Was ist PDCA: Nutzen Sie die Kraft kontinuierlichen Testens

Stellen Sie sich vor, Ihr Unternehmen arbeitet auf einer E-Commerce-Plattform, und die Kundenzufriedenheitsbewertungen sind kürzlich gesunken. Bei sorgfältiger Überprüfung stellten Sie fest, dass Ihre Kunden sich über verspätete Lieferungen und beschädigte Produkte während des Versands beschwerten.

Um dies zu beheben, führten Sie ein einmonatiges Testprojekt mit einem neuen Spediteur für eine Stichprobengruppe von Kunden durch. Zu Ihrer Freude kamen positive Rückmeldungen, und die Lieferprobleme verbesserten sich. Sie beschlossen, für alle zukünftigen Bestellungen zum neuen Anbieter zu wechseln.

Was Sie gerade getan haben, ist eine einfache Iteration des PDCA-Zyklus. Als "Geheimformel für das wundersame Wachstum japanischer Unternehmen" betrachtet, was genau ist PDCA, welche Arten von Unternehmen können es anwenden, und wie kann es effektiv implementiert werden? Der folgende Artikel wird eine detaillierte Analyse bieten.

Was ist PDCA?

Was bedeutet PDCA?

PDCA, was für Plan – Do – Check – Act steht, ist ein vierstufiges Projektmanagement-Tool, das entwickelt wurde, um kontinuierliche Verbesserung zu ermöglichen. PDCA ermutigt dazu, Verbesserungen in kleinem Maßstab zu testen, bevor neue Verfahren und Arbeitsmethoden unternehmensweit eingeführt werden.

PDCA kann kontinuierliche Verbesserung beschleunigen und dem Unternehmen helfen, Prozesse und Abläufe zu optimieren. Wenn jeder Schritt konsequent und genau durchgeführt wird, können die Zyklen schneller ablaufen, was zu schnelleren Verbesserungen führt.

Der Ursprung von PDCA

Der PDCA-Zyklus wurde zuerst von Walter Shewhart eingeführt, der als "Vater der statistischen Qualitätskontrolle" bezeichnet wird. In seinem Buch "Economic Control of Quality Of Manufactured Product" wendete Shewhart die wissenschaftliche Methode auf die wirtschaftliche Qualitätskontrolle an.

Shewharts These wurde von W. Edwards Deming, einem führenden Denker in der modernen Qualitätskontrolle, weiterentwickelt, der sich stark für Shewharts Arbeit einsetzte. Deming erweiterte Shewharts Ideen und wendete die wissenschaftliche Methode nicht nur auf Qualitätskontrolle, sondern auch auf Prozessverbesserung an.

Deming führte diese Methode japanischen Ingenieuren vor. Dort wurde Shewharts Zyklus mit den Prinzipien kontinuierlicher Verbesserung wie Kaizen, Toyotas Produktionssystem und Lean Manufacturing integriert und entwickelte sich zu dem, was heute als Plan-Do-Check-Act (PDCA)-Zyklus bekannt ist.

Heute wird PDCA weit verbreitet als Teil von Lean-Projektmanagement verwendet. Es ist auch unter mehreren anderen Namen bekannt, einschließlich des Shewhart-Zyklus, des Deming-Zyklus und des Deming-Rades.

Wann sollten Sie PDCA verwenden?

Unternehmen, die ihre Betriebsprozesse verbessern möchten, implementieren oft PDCA, um Fehler zu minimieren und den Output zu maximieren. Organisationen können den PDCA-Zyklus bei effektiver Ausführung wiederholen und ihn als Standardbetriebsverfahren einbetten. Konkret kann der PDCA-Zyklus angewendet werden, wenn Ihr Unternehmen:

Einen neuen Prozess oder ein neues Projekt startet
Einen bestehenden Prozess verbessert
Einen wiederholbaren Workflow identifiziert
Plant, Daten zu sammeln und zu analysieren, um Geschäftsprioritäten festzulegen
Die Ursachen von Engpässen oder Fehlern in Abläufen identifiziert
Oder an jedem Prozess arbeitet, der auf kontinuierliche Verbesserung abzielt

Die Implementierung des PDCA-Zyklus kann jedoch beträchtliche Zeit- und Ressourcenfokussierung erfordern. Daher ist es möglicherweise nicht der beste Ansatz zur Lösung dringender Probleme oder Situationen, die schnelle Kreativität und Reaktionsfähigkeit erfordern.

