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しかし、その本能は価値を破壊します。なぜなら、すべてのRFPが平等に作られているわけではないからです。最良の提案書が勝つ真の競争的機会もあれば、すでに決定が下されているコンプライアンス演習もあります。既存ベンダーの価格を検証するための調査演習もあります。そして、予算、タイムライン、または実際に可能なことについて完全に非現実的なものもあります。

すべてに対応すると、以下のようなことが起こります:

勝てない機会にリソースを浪費する
本物の見込み客からの注意を希薄化する
チームに一般的な提案書を書くように訓練する
関係がないために価格で競争する
戦略的ビジネス開発ではなく、反応的な営業の文化を構築する

一貫して勝つ企業は、すべてのRFPを追いかけません。どの機会が投資に値するかについて戦略的決定を下します。

RFPの環境を理解する

対応するかどうかを決定する前に、実際に何を扱っているのかを把握しましょう。RFPにはさまざまな種類があり、タイプを認識することで勝率を予測できます。

真の競争入札は、誰もがRFPであるべきだと想像するものです。バイヤーには本物の問題、現実的な予算があり、複数の適格なベンダーを評価しています。彼らはまだ決定していません。適切なアプローチと資格があれば、これらは勝てます。

コンプライアンス演習は、バイヤーがすでに誰を望んでいるか知っているにもかかわらず、調達ルールが複数の入札を要求する場合に発生します。あなたはポリシーを満たすために使われています。兆候:非現実的なタイムライン、1つのベンダーに一致する過度に具体的な要件、またはすでに誰かが選ばれていると裏ルートで聞いた場合。

既存ベンダーのテストは、現在のベンダーの契約が更新時期で、バイヤーが良い価値を得ていることを検証したい場合に発生します。既存ベンダーには大きな優位性があります。彼らは本当のニーズ、関係者、政治を知っています。既存ベンダーが深刻なミスをしない限り、あなたは上り坂を戦っています。

価格調査演習は、バイヤーがRFPを使用して優先ベンダーの価格を引き下げる場合です。彼らは提案書を集め、あなたの価格アイデアを現在のベンダーに持っていき、より良い取引を交渉します。あなたが作業をして、他の誰かが利益を得ます。

調査プロジェクトは、誰かが実際には予算や権限を持っていないが、市場について学びたい場合に発生します。彼らは情報を収集しているのであって、購入決定をしているわけではありません。「ソリューションを調べるように」と言われたジュニアスタッフによくあります。

どのタイプに直面しているかを理解することは、go/no-go決定のすべてを変えます。

Go/No-Go決定フレームワーク

ここでは規律が重要です。リソースをコミットする前に、構造化されたフレームワークを使用して各機会を評価します。

戦略的適合性評価

基本から始めましょう。この機会は、あなたが構築しようとしているものと一致していますか?

サービスラインの一致:これはあなたのコア専門知識の範囲内ですか、それとも無理をしていますか?専門外のRFPはうまくいかないことがほとんどです。バイヤーは不確実性を感じ、あなたは作業を知らないために価格を低く設定し、提供は悪夢になります。

ターゲットClientプロフィール:このClientはあなたの理想的な顧客に一致していますか?あなたが上級市場に移動していて、これが小さな会社である場合、勝つことは実際に損害を与える可能性があります。あなたは必要なポートフォリオを構築しない作業にシニアリソースを縛り付けます。

戦略的優先事項:プロジェクトがあなたのサービスに適合していても、戦略を前進させない場合があります。医療実践を構築しようとしていて、これが製造業での一回限りの場合、勝つことはあなたを横に引っ張ります。

参照価値:多くのマージンを得られなくても、このClientは強力な参照になりますか?ドアを開くロゴ?あなたがターゲットにしている新しいセクターでの経験?時にはそれが全体の計算を変えます。

勝率分析

あなたのチャンスについて正直になりましょう。楽観主義はRFPに勝てません。

既存の関係の優位性:これが大きなものです。バイヤーとの既存の関係(過去の作業、Consultingの会話、相互コンタクトからの紹介)がある場合、勝率は30~40%上昇します。RFPが到着する前に彼らと話したことがない場合、おそらく話したことがある誰かに負けています。

既存ベンダーのステータス:あなたはビジネスを守る既存ベンダーですか?失敗していなければ、勝率は60_{70%です。既存ベンダーに挑戦していますか?彼らがなぜ不満を持っているか知らない限り、勝率は10}15%に低下します。

要件の整合性:記載された要件はあなたの強みに一致していますか、それとも他の誰かのアプローチに有利ですか?RFPがあなたが持っていない特定の方法論や資格を求めている場合、それは信号です。

競争情報:他に誰が入札していますか?3つの強力な競合他社が対応していて、差別化の角度がない場合、勝率はせいぜい25%です。あなたが2つの適格な企業の1つである場合、勝率は劇的に改善します。

経済的実行可能性評価

勝つことができるとしても、望むべきですか?

