カンファレンス・イベント戦略: 業界イベントを高品質なリード生成に転換する

プロフェッショナルサービス企業は毎年カンファレンスと業界イベントに5,000億ドル以上を費やしています。しかし78%の企業がこれらのイベントから適格リードの生成に失敗していると報告しています。

考えてみてください。登録料、ブースレンタル、旅費、スタッフ時間に数百億ドルが費やされています。それなのに、ほとんどの企業は今後触れることのないビジネスカードの山を持ち帰るだけです。

問題はカンファレンスが機能しないということではありません。ほとんどの企業が戦略家ではなく観光客のようにカンファレンスに参加しているのです。彼らは現れ、展示ホールを歩き回り、いくつかのセッションに出席し、何か良いことが起こることを望みます。これは戦略ではありません。これは高額なネットワーキング観光です。

このガイドでは、カンファレンスを体系的なリード生成機械に変える方法を紹介します。イベント選定、参加モデル、準備フロー、エンゲージメント戦術、および実際に成約につながるアフターイベントフォローアップについて説明します。

カンファレンスのパラドックス

矛盾があります: イベントはターゲット市場の意思決定者の集中したグループを集めます。機会は本物です。しかし、その機会を収益に変えるには、ほとんどの企業がスキップする仕事が必要です。

パフォーマンスが優れている企業は、カンファレンスを単発のイベントではなくキャンペーンとして扱います。彼らはイベント前に4〜8週間の準備に投資し、現場で構造化されたエンゲージメント計画を実行し、その直後から懲戒的なフォローアップを実行します。イベント自体は単なる中盤の演技です。

これを典型的なアプローチと比較してください: 2週間前に登録し、急いでブースマテリアルを用意し、準備不足で現れ、ランダムにカードを集め、その後1ヶ月待ってからジェネリックメールでフォローアップします。当然、これは機能しません。

関係構築の加速手段としてのイベント、数量重視ではなく

まず、カンファレンスが提供すべきものについての期待をリセットしましょう。

あなたの目標は500枚のビジネスカードを集めることではありません。あなたの理想的なクライアント像に合致する適格な見込み客との15〜20の有意義な会話を持つことです。品質よりも数量は、常にあります。

イベントは冷たいアウトリーチを通じて構築するのに数ヶ月かかるかもしれない関係を加速します。カンファレンスでの20分間の会話は、通常6通のメールと3回の電話で達成できることができます。それが本当のROI: 関係の速度です。生のリード数ではなく。

数学を考えてください: 平均取引額が100,000ドルで、適格な機会の30%を成約する場合、イベントから300,000ドルのパイプラインを生成するには10件の確実なリードが必要です。それはカンファレンス費用の多くをカバーします。この計算は、ビジネス開発投資を評価するためのより広いプロフェッショナルサービス成長モデルと一致しています。

しかし、数量を追求して200件の低品質な連絡先を集めている場合、ゴミを分類するのに数週間を費やし、実は見込み客ではなかった人々をフォローアップすることになります。

イベント参加の総コストを理解する

イベントに参加することをコミットする前に、実際のコストを計算してください。登録は単なる出発点です。

直接コスト:

• 登録またはブース費用(2,000ドル〜50,000ドル以上)
• チームの旅費と宿泊費
• ブースデザイン、マテリアル、送料
• スポンサーシップパッケージ(該当する場合)
• マーケティングマテリアルとノベルティ

間接コスト:

• スタッフ時間(準備、旅行、参加、フォローアップ)
• 機会費用(チームが代わりに何をできたか?)
• アフターイベント処理と適格性判定

地方カンファレンスは全体で5,000〜15,000ドルかかります。ブースとスポンサーシップを備えた主要な業界カンファレンスは、すべてを考慮すると簡単に75,000〜150,000ドルに達する可能性があります。

次に、現実的に期待できる適格リード数で割ります。50,000ドルを費やして20の適格な機会を生成する場合、それはリードあたり2,500ドルです。これはあなたの経済にとって許容できますか? 平均取引額が200,000ドルの場合はそうかもしれません。平均取引額が15,000ドルの場合は悪いです。

戦略的イベント選定フレームワーク

すべてのイベントがあなたの参加に値するわけではありません。どのイベントに参加するかを評価する方法を見てみましょう。

ターゲット オーディエンスの適合性

このイベントには誰が参加しますか? あなたの理想的なバイヤーで満杯であれば、検討する価値があります。ほとんどがベンダー、コンサルタント、ジュニアスタッフの場合は、おそらく違います。

以下を確認してください:

• 参加者の人口統計(役職、級位、企業規模)
• 登録リスト(一部のイベントは事前に共有しています)
• セッションのトピック(意思決定者それとも実務者を惹きつけますか?)
• 歴史的な参加パターン

最高のイベントは、あなたのターゲット業界と企業規模範囲から意思決定者を集中させます。中堅医療企業向けのCFOサミットはあなたのICPの場合は金です。混合業界と役職を持つ幅広い「財務カンファレンス」はおそらく無駄です。

