Transformando su negocio de Fabricación Bajo Pedido: Cómo Rework acelera las operaciones para el crecimiento

A diferencia de los modelos de producción en masa, los negocios de fabricación bajo pedido (MTO, por sus siglas en inglés) se distinguen por su enfoque en producir productos personalizados adaptados a las especificaciones de cada cliente. Esta singularidad presenta desafíos específicos, como requisitos de clientes en constante cambio, planificación de producción compleja y plazos de entrega ajustados.

Al revisar múltiples negocios MTO, nos queda claro que requieren un enfoque flexible para gestionar recursos y una colaboración fluida entre los equipos de ventas y producción, lo cual es inviable cuando se gestiona manualmente. En este artículo, exploraremos cómo Rework.com ofrece soluciones personalizadas para enfrentar estos desafíos y acelerar las operaciones MTO hacia una mayor rentabilidad.

¿Qué es un negocio MTO? Ejemplo

Los negocios de fabricación bajo pedido (MTO) se centran en producir bienes basados en pedidos individuales de clientes, ofreciendo un alto grado de personalización. A diferencia de la producción en masa, las empresas MTO solo inician la producción una vez que se realiza un pedido.

MTO es una de las estrategias de manufactura pull, lo que significa que la producción se basa en la demanda real, en contraste con las estrategias push, donde el cronograma y la cantidad de producción se determinan mediante pronósticos.

La diferencia clave entre MTO y otros modelos de producción radica en el nivel de personalización. Profundicemos en la tabla de comparación a continuación:

Para los propósitos de este artículo, nos enfocaremos en negocios MTO simples como productores de alimentos personalizados, arte personalizado y fabricantes de muebles a medida. Estos negocios, aunque ofrecen personalización, no requieren las extensas fases de diseño e ingeniería típicas de ETO. Analicemos más a fondo qué desafíos deben enfrentar los negocios MTO y cómo Rework.com puede ayudarles a optimizar operaciones y maximizar la rentabilidad.

El mapa organizacional y la descripción general del proceso MTO

2.1. El mapa organizacional

Un negocio MTO generalmente tiene estas 4 funciones clave:

Equipo de Ventas y Servicio al Cliente: Este equipo maneja las consultas de clientes, procesa pedidos y comunica los requisitos de personalización a los equipos de producción y adquisiciones.
Equipo de Producción/Manufactura: Este equipo gestiona la creación de productos personalizados según las especificaciones del cliente. Coordina los cronogramas de producción, asigna recursos y garantiza el control de calidad.
Equipo de Cadena de Suministro (Adquisiciones y Logística): Este equipo es responsable de buscar y adquirir materias primas o componentes tan pronto como se confirma el pedido. Deben coordinarse estrechamente con los proveedores para minimizar el tiempo de entrega y garantizar la disponibilidad oportuna de materiales. Este equipo también gestiona el envío y la logística para entregar los productos terminados a tiempo a los clientes.
Equipo Administrativo: Este equipo apoya varias funciones internas como Recursos Humanos (HR), incluyendo contratación, capacitación, nómina y beneficios; y Contabilidad, incluyendo facturación, pagos e informes financieros.

Dependiendo del contexto del negocio, los equipos pueden desglosarse en funciones más especializadas o combinarse en un solo equipo. Por ejemplo, puede haber un Gerente de Operaciones a cargo de los subequipos de Producción y Aseguramiento de Calidad; o habrá equipos separados de Adquisiciones y Logística.

2.2. Descripción general del proceso MTO:

Desglosémoslo en tres etapas clave: Confirmación de Pedido y Planificación de Producción, Producción y Control de Calidad, y Entrega y Retroalimentación, con pasos dentro de cada una.

Confirmación de Pedido y Planificación de Producción

Esta etapa inicial establece la base para todo el proceso MTO.

Confirmación de pedido: El cliente realiza un pedido, especificando detalles del producto como personalización, cantidad y fecha de entrega. Ventas recopila el pedido y lo pasa a otros departamentos.
Verificación de factibilidad: La empresa evalúa la factibilidad del pedido, incluyendo la disponibilidad de materias primas, capacidad de producción y el tiempo de entrega requerido. Cualquier ajuste necesario a los plazos o costos se discute con el cliente.
Planificación de producción: Una vez confirmada la factibilidad, se crea el cronograma de producción. Esto incluye asignar recursos (mano de obra, maquinaria, materiales), definir hitos y establecer plazos para cada etapa de producción.
Pedido de materiales: Para pedidos personalizados, se solicitan materiales o componentes específicos. Esto puede implicar trabajar con proveedores para garantizar entregas oportunas según el cronograma de producción.

Producción y Control de Calidad

Una vez completada la planificación, el enfoque se traslada a la producción real y a garantizar que el producto cumpla con los estándares de calidad.