推定プロジェクト価値:これは追求への投資に値しますか?50,000ドルのプロジェクトは25,000ドルの提案書作業を正当化しません。原則として、RFP対応コストがプロジェクト価値の10%を超える場合、戦略的な利点がない限り立ち去ります。

収益性の可能性:範囲と予想される価格圧力に基づいて、合理的なマージンを得ることができますか?RFPはしばしばマージンを破壊する価格競争を生み出します。ターゲットが30%のときに5%のマージンで勝つつもりなら、それは問題です。

リソースの可用性:勝った場合、提供するチームがいますか?RFPに勝ってからスタッフを確保するためにスクランブルをかけると、運用上の混乱と品質の問題が生じます。

支払条件とリスク:政府および大企業のRFPには、しばしばひどい支払条件、あなたを保護しない責任上限、受け入れられないIP条項が含まれています。対応に投資する前に定型文を読んでください。

リスク評価

何がうまくいかない可能性がありますか?

範囲の明確性:RFPは彼らが望むものについて明確ですか、それとも曖昧で範囲のクリープを生む可能性がありますか?曖昧なRFPは問題のあるプロジェクトになります。

調達対エンドユーザー:これは作業を理解していない調達担当者によって書かれたものですか、それとも実際にあなたのサービスを使用する人々によって書かれたものですか?調達主導のRFPはしばしば適合よりも価格を最適化します。

予算の現実性:彼らが求めているものに現実的な予算がありますか?そうでない場合、あなたが提供できるものに失望するか、過剰に約束して過小に提供する誰かに負けます。

タイムラインの実現可能性:彼らは実際に述べられたタイムラインで決定を下すことができますか、それともこれは数か月間引きずりますか?

Go/No-Go決定マトリックス

シンプルなスコアリングシステムにすべてをまとめます:

基準	ウェイト	スコア(1-5)	加重スコア
戦略的適合性	20%
勝率	30%
経済的価値	25%
リソース適合	15%
リスクレベル	10%

合計加重スコアが5点満点中3.5点未満の場合、辞退を真剣に検討してください。3.5~4.0の間の場合は、慎重に進め、リーンな対応をします。4.0を超える場合は、勝つために適切に投資します。

そして重要な部分は、深刻な時間を費やす前にこの決定を下すことです。RFPを受け取ってから数時間以内に分析を行い、その後コミットまたは辞退します。勝つことなく時間を無駄にする中途半端な対応に漂流しないでください。

RFP前の対応戦略

対応することを決定した場合、情報の質が執筆の質よりも勝率を決定します。

情報収集

以下を理解することから始めます:

バイヤーの本当の問題:彼らがRFPに書くことと実際に必要なことはしばしば異なります。RFPは「新しいCRMが必要」と言っていますが、本当の問題は「営業とマーケティングが協力していない」かもしれません。対応前に関係者と話すことができれば、本当の問題を掘り下げます。これは、needs assessment and discoveryで行う発見作業に似ています。

関係者マップ:誰が決定に関与していますか?経済的バイヤーは誰ですか?影響力を持つ人は誰ですか?他の全員があなたの提案書を気に入っていても、あなたをブロックする可能性がある人は誰ですか?人々を理解することは、要件を理解することと同じくらい重要です。

予算の現実:記載された予算範囲と実際の予算はしばしば異なります。実際の数字を知ることができれば、推測する代わりに戦略的に価格設定できます。

評価基準とウェイティング:一部のRFPは、提案書をどのようにスコアするかを教えてくれます。ほとんどはしません。技術的アプローチが40%、価格が30%、過去の実績が30%をカウントすることを知ることができれば、努力をどこに集中すべきか知っています。

決定タイムライン:RFPは60日で決定と言うかもしれませんが、内部政治は実際には4か月かかることを意味するかもしれません。実際のタイムラインを知ることは、リソースとフォローアップを管理するのに役立ちます。

