Wie identifiziert man den Engpass, der Ihre Geschäftsprozesse blockiert?

Wie viele Geschäftsprozesse laufen derzeit in Ihrem Unternehmen? Wie viele von ihnen stellen sicher, dass Ein- und Ausgaben so präzise und effizient sind, als würden sie von einer Maschine bearbeitet? Oder erhalten Sie immer noch Beschwerden von allen Beteiligten?

Ihre Partner beschweren sich möglicherweise über verzögerte Verträge, Kunden äußern möglicherweise Frustration über fehlende rechtzeitige Antworten, und Bestellungen liegen trotz zunehmender Personalstärke immer noch hinter dem Zeitplan zurück.

Prozesse, die auf dem Papier makellos aussehen, stoßen bei der Umsetzung in der Realität oft auf Hindernisse. Es ist wie eine Straße, die plötzlich verstopft wird. Irgendwo entlang der Linie bewegt sich der Verkehr nicht mehr reibungslos. Aber was passiert? Wie können Sie den Problembereich schnell und genau identifizieren, um ihn ein für alle Mal zu lösen?

Was ist ein Engpass im Geschäft?

Der Begriff „Engpass" stammt von der Idee, Murmeln aus einer Flasche mit engem Hals zu schütten. In einem idealen Szenario sollten die Murmeln leicht herausrollen, da ihr Durchmesser kleiner ist als der Hals der Flasche, solange die Flasche nach unten geneigt ist. In der Realität sind die Dinge jedoch nicht so einfach. Mehrere Murmeln sammeln sich oft gleichzeitig am engen Hals, blockieren sich gegenseitig und verhindern einen reibungslosen Fluss. Dies bezeichnen wir als Engpass oder Prozessblockade.

Das Konzept eines „Engpasses" bringt oft eine Ausgabeblockade in den Sinn

Per grundlegender Definition ist ein Engpass ein Punkt innerhalb eines Geschäftsprozesses, an dem das Volumen der Aufgaben die maximale Durchsatzkapazität übersteigt, was zu Workflow-Unterbrechungen, Verzögerungen oder Staus führt.

Ein Engpass tritt auf, wenn zu viele Aufgaben versuchen, durch einen ressourcenbeschränkten Bereich zu gelangen. Ein Geschäftsprozess kann mehr als einen Engpass enthalten. Der Engpass eines Prozesses könnte auch der Engpass eines anderen sein. Leider werden Engpässe oft erst erkannt und anerkannt, nachdem sie erhebliche Verzögerungen verursacht haben.

Beispiele für Engpässe im Geschäft

Engpässe können am einfachsten in Fertigungsprozessen erkannt werden. Zum Beispiel werden in einer Süßwarenproduktionslinie täglich 1000 Stück produziert. Die Verpackungsabteilung kann jedoch nur 600 Stück bearbeiten, 60% des Zielproduktion, was dazu führt, dass die Verpackungsphase nicht genügend Inputs erhält.

Jeder Geschäftsprozess in Ihrem Unternehmen ist jedoch anfällig für Engpässe, und viele von ihnen stoßen wahrscheinlich früh in ihren Entwicklungsphasen auf Engpässe.

Ein Engpass kann sich auf jede Ressource beziehen, ob materiell oder immateriell, innerhalb Ihres Unternehmens oder sogar auf externe Faktoren. Zum Beispiel:

• Ein manuelles, umständliches Dokumentenverarbeitungssystem
• Eine veraltete Richtlinie, die nicht mehr den neuen gesetzlichen Vorschriften entspricht
• Eine Mikromanagement-Mentalität, die Kreativität erstickt
• Ein Lieferwagen, der ständig repariert werden muss
• Ein neuer Mitarbeiter, der noch nicht mit seiner Rolle vertraut ist
• Ein Mitarbeiter, der falsche Informationen bereitstellt, was Zeit zur Korrektur erfordert
• Ein Manager, der zu beschäftigt ist, um Berichte zu genehmigen
• Ein Team, dem es an effektiver Zusammenarbeit mangelt, sodass Aufgaben nicht zugewiesen werden
• Ein Stellenbewerber, der während des Einstellungsprozesses E-Mail-Antworten verzögert
• ...

Verschiedene Arten von Engpässen im Geschäft

In Bezug auf die Dauer gibt es zwei Arten von Geschäftsengpässen:

• Kurzfristige Engpässe: Diese werden durch unerwartete und vorübergehende Probleme verursacht. Zum Beispiel, wenn ein wichtiges Teammitglied krank wird und drei Tage Urlaub nimmt und niemand anderes für sie einspringen kann, wird sich die Arbeit stapeln, bis sie zurückkehren.
• Langfristige Engpässe: Dies sind wiederkehrende, ungelöste Probleme, die über einen längeren Zeitraum bestehen bleiben. Zum Beispiel kann es in einem Medienunternehmen fünf produktive Videoredakteure geben, aber nur eine Person ist für die Inhaltsgenehmigung verantwortlich, was dazu führt, dass Endprodukte konsequent über die geplanten Fristen hinaus verzögert werden.