Was sind die Unterschiede zwischen PDCA, Six Sigma / DMAIC und Kaizen?

PDCA, Six Sigma und Kaizen sind alles Methoden und Frameworks, die im Management und in der Qualitätsverbesserung verwendet werden. So unterscheiden sie sich:

PDCA vs. Six Sigma

Six Sigma (6σ) ist eine Methode zur Verbesserung von Geschäftsprozessen und Qualitätsmanagement. Es verwendet statistische Methoden, um die Anzahl der Fehler in einem Prozess zu zählen und dann Wege zu bestimmen, um sie zu eliminieren.

PDCA ist ein Kernteil von Lean Manufacturing, was es einfach und leicht anwendbar macht. Es kann auf allen Ebenen einer Organisation verwendet werden, um häufige, alltägliche Geschäftsprobleme zu lösen. Zum Beispiel kann PDCA helfen, Fehler in einer von Fabrikarbeitern betriebenen Produktionslinie zu erkennen.

Andererseits ist DMAIC, das mit Six Sigma verbunden ist, detaillierter und datengesteuerter. Es eignet sich am besten für die Bewältigung komplexer, technischer Probleme und erfordert einen Spezialisten, um den Prozess zu leiten. Zum Beispiel kann DMAIC verwendet werden, um herauszufinden, warum der Produktionsoutput inkonsistent ist, selbst wenn die Inputs gleich sind

PDCA vs. Kaizen

Kaizen ist eine in Japan entwickelte Philosophie und kontinuierliche Verbesserungsmethode. Sie zielt darauf ab, kleine, schrittweise Verbesserungen in allen Aspekten einer Organisation zu schaffen.

Im Gegensatz zu PDCA, das ein strukturierter Zyklus für spezifische Verbesserungen ist, konzentriert sich Kaizen darauf, eine Arbeitskultur zu fördern, in der jeder Mitarbeiter aktiv an der Identifizierung von Verbesserungsmöglichkeiten beteiligt ist. Dieser fortlaufende Ansatz betont das Vornehmen kleiner, konsistenter Änderungen, die im Laufe der Zeit Prozesse, Effizienz und Gesamtunternehmensleistung erheblich verbessern.

Wie man den PDCA-Zyklus implementiert

1. Plan – Analysieren Sie die Natur & planen Sie Details

In dieser Phase liegt Ihr Hauptaugenmerk auf der Planung der notwendigen Aufgaben. Je nach Größe des Projekts kann die Planungsphase einen erheblichen Teil der Zeit und Mühe Ihres Teams erfordern. Normalerweise umfasst es die Aufteilung der Aufgabe in kleinere Schritte, um einen robusten Plan mit minimalem Fehlerrisiko zu erstellen.

Bevor Sie zur nächsten Phase übergehen, stellen Sie sicher, dass Sie die folgenden Fragen beantwortet haben:

Identifizieren Sie das Problem: Welches Problem steht Ihnen gegenüber, das Verbesserung benötigt? Oder welche Verbesserungsmöglichkeit haben Sie? Es könnte beispielsweise die abnehmende Qualität eines Produkts oder ein Inhaltsproduktionsprozess sein, der optimiert werden könnte.
Definieren Sie die Ziele: Was möchten Sie in Bezug auf diese Probleme erreichen? Stellen Sie sicher, dass die Ziele klar und mit messbaren Indikatoren verbunden sind. Sie müssen diese in der "Check"-Phase erneut überprüfen.
Analysieren Sie die Situation: Was ist der aktuelle Status? Sie können das 5-Warum-Denk-Framework anwenden, um die Ursache des Problems herauszufinden.
Entwickeln Sie Lösungen: Welche Ansätze könnten helfen, das Problem zu lösen, basierend auf der Ursache, die wir analysiert haben?
Wählen Sie die beste Lösung: Wählen Sie aus den möglichen Lösungen diejenige aus, die am vielversprechendsten erscheint und am besten zu Ihrem Budget passt.

Dies könnte der wichtigste Teil Ihrer PDCA-Implementierungsbemühungen sein. Je nach Projektfortschritt müssen Sie möglicherweise sogar bestimmte Schritte wiederholen, bis die am besten geeignete Lösung gefunden wird.