意思決定者の密度

参加者のうち、実際にあなたのサービスを購入できる割合は何%ですか? あるイベントでは参加者の60〜70%があなたのバイヤー像に合致しています。他では5〜10%です。

イベント主催者に参加者の内訳を以下でリクエストしてください:

• 職位と機能
• 企業規模と収益
• 業界の業種
• 地理的な場所

彼らがこのデータを提供できないか、提供しない場合、それは危険信号です。真剣なB2Bイベントは参加者の構成を知っており、スポンサーと出展者と共有しています。

競争環境

誰が他に参加していますか? すべての競合他社がそこにいる場合、それは適切なイベントであることを意味するか、過飽和であることを意味するかもしれません。

出展者リストとスポンサーシップ名簿を確認してください。あなたがあなたがすることを正確にする15社を見ると、目立つのは難しくなります。しかし、隣接するサービスプロバイダーを見て直接の競合がない場合、開口部があります。

また、検討してください: あなたは現実的に注目を集めるために競争できますか? 3つの競合他社がプラチナスポンサーシップと大規模なブースを持ち、あなたが基本的なパッケージを購入している場合、あなたは溺れているかもしれません。

予算配分: 多くの戦術的なイベントと比較して少数の戦略的なイベント

一般的なミス: 予算を多くのイベントに分散させること。地方カンファレンス6つに各10,000ドルの代わりに、主要なイベント2つに各30,000ドルをしています。

分散させる問題は、適切に実行できないことです。準備不足で現れ、ブース品質に投資しず、ジュニアスタッフを送信し、各イベントをチェックボックスとして扱います。

より良いアプローチ: 年間2〜3つの戦略的なイベントを選び、深く関与します。スポンサーシップ、スピーキングの機会、イベント前のアウトリーチ、イベント後のフォローアップに投資します。それらを線アイテムではなくキャンペーンとして扱います。

参加モデルと予想ROI

どのように参加するかのオプションがあります。それぞれが異なるコストと潜在的なリターンを持っています。

参加者のみ(最低コスト、関係構築)

登録して参加するだけです。ブースもスポンサーシップもありません。

コスト: イベントによって500ドル〜3,000ドル

最適な場合: より小さなイベント、探索的な参加、あなたの目標がリード生成ではなく学習と関係構築の場合。

ROI可能性: 低〜中程度。素晴らしい会話をすることはできますが、ネットワーキングと廊下の相互作用に全く依存しています。ブースなしは見込み客があなたを見つけるための磁石がありません。

これが機能する場合: ほとんどの価値がセッションと側面的な会合からくる業界の集まり。出展者がベンダーではなくサービスプロバイダーであることが期待されるイベント。

出展者/ブース(中コスト、認知度)

展示ホールにブースを持ち、参加者があなたを見つけることができます。

コスト: ブーススペースに5,000ドル〜30,000ドル、プラスマテリアルとスタッフ費用

最適な場合: アクティブな展示ホールを備えたイベントで参加者が閲覧時間を費やす場合。トレードショーと専用エクスポアワーが付いているカンファレンス。

ROI可能性: 良い実行で中程度〜高。あなたのブースは適格な見込み客があなたの企業について学ぶための目的地になります。

成功の鍵:

• 場所は重要です(角と背面の行を避けます)
• ブースのデザインはあなたのポジショニングを瞬時に伝えるべき
• スタッフは適格性判定とエンゲージメントについて訓練されねばならない
• 名簿だけではなく、リード取得システムが必要です

スピーカー/パネリスト(高ROI、思考的リーダーシップ)

あなたまたはあなたのチームがカンファレンスで発表します。

コスト: 多くの場合単なる登録、時々スピーカー費用またはスポンサーシップ要件

最適な場合: 専門家としてのポジショニング、大きなオーディエンスに効率的に到達、インバウンド関心の生成。

ROI可能性: 非常に高い。100〜200人の参加者への良いプレゼンテーションは、ブースよりも多くの適格なリードを生成でき、すぐに信頼性を確立できます。

スポットを確保する方法:

• 公式スピーカーコールを通じて申請する(6〜12ヶ月前)
• トークが薄くめっきされたピッチではなく、参加者の問題を解決するトピックを提案する
• パネルを提案し、他のパネリストを募集する
• イベントが許可する場合はスピーキングスロットをスポンサーする

ビジネス開発に話を組み込む方法の包括的なガイダンスについては、スピーキングと出版戦略を参照してください。

スポンサーシップ層

イベントはさまざまなスポンサーシップレベルを提供します: タイトルスポンサー、プラチナ、ゴールド、シルバーなど。

より高い層はあなたに購入させます:

• ロゴ認知度(ウェブサイト、標識、マテリアル)
• ブースの位置と大きさ
• スピーキングの機会
• 参加者リストへのアクセス
• 登録者へのメールマーケティング

