Transformation Ihres Make-to-Order-Geschäfts: Wie Rework den Betrieb für Wachstum beschleunigt

Im Gegensatz zu Massenproduktionsmodellen zeichnen sich Make-to-Order (MTO)-Unternehmen durch ihren Fokus auf die Herstellung kundenspezifischer Produkte aus, die auf die individuellen Spezifikationen jedes Kunden zugeschnitten sind. Diese Einzigartigkeit bringt spezifische Herausforderungen mit sich, wie sich ständig ändernde Kundenanforderungen, komplexe Produktionsplanung und knappe Durchlaufzeiten.

Bei der Überprüfung mehrerer MTO-Unternehmen wird uns klar, dass sie einen flexiblen Ansatz für das Ressourcenmanagement und eine reibungslose Zusammenarbeit zwischen Vertriebs- und Produktionsteams benötigen, was bei manueller Verwaltung nicht durchführbar ist. In diesem Artikel untersuchen wir, wie Rework.com maßgeschneiderte Lösungen bietet, um diese Herausforderungen zu bewältigen und MTO-Abläufe für höhere Rentabilität zu beschleunigen.

Was ist ein MTO-Geschäft? Beispiel

Make-to-Order (MTO)-Unternehmen konzentrieren sich auf die Herstellung von Waren basierend auf individuellen Kundenaufträgen und bieten ein hohes Maß an Anpassung. Im Gegensatz zur Massenproduktion beginnen MTO-Unternehmen erst mit der Produktion, sobald eine Bestellung aufgegeben wurde.

MTO ist eine der Pull-Manufacturing-Strategien, was bedeutet, dass die Produktion auf der tatsächlichen Nachfrage basiert, im Gegensatz zu Push-Manufacturing-Strategien, bei denen Produktionsplan und -menge durch Prognosen bestimmt werden.

Der Hauptunterschied zwischen MTO und anderen Produktionsmodellen liegt im Grad der Anpassung. Schauen wir uns die Vergleichstabelle unten genauer an:

Für die Zwecke dieses Artikels konzentrieren wir uns auf einfache MTO-Unternehmen wie kundenspezifische Lebensmittelproduzenten, individuelle Kunstwerke und maßgefertigte Möbelhersteller. Diese Unternehmen bieten zwar Anpassungen an, benötigen jedoch nicht die umfangreichen Design- und Engineering-Phasen, die typisch für ETO sind. Schauen wir uns genauer an, welchen Herausforderungen MTO-Unternehmen gegenüberstehen und wie Rework.com ihnen helfen kann, den Betrieb zu optimieren und die Rentabilität zu maximieren.

Die Organisationsstruktur und der Überblick über den MTO-Prozess

2.1. Die Organisationsstruktur

Ein MTO-Unternehmen hat im Allgemeinen diese 4 Schlüsselfunktionen:

Vertriebs- und Kundendienstteam: Dieses Team bearbeitet Kundenanfragen, verarbeitet Bestellungen und kommuniziert Anpassungsanforderungen an die Produktions- und Beschaffungsteams.
Produktions-/Fertigungsteam: Dieses Team verwaltet die Erstellung kundenspezifischer Produkte gemäß den Kundenspezifikationen. Es koordiniert Produktionspläne, weist Ressourcen zu und gewährleistet die Qualitätskontrolle.
Supply-Chain-Team (Beschaffung & Logistik): Dieses Team ist für die Beschaffung von Rohmaterialien oder Komponenten verantwortlich, sobald die Bestellung bestätigt ist. Sie müssen eng mit Lieferanten zusammenarbeiten, um Durchlaufzeiten zu minimieren und die rechtzeitige Verfügbarkeit von Materialien sicherzustellen. Dieses Team verwaltet auch Versand und Logistik, um die fertigen Waren pünktlich an die Kunden zu liefern.
Verwaltungsteam: Dieses Team unterstützt verschiedene interne Funktionen wie Human Resources (HR), einschließlich Einstellung, Schulung, Gehaltsabrechnung und Benefits; und Buchhaltung, einschließlich Rechnungsstellung, Zahlungen und Finanzberichterstattung.

Je nach Geschäftskontext können die Teams in spezialisiertere Funktionen aufgeteilt oder zu einem Team kombiniert werden. Beispielsweise kann es einen Operations Manager geben, der für Produktions- und Qualitätssicherungs-Unterteams zuständig ist; oder es gibt separate Beschaffungs- und Logistikteams.

2.2. Überblick über den MTO-Prozess:

Lassen Sie uns ihn in drei Schlüsselphasen unterteilen: Auftragsbestätigung & Produktionsplanung, Produktion & Qualitätsprüfung und Lieferung & Feedback, mit Schritten innerhalb jeder Phase.

