Prozessmodellierung leicht gemacht mit Flussdiagrammen: Eine 5-Minuten-Anleitung

Sie haben Ihre besten Absichten in der Design-Phase. Bevor Sie zur Ausführung übergehen, benötigen Sie eine Brücke, auf der alle stehen können. Diese Brücke ist die Modellierungsphase.

Der Zweck und das Ergebnis der Modellierungsphase

Die Modellierungsphase bringt Struktur in die Ideen, die Sie während der Design-Phase entwickelt haben. An diesem Punkt besteht das Ziel darin, zu visualisieren, wie ein Prozess in der Praxis funktionieren wird, indem jeder Schritt, Entscheidungspunkt und jede Übergabe detailliert wird, aber diesmal nicht nur im idealen Szenario, sondern mit allen Variationen, die auftreten können.

Ein gut aufgebautes Prozessmodell bietet Ihnen zwei wichtige Vorteile: Es bringt Klarheit und schafft Vertrauen. Durch die Simulation, wie Arbeit unter verschiedenen Bedingungen fließt – ob die Dinge reibungslos laufen oder auf Hindernisse stoßen – können Sie beginnen zu verstehen, wie der Prozess in realen Situationen funktioniert.

Ebenso wichtig ist, dass das Modell zu einem gemeinsamen Werkzeug in Ihrer Organisation wird. Ein Diagramm kommuniziert oft schneller und klarer als ein langes Verfahrenshandbuch. Durch die Verwendung eines Modells bringen Sie Manager, operative Teams und IT-Abteilung auf ein gemeinsames Verständnis zusammen, wie der Prozess funktionieren soll.

Am Ende erhalten Sie eine visuelle Darstellung Ihres Prozesses, die entweder im klassischen, einfachen Format als Flussdiagramm oder in einem standardisierteren Format wie BPMN vorliegen kann und zur Überprüfung, Automatisierung oder Schulung bereit ist. Es ist eine Grundlage, auf der Sie mit Vertrauen aufbauen können.

Gängige Prozessmodellierungstechniken

Flussdiagramme

Dies ist das klassische Werkzeug zur Visualisierung jedes wiederholbaren Prozesses. Flussdiagramme verwenden einige einfache Symbole wie Rechtecke, Rauten und Ovale und verbinden sie mit Pfeilen, um die Reihenfolge anzuzeigen. Sie lassen sich schnell skizzieren und eignen sich hervorragend für kleine Unternehmen als Einstieg oder um einfach die erste Version eines Prozesses zu Papier zu bringen.

Flussdiagramme werden oft mit einem anderen Format namens Swimlanes kombiniert, bei dem wir den Ablauf in horizontale oder vertikale "Bahnen" unterteilen, um der Prozessvisualisierung Struktur zu verleihen. Jede Bahn repräsentiert eine Rolle oder ein Team und hilft allen zu sehen, wo ihre Verantwortlichkeiten beginnen und enden. Dies ist besonders hilfreich, um Engpässe oder übermäßige Übergaben zwischen Teams zu erkennen.

BPMN (Business Process Model and Notation)

BPMN ist der leistungsfähigste und am weitesten akzeptierte Modellierungsstandard in der BPM-Welt. Es ist detailliert genug für die technische Umsetzung und dennoch für Geschäftsanwender lesbar.

BPMN ermöglicht es Ihnen, nicht nur Aufgaben und Entscheidungen zu erfassen, sondern auch Ausnahmepfade, parallele Abläufe, Nachrichten zwischen Systemen und zeitbasierte Ereignisse. Obwohl es mehr Symbole und Regeln als ein einfaches Flussdiagramm hat, macht seine Präzision es ideal für skalierbare, automatisierte Workflows.

Andere Methoden (UML, EPC)

Sie könnten auch auf UML-Aktivitätsdiagramme oder ereignisgesteuerte Prozessketten in bestimmten Branchen stoßen. Diese sind spezialisierter oder softwarezentrierter, können aber in spezifischen Kontexten wie Systemmodellierung oder ERP-Umgebungen nützlich sein.

Grundlegende Prozessmodellierung: Wie man ein Flussdiagramm zeichnet und liest

Grundlegende Symbole

Um sicherzustellen, dass jeder, unabhängig von Sprache oder Standort, ein Flussdiagramm konsistent verstehen kann, führte das American National Standards Institute (ANSI) in den 1960er Jahren einen Satz von Standards für das Zeichnen von Flussdiagrammen ein. Die International Standardization Organization (ISO) aktualisierte und veröffentlichte diese Standards 1970 offiziell weltweit. Es ist entscheidend, diese Standards beim Zeichnen und Interpretieren eines Flussdiagramms zu befolgen.