コスト: イベント規模と層に応じて10,000ドル〜250,000ドル以上

価値がある場合: あなたのターゲットバイヤーが参加する主要な業界イベント、そしてあなたが生成されたリード量を処理する実行能力を持っている場合。5,000人のカンファレンスをスポンサーする場合は1,000があなたのICPに合致し、あなたはリード量を処理できます。

価値がない場合: 基本的な参加があなたに同じ人へのアクセスを得る小さな地方イベント、またはあなたが適切に生成されたリードで動作するチームを持たない場合。

イベント前の準備(4〜8週間前)

ほとんどの企業がここで失敗します。彼らは準備を「旅を予約し、ブロシュアを印刷する」として扱います。それは準備ではありません。それはロジスティクスです。

実際の準備とは、ターゲットを特定し、会議をスケジュール設定し、チームにブリーフィングすることを意味します。

ターゲット見込み客の識別

ほとんどのイベントはイベント前2〜4週間に参加者リストを共有しています。すぐにリクエストしてください。

リストをあなたのCRMにアップロードし、相互参照してください:

• どの参加者があなたのICPに合致しますか?
• どれがあなたのパイプラインの既存の見込み客ですか?
• どれがターゲットアカウントで働いていますか?
• どれがあなたのコンテンツとやり取りしていますか?

30〜50人の接続したい優先度付きヒットリストを作成します。次にそれらを分割してください:

• 層1: 既存の温かい見込み客または高価値のターゲット(15〜20人)
• 層2: 会う価値がある良い適合見込み客(20〜30人)
• 層3: 機会が生じた場合は到達目標(10〜15人)

戦略的会議スケジュール設定

会議を偶然に任せないでください。可能な限り事前にスケジュール設定してください。

成功したカンファレンス準備とは、すでに15〜20の会議を予約して現れることを意味します。これらは:

• 朝食またはコーヒー会議
• ランチセッション
• イブニングドリンク
• スケジュール設定されたブース訪問
• 簡単な廊下でのキャッチアップ

層1見込み客へのアウトリーチテンプレート:

件名: [名前]、[イベント]に参加していますか?

[名前],

[イベント]に[都市]で登録されているのを見ました。私も参加します[Xで話す/出展/参加]。

[特定のトピック]について議論して、彼らの役職/企業に関連してコーヒーを飲むべきです。[類似の企業タイプ]で[特定の課題]で取り組んでおり、関連性がある可能性があるアプローチを持っています。

火曜日の朝のキーノートの前、または水曜日のランチで利用できますか?

[あなたの名前]

これが機能する理由: 具体的で、価値を提供し、具体的な時間を提案しています。ジェネリック「イベントで接続しましょう」メッセージは無視されます。

イベントの3〜4週間前にアウトリーチを送信します。応答がない場合は1回フォローアップしてください。応答をスプレッドシートで会議時間と場所で追跡します。

チームブリーフィングと役割配分

チームをもたらしている場合、誰もが明確な役割を持つ必要があります。

ブーススタッフのローテーション: 8時間同じ人をブースに残さないでください。2〜3時間のシフトで休憩を作成します。

適格性判定の責任: その場でリードを適格にする人と後でフォローアップのための情報を収集する人を指定してください。

セッションカバレッジ: さまざまなセッションに出席し、洞察と行われた連絡人を報告するようにチームメンバーを割り当てます。

ソーシャルイベント割り当て: イブニングレセプションとパーティーは実際の関係が形成される場所です。ジュニアスタッフだけでなく、シニアスタッフがこれらに参加することを確認してください。

チームにブリーフしてください:

• あなたの理想的なクライアント像(彼らがその場で適格にできるように)
• キートーキングポイントとポジショニング
• リード取得プロセス
• ターゲット見込み客リスト(彼らが名前を認識できるように)
• 競争的景観(誰が他にいるし、どのように異なるか)

実際に機能するブース戦略

あなたが出展している場合、あなたのブースは操作の基地です。これをうまくします。

場所の選択

ブーススペースを選択する場合、フロアプランを確認してください:

避ける: 背面の角、バスルーム/出口の近く、足の運びが少ないスポット、柱または障害物の後ろの場所。

好む: メインの入り口付近、中央の通路に沿って、人気のある出展者または食品ステーション横、交通が自然に流れる場所。

あなたが初回出展者の場合、プライムスポットが得られないかもしれません。それは大丈夫です。あなたが制御できることに焦点を当てます: あなたのブースデザインとエンゲージメントアプローチ。

エンゲージメントアプローチ

あなたのブースは参加者とあなたの間の壁であってはいけません。城塞ではなく、オープンデザイン。

悪いブーススタッフ:

• スタッフが座ってスマートフォンを見ている
• 積極的な「バッジをスキャンできますか?」アプローチ
• スタッフが参加者ではなく互いに話している
• ブースで食事をしている
• 会話なしでブロシュアを配布している

良いブーススタッフ:

