Business Process Management (BPM): Die systemweite Sicht auf Prozessmanagement

Kommen wir zur Sache: Wie verwalten Sie Ihre Geschäftsprozesse strategisch?

Dann müssen Sie Business Process Management oder BPM kennenlernen.

Was ist Business Process Management (BPM)?

Woher BPM kommt

Wir haben aus dem vorherigen Artikel gelernt, dass Prozessmanagement in den 1990er Jahren formale Identität erlangte. 1993 veröffentlichten Michael Hammer und James Champy Reengineering the Corporation und führten Business Process Reengineering (BPR) ein – einen mutigen Ansatz, der Organisationen ermutigte, ihre Prozesse für dramatische Verbesserungen zu überdenken und radikal neu zu gestalten. BPR ermutigte Unternehmen zu fragen: „Wenn wir von vorne beginnen würden, wie würden wir diesen Prozess gestalten?".

Obwohl BPR zu großen Durchbrüchen im Prozessdesign führte, erkannte die Geschäftswelt bald, dass eine so radikale Überarbeitung nicht immer nachhaltig war.

Anfang der 2000er Jahre entstand Business Process Management (BPM) als ausgewogenere Antwort.

Während sich Business Process Reengineering (BPR) auf einmalige Neugestaltungen von Kernprozessen für bahnbrechende Verbesserungen konzentriert, betont Business Process Management (BPM) kontinuierliche, inkrementelle Optimierung durch einen strukturierten und fortlaufenden Managementansatz.

Entscheidend ist, dass diese Ära auch Technologie ins Spiel gebracht hat. Im Gegensatz zu BPR nimmt BPM Software und Technologie aktiv als integrale Ermöglicher an. Damit bewegte sich BPM über die Theorie hinaus zu einem praktischen, operativen Werkzeugset, das branchenübergreifend eingesetzt wird.

Definition von Business Process Management (BPM)

Trotz eines sehr beliebten Konzepts gibt es keine universelle Definition von BPM. Laut Elzinga et al. (1995), einer frühen Forschung zu BPM, ist Business Process Management „ein strukturierter Ansatz, der die Analyse und kontinuierliche Verbesserung der in einer Organisation durchgeführten Aktivitäten ermöglicht".

Auch wenn verschiedene Forscher sich auf verschiedene Teile von BPM konzentrieren, teilen ihre Definitionen einige gemeinsame Ideen:

• Strukturierte Methodik – BPM ist eine schrittweise Methode zur Verwaltung und Verbesserung von Geschäftsprozessen.
• Kontinuierliche Verbesserung – Es konzentriert sich darauf, im Laufe der Zeit kleine Änderungen vorzunehmen, nicht nur große einmalige Änderungen.
• Strategische Ausrichtung – Prozesse werden entwickelt, um dem Unternehmen zu helfen, seine Ziele zu erreichen, Kunden besser zu bedienen und die Leistung zu verbessern.
• Stakeholder-Einbindung – BPM bezieht mehrere Rollen in die Gestaltung und Verbesserung von Prozessen ein.
• Technologieintegration – BPM verwendet Softwaretools und IT-Systeme, um Prozesse zu entwerfen, auszuführen und zu verbessern.
• Lebenszyklusbasierte Ausführung – Umfasst Design-, Modellierungs-, Ausführungs-, Überwachungs- und Bewertungsphasen.

Die Prinzipien von BPM

Laut Kohlborn et al. (2014) bilden zehn Prinzipien guten BPMs das Rückgrat einer effektiven Implementierung:

Die Ziele von BPM

Als Methodik zur Entwicklung einer prozessorientierten Organisation bietet BPM viele Vorteile. Delgado et al. (2014) weisen darauf hin, dass die fünf wichtigsten Gründe für Unternehmen, BPM zu übernehmen, sind:

Kundenzufriedenheit erhöhen:

Durch die Verbesserung der Erbringung von Dienstleistungen hilft BPM, Kundenbedürfnisse konsistenter und effizienter zu erfüllen. Dies führt zu besseren Erfahrungen und stärkerer Kundenloyalität.

Geschäftsprozessqualität verbessern

BPM standardisiert Workflows und reduziert Fehler, was zu zuverlässigeren und qualitativ hochwertigeren Ergebnissen führt.

Kosten reduzieren

BPM identifiziert und beseitigt unnötige Schritte, Verschwendung und Ineffizienzen und hilft Organisationen, Geld zu sparen.

Geschäftsprozessagilität erhöhen:

BPM bietet genügend Struktur für Unternehmen, um ihre Prozesse schnell als Reaktion auf Marktveränderungen oder neue Anforderungen anzupassen.

Kontinuierliche Verbesserung unterstützen:

Mit regelmäßiger Überwachung und Feedback ermutigt BPM zu laufenden Aktualisierungen, um Prozesse effektiv und aktuell zu halten.

Und durch die Schaffung eines Systems, das sowohl stabil als auch reaktionsfähig ist, hilft BPM Organisationen zu wachsen und sich anzupassen, ohne die Kontrolle zu verlieren.

