Crash course tentang process documentation (dengan contoh step-by-step)

Secara luas diketahui bahwa Process adalah salah satu dari tiga pilar, bersama People dan Technology, yang mendorong business growth.

Meskipun demikian, hingga 8 dari 10 business leaders yang kami temui sering gagal mendefinisikan proses mereka dengan jelas, karena mereka sangat bergantung pada kebiasaan dan intuisi. Tidak sampai bisnis menghadapi tekanan pertumbuhan mereka akan menyadari bagaimana kurangnya standardisasi dapat membawa tantangan signifikan.

Bagi banyak leaders seperti Anda, yang sudah sibuk mencari revenue sources baru, ide mendokumentasikan proses bisa tampak menakutkan.

Artikel ini bertujuan memberi Anda panduan singkat dan ramah tentang process documentation. Sesederhana itu, ini pasti dapat mengangkat bisnis Anda ke level yang benar-benar baru.

Apa itu process?

Setiap tindakan dalam organisasi membentuk bagian dari proses, diakui atau tidak.

Sederhananya, proses mengambil input dan menghasilkan output melalui beberapa tahap, memberikan overview high-level tentang bagaimana sesuatu diselesaikan.

Apa perbedaan antara process dan procedure?

Anda mungkin pernah mendengar istilah familiar yang disebut "Standard Operation Procedures", atau SOP singkatnya. Jadi apa itu?

Jawaban singkat: SOP adalah bagian dari process documentation.

Jadi singkatnya, proses menyediakan framework, sementara prosedur memastikan bahwa setiap langkah dalam framework dieksekusi dengan benar. Anda memerlukan proses dan prosedur untuk membuat dokumen proses yang terperinci.

Kapan kita memerlukan process documentation?

Selama hari-hari awal bisnis Anda, Anda biasanya tidak memikirkan mendokumentasikan proses. Tetapi Anda harus mempertimbangkan untuk melakukan ini ketika datang ke keadaan tertentu:

• Ketika Anda memiliki flock of new employees yang datang: Anda perlu dengan cepat memberikan panduan yang jelas tentang bagaimana hal-hal dilakukan.
• Ketika Anda ingin meningkatkan kualitas produk dan layanan: Kualitas tidak bisa datang tanpa consistency dan compliance dengan standar tertentu.
• Ketika Anda perlu mengoptimalkan bisnis Anda: Seperti yang selalu tim kami di Rework katakan, ini adalah standardization before simplification. Mendefinisikan proses Anda membantu Anda mengidentifikasi inefficiencies dan area untuk improvement.

Apa yang ada dalam process documentation?

Untuk membuatnya sederhana, ini adalah contoh basic process document untuk Complaint Handling Process.

Sekarang, mari kita menyelami lebih dalam ke langkah-langkah untuk membuat dokumentasi ini.

Step 1: Draft an Overview of the Process

Process overview mencakup:

• Purpose: Mengapa proses ini ada? Masalah apa yang bisa diselesaikan?
• Scope: Kapan dan di mana proses dapat diterapkan?
• Inputs: Apa yang diperlukan untuk memulai proses?
• Outputs: Apa yang dihasilkan proses?

Step 2: Design the Key Steps

Hal berikutnya adalah memecah proses menjadi langkah-langkah yang dapat dikelola, masing-masing dengan departemen tertentu yang bertanggung jawab.

Visual aids seperti flowchart atau diagram dapat berguna pada titik ini.

Pastikan langkah-langkah saling eksklusif dan kolektif lengkap, yang berarti mereka tidak tumpang tindih satu sama lain.

Step 3: Detail on each step

Ini adalah bagian di mana Anda mendefinisikan prosedur, saat Anda masuk ke detail tentang bagaimana setiap langkah dilakukan.