RFP前の関係構築

RFPに対応する最良の時期は、それが発行される前です。consultative business developmentを通じてターゲットClientとの関係を構築している場合、今後のRFPについて早期に可視性を得ることがよくあります。

さらに良いことに、要件を形作ることができます。卑劣な方法ではなく、バイヤーが実際に必要なものを考えるのを助けることによって。あなたの会話がRFPの書き方に影響を与えると、要件は自然にあなたのアプローチに有利になります。

そして、関係構築は信頼を生み出します。バイヤーがあなたを知っていて、あなたと彼らの課題について話し合い、あなたの専門知識を尊重している場合、あなたの提案書は完全な見知らぬ人からのものとは異なって読まれます。

説明と質問

ほとんどのRFPは質問を許可しています。理解のギャップを埋めるだけでなく、戦略的に使用してください。

以下のような質問をします:

あなたが宿題をして、ニュアンスを理解していることを示す
微妙にあなたの差別化要因を強調する(「X方法論とYフレームワークを統合するアプローチを評価しますか?」)
他の入札者が考えないかもしれない情報を明らかにする
バイヤーとの会話を作成し、親しみを構築する

しかし、RFPを注意深く読んでいないこと、または彼らのビジネスを理解していないことを明らかにする質問をしないでください。それは助けになるよりも害を及ぼします。

RFP対応開発プロセス

対応することにコミットしたら、それをプロジェクトとして扱います。

プロジェクト計画とチーム編成

提案書マネージャーを割り当てる:誰かがタイムラインを所有し、貢献者を調整し、完了を推進する必要があります。これはデスクの脇の責任にはなりません。集中が必要です。

コアチームを編成する:誰がどのセクションを書いていますか?誰が価格設定をしていますか?誰がレビューしていますか?誰が最終承認を持っていますか?事前に決定します。

タイムラインを構築する:締め切りから逆算します。レビュー、編集、予期しない問題のためのバッファーを残します。新鮮な目でレビューできるように、2~3日早く終了するように計画します。

キックオフミーティングを開催する:勝利戦略、主要なテーマ、および競合他社から差別化する方法について全員を調整します。

コンプライアンスと要件分析

一語を書く前に、コンプライアンスマトリックスを作成します。RFPからすべての要件、質問、評価基準をリストします。それぞれを提案書のセクションに割り当てます。対処するたびにチェックします。

これは退屈に聞こえますが、提案書は常に要件の欠落のために失格になります。「彼らは質問7に答えなかった」は、品質を評価することなく提案書を排除する簡単な理由です。

勝利テーマと戦略開発

勝利テーマは、競合他社と差別化し、バイヤーが価値を置くものと整合する3~4のコアメッセージです。

良い勝利テーマは:

このバイヤーの状況に固有(一般的ではない)
ビジネス成果に結びついている(機能だけではない)
証拠で防御可能(主張だけではない)
競合他社がコピーするのが難しい

弱いテーマ:「私たちはあなたの業界で深い専門知識を持っています。」

強いテーマ:「私たちの医療実践は、5つの医療システムが同様のEHR移行を通過するのを支援し、実装時間を30%削減し、実装の80%に影響する収益サイクルの混乱を回避しました。」

違いがわかりますか?強いテーマは具体的で、結果に焦点を当て、データに裏付けられ、ジェネラリストが一致するのが難しいです。

勝利テーマは提案書のすべてのセクションを通じてスレッド化する必要があります。彼らはエグゼクティブサマリーで一度述べられるのではなく、証拠で繰り返し強化されます。

提案書コンテンツ開発

これで書く準備ができました。各セクションには仕事があります。

エグゼクティブサマリーの卓越性

これは最も重要なセクションです。なぜなら、意思決定者が完全に読む唯一のセクションかもしれないからです。しかし、ほとんどのエグゼクティブサマリーはひどい - 一般的で、退屈で、バイヤーではなくベンダーに焦点を当てています。

以下が機能します:

彼らの問題から始める(1段落):あなたが彼らの状況と危機に瀕しているものを理解していることを示します。RFPからの彼らの言語を使用しますが、あなたが彼らが書いたよりも深く考えたことを示す洞察を追加します。

推奨されるアプローチを提示する(2~3段落):問題を解決する方法と、なぜこのアプローチが彼らの特定の状況に適合するか。これは方法論の詳細ではなく、戦略的方向です。

なぜあなたなのかを説明する(1~2段落):このClientのためにこの作業を行うためにあなたを独自に資格づけるものは何ですか?これは勝利テーマが現れる場所です。証拠であって、主張ではありません。

価値を要約する(1段落):彼らはどのような結果を見ますか?どのようなリスクを軽減しますか?なぜこれは投資に値しますか?