In Bezug auf die Ursachen gibt es vier Arten von Engpässen:

• Systemengpässe: Diese treten auf, wenn eine Einschränkung in der von einem Unternehmen verwendeten Software oder Technologie den Betrieb verlangsamt. Zum Beispiel könnte ein Unternehmen veraltete Bestandsverwaltungssoftware haben, die Schwierigkeiten hat, erhöhte Nachfrage zu bewältigen, was zu Verzögerungen bei der Auftragserfüllung führt.
• Prozessengpässe: Diese treten auf, wenn Ineffizienzen oder Hindernisse innerhalb eines Workflows oder Verfahrens den Fortschritt verlangsamen. Zum Beispiel kann ein Fertigungsunternehmen einen umständlichen Genehmigungsprozess für Designänderungen haben, der zu Produktionsverzögerungen und verpassten Fristen führt.
• Personalengpässe: Diese entstehen, wenn die Verfügbarkeit oder Kapazität von Mitarbeitern zu einer Einschränkung wird. Zum Beispiel kann ein Projektteam für kritische Aufgaben auf einen hochspezialisierten Ingenieur angewiesen sein, was zu Verzögerungen führt, wenn diese Person nicht verfügbar oder überlastet ist.
• Produktionsengpässe: Diese treten auf, wenn der physische Produktionsprozess nicht mit der Nachfrage Schritt halten kann. Zum Beispiel kann eine Fabrik genügend Bestellungen haben, um die Produktion zu erhöhen, aber ihre Produktionslinie ist durch die Geschwindigkeit einer einzelnen Maschine begrenzt, was den gesamten Prozess verlangsamt.

Wenn Sie den Typ kennen, wissen Sie auch, wo die Lösung ansetzt. Die folgende Tabelle ordnet jede Ursache ihrem typischen Erscheinungsbild und der ersten Maßnahme zu, die den Engpass meist beseitigt:

Diese Zuordnung von Ursache zu Lösung ist der Kern des Business Process Management: Sie behandeln nicht jede Verzögerung gleich, sondern spüren die Engpassressource auf und setzen genau dort an.

Warum ist es wichtig, Engpässe so früh wie möglich zu identifizieren?

Engpässe betreffen nicht eine eigenständige Phase, sondern den gesamten Prozess, was bedeutet, dass sie das Potenzial haben, weitreichende Schäden zu verursachen und viele andere wichtige Bereiche zu beeinträchtigen. Sie schnell und genau zu identifizieren, ist wie eine Krankheit im Körper zu diagnostizieren und zu behandeln, um die Gesundheit wiederherzustellen. Die frühzeitige Erkennung von Engpässen hilft, weitere Komplikationen zu verhindern, reibungslosere Abläufe zu gewährleisten und die Gesamtleistung zu verbessern.

Ein Engpass in Geschäftsprozessen kann zu folgenden Problemen führen:

• Erhöhte Kosten und reduzierte Einnahmen durch Verzögerungen und Ineffizienzen.
• Verpasste Chancen und Wettbewerbsvorteile durch Verzögerungen im Arbeitsfortschritt.
• Geringere Produktivität, verfehlte Produktionsziele und Kundenunzufriedenheit.
• Unausgeglichene Arbeitslasten, ob zu langsam oder zu überlastet, was zu Mitarbeiterfrust führt.
• Schlechte Planung und Ressourcenzuweisung, die zu internen Konflikten und einer Schuldzuweisungskultur führen.

Engpässe im Geschäft ähneln Verkehrsstaus

Die meisten Metriken zur Bewertung des Erfolgs eines Geschäftsprozesses drehen sich um Kosten, Qualität und Zeit sowie das Gleichgewicht zwischen diesen drei Faktoren.

Wenn Ihr Hauptziel Qualität ist (z.B. Produktdesignprozess), ist ein Engpass möglicherweise nicht die oberste Priorität. Wenn Kostenoptimierung Ihr Fokus ist (z.B. ein Einstellungsprozess), sollte die Identifizierung von Engpässen eine Priorität sein, da sie oft zu unerwarteten und überhöhten Kosten führen. Für zeitkritische Prozesse (z.B. Vertragsabschluss mit einem Kunden) sind Engpässe ein großes Problem und müssen schnell angegangen werden.

Über die Beseitigung negativer Auswirkungen hinaus ermöglicht Ihnen die frühzeitige Identifizierung von Engpässen, diese zu lösen und Ihre Geschäftsprozesse zu optimieren. Dies kann zu erhöhten Einnahmen, reduzierten Kosten führen und ist entscheidend für die Skalierung Ihres Unternehmens.