• 立ち、親しみやすく、目を合わせている
• ピッチではなく質問で始める
• 何か価値のあるもの(デモ、評価、洞察)を提供する
• 情報をキャプチャする前に適格化する
• 会話フレームワークに従う

適格化の質問

ブースに立ち寄ったすべての人が見込み客ではありません。速く適格化することを学びます。

尋ねます:

• 「[イベント]に来たきっかけは?」(目標を理解する)
• 「[企業]での役職は何ですか?」(意思決定権)
• 「[トピック]に関してどのような課題を扱っていますか?」(痛みのポイント)
• 「[問題]を現在どのように処理していますか?」(現状と準備)

回答に基づいて、人々を以下に分類しています:

• 適格な見込み客: 適切な役職、適切な企業、明確なニーズ
• 将来の見込み客: 良い適合しかし即座のニーズなし
• 教育的な連絡先: 学びたいが買い手ではない
• 適合していない: 完全に間違った像

適格で将来の見込み客に限られた時間を費やします。他の人には丁寧ですが、買うことができない人にあなたのサービスを説明するのに15分を投資しないでください。あなたのクライアント適格フレームワークから同じ基準を使用して迅速な評価を行います。

リード取得システム

ビジネスカード用の金魚鉢を捨てます。実際のシステムを使用します。

オプション:

• イベントが提供するバッジスキャナー(最速、イベントデータと統合)
• LeadCaptureなたはイベント固有のアプリなどのモバイルアプリ
• スキャンするとコンタクト情報をキャプチャするQRコード
• タブレット上の単純なスプレッドシートまたはAirtable(機能しますが、遅いです)

あなたが使用するもの、取得してください:

• 連絡先情報(明らかに)
• 適格性判定ノート(見込み客カテゴリ、言及された痛みのポイント)
• 次のステップはコミット(フォローアップコール、マテリアル送信、デモスケジュール)
• ソースコンテキスト(彼らがあなたを見つけた方法、彼らが興味を持っていたもの)

すべてのリードをイベント名と日付でタグ付けして、後でROIを追跡できます。

一般的なブースミスを避ける

ミス: すべての人に同じ方法で話す。エグゼクティブは実務者とは異なる会話を望みます。

修正: 部屋を読んでください。あなたの前にいる人に基づいてあなたのピッチを調整してください。

ミス: 明確な行動喚起がありません。会話は「話してくれてありがとう」で終わり、何もスケジュール設定されていません。

修正: すべての適格な会話は次のステップで終わるべきです: 「来週20分スケジュールして、[特定のトピック]に飛び込みましょう。火曜日または水曜日が良いですか?」

ミス: 見込み客に情報を圧倒する。3つのブロシュア、ケーススタディ、製品スペックシートを配信しています。

修正: 彼らの特定の状況に関連する1つのことを与えます。さらに良い場合は、後でパーソナライズされたメモを使用してメールで送信してください。

スピーキング機会の最大化

スピーキングスロットを確保した場合は、それをカウントしてください。

トピック選定戦略

あなたのトピックは、あなたのサービスをショーケースするのではなく、あなたのターゲットバイヤーが直面する問題を解決する必要があります。

悪いトピック: 「当社が企業が[成果]を達成するのにどのように支援しているか」(これはプレゼンテーションではなくピッチです)

良いトピック: 「[一般的な問題を解決する]ための3つの戦略[一般的な落とし穴]なし」(これは価値を提供し、専門家としてあなたを位置付ける)

最高のトピックは、参加者がすぐに適用できるフレームワークまたは方法論を教えます。あなたの知識をあげてください。その価値を認識する人々はあなたを雇いたいでしょう。このバリューファーストのアプローチは、思考的リーダーシップ戦略の原則と一致しています。

プレゼンテーションデザイン

カンファレンスプレゼンテーションは:

• 非常に視覚的(最小限のテキストスライド)
• ストーリー駆動(ケーススタディ、箇条書きではなく)
• 実行可能(参加者が使用できるテイクアウトで残す)
• 信頼できる(データ、調査、実際の結果)

スライドルールオブサム: スライドに20語以上ある場合、それは密すぎます。参加者は聞く代わりに読むでしょう。

オープンスライドとクロージングスライドのあなたのコンタクト情報を含めます、しかし販売的であってはいけません。あなたの専門知識は販売ピッチです。

イベント前のプロモーション

カンファレンスマーケティングがあなたのセッションをプロモートするのを待たないでください。自分でしてください。

• LinkedInのセッション詳細を参加者が参加すべき理由で共有する
• 既存のリストをセッション情報と組織の後で満たす提供でメールしてください
• 参加している見込み客に直接到達してください: 「水曜日午後2時に[トピック]について話しています。あなたが取り組んでいることに関連していますか?」
• キーポイントを含む1ページャーを作成し、参加者がダウンロードするための提供