価格を提供する(1文または表):数字を探させないでください。

最大2ページに保ちます。すべての単語がその場所を獲得する必要があります。これは、会社の歴史とサービスのリストをダンプするセクションではありません。

技術的アプローチと方法論

このセクションは、あなたが作業を行うことができることを証明します。構造はエンゲージメントのタイプに依存しますが、一般的に:

理解を示す:あなたがニュアンス、制約、コンテキストを理解していることを示すのに十分な深さで課題を再述します。

あなたのアプローチを提示する:作業にどのように取り組むか、明確なフェーズまたはワークストリームに分割されています。これは、彼らの名前を入れ替えた標準的な方法論ではなく、彼らの状況に固有である必要があります。

あなたの方法論を説明する:使用するフレームワーク、ツール、またはプロセスと、なぜそれがこの状況に適合するか。これは、独自の方法または独自のアプローチを持っている場合、差別化できる場所です。

作業計画を示す:タイムライン、マイルストーン、成果物、決定ポイント。エンゲージメントを視覚化できるように具体的にします。

リスクと軽減に対処する:何がうまくいかない可能性があり、どのように処理するか。これは信頼を構築し、成熟した思考を示します。

ほとんどの提案書が犯す間違いは、なぜを説明せずに何をするかを説明することです。バイヤーはあなたの計画だけでなく、なぜこの計画が彼らの特定の状況に機能するかを理解する必要があります。

チームの資格と経験

人々はプロフェッショナルサービスを人々から購入します。このセクションは、誰が作業を行い、なぜ彼らが適切なチームであるかを紹介します。

主要なチームメンバー:写真、タイトル、このプロジェクトでの役割、関連する経験。彼らの全体のキャリア履歴ではなく、この特定の作業に彼らを資格づけるものに焦点を当てます。

チーム構造:誰が何をリードしますか?彼らはどのように協力しますか?Clientとのコミュニケーション計画は何ですか?

関連するプロジェクト経験:チームメンバーが同様の作業を行っているケース例。説明だけでなく、具体的な結果。

機能するもの:各チームメンバーにClientに直接短い段落を書いてもらいます。「このプロジェクトであなたと一緒に働くのを楽しみにしています。なぜなら...」個人的なつながりが重要です。

過去の実績とケーススタディ

以前にこれを行ったことを証明します。最高のケーススタディは:

類似のClientプロフィール(サイズ、業界、課題)
類似のプロジェクト範囲とアプローチ
具体的で定量化された結果
Clientの証言または参照連絡先

各ケーススタディを課題/アプローチ/結果として構成します。華やかな物語をスキップして、実質に入ります。

完全に類似のケーススタディがありませんか?コンポーネントの例を使用します。「この組み合わせを正確に行ったことはありませんが、方法論Xを類似のClientに持ち込み、これらの結果を得て、アプローチYを別のClientに持ち込み、これらの結果を得ました。」

価格戦略と正当化

競争的なRFPでの価格設定は難しいです。競争力がある必要がありますが、単に最も安いだけではいけません。それは低品質または持続不可能な提供を示します。

あなたのアプローチは、情報収集で学んだことに依存します:

予算を知っている場合:その範囲内で価格設定しますが、テーブルにあまりにも多くのお金を残さないでください。予算が500,000ドルの場合、350,000ドルで価格設定すると、範囲を理解しているかどうか疑問に思わせます。480,000ドルで価格設定すると、制約内で価値を最大化したことを示します。

予算を知らない場合:標準的なアプローチとレートに基づいて価格設定し、明確な正当化を提供します。次に、予算に合わせて範囲を柔軟にできるように、オプションまたはフェーズを提供します。

評価基準が価格を重く加重する場合:鉛筆を研ぐ必要があるかもしれませんが、提供品質を犠牲にしないでください。収益性なく勝つよりも負ける方が良いです。

評価基準が他の要因をより加重する場合:コストではなく価値で価格設定します。技術と資格のセクションに努力を集中します。

何が含まれているか、何がコストを駆動するか、なぜこれが公正な価値を表すかを説明する価格の物語を常に含めます。あなたのpricing justificationスキルは、競争的なRFP状況で非常に重要です。

