5 Prozessreifestufen: Wo stehen Sie?

Erinnern Sie sich an die ersten Tage Ihres Unternehmens? Erinnern Sie sich, wie chaotisch es war? Die Dinge sind unstrukturiert, und der Erfolg hängt hauptsächlich von individueller Anstrengung ab.

Während Ihr Unternehmen wächst, werden Sie mit dem Bedarf konfrontiert, nach besseren, stabileren Arbeitsweisen zu suchen. Diese Reise ist das, was wir Prozessreife nennen.

Das Capability Maturity Model (CMM), ein Framework, das in der Softwareentwicklung begann, aber jetzt branchenübergreifend weit verbreitet ist, gibt uns einen Leitfaden zum Verständnis unseres eigenen Prozessniveaus und zum Erkennen dessen, was sich ändern muss.

Lassen Sie uns sehen, wo Sie stehen.

Stufe 1: Initial (ad hoc)

Auf dieser Stufe gibt es wenige oder keine konsistenten Prozesse. Die Menschen managen ihren Weg aus Problemen heraus, und die Ergebnisse können stark variieren, je nachdem, wer die Arbeit macht. Der Erfolg hängt oft von persönlicher Anstrengung ab als von zuverlässigen Systemen, und wenn erfahrenes Personal geht, sinkt oft die Qualität.

Neue Teammitglieder lernen, indem sie andere beobachten oder Fragen stellen, da es wenig Dokumentation gibt, die sie leitet. Fehler passieren und werden wahrscheinlich wieder passieren, da es keinen klaren Weg gibt, sie zu verhindern.

Dies ist die Stufe, in die die meisten Start-ups fallen, was zu erwarten ist. Jedoch macht es das Wachsen oder Anpassen schwer, zu lange auf dieser Stufe zu bleiben.

Hauptmerkmale:

  • Inkonsistente Ergebnisse
  • Abhängigkeit von individuellem Gedächtnis und Anstrengung
  • Kein Standardprozess oder Dokumentation
  • Schwierig zu skalieren

Übergang zu Stufe 2:

Beginnen Sie mit etwas Handhabbarem. Wählen Sie eine oder zwei Routineaktivitäten, wie das Onboarding neuer Kunden oder die Bearbeitung von Rechnungen, und nehmen Sie sich die Zeit, aufzuzeichnen, wie sie derzeit durchgeführt werden. Es ist nicht nötig, auf dieser Stufe nach Perfektion zu streben. Das Ziel ist einfach, bestehende Praktiken zu erfassen. Sobald das vorhanden ist, konzentrieren Sie sich darauf, den Prozess leichter wiederholbar zu machen, einfach durch die Verwendung von Tools wie Vorlagen, Checklisten oder die klare Definition der Rollen.

Stufe 2: Wiederholbar (managed)

Auf Stufe 2 beginnt die Organisation, eine grundlegende Struktur zu schaffen. Teams beginnen, einige einfache Verfahren oder Checklisten aufzuschreiben, und die Leute beginnen, sie regelmäßiger zu verwenden, was es einfacher macht, erfolgreiche Arbeit zu wiederholen.

Allerdings bleibt die Inkonsistenz in der gesamten Organisation bestehen, da Teams oft ihre eigenen separaten Systeme aufbauen, und es gibt keine zentrale Kontrolle. Unter Druck könnten die Menschen immer noch auf alte Gewohnheiten zurückfallen. Dennoch ist es ein großer Schritt nach vorn, überhaupt einen Prozess zu haben, als keinen zu haben.

Hauptmerkmale:

  • Grundlegende Prozessdisziplin in bestimmten Bereichen
  • Lokale Wiederholbarkeit, aber keine unternehmensweiten Standards
  • Abhängigkeit von teambasiertem Wissen
  • Fragil unter Stress oder Skalierung

Übergang zu Stufe 3:

Arbeiten Sie daran, eine gemeinsame Prozesssprache über Teams hinweg aufzubauen. Beginnen Sie damit, Best Practices aus verschiedenen Teilen der Organisation zu sammeln und sie in konsistente, unternehmensweite Standards zu formen. Unterstützen Sie diese Anstrengung mit klaren Dokumentationstools und bestimmen Sie Prozesseigentümer, um Klarheit und Kohärenz zu wahren.

Am wichtigsten ist es, sich auf Schulungen zu konzentrieren, die nicht nur erklären, was getan werden muss, sondern auch warum der Prozess existiert und wie er die breiteren Ziele unterstützt.

Stufe 3: Definiert

Zu diesem Zeitpunkt einigt sich die Organisation auf eine Standardarbeitsweise. Es gibt eine gemeinsame Art, Dinge zu tun, die durch Handbücher, interne Wikis oder Onboarding-Programme kommuniziert wird. Teams können sich jetzt einfacher koordinieren, ohne Verwirrung, und neue Mitarbeiter müssen nicht mehr raten, wie sie eine bestimmte Aufgabe ausführen sollen. Das Unternehmen wird stabiler, und die Teamarbeit verbessert sich über das gesamte Board.

Hauptmerkmale:

  • Unternehmensweite Prozessstandards
  • Klare Dokumentation und Eigenverantwortung
  • Besseres Onboarding und funktionsübergreifende Koordination
  • Betriebliche Konsistenz

Übergang zu Stufe 4:

Beginnen Sie mit dem Sammeln von Daten, denn Sie können nicht verwalten, was Sie nicht messen. Identifizieren Sie ein paar Schlüsselleistungsindikatoren (KPIs) für jeden Hauptprozess: Wie lange dauert es? Wie viele Fehler treten auf? Wo bleiben die Dinge stecken? Wählen Sie Metriken, die Qualität, Geschwindigkeit und Kosten widerspiegeln. Verwenden Sie dann Dashboards oder einfache Berichte, um diese Daten über Teams hinweg zu teilen. Wenn Muster auftauchen, können Sie sehen, was funktioniert und was Aufmerksamkeit braucht.