プロモーションは2つのことを達成します: セッションをいっぱいにして、見込み客に到達する言い訳を与えます。

プレゼンテーション後のフォローアップ

興味のある参加者をキャプチャするためのシステムを持ってください。

オプション:

• セッション中に回されるサインアップシート
• クロージングスライド上のQRコード、ランディングページにリンク
• トーク後に収集されたビジネスカード
• 同じ日に送信されるLinkedin接続リクエスト

48時間以内にフォローアップしてください:

「[トピック]に関するセッションに参加していただきありがとうございます。承諾されたとおり、ここは[リソース]です。来週20分をスケジュール設定したい場合は、[アプローチ]があなたの状況にどのように適用されるか喜んで議論します。」

あなたのセッションに出席した人々はランダムなブース訪問者よりも暖かいリードです。彼らはあなたが話すのに時間をかけました。それは関心を示します。

オンサイトエンゲージメント戦術

あなたのブースと任意のプレゼンテーションを超えて、イベントであなたが時間を費やすことは重要です。

戦略的ネットワーキング

目的なくさせないでください。意図的に時間を費やす場所についてしてください。

朝: ターゲット朝食セッションとコーヒーブレークをしてください。人々は新鮮で会話に開かれています。

真昼: ピークエクスポホールアワー中にあなたのブースで機能し、あなたの見込み客が誰かが出席する可能性が高い場所の場所に出席します。

イブニング: レセプションとソーシャルイベントは金です。ここは緩い、実質的な会話が起こります。意思決定者は正式なセッションの外でよりアクセス可能です。

セッション参加戦略

あなたはすべてに参加することはできません。戦略的にセッションを選びます:

• あなたのターゲット見込み客がいる場所(トピックではなく観客に従う)
• バイヤー課題への洞察をあなたに与えるセッション
• 競合セッション(彼らが何を言っているか知る)
• キーノート(休憩中の良いネットワーキング)

セッション中に、メモを取るだけではいけません。周りを見てください。他に誰が参加していますか? これらは、あなたの企業が対処するトピックに興味のある人々です。

廊下最適化

最高の接続の一部は、セッションではなく廊下で起こります。

あなた自身をそばに置く:

• 登録デスク(朝の高い交通)
• コーヒーステーション(自然な集合地点)
• メインセッションルーム(来来往往する人々をキャッチ)

カジュアルな廊下での会話はしばしば「コーヒーでこれについてもっと話す必要がある」につながり、適格なリードになります。

ビジネスカード管理

物理的なカードはまだ一般的です。それらを管理するためのシステムを持ってください。

即座のメモ: 誰かがカードをくれるとき、すぐに背中にメモを書いてください。あなたがどこで会ったか、何についてあなたが話したか、次のステップに同意しました。そうでなければ、50会議を決して覚えていません。

デジタルキャプチャ: カードを写真に撮るか、CamCardなどのアプリを使用して直ちにデジタル化してください。ホテルで40枚のカードの山で待たないでください。

毎日の処理: 毎晩、会話が新鮮な間にあなたのCRMに新しい連絡先を追加します。

リード取得とリアルタイム適格性判定

会話の場でリードを優先順位付けするためのスコアリングシステムが必要です。

リアルタイムスコアリングフレームワーク

人と話すとき、心でそれらをスコア:

プロフィール適合(0〜10ポイント):

• 適切な企業規模と業界: 5ポイント
• 意思決定者または強い影響力者: 3ポイント
• あなたの地理的なサービス領域: 2ポイント

エンゲージメント信号(0〜10ポイント):

• 特定の痛みのポイントを表現: 4ポイント
• あなたのアプローチについて詳細な質問をしました: 3ポイント
• 言及されたタイムラインまたは予算: 2ポイント
• フォローアップをスケジュール設定する意思がある: 1ポイント

合計スコア:

• 15〜20ポイント: ホットリード、1週間以内にコールをスケジュール
• 10〜14ポイント: 適格な見込み客、ナーチャーシーケンス
• 5〜9ポイント: 将来の見込み客、一般リストに追加
• 0〜4ポイント: 丁寧な会話、さらに時間を投資しないでください

これは臨床的に聞こえますが、経験豊富なセールスパーソンが本能的にすることの構造化されたバージョンです。あなたは誰が優先順位付けする価値があるかを決定しています。

デジタルツールリード取得

現代のイベントはしばしば参加者リスト、メッセージング、スケジューリング機能を備えたアプリを提供します。それらを使用してください。

価値のある機能:

• 参加者検索: ターゲット見込み客を見つけ、アプリを通じた会議をリクエスト
• セッションスケジュール: あなたの見込み客が参加しているセッションを特定
• ダイレクトメッセージング: 会議座標に対するメールよりも高速
• 会議スケジューラー: 相互のカレンダーの時間帯を予約

アプリはあなたのコマンドセンターになります。イベントにいる人を見て、彼らがどこに行っているか、リアルタイムで接続を調整できます。

次のステップコミットメントの取得

イベントで確保できる最も重要なことはビジネスカードではありません。次のステップへのコミットメントです。

良い次のステップコミットメント:

• 「来週火曜日30分スケジュールして、[特定のトピック]について議論しましょう」
• 「I'll私たちが議論したROIフレームワークをあなたに送り、来週のコールでレビューできます」
• 「[縦]の当社の実践主導者があなたをこれをさらに探索する紹介させてください」

あいまいな次のステップ:

• 「接続を保ちましょう」
• 「いくつかの情報を送ります」
• 「いつか話す必要があります」

あいまい = 決して起こりません。具体的 = 実際に変換します。

イベント後のフォローアップ: 48〜72時間ウィンドウ

これはほとんどの企業が完全にそれを爆発させる場所です。彼らは1週間または2週間後までフォローアップを待つまで、その時点での勢いは死んでいます。

即座のフォローアップの緊急性

調査は一貫してリード応答時間が変換に影響することを示しています。カンファレンス後1週間待つことは、以下と競争していることを意味します:

• 見込み客が会った他のすべての人(彼らは30〜50人と話しました)
• 彼らの定期的な仕事(彼らが不在の間に積み重なった)
• 彼らの記憶フェード(彼らはあなたの会話をほとんど覚えていません)

48時間以内にフォローアップしてください。72時間最大。

リード分類フォローアップ

すべての人にフォローアップを始める前に、リードを分類してください。

層1 - ホット見込み客(基準を満たし、即座のニーズを表現、次のステップにコミット):

• 24時間以内のパーソナルメールまたはコール
• コミットされた次のステップをスケジュール
• 会話で言及された関連リソースを送信

層2 - 適格な見込み客(良い適合、明確な痛み、即座のタイムラインなし):

• 48時間以内のパーソナライズされたメール
• ターゲット化されたナーチャーシーケンスに追加
• 関連する来たるウェビナーまたはイベントに招待

層3 - 将来の見込み客(適切なプロフィール、現在の痛みなし):

• 72時間以内のパーソナライズされたメール
• 一般的なニュースレターまたはコンテンツリストに追加
• 四半期ごとにチェックイン

層4 - 教育的な連絡先(買い手ではなく、参照または影響する可能性があります):

• メールを感謝する
• LinkedInで接続
• 時々思考的リーダーシップを送信

すべてのことを同じ方法で扱わないでください。層1はあなたの即座のパーソナル注意を取得します。層4は自動化を取得します。

その重要性個人化

ジェネリック「[イベント]であなたに会ったのは素晴らしかった」メールは削除されます。特定の会話ポイントを参照します。

ジェネリックテンプレート(これを使用しないでください):

件名: [イベント]でのあなたとの素晴らしいミーティング

[名前],

[イベント]でのあなたとの会議のグレートでした。あなたとの会話と[会社]について学ぶことを楽しみました。

私たちのサービスはあなたが[ジェネリック問題]で助けることができると思います。時間をスケジュール設定して議論しましょう。

最高, [あなたの名前]

パーソナライズされたアプローチ(これを使用してください):

件名: [特定のトピック][イベント]で議論しました

[名前],

[ブース/セッション/レセプション]で火曜日に[イベント]での会話をフォローアップします。[会社]が[Xの周りの特定の課題]を扱っていることを言及されました。

[同様の企業]でこの正確な問題で働きました。彼らは[特定の症状]を見ていて、[簡単なアプローチ]を使用して[特定の成果]を達成するのに役立ちました。

来週20分をスケジュール設定したい場合は、あなたが使用したフレームワークを共有することをお勧めします。火曜日の午後または水曜日の午前で大丈夫ですか?

[あなたの名前]

違い: 一つはあなたが聞いていたことを示しており、特定の会話を覚えています。他は明らかなテンプレートです。このパーソナライズされたフォローアップはコンサルテーション的なビジネス開発の原則を反映しています。

会議スケジューリングvs情報送信

あなたの目標は情報を送信することではなく、会議を得ることです。

情報(ケーススタディ、ホワイトペーパー、フレームワーク)は会議リクエストをサポートする必要があり、それらを置き換えるのではなく。

弱いアプローチ: 「ここはあなたのサービスに関する情報です。質問がある場合はお知らせください。」

強いアプローチ: 「あなたが[特定の課題]について言及しました。[同様の企業]で働いたこれに対応するためのフレームワークを持っています。来週20分のコールで歩くことができます。火曜日午後2時が機能しますか?」

情報は通話の終点ではなく、理由になります。あなたの初期コンサルテーションプロセスを使用してこれらのコールをスケジュール設定して変換を最大化します。

イベントROI測定

結果を測定していない場合、カンファレンス戦略を改善することはできません。

リード数量と品質メトリクス

各イベントについて追跡:

ボリュームメトリクス:

• キャプチャされた総連絡先
• 層に適格なリード
• イベントでスケジュール設定された会議
• イベント後にスケジュール設定された会議

品質メトリクス:

• ICPに合致する割合
• 意思決定権を持つ割合
• 積極的な買う時間を持つ割合
• ターゲットアカウントからの割合

100人に会ったが、8人だけが適格な見込み客だったイベントは、30人に会い、15人が適格だったイベントより良くありません。

リード分析あたりのコスト

適格なリードが生成される総イベントコストで割ります。

30,000ドルを費やし(全て)、25の適格なリードを生成した場合、それはリードあたり1,200ドルです。

次に、他のリード生成チャネルと比較します:

• 支払い検索からあなたのリードあたりのコストはいくらですか?
• コンテンツマーケティングから?
• アウトバウンド見込み客から?