Es gibt Dutzende von Symbolen, die verschiedene Bedingungen eines Prozesses darstellen. Für die Einfachheit von Prozessen in kleinen und mittelständischen Unternehmen müssen Sie sich jedoch hauptsächlich auf die gängigsten Symbole konzentrieren.

[textcenter]Regeln und Symbole im Flussdiagramm[/textcenter]

Wie man Flussdiagramme liest und interpretiert – Wichtige Regeln

Beim Lesen oder Zeichnen eines Flussdiagramms müssen Sie diese Regeln befolgen:

• Stellen Sie den Prozessablauf von links nach rechts, von oben nach unten dar.
• Zeichnen Sie die Rückkehrpfeile von unten für Rückkehrschritte, um sich überschneidende Linien zu vermeiden.
• Halten Sie konsistente Abstände und Ausrichtung zwischen Schritten ein.
• Befolgen Sie Standardssymbole (z.B. Rechtecke für reguläre Schritte, Rauten für Entscheidungspunkte, Ellipsen für Start-/Endpunkte) und stellen Sie Konsistenz im Design sicher (einheitliches Design, Farben usw.). Farben können wichtige Komponenten hervorheben, sollten aber nicht die Lesbarkeit oder Konsistenz des Flussdiagramms beeinträchtigen.

Ein letzter Tipp zum Zeichnen von Flussdiagrammen ist, sie auf eine Seite zu beschränken. Wir empfehlen, komplexe Prozesse in kleinere Flussdiagramme aufzuteilen, um sie leichter nachvollziehen und verwalten zu können.

Zum Zeichnen der Flussdiagramme

Die wichtigste Voraussetzung ist, dass Sie die Ergebnisse der Design-Phase bereit haben. Das bedeutet, das SIPOC zu definieren (falls Sie wissen, was das aus den vorherigen Artikeln bedeutet), sowie die Prozessverantwortlichen, Phasenverantwortlichen und Phasenmitarbeiter.

Mit diesen Informationen zur Hand ist es Zeit, Schritte mithilfe der geeigneten Symbole zu kategorisieren. Denken Sie an die zuvor erwähnten Standards, um sicherzustellen, dass Sie die Prozessregeln einhalten.

Nachdem alle Vorbereitungen abgeschlossen sind, können Sie Ihren ersten Entwurf des Flussdiagramms erstellen. Dies kann manuell mit Stift und Papier erfolgen, oder Sie können spezielle Flussdiagramm-Anwendungen verwenden, um den Prozess noch einfacher zu gestalten.

Einige Tools, die Ihnen helfen, Flussdiagramme einfach zu zeichnen: Lucidchart, Miro, Whimsical, Canva…

Beispiele für Flussdiagramme

Hier sind Beispiele von 2 gängigen Prozessflussdiagrammen, die in den meisten Unternehmen zu finden sind, um Ihnen zu helfen, besser zu verstehen, wie man eines präsentiert.

Flussdiagramm für Vorauszahlungsprozess

Der Mitarbeiter-Vorauszahlungsprozess umfasst die Bereitstellung von Geldern für Mitarbeiter vor ihrem offiziellen Zahltag. Er beginnt typischerweise mit einer Mitarbeiteranfrage, die von der zuständigen Abteilung wie HR oder Finanzen überprüft und genehmigt wird. Ordnungsgemäße Dokumentation, Genehmigungsworkflows und Nachverfolgung gewährleisten Compliance und erhalten die finanzielle Transparenz innerhalb der Organisation.

Dieser Prozess wird durch das folgende Flussdiagramm dargestellt:

Flussdiagramm für Beschwerdebearbeitung

Der Beschwerdebearbeitungsprozess ist für die Kundenservice- oder Support-Abteilungen jedes servicebasierten Unternehmens unerlässlich. In diesem Prozess muss das Unternehmen seine Service Level Agreement (SLA)-Verpflichtungen erfüllen, indem es Kunden innerhalb eines akzeptablen Zeitrahmens antwortet und sicherstellt, dass Fehler des Dienstleisters den Kundenbetrieb nicht stören.

Dieser Prozess wird durch das folgende Flussdiagramm dargestellt:

Erweiterte Prozessmodellierung: BPMN

BPMN (Business Process Model and Notation) ist eine standardisierte Methode zum Zeichnen von Geschäftsprozessen. Es sieht einem Flussdiagramm ähnlich, bietet aber mehr Struktur und Detail, besonders wenn Ihr Prozess über Teams, Systeme hinweg verläuft oder mehrere Szenarien wie Genehmigungen, Ablehnungen oder Ausnahmen behandeln muss.

Wie unterscheidet sich BPMN von Flussdiagrammen?