2. Do – Durchführung von Tests & Standardisierung

Sobald der Plan finalisiert ist, ist es Zeit zu handeln.

Während dieser Phase wenden Sie alles an, was in der vorherigen Phase analysiert und geplant wurde. Dies könnte die Änderung von Produktionslinien, die Verbesserung von Produkten oder die Anwendung neuer Technologien umfassen – im Wesentlichen alle Ihre Ideen und Pläne zum Leben erwecken. Diese Phase kann in drei Unterschritte unterteilt werden: Schulung aller beteiligten Mitarbeiter, Ausführung des Projekts und Aufzeichnung von Daten zur Leistungsbewertung in der nächsten Phase.

Beachten Sie, dass unvorhergesehene Probleme während dieser Phase auftreten können. Daher kann es vorteilhaft sein, zuerst ein kleines Testprojekt durchzuführen. Dies ermöglicht es Ihnen zu bewerten, ob die vorgeschlagenen Änderungen die gewünschten Ergebnisse liefern werden, ohne den Betrieb des Unternehmens erheblich zu stören, falls die Änderungen nicht funktionieren. Sie können beispielsweise die neuen Prozesse in einer bestimmten Abteilung, Geschäftseinheit oder mit einer kleinen Kundengruppe testen.

Darüber hinaus können einige häufige Probleme, die während der Ausführungsphase auftreten können, sein:

Unerwartete Vorfälle außerhalb der Kontrolle des ursprünglichen Plans.
Engpässe im Betriebs- oder Produktionsprozess, die schwer zu identifizieren sind.
Mitarbeiterengagement und -bindung an den Plan können schwanken.

Standardisierte Prozesse sind entscheidend, um die Ausführung der Organisation zu verbessern, um diese Herausforderungen anzugehen. Standardisierung stellt sicher, dass jeder Mitarbeiter sich über seine Rolle im Klaren ist und dass jeder Betriebsvorfall aufgezeichnet und effektiv behandelt wird.

3. Check – Kontinuierliche Überwachung und Bewertung

Dies ist die Zeit zu überprüfen, ob die Dinge wie geplant laufen. In dieser Phase kann Ihr Team Problembereiche im aktuellen Prozess identifizieren und sie in Zukunft eliminieren. Wenn während des Prozesses etwas schiefgeht, müssen Sie analysieren und die Ursache des Problems finden.

Während diese Phase entscheidend ist, ist "Check" oft der am meisten übersehene Teil des PDCA-Zyklus. Ohne konsequente Aufrechterhaltung ordnungsgemäßer Überwachung und Bewertung könnten Sie in eine häufige Falle geraten, die als "Hawthorne-Effekt" bekannt ist.

Der Hawthorne-Effekt veranschaulicht ein Phänomen, bei dem Manager jede Änderung im Produktionsbereich vornehmen – egal welche diese Änderung ist – sie das System verbessert, aber nur für kurze Zeit. Sobald die Aufsicht des Managements nicht mehr vorhanden ist, kehrt alles in seinen ursprünglichen Zustand zurück.

Eine Verbesserung muss ihr Ergebnis im Laufe der Zeit aufrechterhalten, um als effektiv betrachtet zu werden.

4. Act – Kategorisieren Sie Ergebnisse & Treffen Sie Entscheidungen

Schließlich, nach der Entwicklung, Implementierung und Bewertung Ihres Plans, ist es Zeit zu handeln. In dieser Phase müssen Sie die Ergebnisse wie folgt kategorisieren:

Für unerwünschte Ergebnisse: Sie müssen die Ursache des Scheiterns identifizieren und dann entscheiden, ob Sie fortfahren oder aufhören möchten.
- Wenn Sie sich entscheiden, weiterzumachen: Dies führt zur Wiederholung des PDCA-Zyklus mit einem neuen Plan, um eine bessere Lösung zu finden.
- Wenn Sie sich entscheiden aufzuhören: Es bedeutet, dass Sie akzeptieren, dass der Prozess/das Produkt/die Dienstleistung derzeit nicht verbessert werden muss (oder kann). Wenn das der Fall ist, ist es kein strategischer Faktor, und Sie sollten sich darauf konzentrieren, wirklich strategische Bereiche zu verbessern.
Für erfolgreiche Ergebnisse: Herzlichen Glückwunsch! Sie haben jetzt den richtigen Prozess gefunden, bei dem Sie bleiben können. Vergessen Sie auch nicht, den Erfolg mit dem Team zu teilen, das zu diesem Erfolg beigetragen hat. Wie beim PDCA-Zyklus hört die Arbeit jedoch hier nicht auf. Jetzt müssen Sie darüber nachdenken, welches Problem Sie als Nächstes angehen möchten. Priorisieren Sie die Probleme, wählen Sie das am besten geeignete aus (oft das, das den maximalen Nutzen mit minimalen Ressourcen bietet) und starten Sie einen neuen PDCA-Zyklus.