コンテキストは重要です。リードあたり1,200ドルは、平均取引が150,000ドルであり、デジタルチャネルが生成するよりもこれらが高品質のリードであることを実現するまで高く聞こえます。

変換とパイプラインメトリクス

リードをあなたの販売パイプラインを通じて追跡:

• 多くのイベントリードが機会に変換されますか?
• 多くが閉じますか?
• 平均取引サイズは何ですか?
• 他のソースと比較して販売サイクル長ですか?

イベントリードはしばしば冷たいリードより速い販売サイクルを持ちます。なぜなら、あなたはすでに初期のラポートを構築しているからです。彼らは初日から暖かいです。これらのメトリクスをあなたの全体的なプロフェッショナルサービスメトリクスフレームワークの一部として追跡します。

実際のパイプライン価値を計算してください:

• 25の適格なリード× 40%機会変換= 10機会
• 10機会× 30%クローズレート× 120,000ドル平均取引= 360,000ドルの閉じられた収益
• 30,000ドルの投資から360,000ドルの収益= 12x ROI

これらの数字は継続的な投資を正当化します。

長期帰属

測定を即座の変換に制限しないでください。一部のイベントリードは6〜12ヶ月で閉じるのに時間がかかります。

イベント名であなたのCRMにすべてのイベントリードをタグ付けしてください。その後、四半期ごとにレポートを実行してください:

• イベントXから作成された機会(彼らが開発するのに数ヶ月かかった場合でも)
• イベントXリードから閉じられた収益
• イベントXからまだ活動中のパイプライン

あなたの最高のROI計算は、イベント後30日ではなく、イベント後12ヶ月で来ます。

一般的なイベントマーケティングミス

ミス1: 明確な目的がない

「リードを得る」ショーアップは十分に具体的ではありません。実際のターゲットを設定:

• 20の適格な会議をスケジュール
• Q1パイプラインの15ホット見込み客を生成
• ターゲットアカウントの5つのイントロコール
• リファレルパートナーシップの10人に接続

ミス2: 不十分な準備

フライトとホテルを予約することは準備ではありません。実際の準備はターゲット見込み客リスト、事前にスケジュール設定された会議、チームブリーフィング、および適格性基準を意味します。

ウィングイットが会社はランダムなカードを集め、ベストを望みます。準備する企業は適格なパイプラインを生成します。

ミス3: パッシブエンゲージメント

あなたのブースで立って人々があなたに近づくのを待つことはパッシブです。ターゲットリストを持って歩き回り、特定の人々を積極的に探すことは戦略的です。

最高のリードはあなたを見つけるのに来ません。あなたはそれらを見つけます。

ミス4: 遅いフォローアップ

72時間以上待つことは、勢いを失ったことを意味します。あなたの見込み客は40人他の人に会い、完全なインボックスに戻りました。彼らはあなたを忘れてしまいました。

スピードは重要です。48時間のフォローアップは交渉の余地がないべきです。

ミス5: すべてのリードを同じ方法で扱う

すべての人が同じフォローアップを取得しません。適合とエンゲージメントで分割し、アプローチをカスタマイズしてください。

ホットリードは個人的な電話と会議を取得します。将来の見込み客はナーチャーシーケンスを取得します。低い適合の連絡先に高タッチの努力を浪費しないでください。

高度なイベント戦略

基本をマスターしたら、これらの高度なプレイを検討してください。

カンファレンスでのプライベートイベント開催

メインカンファレンスに参加するだけでなく、あなた自身の側のイベントをホストしてください。

オプション:

• 10〜12のターゲット見込み客のプライベートディナー(招待のみ)
• 特定のトピックで朝食円卓会議(20人を招待し、12〜15人の参加を期待)
• クライアントと見込み客用のカクテルレセプション(50〜75人)
• ワークショップまたはトレーニングセッション(カンファレンスセッションより深い掘り下げ)

これが機能する理由: 環境、参加者リスト、会話を制御します。あなたはホストと集会者として位置付けられており、権限を運びます。

ロジスティクス: カンファレンスホテル付近の場所を選びます。招待状を4〜6週間前に送信してください。トップターゲットで個人的にフォローアップしてください。実際の会話のために十分に親密に保ってください。