競争的差別化戦略

戦略が勝者と落選者を分けます。

競合他社のゴースティング

「ゴースティング」とは、競合他社の名前を挙げずに競合他社のアプローチについて暗黙的に疑念を高めることを意味します。これは以下によって行います:

一般的な代替アプローチのリスクを強調する
特定の方法論が彼らのような状況で失敗する理由を説明する
あなたの強みに有利な評価質問をする

例:競合他社がオフショア提供を提案することを知っている場合、次のように書くかもしれません。「オフショアリソースはコストを削減できますが、深いClient協力と迅速な反復を必要とするプロジェクトは、タイムゾーンのギャップとコミュニケーションのオーバーヘッドで苦労することがよくあります。私たちのアプローチは、24時間以内にオンサイトで会議でき、毎週のワーキングセッションに出席できるローカルチームを使用します。」

あなたは「競合他社Xのオフショアモデルは最悪です」とは言いませんでしたが、疑念を植え付けました。

不平等な比較を作成する

バイヤーがあなたを時間単価のような単純な次元で競合他社と比較するのを難しくします。これは以下によって行います:

彼らが指定したものとは異なるプロジェクト構造を提案する
方程式を変える付加価値を提供する
時間ではなく結果または価値で価格設定する
競合他社が一致できない方法でサービスをバンドルする

例:RFPが時間単価と6か月の作業を求めている場合、結果に結び付けられたパフォーマンスボーナス付きの固定価格エンゲージメントを提案するかもしれません。今、あなたの500,000ドルの提案書は誰かの800ドル/時間のレートと直接比較できません。

リスクの逆転

プロフェッショナルサービスはバイヤーにとってリスクがあります。あなたは、自分自身を証明する前に重要な作業であなたを信頼するように彼らに求めています。リスクの逆転は、そのリスクの一部をあなたに移します。これを行う方法:

決定ポイント付きの段階的エンゲージメント(「フェーズ1を完了してから、継続するかどうかを決定する」)
パフォーマンス保証(「サイクルタイムを20%削減しない場合、料金の25%を返金します」)
Pilotプロジェクト(「完全なロールアウトにコミットする前に、西部地域で6週間のPilotを実行しましょう」)
マイルストーンに結び付けられた遅延支払い

リスクの逆転はすべての状況に適切ではありませんが、既存ベンダーまたはあなたの能力についての懐疑論と戦っている場合、それはあなたに有利に決定を変えることができます。

提案書執筆のベストプラクティス

良いコンテンツは悪い執筆によって殺される可能性があります。重要ないくつかのルール:

Client中心の言語を使用する:「あなたは市場投入時間を削減します」であって、「私たちはプロセスを実装します」ではありません。彼らをヒーローにします。

一般的よりも具体的にする:「顧客Onboarding時間を14日から6日に削減する」は「効率を改善する」に勝ります。

能動態を使用する:「私たちのチームはインタビューを実施します」であって、「インタビューが実施されます」ではありません。

テキストを分割する:ヘッダー、箇条書き、表、図を使用します。長い段落は読まれません。

重要なポイントを繰り返す:勝利テーマは、エグゼクティブサマリー、技術的アプローチ、チームの資格、および結論に現れる必要があります。

ビジュアルを使用する:プロセス図、タイムライン、組織図、結果フレームワーク。良いビジュアルは、書くのに3段落かかることを伝えることができます。

容赦なく校正する:タイプミスは不注意を示します。提案書を校正できない場合、なぜ彼らはプロジェクトであなたを信頼するべきですか?

避けるべき一般的な間違い

質問を無視する:RFPにはしばしば具体的な質問があります。コンテキストを追加する前に直接答えます。評価者にあなたの答えを探させないでください。

一般的な定型文:標準的な会社の説明とサービスの概要を再利用すると、提案書が忘れられます。すべてをカスタマイズします。

機能のダンピング:Client価値に接続せずに機能をリストします。世界中に47のオフィスがあることは、彼らが抱える問題を解決しない限り、誰も気にしません。

弱い差別化:「私たちは経験豊富でClient中心です」と言うのは無駄です。誰もがそれを言います。実際にあなたについて何が違いますか?

