Wie schreibt man eine offizielle Standard Operating Procedure (SOP)?

SOPs – Sie haben diese Abkürzung vielleicht schon oft gehört, und es mag das Erste sein, was Ihnen in den Sinn kommt, wenn Sie an „Wir müssen unsere Prozesse standardisieren" denken.

Ja, Ihre Prozesse in SOPs niederzuschreiben, ist weitaus wichtiger als ein bürokratisches Häkchen. Standard Operating Procedures (SOPs) sind Schritt-für-Schritt-Dokumente, die beschreiben, wie Routineprozesse in einer Organisation durchzuführen sind. Sie dienen als offizielle Prozessdokumentation, um sicherzustellen, dass Aufgaben korrekt und konsistent für Qualitätsergebnisse ausgeführt werden.

Aber sind SOPs einfach die Diagramme oder Flussdiagramme, die Sie skizzieren? Es gibt viel mehr an ihnen, als Sie vielleicht denken.

Gibt es formelle Standards oder Frameworks für Prozessdokumentation?

Ja – und nein. Es gibt kein einheitliches globales Regelwerk dafür, wie jede SOP aussehen sollte, aber es gibt weit akzeptierte Frameworks und compliance-getriebene Formate, denen Sie folgen können.

• ISO-Standards: ISO 9001 (Qualitätsmanagement) und ISO 27001 (Informationssicherheit) erfordern beide dokumentierte Prozesse. ISO 10013:2021 bietet sogar spezifische Anleitung, wie Prozessdokumentation zu schreiben ist.
• Regulatorische Richtlinien: In Branchen wie Pharmazie, Lebensmittelsicherheit oder Finanzen liefern Aufsichtsbehörden wie die FDA oder EPA detaillierte Erwartungen für SOP-Inhalt, Kontrolle und Änderungsverfolgung.
• Branchen-Best-Practices: Viele Organisationen übernehmen interne Vorlagen basierend auf diesen externen Standards. Eine gemeinsame Struktur umfasst: Titel, Zweck, Umfang, Verantwortlichkeiten, Verfahrensschritte und Revisionshistorie.

Der Schlüssel ist Konsistenz. Wählen Sie einfach einen Standard, oder wenn Sie sich nicht nach einem fühlen, bleiben Sie bei Ihrer eigenen Dokumentationsweise und passen Sie sie an Ihr Unternehmen an, solange sie alle Schlüsselkomponenten hat und einheitlich auf alle SOPs angewendet wird.

Schlüsselkomponenten einer Standard Operating Procedure

Eine gute SOP beantwortet drei Fragen klar: Was wird getan? Wer tut es? Und wie wird es getan?

Hier ist, was in einer gut strukturierten SOP enthalten sein sollte:

Einige SOPs können auch ein Glossar enthalten, wenn Sie branchenspezifische Begriffe oder Akronyme verwenden.

Best Practices für das Schreiben von SOPs

Eine Prozess zu schreiben geht um Klarheit, nicht um Kreativität. Hier ist, wie Sie Ihre SOPs klar, verwendbar und effektiv machen:

• Verwenden Sie einfache Sprache – Schreiben Sie für die Person, die die Aufgabe ausführt, nicht für einen Prüfer. Verwenden Sie Aktionsverben. Vermeiden Sie Jargon, es sei denn, er ist definiert.

• Seien Sie direkt und spezifisch – Sagen Sie „Die Rechnung per E-Mail an das Finanzteam senden" anstatt „Stellen Sie sicher, dass das Dokument ordnungsgemäß kommuniziert wird". Vermeiden Sie mehrdeutige Begriffe wie „häufig" oder „nach Bedarf"; geben Sie stattdessen genaue Zeitrahmen, Mengen oder Bedingungen an.

• Halten Sie Schritte kurz und klar – Verwenden Sie nummerierte Schritte für sequenzielle Aufgaben und Aufzählungszeichen für nicht-sequenzielle Elemente. Halten Sie jeden Schritt auf eine einzige Aktion fokussiert.

• Visuelle-schriftliche Konsistenz wahren – Verwenden Sie identische Terminologie zwischen Prozessdiagrammen und SOPs. Wenn Ihr Flussdiagramm „Zahlungsanfrage validieren" zeigt, nennen Sie es nicht „Zahlungsformular überprüfen" im schriftlichen Verfahren. Aktualisieren Sie sowohl visuelle Modelle als auch schriftliche SOPs zusammen, wenn sich Prozesse ändern.

• Regelmäßig überprüfen und aktualisieren – Planen Sie Überprüfungen. Prozesse ändern sich, also sollte Ihre Dokumentation es auch.

• Zugänglichkeit – Stellen Sie sicher, dass die SOP für alle Benutzer, die sie benötigen, leicht zugänglich ist, ob in gedruckter oder digitaler Form. Berücksichtigen Sie Übersetzungsbedürfnisse für mehrsprachige Arbeitsplätze. Falls am besten, nutzen Sie Technologie, um SOPs in den täglichen Workflow Ihres Teams zu integrieren.

Denken Sie an Ihre SOPs als lebende Leitfäden, nicht als einmalige Projekte. Eine staubige SOP in einem vergessenen Ordner wird niemandem helfen.

Beispiele für Standard Operating Procedures

Standard Operating Procedures für HR-Abteilung: Mitarbeiter-Offboarding-Prozess

Diese Mitarbeiter-Offboarding-SOP-Vorlage zeigt einen klaren sechsstufigen Prozess, um ausscheidende Mitarbeiter sicher zu entfernen, Firmeneigentum zurückzugewinnen und gesetzliche Anforderungen zu erfüllen, während gute Beziehungen aufrechterhalten werden.

Laden Sie die vollständige Mitarbeiter-Offboarding-SOP-Vorlage hier herunter.

Standard Operating Procedures für Finanzabteilung: Zahlungsanforderungsprozess

Diese Zahlungsanforderungs-Workflow-Vorlage stellt sicher, dass Lieferanten genaue, rechtzeitige Zahlungen erhalten, während ordnungsgemäße Autorisierung, Budget-Compliance und vollständige Transaktionsdokumentation während des gesamten Prozesses aufrechterhalten werden.

Laden Sie die vollständige Zahlungsanforderungs-SOP-Vorlage hier herunter.

Aber am Ende, warum müssen Sie SOPs schreiben?

Sie fragen sich vielleicht: Warum müssen wir Aufhebens machen und uns Zeit für diese Sache nehmen, wenn wir bereits die Idee des Prozesses nach der Design- und Modellierungsphase fertig haben?

Kurze Antwort: Denn wenn Sie es nicht aufschreiben, existiert es nicht.

Wenn jemand Neues in Ihren Betrieb kommt, oder wenn etwas kaputtgeht, oder wenn ein Audit an Ihre Tür klopft, ziehen Sie kein Diagramm heraus. Sie greifen nach dem Dokument, das den Leuten genau sagt, was zu tun ist. Das ist Ihre SOP.

Also ja, manchmal müssen Sie Aufhebens machen – denn wenn Sie es nicht tun, werden die Leute davon ausgehen, dass es optional ist. Und bei SOPs kann diese Annahme gefährlich sein. In dem Moment, in dem Sie die Dokumentation überspringen, vertrauen Sie Ihr Unternehmen dem Zufall an.