Kontrak & Surat Keterlibatan: Melindungi Firma Anda dan Menetapkan Jangkaan yang Jelas

Berikut adalah pelajaran yang mahal yang kebanyakan firma perkhidmatan profesional ketahui sukar: 35-40% pertikaian pelanggan datang dari ambiguiti skop. Bukan daripada kerja yang buruk, bukan daripada terlepas tarikh akhir, tetapi dari jangkaan berbeza tentang apa yang disertakan dalam keterlibatan.

Firma perundingan yang kami tahu berakhir dalam pertikaian $120,000 dengan pelanggan tentang sama ada "perancangan strategik" termasuk sokongan pelaksanaan. Pasangan bersumpah mereka telah membincangkan batas skop dalam mesyuarat awal. Pelanggan berkeras pelaksanaan tersirat. Tiada siapa yang menulisnya dengan jelas. Mereka menyelaraskan $50,000 hanya untuk membuatnya pergi, ditambah berbulan-bulan stres dan hubungan yang rosak.

Itulah apa yang berlaku apabila dokumen keterlibatan anda tidak jelas. Bahagian terburuk? Ia sepenuhnya dapat dicegah dengan kontrak yang lebih baik.

Panduan ini menunjukkan kepada anda cara membuat surat keterlibatan dan kontrak yang melindungi firma anda, menetapkan jangkaan yang jelas, dan sebenarnya memperkuat hubungan pelanggan daripada membuatnya terasa undang-undang.

Mengapa dokumen keterlibatan penting lebih daripada yang anda fikir

Anda mungkin fikir kontrak adalah hanya perkara standard undang-undang - sesuatu yang diuruskan oleh peguam anda sementara anda memberi tumpuan kepada kerja sebenar. Itu adalah kesilapan.

Dokumen keterlibatan anda melakukan tiga perkara kritikal:

Mereka menentukan realiti. Apabila skop menjadi fuzzy enam bulan ke dalam projek, kontrak anda adalah satu sumber kebenaran. Jika ia tidak tertulis, anda berunding daripada ingatan dan semangat baik, yang merupakan posisi kalah.

Mereka melindungi anda daripada risiko yang menghancurkan. Tanpa klausa had liabiliti yang sesuai, projek $50,000 boleh mendedahkan anda kepada tuntutan mahkamah $500,000. Tanpa peruntukan IP yang jelas, anda mungkin tidak memiliki hasil kerja yang anda buat. Risiko ini bukan teori - mereka berlaku kepada firma setiap tahun.

Mereka menetapkan nada untuk hubungan. Kontrak yang jelas dan seimbang memberitahu pelanggan anda profesional dan bertimbang. Kontrak berat sebelah atau mengelirukan membuatkan mereka gugup tentang bekerja dengan anda. Surat keterlibatan sering kali dokumen terperinci pertama yang dilihat oleh pelanggan dari anda. Buatnya dikira.

Firma yang memperlakukan dokumen keterlibatan sebagai alat strategik, bukan keperluan undang-undang, adalah yang mengelakkan kebanyakan pertikaian dan membina hubungan pelanggan yang lebih kuat. Dokumen ini memformalisasi segala yang dibincangkan semasa pembangunan cadangan dan rundingan.

Jenis dokumen keterlibatan: Mana satu yang anda perlukan?

Bukan setiap keterlibatan memerlukan jenis dokumen yang sama. Berikut adalah bila perlu menggunakan masing-masing:

Surat keterlibatan

Ini adalah pilihan paling mudah - biasanya 2-5 halaman, ditulis dalam bahasa biasa, dan berfokus pada kejelasan daripada kompleksiti undang-undang.

Gunakan surat keterlibatan untuk:

  • Projek yang lebih kecil di bawah $25,000
  • Perkhidmatan nasihat dengan penghantaran terbatas
  • Hubungan retainer yang berterusan
  • Pelanggan yang telah anda kerjakan dengan sebelum

Surat keterlibatan meliputi asas: apa yang anda akan lakukan, apa kosnya, berapa lama ia mengambil, dan tanggungjawab utama. Ia masih mengikat secara sah, tetapi terasa lebih seperti perjanjian profesional daripada kontrak undang-undang.

Nada adalah perbualan: "Kami akan memberikan bimbingan pemasaran strategik untuk peluncuran produk Q1 anda" daripada "Penyedia perkhidmatan akan memberikan perkhidmatan nasihat berkenaan dengan inisiatif pemasaran klien."

Surat keterlibatan berfungsi apabila hubungan adalah mudah dan risiko dapat diurus. Mereka lebih cepat untuk draf, lebih mudah untuk pelanggan menandatangani, dan mereka tidak mencetuskan refleks "Saya perlu peguam saya untuk mengulas ini".

Dokumen keterlibatan yang baik adalah asas untuk membina perkongsian yang kukuh dengan pelanggan anda. Mereka yang dilakukan dengan betul tidak hanya mengelakkan pertikaian - mereka membina kepercayaan dengan menetapkan jangkaan dengan jelas sejak awal. Pelanggan menghargai kejelasan. Mereka tidak menghargai kejutan tentang apa yang mereka bayar untuk, atau apa yang termasuk, atau bila ia akan selesai.

Mulai dengan templat yang kuat yang telah ditinjau oleh peguam. Sesuaikan untuk setiap pelanggan. Gunakan bahasa biasa. Keseimbangan perlindungan dengan perkongsian. Dan sentiasa, selalu dapatkan ia secara bertulis sebelum anda memulai kerja.