Manufactura: El proceso de producción comienza según el cronograma planificado. Dependiendo de la complejidad del pedido, varios subprocesos (por ejemplo, ensamblaje, pintura, pruebas) pueden ocurrir simultáneamente o secuencialmente.
Controles de calidad en proceso: Durante la manufactura, se realizan controles de calidad en varias etapas para garantizar que el producto se esté fabricando según las especificaciones del cliente y cumpla con los estándares de calidad.
Inspección de calidad final: Una vez completada la manufactura, se lleva a cabo una inspección exhaustiva.

Entrega y Retroalimentación

Después de la producción y el aseguramiento de calidad, el producto está listo para ser entregado y se recopila la retroalimentación del cliente para refinar procesos futuros.

Empaque y preparación para la entrega: El producto terminado se prepara para el envío. Esto incluye el empaque y la preparación de toda la documentación de envío necesaria (facturas, garantías, manuales).
Entrega: El producto se envía al cliente, ya sea a través de equipos de entrega internos o proveedores de logística externos.
Retroalimentación del cliente: Después de la entrega, se alienta al cliente a proporcionar retroalimentación sobre el producto y la experiencia general. Esto puede implicar llamadas de seguimiento, encuestas o solicitudes de reseñas para evaluar la satisfacción del producto e identificar áreas de mejora.
Soporte Postventa: Según la retroalimentación, se proporciona cualquier ajuste necesario, resolución de problemas o soporte de servicio al cliente.

¿Está teniendo estos problemas al gestionar negocios MTO manualmente?

La mayoría de los negocios MTO comienzan pequeños con costos iniciales mínimos, por lo que a menudo gestionan todo manualmente sin problemas importantes al principio. Sin embargo, a medida que el negocio crece y buscan capitalizar sus fortalezas de personalización, inevitablemente surgen desafíos. Hemos visto que muchos negocios MTO enfrentan dificultades similares al escalar, incluyendo uno de nuestros clientes, una pastelería líder en pasteles personalizados en Filipinas, que maneja varios pedidos de pasteles personalizados cada día y ha comenzado a experimentar las limitaciones de los procesos manuales. Analicemos esas dificultades con más detalle:

3.1. Coordinación estancada y desconectada

En muchos negocios MTO, los clientes realizan pedidos a través de varios canales como Facebook, WhatsApp o directamente con el personal de ventas de primera línea. Estos pedidos se reenvían manualmente entre departamentos, lo que conlleva un alto riesgo de error humano y duplicación de trabajo.

Una página de un libro de formularios manual. ¿Le resulta familiar?

Uno de nuestros clientes compartió su experiencia sobre cómo un solo pedido se registraría y repetiría al menos cuatro veces: una vez para el equipo de contabilidad para informes, luego al equipo de despacho, luego nuevamente al jefe de producción y a cada líder de subproducción. Imagine la frustración de que la misma información pase por tantas manos, creando espacio para errores y desperdiciando tiempo.

Además de eso, no habrá sincronía, ya que los equipos de adquisiciones, producción y logística dependen en gran medida de correos electrónicos, llamadas telefónicas o notas manuales. Sin un sistema centralizado, es casi imposible mantener a todos en la misma página, lo que ralentiza todo.

3.2. Gestión ineficiente de adquisiciones e inventario

El proceso de adquisiciones en los negocios MTO enfrenta desafíos similares. Sin un sistema digital adecuado, los pedidos de materiales a menudo se retrasan o son incorrectos, extendiendo los plazos de entrega y ralentizando la producción.

Uno de nuestros clientes compartió que envían mensajes al equipo de adquisiciones a través de WhatsApp cada vez que reciben un pedido, y ya experimentan problemas como compras duplicadas o pedidos mezclados debido a la cantidad abrumadora de mensajes en el chat grupal.

3.3. Falta de seguimiento y visibilidad en tiempo real

Cuando la comunicación se retrasa y dispersa, se vuelve casi imposible para los gerentes vigilar toda la operación. Los informes a menudo se retrasan, lo que dificulta responder proactivamente a los problemas.

Por ejemplo, si un proveedor se retrasa o una máquina se avería, la falta de alertas en tiempo real significa que el problema podría pasar desapercibido hasta que cause cuellos de botella o interrumpa los cronogramas de entrega. El equipo simplemente pierde la oportunidad de optimizar su eficiencia y ganancias.

"Si no puedes medirlo, no puedes gestionarlo." – W. Edwards Deming.

Cómo Rework puede acelerar el negocio MTO

En Rework, el enfoque siempre está en comprender los desafíos únicos que enfrenta cada negocio. Al colaborar estrechamente con nuestros clientes, ayudamos a identificar áreas donde se necesitan mejoras, ya sea en la comunicación, los informes de datos o simplemente la falta de cumplimiento humano.

Para implementar efectivamente tecnología que resuelva estos problemas, a menudo introducimos nuestra fórmula SPET (Alcance-Personas-Ejecución-Tecnología), primero identificando los problemas, el objetivo y el caso de uso del software en relación con el contexto del negocio. Al aplicar esta fórmula, las empresas pueden asegurarse de que la tecnología no solo resuelva problemas superficiales sino que también se convierta en una parte integral de su negocio que impulse mejoras reales y medibles.