Auftragsbestätigung & Produktionsplanung

Diese erste Phase bildet die Grundlage für den gesamten MTO-Prozess.

Auftragsbestätigung: Der Kunde gibt eine Bestellung auf und gibt Produktdetails wie Anpassung, Menge und Lieferdatum an. Der Vertrieb sammelt die Bestellung und leitet sie an andere Abteilungen weiter.
Machbarkeitsprüfung: Das Unternehmen bewertet die Machbarkeit der Bestellung, einschließlich der Verfügbarkeit von Rohmaterialien, Produktionskapazität und erforderlicher Durchlaufzeit. Notwendige Anpassungen von Zeitplänen oder Kosten werden mit dem Kunden besprochen.
Produktionsplanung: Sobald die Machbarkeit bestätigt ist, wird der Produktionsplan erstellt. Dies umfasst die Zuweisung von Ressourcen (Arbeit, Maschinen, Materialien), die Definition von Meilensteinen und die Festlegung von Fristen für jede Produktionsphase.
Materialbestellung: Für kundenspezifische Bestellungen werden spezifische Materialien oder Komponenten bestellt. Dies kann die Zusammenarbeit mit Lieferanten umfassen, um rechtzeitige Lieferungen basierend auf dem Produktionszeitplan sicherzustellen.

Produktion & Qualitätsprüfung

Sobald die Planung abgeschlossen ist, verlagert sich der Fokus auf die tatsächliche Produktion und die Sicherstellung, dass das Produkt den Qualitätsstandards entspricht.

Fertigung: Der Produktionsprozess beginnt gemäß dem geplanten Zeitplan. Je nach Komplexität der Bestellung können verschiedene Teilprozesse (z.B. Montage, Lackierung, Prüfung) gleichzeitig oder nacheinander ablaufen.
Prozessbegleitende Qualitätsprüfungen: Während der Fertigung werden in verschiedenen Phasen Qualitätsprüfungen durchgeführt, um sicherzustellen, dass das Produkt gemäß den Kundenspezifikationen hergestellt wird und Qualitätsstandards erfüllt.
Endgültige Qualitätsinspektion: Sobald die Fertigung abgeschlossen ist, wird eine gründliche Inspektion durchgeführt.

Lieferung & Feedback

Nach Produktion und Qualitätssicherung ist das Produkt bereit zur Lieferung, und Kundenfeedback wird gesammelt, um zukünftige Prozesse zu verfeinern.

Verpackung & Versandvorbereitung: Das fertige Produkt wird für den Versand vorbereitet. Dies umfasst Verpackung und Vorbereitung aller erforderlichen Versandunterlagen (Rechnungen, Garantien, Handbücher).
Lieferung: Das Produkt wird an den Kunden versandt, entweder durch interne Lieferteams oder Drittlogistikdienstleister.
Kundenfeedback: Nach der Lieferung wird der Kunde ermutigt, Feedback zum Produkt und der Gesamterfahrung zu geben. Dies kann Follow-up-Anrufe, Umfragen oder Bewertungsanfragen umfassen, um die Produktzufriedenheit zu bewerten und Verbesserungsbereiche zu identifizieren.
After-Sales-Support: Basierend auf dem Feedback werden notwendige Anpassungen, Fehlerbehebung oder Kundenserviceunterstützung bereitgestellt.

Haben Sie diese Probleme bei der manuellen Verwaltung von MTO-Unternehmen?

Die meisten MTO-Unternehmen beginnen klein mit minimalen Vorabkosten, sodass sie anfangs alles manuell ohne größere Probleme verwalten. Mit zunehmendem Wachstum und dem Ziel, ihre Anpassungsstärken zu nutzen, treten jedoch unweigerlich Herausforderungen auf. Wir haben viele MTO-Unternehmen gesehen, die beim Skalieren ähnliche Schwierigkeiten haben, einschließlich eines unserer Kunden, einer führenden kundenspezifischen Kuchenbäckerei auf den Philippinen, die täglich mehrere Bestellungen bearbeitet und die Grenzen manueller Prozesse zu spüren beginnt. Lassen Sie uns diese Schwierigkeiten genauer besprechen:

3.1. Stagnierende und getrennte Koordination

In vielen MTO-Unternehmen geben Kunden Bestellungen über verschiedene Kanäle wie Facebook, WhatsApp oder direkt bei Vertriebsmitarbeitern auf. Diese Bestellungen werden dann manuell an die Abteilungen weitergeleitet, was zu einem hohen Risiko menschlicher Fehler und Arbeitsduplizierung führt.

Eine Seite aus einem manuellen Formularbuch. Kommt Ihnen das bekannt vor?