Beispiel für PDCA-Zyklus

Hier ist ein Beispiel für einen PDCA-Zyklus in der Softwareentwicklung.

1. Plan

Das Entwicklungsteam identifiziert, dass die aktuelle Benutzeroberfläche (UI) einer Softwareanwendung schwer zu navigieren ist, was zu Kundenbeschwerden und erhöhten Support-Tickets führt. Das Ziel ist es, die UI zu verbessern, um die Benutzererfahrung zu verbessern und Beschwerden zu reduzieren. Das Team plant eine Neugestaltung, sammelt Feedback von Benutzern und skizziert eine klare Reihe von UI-Verbesserungen.

2. Do

Das Team implementiert die geplanten UI-Änderungen in einem kleinen Update oder innerhalb einer Beta-Version der Software. Das neue Design wird intern getestet, und Feedback wird von einer kleinen Benutzergruppe gesammelt.

3. Check

Nach einigen Wochen überprüft das Team das Feedback der Testbenutzer und analysiert wichtige Leistungsindikatoren (KPIs) wie Benutzerzufriedenheitswerte, Support-Ticket-Trends und Engagement-Metriken. Sie bewerten, ob die Änderungen die Verbesserungsziele erfüllt haben.

4. Act

Basierend auf der Analyse, wenn sich die neue UI als effektiv erweist, rollt das Team die Änderungen für alle Benutzer aus und standardisiert den neuen Designansatz. Wenn weitere Verbesserungen erforderlich sind, kehren sie zur Planungsphase zurück, verfeinern das Design und wiederholen den PDCA-Zyklus.

Dieser iterative Prozess hilft, die Benutzerfreundlichkeit und Benutzererfahrung der Software kontinuierlich zu verbessern.

Vor- & Nachteile des PDCA-Zyklus

Der PDCA-Zyklus ist ein mächtiges Werkzeug für kontinuierliche Verbesserung, hat aber einige Nachteile, wenn er in bestimmten Kontexten verwendet wird.

Vorteile

Nützlich für Teams, die mit kontinuierlicher Verbesserung beginnen möchten.
Flexibel und auf die meisten Projekte anwendbar.
Schnell, um Änderungen zu implementieren und Ergebnisse zu sehen.
Eine bewährte Methode für kontinuierliche Verbesserung und Verbesserung der organisatorischen Standardisierung.

Nachteile

Erfordert Unterstützung durch das Senior Management, um erfolgreich zu sein.
Funktioniert am besten nur, wenn der Zyklus iterativ ist
Zeitaufwändig zu implementieren und zu lernen.
Nicht geeignet für dringende Projekte.

PDCA-Vorlage

Um Unternehmen zu helfen, die PDCA-Zyklus-Management-Methode einfach anzuwenden, um ihre Ergebnisse zu verbessern, haben wir eine flexible Vorlage vorbereitet, die für eine Vielzahl von Plänen geeignet ist.

Kostenloser Download: Canvas-Vorlage, um Ihnen zu helfen, das PDCA-Framework schnell in Ihrer Organisation anzuwenden

"Sich zu verbessern bedeutet zu ändern; perfekt zu sein bedeutet sich oft zu ändern."

Die Bedeutung von Veränderung und kontinuierlicher Verbesserung wird im Geschäftsbetrieb immer betont. Unter den verschiedenen kontinuierlichen Verbesserungsmodellen ist der PDCA-Zyklus eine der optimiertesten und optimalsten Methoden zur Bewältigung von Problemen auf jeder Ebene Ihrer Organisation. Er stellt sicher, dass Prozesse Fehler nicht wiederholen und ermöglicht es Ihrer Organisation, Ideen in kleinem Maßstab in einer kontrollierten Umgebung zu testen.

Sie können heute mit der Anwendung von PDCA beginnen, und wir hoffen, dass dieser Artikel hilfreich war!

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