Flussdiagramme reichen bereits weit. Wenn sie mit Swimlanes kombiniert werden, können sie:

• Zeigen, wer für jeden Schritt verantwortlich ist.
• If/else-Entscheidungen mit klaren Verzweigungen visualisieren.
• Klären, wie Arbeit von Anfang bis Ende fließt.

Für die meisten kleinen Unternehmen ist dies oft alles, was Sie benötigen.

BPMN baut darauf mit mehr Präzision und Flexibilität auf:

• Es unterscheidet zwischen Arten von Entscheidungen (z.B. exklusive vs. parallele Genehmigungen).
• Es kann Ereignisse wie Timeouts, Stornierungen oder externe Nachrichten modellieren.
• Es zeigt Interaktionen zwischen Abteilungen oder externen Partnern mithilfe spezieller Nachrichtenflüsse.
• Es folgt strikten Regeln, was es einfacher macht, den Prozess später zu skalieren, zu simulieren oder sogar zu automatisieren.

Nehmen wir ein Beispiel für eine Kundenauftragsabwicklung in einem E-Commerce-Unternehmen. Der Überblick über den Prozess ist wie folgt:

Start → Online-Bestellung empfangen → Lagerverfügbarkeit prüfen →

• Falls auf Lager: Weiter zu Verpacken & Versenden → Kunde benachrichtigen → Rechnung senden → Ende
• Falls nicht auf Lager: Kunde benachrichtigen → Auf Bestätigung warten (Stornieren oder Nachbestellung) → Bestellung aktualisieren → Weiter oder Ende

Fügen Sie nun etwas reale Komplexität hinzu:

Verschiedene Arten von Entscheidungen (Gateways)

• Exclusive Gateway: Ist Lagerbestand verfügbar? (Ja oder Nein – ein Pfad geht weiter)
• Event-Based Gateway: Auf Kundenantwort warten (Stornieren oder Nachbestellung bestätigen)
• Parallel Gateway: Verpacken und Rechnung gleichzeitig nach Versand senden

Diese Entscheidungen können nicht klar in einer einfachen Rautenform definiert werden. Sie benötigen explizite Logik, die BPMN bereitstellt.

Ereignisse

• Message Start Event: Wird ausgelöst, wenn ein Kunde online eine Bestellung aufgibt.
• Timer Intermediate Event: Wenn innerhalb von 48 Stunden keine Kundenantwort eingeht, wird die Bestellung automatisch storniert.
• Error Event: Wenn die Zahlung nach dem Versand fehlschlägt, wird eine Warnung an die Finanzabteilung zur manuellen Nachverfolgung gesendet.

Diese Arten von Ereignissen (Nachricht, Timer, Fehler) definieren, wie der Prozess auf reale Bedingungen und Verzögerungen reagiert, was Flussdiagramme nicht handhaben.

Ausnahmebehandlung und Wiederverwendung

Wenn eine Bestellung storniert wird, das Lager benachrichtigen und den Bestand zur Wiedereinlagerung markieren.

Wenn ein Kunde innerhalb von 24 Stunden eine zweite Bestellung aufgibt, Versanddaten wiederverwenden (ein wiederverwendbarer Teilprozess).

BPMN unterstützt Ausnahmeflüsse und verschachtelte Teilprozesse, ohne das Hauptdiagramm zu überladen.

Wann sollten Sie BPMN verwenden?

Mit mehr eingebetteten Regeln und Symbolen sind BPMN flexibler, um komplexe Prozesssysteme auszudrücken. Sie werden auch weitgehend von Prozessverbesserungsexperten, Business-Analysten, regulierten und compliance-lastigen Branchen wie Gesundheitswesen, Finanzdienstleistungen oder Versicherungen akzeptiert.

Die Einfachheit von Flussdiagrammen hat jedoch immer noch ihre Vorteile. Wenn Ihr Team noch klein ist und nur Klarheit benötigt, bleiben Sie gerne bei Flussdiagrammen. Wenn Sie das Gefühl haben, dass Ihr Prozess zu komplex ist, um in ein einzelnes Flussdiagramm zu passen, versuchen Sie, ihn in kleinere Teilprozesse aufzuteilen, die basierend auf bestimmten Bedingungen miteinander verbunden sind.

Am Ende ist eines der Hauptziele dieser Modellierungsphase, den Prozess klar im Team zu kommunizieren. Ein komplexes Modell wie BPMN kann zu noch mehr Verwirrung und weniger Konsistenz führen. Deshalb benötigen wir eine dedizierte Ausführungsphase im BPM-Lebenszyklus, wo wir besprechen werden, wie diese modellierten Prozesse durchgesetzt und eingehalten werden können. Aber davor lernen wir, wie man die Prozesse mit Prozessdokumentation offizialisiert.