Wie man Engpässe in Ihrem Geschäft findet

Hier sind 3 Schritte zur schnellen und genauen Identifizierung von Engpässen

Schritt 1: Suchen Sie nach Warnsignalen

Engpässe hinterlassen tendenziell auffällige Anzeichen, insbesondere langfristige oder wenn die Verstopfung ein kritisches Niveau erreicht hat.

Wenn Ihr Workflow unvorhersehbar ist, wobei Aktivitäten schwanken, anstatt reibungslos zu laufen, besteht die Chance, dass irgendwo ein Engpass vorhanden ist.

Als Manager ist es nicht schwierig, Engpässe in Prozessen zu erkennen, in die Sie involviert sind, sowie in anderen im gesamten Unternehmen. Einige klare Signale für Engpässe sind:

• Verträge sind ständig verzögert, was zu Beschwerden von Geschäftspartnern führt.
• Kunden haben Schwierigkeiten, rechtzeitige Unterstützung oder Informationen zu erhalten.
• Trotz zusätzlichem Personal liegen Kundenservices erheblich hinter dem Zeitplan zurück.
• Plötzliche Kostensteigerungen, wie Kühlhausgebühren.
• Ungleiche Arbeitslasten, wobei einige Teams überlastet und andere unterausgelastet sind.
• Genehmigungen und Berichtsabgaben sind häufig verzögert, was Manager überfordert.
• Häufige Fehler in der Gehaltsabrechnung, die Korrekturen erfordern.
• Mitarbeiter erleben Arbeitsunterbrechungen aufgrund langsamer oder fehlerhafter Softwaresysteme.

Wenn eines Tages die Menge der unerledigten Arbeit plötzlich ansteigt, besteht eine hohe Wahrscheinlichkeit, dass Sie auf einen Engpass gestoßen sind

Wenn Sie diese Anzeichen bemerkt haben, vermuten Sie wahrscheinlich einen Engpass oder sogar mehrere in Ihren aktuellen Workflows. Die beiden folgenden Maßnahmen, Messen und Analysieren, können Ihnen helfen, dies zu bestätigen.

Schritt 2: Untersuchen Sie die Ursache

Die meisten Prozesse in Ihrem Unternehmen werden wahrscheinlich systematisch durchgeführt, unabhängig davon, ob Sie sie in einem Flussdiagramm visualisiert haben oder nicht. Die Untersuchung wird viel einfacher sein, wenn Sie zumindest eine einfache Prozessdokumentation haben, um zu visualisieren, wie die Dinge laufen.

Lassen Sie uns tiefer in jeden Schritt eintauchen und sehen, was vor sich geht. Wenn Ihr tatsächlicher Prozess zeigt, dass nur wenige Aufgaben reibungslos ablaufen, während die Mehrheit vor einer bestimmten Phase in der Warteschlange steht, ist das dort, wo Ihr Engpass ist. Je schneller diese Warteschlange wächst, desto schwerwiegender ist der Engpass.

Sobald Sie identifiziert haben, wo der Engpass ist, untersuchen Sie, was ihn verursacht, indem Sie die Phasenkomponenten analysieren: Was sind die Ausgaben der Phase? Wer ist verantwortlich? Wie werden Aufgaben an diese bestimmte Phase weitergeleitet? Welche bestimmten Informationen oder Aktionen müssen abgeschlossen werden, um die nächste Phase zu verarbeiten?

Je detaillierter Ihre Prozessabbildung ist, desto einfacher wird es, den genauen Engpass zu lokalisieren.

Wenn Sie Business Process Management Software verwenden

Wenn Ihr Unternehmen seine Workflows bereits mithilfe von Business Process Management (BPM) Software wie Rework Flows digitalisiert und automatisiert hat, wird die Analyse solcher Probleme zum Kinderspiel. Es braucht buchstäblich nur einen Blick, um zu bemerken, wo der Engpass ist.

Identifizieren Sie Engpässe auf einen Blick als rote Blöcke

Sie können die Ursache auch dank der zentralisierten Informationen und integrierten Berichte analysieren, einschließlich wer überlastet ist, wer unterarbeitet ist oder was noch nicht abgeschlossen wurde.

Strategien zur Vermeidung von Engpässen in Ihrem Workflow

Ressourcenmanagement und Arbeitslastausgleich

Gutes Ressourcenmanagement ist der Schlüssel zur Vermeidung von Engpässen, insbesondere wenn es um den Ausgleich von Arbeitslasten geht. Wenn einige Teams zu beschäftigt sind, während andere untätig sind, kann der gesamte Prozess verlangsamt werden. Die regelmäßige Überprüfung, wie viel Arbeit jedes Team hat, hilft sicherzustellen, dass Aufgaben fair verteilt werden.