Einer unserer Kunden teilte seine Erfahrung, dass eine einzelne Bestellung mindestens viermal erfasst und wiederholt würde – einmal für das Buchhaltungsteam zur Berichterstattung, dann an das Versandteam, dann wieder an den Produktionsleiter und jeden Unterproduktionsleiter. Stellen Sie sich die Frustration vor, wenn dieselben Informationen durch so viele Hände gehen, was Raum für Fehler schafft und Zeit verschwendet.

Darüber hinaus gibt es keine Synchronität, da die Beschaffungs-, Produktions- und Logistikteams stark auf E-Mails, Telefonanrufe oder manuelle Notizen angewiesen sind. Ohne ein zentralisiertes System ist es nahezu unmöglich, alle auf dem gleichen Stand zu halten, was alles verlangsamt.

3.2. Ineffiziente Beschaffung und Bestandsverwaltung

Der Beschaffungsprozess in MTO-Unternehmen steht vor ähnlichen Herausforderungen. Ohne ein geeignetes digitales System werden Materialbestellungen oft verzögert oder sind fehlerhaft, was Durchlaufzeiten verlängert und die Produktion verlangsamt.

Einer unserer Kunden teilte mit, dass sie dem Beschaffungsteam über WhatsApp Nachrichten schicken, wenn sie eine Bestellung erhalten, und bereits Probleme wie doppelte Einkäufe oder verwechselte Bestellungen aufgrund der überwältigenden Anzahl von Gruppenchat-Nachrichten auftreten.

3.3. Fehlende Echtzeitverfolgung und Transparenz

Wenn die Kommunikation verzögert und verstreut ist, wird es für Manager nahezu unmöglich, den gesamten Betrieb im Auge zu behalten. Die Berichterstattung ist oft verzögert, was es schwierig macht, proaktiv auf Probleme zu reagieren.

Wenn beispielsweise ein Lieferant verspätet ist oder eine Maschine ausfällt, bedeutet das Fehlen von Echtzeitwarnungen, dass das Problem möglicherweise erst bemerkt wird, wenn es Engpässe verursacht oder Lieferpläne stört. Das Team verliert einfach die Möglichkeit, seine Effizienz und Gewinne zu optimieren.

_"Wenn Sie es nicht messen können, können Sie es nicht managen." _– W. Edwards Deming.

Wie Rework MTO-Geschäfte beschleunigen kann

Bei Rework liegt der Fokus immer darauf, die einzigartigen Herausforderungen jedes Unternehmens zu verstehen. Durch enge Zusammenarbeit mit unseren Kunden helfen wir, Bereiche zu identifizieren, in denen Verbesserungen erforderlich sind, sei es in der Kommunikation, der Datenberichterstattung oder einfach einem Mangel an menschlicher Compliance.

Um Technologie effektiv zu implementieren, die diese Probleme löst, stellen wir oft unsere SPET (Scope-People-Execution-Technology)-Formel vor, indem wir zunächst die Probleme, das Ziel und den Anwendungsfall der Software im Zusammenhang mit dem Geschäftskontext identifizieren. Durch Anwendung dieser Formel können Unternehmen sicherstellen, dass Technologie nicht nur oberflächliche Probleme löst, sondern auch zu einem integralen Bestandteil Ihres Unternehmens wird, der echte, messbare Verbesserungen bewirkt.

Nachdem wir nun die Hauptprobleme identifiziert haben, sind hier einige Schlüsselstrategien, die MTO-Unternehmen übernehmen sollten, um Gewinne zu optimieren und sich mit Hilfe von Rework auf Wachstum vorzubereiten:

4.1. Verbesserung der Produktionseffizienz

Um das drängende Problem getrennter Workflows und Fehlkommunikation zu lösen, bietet Rework einen vereinfachten und organisierten Produktionsworkflow durch:

Zentralisierung von Kundenbestellungen und Automatisierung der Kommunikation: Anstatt Bestellungen manuell zwischen Teams weiterzugeben, ermöglicht Rework Ihnen, ein Webformular einzurichten, in dem Vertriebsmitarbeiter oder sogar Kunden Bestelldetails direkt eingeben können. Wenn eine Bestellung aufgegeben wird, wird automatisch ein Job im Produktionsprozess von Reworks Flows generiert und kann einfach an alle relevanten Teams weitergeleitet werden, sodass jede Abteilung von Anfang an abgestimmt ist.
Optimierung der Kommunikation innerhalb von Bestellungen: Alle Updates, Fragen oder Änderungen im Zusammenhang mit einer Bestellung können einfach innerhalb eines Jobs in Reworks Flows verfolgt und kommuniziert werden. Teammitglieder können direkt am Job kommentieren und andere Beteiligte markieren, wodurch die gesamte Kommunikation an einem Ort bleibt, sodass keine kritischen Informationen verloren gehen.
Gewährleistung rechtzeitiger Qualitätskontrolle: In Rework können Sie in jeder Phase Prüfer einrichten, um sicherzustellen, dass die Ausgaben jeder Phase den Standards entsprechen, bevor der Job zur nächsten Phase übergeht. Sie können auch erforderliche Aufgaben für Mitarbeiter einrichten, um sicherzustellen, dass bestimmte Standards erfüllt werden.