5 Hauptphasen des BPM-Frameworks

Anstatt eine einmalige Lösung zu sein, wird das BPM-Framework am besten als Zyklus verstanden. Es folgt fünf Hauptphasen, die zusammen eine kontinuierliche Verbesserungsschleife bilden.

1. Design

Hier identifizieren und definieren Sie den Prozess. Sie sammeln Input von den beteiligten Personen, bilden die aktuellen Schritte ab und klären die beabsichtigten Ergebnisse.

Sie dokumentieren auch alle Regeln, Geschäftslogik oder Ausnahmen. Das Ergebnis dieser Phase ist eine vollständige, vereinbarte Version davon, wie der Prozess in der Praxis funktionieren sollte.

2. Modellierung

Während dieses Schritts sollte Ihr Team eine visuelle Darstellung des Prozessmodells erstellen. Dies sollte spezifische Details enthalten, wie Zeitpläne, Aufgabenbeschreibungen und jeden Datenfluss im Prozess. Die Verwendung von Business Process Management Software ist in dieser Phase hilfreich.

3. Ausführung

Jetzt bewegt sich der Prozess in die reale Welt. Dies kann die Bereitstellung eines BPM-Systems umfassen, um Aufgaben zu leiten, Verantwortlichkeiten zuzuweisen und die definierte Sequenz durchzusetzen. Oder es kann manuell durchgeführt werden, aber mit Einhaltung der Prozessstruktur.

4. Überwachung

Sobald ein Prozess läuft, sollte er überwacht werden, um zu verstehen, wie gut er funktioniert. Sie legen Prozessleistungsindikatoren (KPIs) fest, sammeln operative Daten und richten Berichtsroutinen ein. Sie stellen sicher, dass der Prozess wie geplant läuft, und identifizieren, wo er es nicht tut, damit Risiken nicht zu größeren Problemen werden.

5. Optimierung

Basierend auf den gesammelten Daten und dem Feedback verfeinern Sie den Prozess, um Geschwindigkeit, Genauigkeit oder Effizienz zu verbessern. Diese Phase kann klein und kontinuierlich sein oder gelegentlich die Neugestaltung von Teilen des Prozesses beinhalten. Alle Änderungen sollten getestet, dokumentiert und kommuniziert werden, bevor sie übernommen werden.

Was BPM nicht ist

BPM ist nicht Flussdiagramme

Viele Menschen denken, dass Business Process Management (BPM) bedeutet, Diagramme mit Pfeilen und Kästchen zu zeichnen, um zu zeigen, wie Arbeit von einem Schritt zum nächsten fließt. Diese Karten können nützlich sein, aber sie sind nur ein Teil eines viel größeren Bildes.

In echtem BPM muss eine Prozesskarte mit klaren Zielen, definierten Rollen, Regeln und Leistungsmaßstäben verbunden sein. Nachdem die Karte erstellt wurde, muss der Prozess verfolgt, überwacht und im Laufe der Zeit verbessert werden. Ein Diagramm allein hilft nicht viel, es sei denn, es ist Teil davon, wie das Geschäft tatsächlich verwaltet wird.

BPM ist kein Softwareprodukt

Ein weiterer häufiger Fehler ist zu denken, dass BPM bedeutet, BPM-Software zu kaufen. Während viele Unternehmen Tools verwenden, um ihre Prozesse zu modellieren und zu automatisieren, ist die Verwendung eines Tools nicht dasselbe wie BPM zu betreiben.

BPM geht mehr darum, wie Sie Arbeit verwalten, als um die Tools, die Sie verwenden. Sie können Prozesse mit Papier, Tabellenkalkulationen oder sogar Whiteboards verwalten, solange Sie sorgfältig darüber nachdenken, wie Arbeit fließen sollte. Ohne durchdachtes Design, klare Eigentümerschaft und Rechenschaftspflicht wird Software nur Verwirrung beschleunigen.

BPM ist nicht die Aufzeichnung von Ist-Prozessen

Einige Leute glauben, dass BPM einfach bedeutet, aktuelle Verfahren zu dokumentieren oder Standard Operating Procedures (SOPs) zu erstellen. Aber mehr als das geht es bei BPM darum, Prozesse aktiv zu verwalten – zu entscheiden, wie sie funktionieren sollten, Ergebnisse zu messen, sie zu verbessern und sicherzustellen, dass sie Geschäftsziele unterstützen.

Gutes BPM beinhaltet, dass Personen für jeden Prozess verantwortlich sind, regelmäßige Zeiten festgelegt werden, um zu überprüfen, wie die Dinge laufen, und Aktualisierungen vorzunehmen, wenn nötig. Es ist eine lebendige Praxis, keine statische Dokumentationsübung.

