Qué es PDCA: Aproveche el poder de las pruebas continuas

Imagine que su empresa opera en una plataforma de comercio electrónico y las calificaciones de satisfacción del cliente han disminuido recientemente. Tras una revisión cuidadosa, descubrió que sus clientes se quejaban de entregas tardías y productos dañados durante el envío.

Para abordar esto, realizó un proyecto piloto de un mes utilizando un nuevo proveedor de transporte para un grupo muestra de clientes. Para su deleite, comenzaron a llegar comentarios positivos y los problemas de entrega mejoraron. Decidió cambiar al nuevo proveedor para todos los pedidos futuros.

Lo que acaba de hacer es una iteración simple del ciclo PDCA. Considerado la "fórmula secreta del crecimiento milagroso de las empresas japonesas", ¿qué es exactamente PDCA, qué tipo de empresas pueden aplicarlo y cómo puede implementarse de manera efectiva? El siguiente artículo proporcionará un análisis detallado.

¿Qué es PDCA?

¿Qué significa PDCA?

PDCA, que significa Plan – Do – Check – Act (Planificar – Hacer – Verificar – Actuar), es una herramienta de gestión de proyectos de cuatro pasos diseñada para facilitar la mejora continua. PDCA fomenta probar mejoras a pequeña escala antes de implementar nuevos procedimientos y métodos de trabajo en toda la empresa.

PDCA puede acelerar la mejora continua y ayudar a la empresa a optimizar procesos y operaciones. Si cada paso se realiza de manera consistente y precisa, los ciclos pueden ocurrir más rápidamente, lo que conduce a mejoras más rápidas.

El origen de PDCA

El ciclo PDCA fue introducido por primera vez por Walter Shewhart, quien es conocido como el "padre del control estadístico de calidad". En su libro "Control Económico de la Calidad del Producto Manufacturado", Shewhart aplicó el método científico al control económico de calidad.

La tesis de Shewhart fue desarrollada posteriormente por W. Edwards Deming, un pensador líder en el control de calidad moderno, quien defendió firmemente el trabajo de Shewhart. Deming expandió las ideas de Shewhart, aplicando el método científico no solo al control de calidad sino también a la mejora de procesos.

Deming introdujo este método a los ingenieros japoneses. Allí, el ciclo de Shewhart se integró con los principios de mejora continua, como Kaizen, el sistema de producción de Toyota y la manufactura Lean, evolucionando hacia lo que ahora se conoce como el ciclo Plan-Do-Check-Act (PDCA).

Hoy en día, PDCA se utiliza ampliamente como parte de la gestión de proyectos Lean. También se conoce con varios otros nombres, incluido el Ciclo de Shewhart, el Ciclo de Deming y la Rueda de Deming.

¿Cuándo debe usar PDCA?

Las empresas que desean mejorar sus procesos operativos a menudo implementan PDCA para minimizar errores y maximizar la producción. Las organizaciones pueden repetir el ciclo PDCA cuando se ejecuta eficazmente, incorporándolo como un procedimiento operativo estándar. Específicamente, el ciclo PDCA se puede aplicar cuando su empresa está:

• Iniciando un nuevo proceso o proyecto
• Mejorando un proceso existente
• Identificando un flujo de trabajo repetitivo
• Planeando recopilar y analizar datos para establecer prioridades empresariales
• Identificando las causas raíz de cuellos de botella o errores en las operaciones
• O trabajando en cualquier proceso dirigido a la mejora continua

Sin embargo, implementar el ciclo PDCA puede requerir una considerable concentración de tiempo y recursos. Por lo tanto, puede no ser el mejor enfoque para resolver problemas urgentes o situaciones que demandan creatividad y capacidad de respuesta rápidas.

¿Cuáles son las diferencias entre PDCA, Six Sigma / DMAIC y Kaizen?

PDCA, Six Sigma y Kaizen son todos métodos y marcos utilizados en la gestión y mejora de la calidad. Así es como difieren:

PDCA vs. Six Sigma

Six Sigma (6σ) es un método para mejorar los procesos empresariales y la gestión de calidad. Utiliza métodos estadísticos para contar el número de defectos en un proceso y luego determina formas de eliminarlos.

PDCA es una parte central de la Manufactura Lean, lo que lo hace simple y fácil de aplicar. Se puede utilizar en todos los niveles de una organización para resolver problemas empresariales comunes y cotidianos. Por ejemplo, PDCA puede ayudar a detectar errores en una línea de producción operada por trabajadores de fábrica.

