Ein Schnellkurs zur Prozessdokumentation (mit Schritt-für-Schritt-Beispiel)

Es ist allgemein bekannt, dass Prozess eine der drei Säulen ist, neben Menschen und Technologie, die das Unternehmenswachstum vorantreiben.

Trotzdem schaffen es bis zu 8 von 10 Geschäftsführern, die wir treffen, oft nicht, ihre Prozesse klar zu definieren, da sie sich stark auf Gewohnheiten und Intuition verlassen. Erst wenn Unternehmen unter Wachstumsdruck geraten, erkennen sie, welche erheblichen Herausforderungen der Mangel an Standardisierung mit sich bringen kann.

Für viele Führungskräfte wie Sie, die bereits beschäftigt sind, neue Einnahmequellen zu suchen, kann die Idee, Prozesse zu dokumentieren, entmutigend erscheinen.

Dieser Artikel zielt darauf ab, Ihnen einen kurzen, freundlichen Leitfaden zur Prozessdokumentation zu bieten. So einfach er ist, kann er Ihr Unternehmen sicherlich auf eine ganz neue Ebene heben.

Was ist ein Prozess?

Jede Handlung innerhalb einer Organisation bildet Teil eines Prozesses, ob anerkannt oder nicht.

Einfach gesagt, ein Prozess nimmt Inputs und produziert Outputs durch mehrere Phasen und bietet einen Überblick darüber, wie etwas erledigt wird.

Was ist der Unterschied zwischen Prozess und Verfahren?

Sie haben vielleicht von einem vertrauten Begriff namens „Standard Operation Procedures" oder kurz SOPs gehört. Worum geht es also dabei?

Kurze Antwort: SOPs sind Teil der Prozessdokumentation.

Also kurz gesagt, Prozesse bieten den Rahmen, während Verfahren sicherstellen, dass jeder Schritt innerhalb des Rahmens korrekt ausgeführt wird. Sie benötigen sowohl Prozesse als auch Verfahren, um ein detailliertes Prozessdokument zu erstellen.

Wann brauchen wir Prozessdokumentation?

In den frühen Tagen Ihres Unternehmens denken Sie normalerweise nicht daran, Prozesse zu dokumentieren. Aber Sie sollten in Betracht ziehen, dies unter bestimmten Umständen zu tun:

Wenn Sie eine Gruppe neuer Mitarbeiter haben, die kommen: Sie müssen schnell einen klaren Leitfaden darüber bereitstellen, wie die Dinge erledigt werden.
Wenn Sie die Qualität von Produkten und Dienstleistungen verbessern möchten: Qualität kann nicht ohne Konsistenz und Einhaltung bestimmter Standards kommen.
Wenn Sie Ihr Unternehmen optimieren müssen: Wie unser Team bei Rework es immer ausdrückt, es ist Standardisierung vor Vereinfachung. Die Definition Ihrer Prozesse hilft Ihnen, Ineffizienzen und Verbesserungsbereiche zu identifizieren.

Was ist in einer Prozessdokumentation?

Um es einfach zu machen, hier ist ein Beispiel für ein grundlegendes Prozessdokument für einen Beschwerdebearbeitungsprozess.

Jetzt lassen Sie uns tiefer in die Schritte eintauchen, um diese Dokumentation zu erstellen.

Schritt 1: Entwerfen Sie einen Überblick über den Prozess

Ein Prozessüberblick umfasst:

Zweck: Warum existiert dieser Prozess? Welche Probleme kann er lösen?
Umfang: Wann und wo kann der Prozess angewendet werden?
Inputs: Was wird benötigt, um den Prozess zu starten?
Outputs: Was generiert der Prozess?

Schritt 2: Entwerfen Sie die Schlüsselschritte

Das Nächste ist, den Prozess in überschaubare Schritte zu unterteilen, jeder mit einer bestimmten verantwortlichen Abteilung.

Visuelle Hilfsmittel wie Flussdiagramme oder Diagramme können an dieser Stelle hilfreich sein.

Stellen Sie sicher, dass die Schritte sich gegenseitig ausschließen und kollektiv erschöpfend sind, was bedeutet, dass sie sich nicht überschneiden.

Schritt 3: Details zu jedem Schritt

Dies ist der Teil, in dem Sie die Verfahren definieren, während Sie detailliert darauf eingehen, wie jeder Schritt durchgeführt wird.

Das grundlegende Verfahren umfasst:

Gesamtbeschreibung des Schritts
Stage Owner: Die Person, die die Phase überwacht.
Stage Workers: Die Personen, die Aufgaben in der Phase ausführen.
Dauer: Die Zeitbegrenzung für die Erledigung der Aufgaben.
To-dos: Spezifische Aktivitäten oder Aktionen, die innerhalb der Phase durchgeführt werden sollen.
Input: Informationen oder Materialien, die benötigt werden, um die Phase abzuschließen.
Output: Der Output oder die Daten, die nach Abschluss der Phase generiert werden. Normalerweise wird der Output einer Phase der Input für die nächste sein.

