangan. Dari kawalan, kepada kualiti, kepada kelajuan dan kebolehsuaian – pengurusan proses matang menjadi amalan yang bukan sahaja menyokong operasi; ia membentuk strategi.

Jadi apakah pengurusan proses?

Pengurusan proses adalah reka bentuk sengaja, pelaksanaan, dan penambahbaikan berterusan tentang bagaimana kerja mengalir dalam organisasi. Ia tentang memastikan aktiviti yang boleh diulang:

Sejajar dengan matlamat perniagaan
Ditakrifkan dan didokumentasikan dengan jelas
Cekap dan konsisten
Diukur dan diperbaiki dari masa ke masa

Pada terasnya, pengurusan proses membantu membawa ketertiban kepada kerja yang berselerak atau rumit. Ia menghilangkan tekanan daripada orang yang perlu mengingati segala-galanya atau membuatnya semasa mereka pergi. Sebaliknya, cara perkara dilakukan dibina ke dalam sistem, jadi semua orang tahu apa yang perlu dilakukan dan bagaimana melakukannya.

Yang penting, pengurusan proses bukan tentang menjadikan perkara tegar atau terlalu ketat. Ia adalah pendekatan yang teliti untuk mengenal pasti bahagian mana kerja yang harus kekal konsisten dan mana yang boleh diperbaiki. Apabila digunakan dengan berkesan, ia membantu perniagaan anda berkembang sambil kekal terkawal, menyesuaikan diri tanpa memulakan semula secara berterusan, dan secara konsisten memberikan hasil yang kukuh dengan niat dan bukannya nasib baik."

Mengapa pengurusan proses penting

Pada hari-hari awal perniagaan, segala-galanya bergerak pantas. Tumpuan adalah pada kreativiti, kelajuan, dan hubungan rapat. Proses adalah longgar, atau kadang-kadang tidak ada sama sekali. Itu boleh berfungsi dengan baik untuk seketika. Tetapi apabila perniagaan berkembang, perkara mula berubah.

Pada peringkat penskalaan, taruhannya menjadi lebih tinggi:

Lebih banyak pelanggan

Lebih banyak pekerja

Lebih banyak transaksi

Lebih banyak kerumitan

Tanpa proses yang jelas, semua kerumitan ini boleh bertukar menjadi kekeliruan. Itulah ketika masalah muncul: kelewatan, perkhidmatan tidak konsisten, pelanggan tidak berpuas hati, kepenatan pekerja, dan pasukan menarik ke arah yang berbeza.

Pengurusan proses menjadi penting pada peringkat ini. Ia membolehkan syarikat berkembang tanpa kehilangan arah, dan membantu mengekalkan konsistensi dan kejelasan apabila persekitaran perniagaan menjadi lebih menuntut.

Pertumbuhan kekal terurus: Tanpa sistem bersama, pasukan mewujudkan cara kerja mereka sendiri, yang membawa kepada kekeliruan dan hasil yang tidak sekata. Pengurusan proses menambah struktur yang cukup supaya pasukan boleh berkembang bersama dan bekerja dengan lebih lancar.

Pengalaman pelanggan kekal konsisten: Pelanggan tidak melihat operasi dalaman anda, tetapi mereka perasan kelewatan dan kesilapan. Proses yang jelas membantu memastikan perkhidmatan kekal dipercayai, tidak kira siapa yang mengendalikan tugas.

Penambahbaikan menjadi praktikal: Dengan aliran kerja yang jelas, pasukan boleh mengesan masalah, menguji perubahan, dan membuat kemajuan yang stabil. Pengurusan proses mengubah penambahbaikan menjadi sesuatu yang sengaja, bukan diserahkan kepada nasib.

Akauntabiliti menjadi jelas: Peranan dan garis masa yang ditakrifkan menghilangkan kekeliruan. Apabila semua orang tahu apa yang diharapkan, lebih mudah untuk memperbaiki isu dan mengambil pemilikan.

Jenis proses perniagaan

Tidak semua proses memainkan peranan yang sama dalam syarikat, dan memahami perbezaan membolehkan pemimpin memberi tumpuan perhatian mereka di tempat yang paling penting. Ia juga menawarkan pandangan yang lebih jelas tentang bagaimana pelbagai aktiviti berkumpul untuk memastikan perniagaan berjalan, yang menjadi penting apabila tiba masanya untuk mereka bentuk semula.

Proses teras (proses mencipta nilai utama)

Ini adalah aktiviti yang secara langsung menghasilkan nilai yang dibayar oleh pelanggan. Ia adalah pusat kepada misi organisasi dan sering merentasi pelbagai jabatan. Pemenuhan pesanan, penjagaan pesakit, dan pelaksanaan perisian adalah contoh biasa.

Cara yang berguna untuk mengenal pasti proses teras adalah dengan memikirkan konsep rantaian nilai Michael Porter: semua aktiviti utama yang mencipta produk atau perkhidmatan untuk pelanggan.

Apabila proses ini berfungsi dengan baik, perniagaan berkembang maju; apabila ia rosak, pelanggan boleh merasakan kesan dengan segera.

Proses sokongan

Proses sokongan menjadikan kerja teras mungkin. Walaupun ia beroperasi di belakang tabir, peranan mereka adalah penting. Kategori ini, termasuk fungsi seperti HR, IT, perolehan, dan gaji, mewujudkan syarat untuk penciptaan nilai.

Meningkatkan proses sokongan sering membawa kepada kecekapan yang lebih baik, kos yang lebih rendah, dan kelewatan yang lebih sedikit merentasi organisasi. Walaupun ia mungkin tidak kelihatan kepada pelanggan, pengaruh mereka dirasai di setiap bahagian aliran kerja.

Proses pengurusan

Proses pengurusan, kadang-kadang dipanggil tadbir urus atau proses strategik, adalah tentang merancang, membimbing, dan mengawasi organisasi pada tahap tinggi. Walaupun ia tidak menghasilkan barangan atau perkhidmatan secara langsung, mahupun ia sebahagian daripada operasi harian, ia membentuk operasi tersebut melalui perancangan strategik, pemantauan prestasi, belanjawan, dan pematuhan.

Proses ini biasanya melibatkan keputusan kepimpinan dan adalah kunci untuk mengekalkan organisasi sejajar dan bertanggungjawab.

Bersama-sama, proses teras, sokongan, dan pengurusan membentuk pandangan penuh tentang bagaimana syarikat beroperasi. Proses teras mencipta nilai pelanggan, proses sokongan mengekalkan persekitaran yang membolehkan nilai tersebut, dan proses pengurusan menetapkan kursus dengan tujuan dan disiplin.

Pemikiran akhir

Jadi tahniah! Anda telah pun mengambil langkah pertama ke arah menjalankan perniagaan yang lebih lancar dan lebih bijak.

Sama ada anda baru bermula atau sudah menjalankan operasi yang kompleks, memahami asas pengurusan proses sentiasa masa yang dibelanjakan dengan baik. Ia memberi anda asas yang kukuh untuk mengesan apa yang berfungsi, memperbaiki apa yang tidak, dan berkembang dengan yakin.

Tetapi inilah soalannya: Bagaimana anda tahu betapa kuatnya proses anda sebenarnya? Di situlah kematangan proses masuk. Dalam artikel seterusnya, kami akan meneroka bagaimana untuk mengukur tahap semasa anda dan apa yang diperlukan untuk naik tangga.