Es ist auch wichtig, Teams die richtigen Werkzeuge, Schulungen und Unterstützung zu geben, um ihre Aufgaben gut zu bewältigen. Wenn die Arbeit gleichmäßig verteilt ist und Mitarbeiter haben, was sie brauchen, läuft alles reibungsloser und reduziert die Chancen auf Verzögerungen durch zu viel Arbeit oder einen Mangel an Ressourcen.

Es gibt keinen besseren Weg, dies zu tun, als die am Prozess beteiligten Personen zu befragen und mit ihnen zu sprechen. Sie sind mit den Frustrationen, die durch jede Blockade verursacht werden, nur allzu vertraut und wissen besser als jeder andere, was sie brauchen. Bitten Sie sie, eine Liste zu erstellen, die Folgendes enthält: Wiederholende Aufgaben in ihrer Arbeit; Aufgaben, die am meisten Zeit verbrauchen oder manuelle Datenverarbeitung beinhalten; oder Aufgaben, die auf Eingaben von einem anderen Team oder Prozess angewiesen sind, bevor sie fortfahren können.

Klare Kommunikation und Übergaben

Oft werden Aufgaben verzögert und Engpässe erscheinen, weil Informationen im Übergang verloren gehen. Wenn Teams keine klaren Richtlinien haben, wann oder wie Informationen weitergegeben werden sollen, erfordert dies wiederholte Kommunikation oder Missverständnisse. Dies kann den gesamten Prozess verlangsamen und zu Zeitverschwendung und Frustration führen.

Um diese Engpässe zu verhindern, müssen Unternehmen klare Regeln darüber festlegen, welche Informationen an das nächste zuständige Team im Prozess weitergegeben werden sollen und wie dieser Übergang durchgeführt wird. Es sollte mit Hilfe automatisierter Prozessmanagement-Software wie Rework Flows viel einfacher sein.

Kontinuierliche Überwachung und schnelle Anpassungen

Ohne kontinuierliche Überwachung können Engpässe unbemerkt bleiben, bis sie größere Störungen verursachen, daher müssen Sie auf mögliche Signale achten. Durch die Verwendung von Echtzeit-Dashboards in Prozessmanagement-Software können Sie potenzielle Probleme frühzeitig erkennen und schnelle Anpassungen vornehmen.

Zusammenfassung

Wenn Ihr Team ständig gestresst ist, Fristen regelmäßig verpasst werden und Aufgaben nicht reibungslos ablaufen, ist es Zeit, eine Engpassanalyse in Betracht zu ziehen. Erstellen Sie einen visuellen Workflow für alle Ihre Geschäftsprozesse. Dabei werden Sie in der Lage sein, potenzielle Einschränkungen und Engpässe vorherzusagen und zu erkennen, bevor sie auftreten.

Häufig gestellte Fragen

Was ist ein Engpass in einem Geschäftsprozess? Ein Engpass ist eine Phase in einem Prozess, in der das Volumen der eingehenden Arbeit den maximalen Durchsatz einer Ressource übersteigt, sodass sich Aufgaben stauen, Verzögerungen entstehen und der gesamte Workflow langsamer wird. Der Begriff stammt vom engen Hals einer Flasche, der bestimmt, wie schnell der Inhalt herausfließen kann.

Wie identifiziert man einen Engpass im Business Process Management? Folgen Sie drei Schritten: Achten Sie auf Warnsignale wie wachsende Rückstände, verpasste Fristen und ungleiche Arbeitslasten; untersuchen Sie den Prozess, indem Sie ihn kartieren, um die genaue Phase zu finden, in der sich Arbeit staut; und analysieren Sie diese Phase, um herauszufinden, welcher Input, welche Genehmigung oder welche Kapazität sie einschränkt. Process-Management-Software macht den Engpass auf einen Blick sichtbar.

Was sind die vier Arten von Geschäftsengpässen? Nach Ursache unterschieden gibt es Systemengpässe (begrenzte Software oder Technologie), Prozessengpässe (ineffiziente Workflows oder Genehmigungen), Personalengpässe (überlastetes oder knappes Personal) und Produktionsengpässe (physische Kapazitätsgrenzen). Jeder Typ erfordert eine andere erste Lösung.

Wie behebt man einen Prozessengpass? Gleichen Sie Arbeitslasten so aus, dass kein Team unter- oder überlastet ist, klären Sie die Übergaberegeln, damit keine Informationen zwischen den Phasen verloren gehen, und überwachen Sie den Prozess kontinuierlich, damit neue Engpässe frühzeitig sichtbar werden. Die Automatisierung des begrenzenden Schritts mit Process-Management-Software beseitigt ihn oft dauerhaft.