エグゼクティブ向けの排他的な円卓会議

高レベルのバイヤーは一般的なカンファレンスセッションの時間がありません。彼らは他のエグゼクティブとのピア討論を望みます。

円卓会議をホスト:

• 非競合企業から8〜10エグゼクティブを招待
• 彼らのロールに関連する肉類なトピックを選ぶ(「CFO円卓会議: 不確実な市場での財務計画」)
• あなたはモデレートしますが、ピッチしない
• ピア学習とネットワーキングは価値です

これはあなたをセールスなしでコネクターと思考的リーダーとして位置付けます。生成されたリードは非常に適格で、あなたが部屋を調べたからです。

クライアント感謝イベント

カンファレンスに参加している既存のクライアントがいる場合、彼らのためにのみエクスクルーシブなものをホストしてください。

利点:

• クライアント関係を強化
• リファレル生成(クライアントは同僚またはピアをもたらします)
• クライアントがあなたの企業での成功を共有するとき有機販売機会を作成
• 見込み客にあなたがクライアント関係に投資するショー

フォーマット: プライベートディナー、スポーツイベントのVIPスイート、ユニークな場所でのカクテルアワー。ホテルバーで単なる「飲み物」ではなく、特別にしてください。

12週間のカンファレンスキャンペーンタイムライン

各主要カンファレンスを定義された段階を持つキャンペーンとして扱ってください。

12〜8週間: 戦略的計画

• 参加モデルを確定(参加者、出展者、スピーカー)
• ブーススペースまたはスピーキングスロットを確保
• 測定可能な目的を設定
• チーム役割を割り当てます
• 旅とロジスティクスを予約

8〜4週間: 見込み客調査

• オーガナイザーから参加者リストをリクエスト
• CRMにアップロードしてターゲット見込み客を特定
• 優先度付けアウトリーチリスト(層1、2、3)を作成
• 事前にスケジュール設定された会議のアウトリーチを開始
• ブースマテリアルとプレゼンテーションを準備

4〜2週間: アウトリーチキャンペーン

• 層1見込み客へのパーソナライズされたメールを送信
• 会議リクエストをフォローアップ
• スケジュール設定された会議を確認
• ターゲットリストと適格基準についてチームをブリーフ
• ブースセットアップとマテリアルを完成

イベント週: 実行

• ブーススキップとチーム準備のために早く到着
• 会議スケジュールを実行
• エクスポアワー中にアクティブなブースエンゲージメント
• 戦略的なセッションとネットワーキングイベントに参加
• リードと戦術を見直すための毎日のデブリーフを実行

イベント後の週: 即座のフォローアップ

• すべてのリードを層で分類(24時間)
• 層1リードへの個人的なアウトリーチ(24〜48時間)
• コミットされた会議をスケジュール
• 層2と3へのパーソナライズされたメール(48〜72時間)
• すべてをCRMに適切なタグ付けで追加

2〜4週間後: ナーチャーの啓発

• リードを適切なシーケンスに移動
• 最初のフォローアップコール
• 約束されたマテリアルとリソースを送信
• 継続的に発見会話をスケジュール

30〜60〜90日後: パイプライン開発

• イベントリードから機会の作成を追跡
• ソース層別の変換率を測定
• リードあたりのコストとパイプライン値を分析
• 学習の教訓を文書化
• 次のイベントのアプローチを改善

カンファレンス戦略を体系的にする

単発のカンファレンス参加は戦術です。体系的なカンファレンス戦略は反復可能な成長チャネルです。

周りのシステムを構築:

• イベント評価基準(ROIしきい値、参加者プロフィール)
• イベント前のワークフロー(調査、アウトリーチ、スケジューリング)
• オンサイトエンゲージメントプロトコル(適格化質問、リード取得)
• イベント後フォローアップシーケンス(層で分割)
• 測定ダッシュボード(イベント別のリード、パイプライン、収益)

カンファレンスを戦略的に扱う企業はイベントから一貫したパイプラインを生成します。それをウィングする企業はお金を浪費し、イベントが「機能しない」理由について疑問に思う。

次に行くべき場所

カンファレンスとイベント戦略はあなたの広いビジネス開発アプローチに適合:

• プロフェッショナルネットワーキングカンファレンス会話をより生産的にする関係基盤を提供
• スピーキング・出版戦略スピーキングスロットを確保し、思考的リーダーシップを確立するのに役立ちます
• 相談的ビジネス開発イベント会話を適格な機会に変換する方法を教えます
• サービス向けコンテンツマーケティングイベントのフォローアップで参照するマテリアルとリソースを作成

イベントはキャンペーンとして扱われるとき機能し、カレンダーエントリではなく。準備、実行、規律をフォローアップすることで、カンファレンスを高額なネットワーキング観光から体系的なリード生成機械に変えてください。

年間2〜3つの戦略的なイベントで始めてください。準備とフォローアップで深く進みます。すべてを測定してください。変換に基づいてアプローチを改善してください。それはあなたが実際の収益を駆動するイベント戦略を構築する方法です。