Stufe 4: Gemanagt (gemessen und kontrolliert)

Auf dieser Stufe verlagert sich der Fokus von der Definition von Prozessen zu ihrer Messung. Die Organisation beginnt, Daten zu verwenden, um die Leistung zu überwachen. Metriken wie Bearbeitungszeit, Qualitätswerte und Fehlerquoten helfen Teams zu verstehen, wie gut sie sind. Entscheidungen basieren auf Beweisen, nicht auf Annahmen.

Dieses quantitative Management ermöglicht größere Kontrolle. Führungskräfte können Probleme früh erkennen und schnell reagieren. Zum Beispiel, wenn die Daten zeigen, dass die Reaktionszeiten des Kundenservice langsamer werden, kann das Personal angepasst werden, bevor Probleme wachsen. Methoden wie Six Sigma oder statistische Prozesskontrolle können verwendet werden, um Varianz zu reduzieren und die Qualität zu verbessern. Das Ziel ist Vorhersehbarkeit. Wenn die Leistung abdriftet, gibt es sofortige Mechanismen, um sie wieder auf Kurs zu bringen.

Hauptmerkmale:

  • Prozesse sind mit Metriken ausgestattet
  • Führung verwendet Daten zur Leistungsverwaltung
  • Vorhersehbare Ergebnisse und kontrollierte Variabilität
  • Prozessverbesserung wird durch Analyse getrieben

Übergang zu Stufe 5:

Fördern Sie eine Kultur, in der Verbesserung zu einer gemeinsamen Verantwortung wird. Ermutigen Sie alle, insbesondere die an vorderster Front, Ideen beizutragen, um die Arbeit effektiver zu machen. Unterstützen Sie kleine Experimente und würdigen Sie kleine Erfolge. Anstatt zu warten, bis Probleme Veränderungen erzwingen, verwenden Sie Daten, um zu fragen: „Wie können wir das noch besser machen?". Schaffen Sie regelmäßige Gelegenheiten, wie Prozessüberprüfungsmeetings oder Kaizen-Workshops, damit Teams reflektieren, Einsichten teilen und gemeinsam Verbesserungen erkunden können.

Stufe 5: Optimierend (immer besser werdend)

Die letzte Stufe geht nicht darum, Perfektion zu erreichen, sondern sich nie zufriedenzugeben. Selbst starke Prozesse können besser sein, und auf Stufe 5 umarmt die Organisation diese Idee vollständig. Kontinuierliche Verbesserung wird Teil der Kultur.

Einige Unternehmen optimieren regelmäßig, während andere es in den täglichen Betrieb einbauen. Einige Verbesserungen sind nur kleine Updates, während andere ein Überdenken eines gesamten Prozesses beinhalten können. Feedback wird regelmäßig gesammelt und verwendet. Teams werden ermutigt, Änderungen vorzuschlagen und mit neuen Ideen zu experimentieren. Lektionen aus vergangenen Projekten werden gesammelt und auf zukünftige angewendet. All diese Bemühungen teilen einen stetigen Fokus darauf, die Dinge besser zu machen.

Was diese Stufe anders macht, ist, dass die Organisation nicht auf Probleme wartet, bevor sie handelt. Stattdessen schaut sie voraus, untersucht, was schiefgehen könnte, und aktualisiert Prozesse, um Probleme zu verhindern, bevor sie überhaupt entstehen. Dies macht reife Organisationen widerstandsfähig: Sie hören nicht auf, sich anzupassen, zu verfeinern und voranzukommen.

Hauptmerkmale:

  • Kontinuierliche Verbesserung ist in die Kultur eingebaut
  • Ideen für Veränderungen kommen von jeder Ebene der Organisation
  • Prozesse entwickeln sich durch Daten, Feedback und Innovation
  • Das Unternehmen passt sich schneller an als die meisten

Diese Stufe aufrechterhalten:

Halten Sie diesen Schwung aufrecht, indem Sie Prozessverbesserung mit der Geschäftsstrategie verbinden. Nutzen Sie Einsichten aus dem Betrieb, um Entscheidungen an der Spitze zu informieren. Schauen Sie über Ihre Branche hinaus nach Ideen und vergleichen Sie Ihre Leistung mit Führungskräften. Investieren Sie in Tools und Systeme, die die Verfolgung, das Testen und die Verfeinerung von Prozessen unterstützen. Vor allem halten Sie Verbesserung sichtbar. Feiern Sie sie. Sprechen Sie darüber. Machen Sie sie zu einem Teil Ihrer Identität.

Abschließende Gedanken

Wenn Sie heute auf Stufe 1 oder 2 sind, insbesondere als junges oder wachsendes Unternehmen, ist das völlig normal. Aber wenn Sie skalieren möchten, ist jetzt die Zeit, die Ärmel hochzukrempeln. Das Wichtige ist, weiterzumachen. Jede Stufe baut auf der letzten auf, also versuchen Sie nicht, voranzuspringen. Definieren Sie zuerst Ihre Prozesse, richten Sie sie über die Teams aus, messen Sie sie dann und verbessern Sie sie schließlich.

Diese stufenweise Reise spiegelt eine breitere Disziplin wider, die als Business Process Management (BPM) bekannt ist, die die Struktur und Tools zur Verwaltung dieser Evolution bereitstellt. Wir werden das im nächsten Artikel erkunden.