調整不良:複数の人々がセクションを書くと、それが示されます。一貫性のない用語、矛盾する声明、冗長なコンテンツ。誰かが一貫性のために編集する必要があります。

なぜを欠く:何をするかを説明してなぜ機能するかを説明しない。バイヤーはあなたの推論を理解する必要があります。

プレゼンテーションとOral戦略

多くの高価値RFPには、ファイナリストとのプレゼンテーションまたはOralインタビューが含まれます。これはあなたが書かれた文書を超えて差別化する機会です。

チーム選択

誰がプレゼンするかは、何をプレゼンするかと同じくらい重要です。以下のような人々を選びます:

実際にプロジェクトで作業する人(シニアのレインメーカーだけではない)
明確かつ自信を持ってコミュニケーションする
議論する関連経験を持っている
思考と背景の多様性を表す
チームとしての化学を持っている

バイヤーのチームが3人の場合、6人を送らないでください。彼らの数に一致するか、わずかに超えます。

プレゼンテーション準備

彼らの優先事項を中心に構成する:変更管理へのあなたのアプローチを理解したいと言った場合、プレゼンテーションの40%をそれにします。

質問に備える:価格設定、リソースの可用性、タイムライン、リスクに関する厳しい質問を予測します。明確な答えを準備します。

一緒にリハーサルする:完全なプレゼンテーションを少なくとも2回実行します。移行、タイミング、誰が何に答えるかを解決します。

置き土産を準備する:あなたのアプローチ、チーム、価格を要約するワンページャー。彼らがあなたを覚えやすくします。

Slideを制限する:あなたは関係と専門知識を販売しているのであって、Slideデッキではありません。60分のセッションで最大10~15 Slide。

実行のヒント

つながりで始める:最初の2分は、彼らの状況について具体的な何かを認識するか、以前の会話を参照する必要があります。自動操縦ではないことを示します。

会話にする:Slideを読むだけではありません。聴衆を引き込みます。何かをより深く掘り下げてほしいか尋ねます。彼らのボディーランゲージに反応します。

ストーリーを語る:具体的なClient課題と結果を持つケース例。ストーリーは残りますが、箇条書きは残りません。

あなたの思考を示す:彼らが言及した具体的な課題にどのようにアプローチするかをウォークスルーします。彼らにあなたがどのように働くかを見せます。

明確さで終わる:主要な差別化要因と次のステップを要約します。彼らがあなたを選ぶのを簡単にします。

RFP販売サイクルの管理

提案書を提出することは終わりではありません。今あなたは待機モードですが、それは受動的であることを意味しません。

タイムライン管理

内部の締め切りと彼らの締め切りを追跡します。彼らが「45日で決定」と言ったとき、聞いていない場合はフォローアップするためにカレンダーにリマインダーを入れます。多くのRFPはタイムラインを超えて実行されます。沈黙が拒否を意味すると仮定しないでください。

関係者コミュニケーション

組織に連絡先がある場合、迷惑にならずに接続を維持します。2~3週間ごとのチェックインは合理的です:「提案書について何か説明が必要か、または答えられる追加の質問があるか確認したかった。」

これはあなたを心に留めておき、時にはプロセスに関する情報を表面化します。

競争情報

競合他社が参照を求められたり、プレゼンテーションを行っていると聞いた場合、それはタイミングを教えてくれます。求められていない場合、あなたは外れているかもしれません。あなたのステータスについて丁寧な問い合わせをする価値があります。

提出後の活動

フォローアップ戦略

提出後:

提出を認める感謝のメモを送る
すべてを受け取ったことを確認する(特に電子的に提出した場合)
あなたの興味と質問への可用性を繰り返す
フォローアップのための単一の連絡先を提供する

ファイナリストラウンドに進んだ場合:

すべてのリクエストにすぐに対応する
プレゼンテーションのために過剰に準備する
サイトビジットまたは参照コールのために自分自身を利用可能にする
関係者との関係構築を続ける

デブリーフィングと学習

勝つか負けるかにかかわらず、デブリーフを要求します。ほとんどのバイヤーは少なくともいくつかのFeedbackを提供します。何を尋ねるか:

あなたの決定の主要な要因は何でしたか?
評価基準全体で私たちの提案書はどのようにスコアしましたか?
何をより良くできましたか?
私たちのアプローチまたはチームについて何か懸念がありましたか?
将来の機会について私たちと協力することにオープンですか?