4.2. Reduzierung der Durchlaufzeit mit Lieferanten

Rework kann helfen, Beschaffungsverzögerungen zu reduzieren durch:

Optimierung der Beschaffungsworkflows: Ähnlich wie bei der Produktion wird der Beschaffungsprozess einfach mit Rework Flows verwaltet. Der Fortschritt jeder Materialbestellung, ob sie sich in der Zahlungs-, Liefer- oder Lagerladephase befindet, wird visuell verfolgt. Das System zentralisiert auch Lieferanteninformationen und eliminiert die Notwendigkeit separater Lieferantenverwaltungs-Tabellen
Bereitstellung von Echtzeittransparenz über Lagerbestände: Mit Rework Datasets können Sie Lagerbestände automatisch verfolgen, indem Sie sie mit Ihren Beschaffungs- und Produktionsworkflows integrieren. Es ist jetzt einfach für die Verwaltung oder Beschaffung, dem Produktionsteam Feedback zur Wiederbeschaffungszeit basierend auf dem Lagerbestand zu geben und zu entscheiden, ob zu einem bestimmten Zeitpunkt nachbestellt werden soll. Automatische Benachrichtigungen können auch für niedrige Bestände oder Nachbestellpunkte eingerichtet werden, um sicherzustellen, dass Sie niemals unerwarteten Engpässen ausgesetzt sind.

4.3. Nutzung von Daten für Geschäftsentscheidungen

Durch die Zentralisierung von Abläufen und Daten gibt Rework Managern Zugang zu Echtzeitberichten und ermöglicht datengestützte Entscheidungen:

Sicherstellung von Compliance: Rework ermöglicht es Unternehmen, Service Level Agreements (SLAs) festzulegen und eine maximale Zeit für jede Produktionsphase festzulegen, um eine rechtzeitige Lieferung sicherzustellen.
Verfolgung und Verbesserung der Leistung: Mit detaillierten Einblicken in Auftragserfüllungszeiten, Materialverbrauch und andere Datentypen können Manager sofortige Maßnahmen ergreifen, um Prozesse zu optimieren, Verschwendung und Engpässe zu identifizieren und letztendlich die Rentabilität zu erhöhen.

4.4. Verbesserung der Kundenerfahrung

Die Optimierung interner Prozesse ist nur der Ausgangspunkt. Durch weniger Zeit für manuelle Arbeit können MTO-Unternehmen, die Rework nutzen, jetzt mehr Zeit damit verbringen, die Kundenerfahrung zu verbessern und somit das Verkaufspotenzial zu erhöhen durch:

Reaktionsschnelle Kommunikation: Rework integriert sich mit Email und WhatsApp und ermöglicht eine prompte Benachrichtigung des Kunden, wenn seine Bestellung bestätigt oder versandbereit ist. Sie können auch einen automatischen Kundenfeedback-Sammlungsprozess nach jeder Bestellung mit Reworks Webforms und Flows einrichten, um die Servicequalität zu verbessern und Kundenbeziehungen zu stärken
Anbieten von Premium-Services: Mit Reworks digitalen Bestellformularen ist es einfacher, modulare Anpassungsoptionen für Kunden anzubieten und den Wert jeder Bestellung zu erhöhen. Auch durch die Optimierung des Produktionsprozesses und die Sicherstellung strenger Compliance können MTO-Unternehmen selbstbewusst Liefergarantien anbieten, was es zu einem wichtigen Verkaufsargument und Wettbewerbsvorteil macht.

Zusammenfassung

Während das MTO-Modell Flexibilität ermöglicht, bringt es auch einzigartige Herausforderungen bei der manuellen Verwaltung mit sich, wie verzögerte Kommunikation, ineffiziente Beschaffung und fehlende Echtzeittransparenz. Diese Probleme können zu Produktionsverzögerungen, ineffizienten Workflows und unzufriedenen Kunden führen.

Für kleine bis mittlere MTO-Unternehmen, die mit diesen Herausforderungen kämpfen, bietet Rework die ideale Lösung. Wenn Sie Probleme mit Fehlausrichtung, verschwendeten Ressourcen und verlängerten Produktionsprozessen haben, lassen Sie uns einen Check-up bei unserem Business-Arzt machen.

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