Por otro lado, DMAIC, que está vinculado a Six Sigma, es más detallado y basado en datos. Es mejor para abordar problemas complejos y técnicos y requiere un especialista para liderar el proceso. Por ejemplo, DMAIC puede usarse para descubrir por qué la producción es inconsistente, incluso cuando las entradas son las mismas.

PDCA vs. Kaizen

Kaizen es una filosofía y método de mejora continua desarrollado en Japón. Su objetivo es crear mejoras pequeñas e incrementales en todos los aspectos de una organización.

A diferencia de PDCA, que es un ciclo estructurado para mejoras específicas, Kaizen se enfoca en fomentar una cultura laboral donde cada empleado participa activamente en la identificación de oportunidades de mejora. Este enfoque continuo enfatiza hacer cambios pequeños y consistentes que, con el tiempo, mejoran significativamente los procesos, la eficiencia y el rendimiento general de la empresa.

Cómo implementar el ciclo PDCA

1. Planificar – Analizar la naturaleza y planificar los detalles

Durante esta etapa, su enfoque principal será planificar las tareas necesarias. Dependiendo del tamaño del proyecto, la fase de planificación puede requerir una cantidad sustancial de tiempo y esfuerzo de su equipo. Por lo general, implicará desglosar la tarea en pasos más pequeños para crear un plan sólido con un riesgo mínimo de fracaso.

Antes de pasar a la siguiente etapa, asegúrese de haber abordado las siguientes preguntas:

• Identifique el problema: ¿Qué problema está enfrentando que necesita mejora? ¿O qué oportunidad de mejora tiene? Por ejemplo, podría ser la calidad decreciente de un producto o un proceso de producción de contenido que podría optimizarse.
• Defina los objetivos: ¿Qué espera lograr con respecto a estos problemas? Asegúrese de que los objetivos sean claros y estén vinculados a indicadores medibles. Necesitará revisarlos en la fase de "Verificar".
• Analice la situación: ¿Cuál es el estado actual? Puede aplicar el marco de pensamiento de los 5 Por Qué para encontrar la causa raíz del problema.
• Desarrolle soluciones: ¿Qué enfoques podrían ayudar a resolver el problema, basándose en la causa que hemos analizado?
• Elija la mejor solución: De las soluciones posibles, seleccione la que parezca más prometedora y se alinee mejor con su presupuesto.

Esta podría ser la parte más crucial de sus esfuerzos de implementación de PDCA. Dependiendo del progreso del proyecto, es posible que incluso necesite repetir pasos específicos hasta encontrar la solución más adecuada.

2. Hacer – Realizar pruebas y estandarización

Una vez que el plan esté finalizado, es hora de tomar acción.

Durante esta etapa, aplicará todo lo analizado y planeado en la fase anterior. Esto podría implicar alterar líneas de producción, mejorar productos o aplicar nuevas tecnologías; esencialmente, dar vida a todas sus ideas y planes. Esta fase se puede dividir en tres subpasos: capacitar a todo el personal involucrado, ejecutar el proyecto y registrar datos para la evaluación del rendimiento en la siguiente fase.

Tenga en cuenta que pueden surgir problemas imprevistos durante esta etapa. Por lo tanto, puede ser beneficioso ejecutar primero un proyecto de prueba a pequeña escala. Esto le permite evaluar si los cambios propuestos producirán los resultados deseados sin interrumpir significativamente las operaciones de la empresa en caso de que los cambios no funcionen. Por ejemplo, puede probar los nuevos procesos en un departamento específico, unidad de negocio o con un pequeño grupo de clientes.

Además, algunos problemas comunes que pueden surgir durante la fase de ejecución incluyen:

• Incidentes inesperados más allá del control del plan inicial.
• Cuellos de botella en el proceso operativo o de producción que son difíciles de identificar.
• El compromiso y la dedicación de los empleados al plan pueden fluctuar.

Los procesos estandarizados son vitales para mejorar la ejecución de la organización para abordar estos desafíos. La estandarización garantiza que cada empleado tenga claro su rol y que cada incidente operativo se registre y aborde eficazmente.

3. Verificar – Monitoreo y evaluación continuos

Este es el momento de verificar si las cosas van según lo planeado. En esta etapa, su equipo puede identificar áreas problemáticas en el proceso actual y eliminarlas en el futuro. Si algo sale mal durante el proceso, debe analizar y encontrar la causa raíz del problema.

Si bien esta etapa es crucial, "Verificar" es a menudo la parte más pasada por alto del ciclo PDCA. Sin mantener consistentemente un monitoreo y evaluación adecuados, podría caer en una trampa común conocida como el "Efecto Hawthorne".