この情報は、対応プロセスを改善し、時には将来の機会を生み出すのに役立ちます。

優雅な敗北

負けたとき(そしてあなたは勝つよりも多く負けます)、専門的に対応します:

勝者を祝福する
提案する機会に感謝する
将来の機会への興味を表明する
Feedbackを求める
連絡を取り合う

勝者がうまくいかない場合、バイヤーはあなたに戻ってくるかもしれません。または、彼らは別のプロジェクトを持っているかもしれません。橋を燃やさないでください。

RFP成功を殺す一般的な間違い

すべてのRFPに対応する:量は結果と等しくありません。戦略的選択性がそうです。

一般的な提案書:カスタマイズなしでTemplateを使用する。バイヤーはわかります。

弱い差別化:他の誰かではなくなぜあなたなのかを明確に説明しない。

調整不良:サイロで作業するチームではなく協力する。

締め切りを逃す:提案書を時間通りに配信できない場合、なぜ彼らはプロジェクトであなたを信頼するべきですか?

質問を無視する:他のことについて話したいので、彼らが尋ねたことに答えない。

戦略なしの価格設定:思慮深いポジショニングの代わりにランダムな数字。

関係構築なし:純粋に取引ベースではなく関係ベースとしてRFPを扱う。

フォローアップの失敗:提出して希望する代わりにプロセスを積極的に管理する。

RFP対応能力の構築

RFPがあなたのビジネスにとって重要な場合、毎回スクランブルをかける代わりに体系的な能力を構築します。

対応インフラストラクチャ

提案書ライブラリ:一般的なセクション(会社概要、方法論、チームの略歴、ケーススタディ)のためのコンテンツライブラリを更新し続けます。毎回ゼロから始めないでください。

Templateライブラリ:提案書Template、プレゼンテーションデッキ、価格モデル。標準化できるものを標準化して、重要な場所でカスタマイズに集中できるようにします。

過去の提案書リポジトリ:すべての提案書(勝ちと負け)を保存して、何が機能したかを学び、良いコンテンツを再利用できるようにします。

グラフィックスとビジュアル:プロフェッショナルな図、プロセスフロー、フレームワーク。これらを一度良く見せることに投資し、その後再利用します。

チーム開発

提案書スペシャリストを割り当てる:誰もが提案書作成者にしないでください。これを本当に得意にする数人を開発します。

説得力のある執筆についてトレーニングする:提案書の執筆は技術的な執筆とは異なります。トレーニングに投資します。

Playbookを作成する:あなたのプロセス、サービスラインごとの勝利テーマ、競争情報、価格戦略を文書化します。それを繰り返し可能にします。

測定と最適化

RFPパフォーマンスを追跡します:

受け取ったRFPの数
対応した数
全体の勝率およびタイプ/サイズ別
平均提案書コスト
RFPを通じて獲得した収益
RFPタイプ別ROI

このデータを使用して、go/no-go基準を洗練し、対応品質を改善します。

まとめ

RFP対応は高額で、時間がかかり、しばしばイライラします。しかし、多くのプロフェッショナルサービス企業にとって、それはビジネス開発の必要な部分です。特に大Clientと政府の仕事のために。

RFPから利益を得る企業とそれらにお金を失う企業の違いは、戦略的選択性と体系的な実行に帰着します。

どの機会が対応に値するかについて容赦なくなってください。RFPが落ちる前に関係を構築してください。追求することを選択したものに適切に投資してください。バイヤーがあなたを一般的な競合他社と比較するのを難しくしてください。そして、すべての対応から学びます。勝つか負けるか。

目標はすべてのRFPに勝つことではありません。目標は、収益性の高い価格で適切なRFPに勝ち、企業をますます競争力のあるものにする能力を構築することです。

それが、ほとんどの企業が実践する高額な気晴らしから戦略的RFP対応を分けるものです。

さらに詳しく

関連リソースでRFP能力と全体的な販売プロセスを強化します:

Client Qualification Framework - どの見込み客があなたの追求に値するかを判断する
Consultative Business Development - 招待につながる関係を構築する
Proposal Development - 説得力のある提案書の技術をマスターする
Pricing Justification - 競争的状況であなたの価値を守る
Fit vs Misfit Identification - 適合しない機会からいつ立ち去るかを知る

Tara Minh

Operation Enthusiast