Setzen Sie alle Informationen zusammen und jetzt haben Sie ein handliches Prozesshandbuch, bereit, auf jede Situation angewendet zu werden.

Sie können weitere Details hinzufügen wie:

Revisionshistorie
Die Standards oder Kriterien, die erfüllt werden müssen
Sicherheits- und Compliance-Anforderungen
Verweise auf andere verwandte Dokumente
Glossar von undefinierten Begriffen

In der Zwischenzeit denken wir, dass eine einfache Version wie diese gut genug ist, um zu beginnen.

Best Practices für Prozessdokumentation

Zu verstehen, wie man ein Prozessdokument erstellt, ist nur der Anfang. Hier sind die Best Practices, um sicherzustellen, dass die Dokumentation gut genutzt wird. Wir nennen es: Die 3Cs-Anforderungen:

Klarheit & Konsistenz: Stellen Sie sicher, dass Ihre Dokumentation leicht zu befolgen ist. Verwenden Sie einfache Sprache, vermeiden Sie Jargon und halten Sie ein einheitliches Format und einen einheitlichen Stil bei.
Kontinuierliche Verbesserung: Prozessdokumentation sollte keine einmalige Anstrengung sein. Überprüfen und aktualisieren Sie Ihre Dokumente regelmäßig, um alle Änderungen in Prozessen oder Vorschriften widerzuspiegeln. Verfolgen Sie jedes Mal, wenn der Prozess das erwartete Ergebnis nicht liefert.
Compliance: Die Dokumentation ist letztendlich nur ein Dokument. Führen Sie regelmäßige interne Audits durch, um sicherzustellen, dass die Menschen es richtig machen. Richten Sie Berichtssysteme ein, um compliance-bezogene Metriken zu verfolgen, um Probleme schnell zu identifizieren und anzugehen.

Transformation der Prozessdokumentation in den täglichen Betrieb mit Rework.com

Die Aufrechterhaltung der 3Cs ist fast unmöglich ohne die Hilfe von Technologie. Mitarbeiter können Schwierigkeiten haben, lange Dokumente zu verstehen und zu befolgen, und manuelle Verfolgung ist ineffizient.

Lernen Sie Rework Flows kennen - Ihr Prozessautomatisierungs-Tool, das hilft:

Strukturieren Sie Ihren Prozess mit vordefinierten Objekten:

Um Klarheit und Konsistenz zu gewährleisten, haben wir bereits die Felder wie in einem Standardprozessdokument definiert, und sie sind alle anpassbar.

Optimieren Sie Ihren Prozess mit Automatisierungsregeln:

Rework hilft Ihnen, Neuzuweisungsregeln zu entscheiden, damit die Aufgaben automatisch den richtigen Personen mitgeteilt werden. Dies verhindert menschliche Compliance-Fehler, und Ihre Mitarbeiter können neue Prozesse in einer Minute einarbeiten.

Wir haben auch ein In-App-Automatisierungs-Board, mit dem Sie problemlos alle gewünschten Anwendungsfälle ohne erforderliche Codierung einrichten können. In diesem Beispiel können Sie, sobald das Team ein Kundenfeedback erhalten hat, eine Bestätigungs-E-Mail an den Kunden senden.

Erhalten Sie Ihren Prozess mit Echtzeit-Daten aufrecht:

Heutzutage geht nichts gut ohne Daten! Rework bietet Echtzeit-Daten und Analysen, damit Sie die Leistung verfolgen und Engpässe identifizieren können, um eine kontinuierliche Verbesserung sicherzustellen. Und muss ich sagen, dass die Dashboards anpassbar sind?

Abschließende Gedanken

„Wenn Sie es nicht einfach erklären können, verstehen Sie es nicht gut genug". Prozessdokumentation ist eine Möglichkeit für Sie, den Standard in der gesamten Organisation zu kommunizieren, und es ist der Ausgangspunkt für jede Veränderung.

Unternehmen sprechen normalerweise nicht über oder haben keine „Prozessstrategie", aber sie sollten. Prozessexzellenz, die die Fähigkeit ist, Prozesse kontinuierlich zu verbessern, ist keine Funktion oder Verantwortung eines Teams; es ist eine organisatorische Fähigkeit, die von oben nach unten getrieben und von unten nach oben realisiert wird. Prozesse sind das Kreislaufsystem der Organisation, und es ist die Verantwortung aller, Prozessexzellenz voranzutreiben.

Prozessmanagement