Basic procedure mencakup:

• Overall description dari langkah
• Stage Owner: Orang yang mengawasi tahap.
• Stage Workers: Individu yang mengeksekusi tugas dalam tahap.
• Duration: Time limit untuk menyelesaikan tugas.
• To-dos: Aktivitas atau tindakan spesifik yang akan dilakukan dalam tahap.
• Input: Informasi atau material yang diperlukan untuk menyelesaikan tahap.
• Output: Output atau data yang dihasilkan setelah menyelesaikan tahap. Biasanya, output dari satu tahap akan menjadi input untuk yang berikutnya.

Satukan semua informasi dan sekarang Anda memiliki process manual yang berguna, siap diterapkan pada setiap situasi.

Anda dapat menambahkan detail lain seperti:

• Revision history
• Standar atau kriteria yang harus dipenuhi
• Safety and compliance requirements
• References ke dokumen terkait lainnya
• Glossary dari undefined terms

Sementara itu, kami pikir versi sederhana seperti ini cukup baik untuk memulai.

Process documentation best practices

Memahami cara membuat process document hanyalah awal. Berikut adalah best practices untuk memastikan dokumentasi digunakan dengan baik. Kami menyebutnya: Persyaratan 3Cs:

• Clarity & Consistency: Pastikan dokumentasi Anda mudah diikuti. Gunakan bahasa sederhana, hindari jargon, dan pertahankan format dan gaya yang seragam.
• Continuous Improvement: Process documentation tidak boleh menjadi usaha satu kali. Tinjau dan perbarui dokumen Anda secara teratur untuk mencerminkan perubahan apa pun dalam proses atau regulasi. Lacak setiap kali proses gagal memberikan expected output.
• Compliance: Dokumentasi adalah, bagaimanapun juga, hanya dokumen. Lakukan regular internal audits untuk memastikan orang melakukannya dengan benar. Tetapkan reporting systems untuk melacak metrik terkait compliance untuk mengidentifikasi dan mengatasi issues dengan cepat.

Transforming process documentation to daily operation with Rework.com

Mempertahankan 3Cs hampir tidak mungkin tanpa bantuan Technology. Karyawan mungkin kesulitan memahami dan mengikuti dokumen yang panjang, dan manual tracking tidak efisien.

Kenali Rework Flows - Process Automation Tool Anda, yang membantu:

• Structure your process dengan pre-defined objects:

Untuk memastikan clarity dan consistency, kami sudah mendefinisikan field seperti dalam standard process document, dan semuanya dapat disesuaikan.

• Streamline your process dengan automation rules:

Rework membantu Anda memutuskan reassignment rules sehingga tugas akan secara otomatis diberitahukan kepada orang yang tepat. Ini mencegah human compliance errors dan karyawan Anda akan dapat onboard new processes dalam semenit.

Kami juga memiliki in-app automation board untuk Anda dengan mudah mengatur use case apa pun yang Anda suka tanpa coding yang diperlukan. Dalam contoh ini, setelah tim menerima customer feedback, Anda dapat mengatur untuk mengirim confirmation email ke customer.

• Sustain your process dengan real-time data:

Hari ini, tidak ada yang berjalan baik tanpa data! Rework menyediakan real-time data dan analytics untuk Anda melacak performance dan mengidentifikasi bottlenecks, memastikan continuous improvement. Dan apakah saya perlu mengatakan dashboards dapat disesuaikan?

Final thoughts

"If you can't explain it simply, you don't understand it well enough". Process documentation adalah cara bagi Anda untuk mengkomunikasikan standar di seluruh organisasi, dan itu adalah starting point untuk setiap perubahan.

Perusahaan biasanya tidak berbicara tentang atau memiliki "process strategy", tetapi seharusnya. Process excellence, yang merupakan kemampuan untuk meningkatkan proses secara terus-menerus, bukan fungsi atau tanggung jawab satu tim; itu adalah organizational capability yang didorong dari top down dan direalisasikan dari bottom up. Proses adalah circulatory system organisasi, dan itu adalah tanggung jawab semua orang untuk mendorong process excellence.