Ahora que hemos identificado los principales problemas, aquí hay algunas estrategias clave que los negocios MTO deberían adoptar para optimizar las ganancias y prepararse para el crecimiento con la ayuda de Rework:

4.1. Mejorando la eficiencia de producción

Para resolver el problema palpitante de flujos de trabajo desconectados y falta de comunicación, Rework ofrece un flujo de trabajo de producción simplificado y organizado mediante:

Centralización de pedidos de clientes y automatización de comunicación: En lugar de pasar manualmente los pedidos entre equipos, Rework le permite configurar un Webform donde las ventas de primera línea o incluso los clientes pueden ingresar detalles del pedido directamente. Cuando se realiza un pedido, se genera automáticamente un trabajo en el proceso de producción de Flows de Rework y puede reenviarse fácilmente a todos los equipos relevantes, para que cada departamento esté alineado desde el principio.
Optimización de la comunicación dentro de los pedidos: Cualquier actualización, pregunta o cambio relacionado con un pedido puede rastrearse y comunicarse fácilmente dentro de un trabajo en Flows de Rework. Los miembros del equipo pueden comentar directamente en el trabajo y etiquetar a otros involucrados, manteniendo toda la comunicación en un solo lugar, para que no se pierda información crítica.
Garantía de control de calidad oportuno: En Rework, puede configurar revisores en cada etapa para asegurarse de que los resultados de cada etapa cumplan con los estándares antes de que el trabajo pase a la siguiente etapa. También puede configurar tareas requeridas para que los trabajadores las cumplan y asegurarse de que se cumplan ciertos estándares.

4.2. Reduciendo el tiempo de entrega con proveedores

Rework puede ayudar a reducir los retrasos de adquisiciones mediante:

Optimización de flujos de trabajo de adquisiciones: Similar a la producción, el proceso de adquisiciones se gestiona fácilmente usando Flows de Rework. El progreso de cada pedido de material, ya sea en la etapa de pago, entrega o carga en almacén, se rastrea visualmente. El sistema también centraliza la información del proveedor, eliminando la necesidad de hojas de cálculo separadas de gestión de proveedores.
Proporcionar visibilidad en tiempo real del nivel de inventario: Con Datasets de Rework, puede rastrear automáticamente los niveles de inventario integrándolos con sus flujos de trabajo de adquisiciones y producción. Ahora es fácil para el administrador o adquisiciones dar retroalimentación al equipo de producción sobre el tiempo de entrega de reabastecimiento basado en el nivel de inventario y decidir si volver a ordenar en cierto punto. También se pueden configurar notificaciones automáticas para niveles bajos de stock o puntos de reorden para garantizar que nunca enfrente escaseces inesperadas.

4.3. Aprovechando los datos para decisiones empresariales

Al centralizar operaciones y datos, Rework brinda a los gerentes acceso a informes en tiempo real, permitiendo decisiones basadas en datos:

Garantizar el cumplimiento: Rework permite a las empresas establecer Acuerdos de Nivel de Servicio (SLA), estableciendo un tiempo máximo permitido para cada etapa de producción para garantizar una entrega oportuna.
Rastrear y mejorar el rendimiento: Con información detallada sobre tiempos de cumplimiento de pedidos, uso de materiales y otros tipos de datos, los gerentes pueden tomar medidas inmediatas para optimizar procesos, identificar desperdicios y cuellos de botella, y en última instancia aumentar la rentabilidad.

4.4. Mejorando la experiencia del cliente

Optimizar los procesos internos es solo el punto de partida. Al dedicar menos tiempo al trabajo manual, los negocios MTO que usan Rework ahora pueden dedicar más tiempo a mejorar la experiencia del cliente y, por lo tanto, aumentar el potencial de ventas mediante:

Comunicación receptiva: Rework se integra con Email y WhatsApp, permitiendo notificaciones rápidas al cliente cada vez que se confirma su pedido o está listo para la entrega. También puede configurar un proceso automático de recopilación de retroalimentación del cliente después de cada pedido usando Webforms y Flows de Rework para mejorar la calidad del servicio y fortalecer las relaciones con los clientes.
Ofrecimiento de servicios premium: Con los formularios de pedido digitales de Rework, es más fácil ofrecer opciones de personalización modulares a los clientes, aumentando el valor de cada pedido. Además, al optimizar el proceso de producción y garantizar un cumplimiento estricto, los negocios MTO pueden ofrecer con confianza garantías de entrega, convirtiéndolo en un punto de venta clave y una ventaja competitiva.

En resumen

Aunque el modelo MTO permite flexibilidad, también introduce desafíos únicos al gestionarse manualmente, como comunicación retrasada, adquisiciones ineficientes y falta de visibilidad en tiempo real. Estos problemas pueden llevar a retrasos en la producción, flujos de trabajo ineficientes y clientes insatisfechos.

Para pequeñas y medianas empresas MTO que luchan con estos desafíos, Rework proporciona la solución ideal. Si está teniendo problemas con desalineación, recursos desperdiciados y procesos de producción prolongados, hagamos un chequeo con nuestro médico empresarial.

Gestión de Procesos