Häufige Herausforderungen im Business Process Management

Selbst mit einem klaren Verständnis des BPM-Lebenszyklus und seiner Vorteile ist die Anwendung in realen Geschäftsumgebungen nicht immer einfach. Unternehmen beginnen oft mit guten Absichten, stoßen aber auf Schwierigkeiten, die die Bemühungen verlangsamen oder zum Scheitern bringen. Hier sind einige der häufigsten Herausforderungen, denen sich Geschäftsführer bei der Verwaltung von Prozessen gegenübersehen:

Mangelnde Klarheit darüber, was der Prozess wirklich ist

Viele Unternehmen arbeiten aus Gewohnheit. Prozesse sind denen bekannt, die die Arbeit erledigen, werden aber selten dokumentiert oder teamübergreifend abgestimmt. Wenn sie gebeten werden, einen Prozess zu beschreiben, geben verschiedene Personen möglicherweise unterschiedliche Antworten oder überspringen Schritte, ohne es zu merken. Ohne gemeinsame Klarheit ist es schwierig, etwas zu entwerfen oder zu verbessern.

Was zu tun ist: Beginnen Sie immer mit Beobachtung und Abbildung. Gehen Sie den Prozess mit den Personen durch, die ihn durchführen. Schreiben Sie es auf, stellen Sie Fragen und validieren Sie es mit allen Stakeholdern. Gehen Sie nicht davon aus, dass es verstanden wird, bis es klar und sichtbar ist.

Widerstand gegen Veränderungen

BPM offenbart oft die Notwendigkeit, die Art und Weise zu ändern, wie Dinge getan werden, und nicht jeder ist bereit. Mitarbeiter können die alten Wege schützen, besonders wenn sie dazu beigetragen haben, sie aufzubauen. Einige sehen Prozessänderungen möglicherweise als Bedrohung für Autonomie oder Arbeitsplatzsicherheit.

Was zu tun ist: Beziehen Sie Personen schon in der ersten Design-Phase ein. Lassen Sie sie zum Prozessdesign beitragen und erklären Sie das „Warum" hinter jeder Änderung. Betonen Sie, dass BPM nicht darum geht, Kontrolle wegzunehmen, sondern darum, jedem zu helfen, besser zusammenzuarbeiten, mit weniger Verwirrung.

Schlechte Ausrichtung zwischen Prozess und tatsächlichen Geschäftsbedürfnissen

Manchmal über-engineeren Teams einen Prozess, um einem Lehrbuchmodell oder einem neuen Tool zu entsprechen, anstatt ihn zu entwerfen, um tatsächliche Geschäftsziele zu bedienen. Dies führt zu Reibung: Schritte, die keinen Sinn ergeben, Regeln, die umgangen werden, oder Tools, die ungenutzt bleiben.

Was zu tun ist: Halten Sie das Geschäftsziel im Fokus. Jeder Prozess sollte existieren, um ein Ergebnis zu liefern, das dem Geschäft wichtig ist – sei es schnellere Lieferung, weniger Fehler oder besserer Service. Bauen Sie nicht um der Struktur willen; bauen Sie, um echte Probleme zu lösen.

Inkonsistente Ausführung

Ein Prozess mag gut gestaltet und dokumentiert sein, aber in der Praxis wird er von jeder Person oder jedem Team unterschiedlich durchgeführt. Diese Inkonsistenz führt zu Qualitätsproblemen, Verlangsamungen und Verwirrung – besonders wenn Prozesse abteilungsübergreifend sind.

Was zu tun ist: Verwenden Sie SOPs, Schulungen und Standardarbeitsanweisungen, um die Ausführung zu verankern. Integrieren Sie Prozesse in tägliche Routinen und Systeme, nicht nur Handbücher. Je wiederholbarer der Prozess, desto zuverlässiger das Ergebnis.

Kein Mechanismus für Nachverfolgung und Überwachung

Nach dem Start eines neuen Prozesses ziehen viele Unternehmen weiter, ohne zu verfolgen, ob er wie erwartet funktioniert. Ohne klare Eigentümerschaft und Leistungsindikatoren tauchen Probleme wieder auf und Verbesserungen stocken.

Was zu tun ist: Weisen Sie klare Prozesseigentümer zu. Setzen Sie messbare KPIs und richten Sie Routinen zur Überprüfung der Leistung ein. Überwachung bedeutet nicht Überwachung – sie bedeutet zu wissen, ob der Prozess seine Aufgabe erfüllt und Möglichkeiten zur Verbesserung zu erkennen.

Abschließende Gedanken

An diesem Punkt haben Sie ein klares Bild davon, was das Business Process Management Framework ist und sogar, was es nicht ist.

Aber das Konzept zu verstehen ist eine Sache. Zu wissen, was als nächstes zu tun ist, ist eine andere.

Wenn es darum geht, welche Maßnahmen Sie tatsächlich ergreifen können – ab morgen – brauchen Sie etwas Umsetzbareres. Nicht nur Prinzipien, sondern spezifische Schritte, denen Sie folgen können.

Im nächsten Abschnitt werden wir das durchgehen. Unter Verwendung derselben Hauptphasen von BPM als Rückgrat werden wir den Prozess in kleinere, praktische Schritte aufteilen, die Ihnen helfen, Ihr Geschäft zu organisieren, unabhängig davon, ob Sie nur einen Prozess verbessern oder ein Managementsystem aufbauen, das skalieren kann.