El Efecto Hawthorne ilustra un fenómeno donde los gerentes hacen cualquier cambio en el área de producción, sin importar qué sea ese cambio, mejora el sistema, pero solo por un corto tiempo. Una vez que la supervisión de la gerencia ya no está presente, todo vuelve a su estado original.

Una mejora debe mantener su resultado a lo largo del tiempo para ser considerada efectiva.

4. Actuar – Categorizar resultados y tomar decisiones

Finalmente, después de desarrollar, implementar y evaluar su plan, es hora de actuar. En esta etapa, debe categorizar los resultados de la siguiente manera:

• Para resultados no deseados: Debe identificar la causa del fracaso y luego decidir si continuar mejorando o detenerse.
  • Si elige continuar mejorando: Esto lleva a repetir el ciclo PDCA con un nuevo plan para encontrar una mejor solución.
  • Si elige detenerse: Significa que acepta que el proceso/producto/servicio no necesita (o no puede) mejorarse más en este momento. Si ese es el caso, no es un factor estratégico y debe enfocarse en mejorar áreas verdaderamente estratégicas.
• Para resultados exitosos: ¡Felicidades! Ahora encuentra el proceso correcto para seguir. Además, no olvide compartir el éxito con el equipo que contribuyó a este logro. Sin embargo, como el ciclo PDCA, el trabajo no se detiene aquí. Ahora, necesita pensar en qué problema abordar a continuación. Priorice los problemas, seleccione el más adecuado (a menudo el que proporciona el máximo beneficio con recursos mínimos) y comience un nuevo ciclo PDCA.

Ejemplo del ciclo PDCA

Aquí hay un ejemplo de un ciclo PDCA en desarrollo de software.

1. Planificar

El equipo de desarrollo identifica que la interfaz de usuario (UI) actual de una aplicación de software es difícil de navegar, lo que genera quejas de los usuarios y un aumento de tickets de soporte. El objetivo es mejorar la UI para mejorar la experiencia del usuario y reducir las quejas. El equipo planifica un rediseño, recopila comentarios de los usuarios y describe un conjunto claro de mejoras de UI.

2. Hacer

El equipo implementa los cambios de UI planificados en una actualización a pequeña escala o dentro de una versión beta del software. El nuevo diseño se prueba internamente y se recopilan comentarios de un pequeño grupo de usuarios.

3. Verificar

Después de algunas semanas, el equipo revisa los comentarios de los usuarios de prueba y analiza indicadores clave de rendimiento (KPI) como puntuaciones de satisfacción del usuario, tendencias de tickets de soporte y métricas de participación. Evalúan si los cambios cumplieron con los objetivos de mejora.

4. Actuar

Según el análisis, si la nueva UI resulta efectiva, el equipo implementa los cambios para todos los usuarios y estandariza el nuevo enfoque de diseño. Si se necesitan mejoras adicionales, vuelven a la fase de planificación, refinan el diseño y repiten el ciclo PDCA.

Este proceso iterativo ayuda a mejorar continuamente la usabilidad y la experiencia del usuario del software.

Pros y contras del ciclo PDCA

El ciclo PDCA es una herramienta poderosa para la mejora continua, pero tiene algunos inconvenientes cuando se usa en contextos específicos.

Ventajas

• Útil para equipos que buscan comenzar con la mejora continua.
• Flexible y aplicable a la mayoría de los proyectos.
• Rápido para implementar cambios y ver resultados.
• Un método probado para la mejora continua y mejorar la estandarización organizacional.

Desventajas

• Requiere apoyo de la alta dirección para tener éxito.
• Funciona mejor solo si el ciclo es iterativo
• Lleva tiempo implementar y aprender.
• No es adecuado para proyectos urgentes.

Plantilla de PDCA

Para ayudar a las empresas a aplicar fácilmente el método de gestión del ciclo PDCA para mejorar sus resultados, hemos preparado una plantilla flexible, adecuada para una variedad de planes.

Descarga gratuita: Plantilla Canvas para ayudarle a aplicar rápidamente el marco PDCA en su organización

"Mejorar es cambiar; ser perfecto es cambiar a menudo."

La importancia del cambio y la mejora continua siempre se enfatiza en las operaciones empresariales. Entre los diversos modelos de mejora continua, el ciclo PDCA es uno de los métodos más optimizados y simplificados para abordar problemas en cualquier nivel de su organización. Garantiza que los procesos no repitan errores mientras permite que su organización pruebe ideas a pequeña escala en un entorno controlado.

Puede comenzar a aplicar PDCA hoy, ¡y esperamos que este artículo haya sido útil!