Manajemen Administratif: 14 Prinsip Fayol

Henri Fayol mengubah cara orang berpikir tentang mengelola organisasi. Menulis pada awal 1900-an, ia berargumen bahwa manajemen itu sendiri adalah disiplin yang bisa dipelajari, diajarkan, dan ditingkatkan, dan ia mendukung klaim tersebut dengan 14 prinsip spesifik yang dapat diterapkan oleh manajer mana pun tanpa memandang industri.

Kerangka kerjanya disebut teori manajemen administratif, dan tetap menjadi salah satu gagasan paling berpengaruh dalam sejarah pemikiran manajemen.

Apa itu teori manajemen administratif?

Teori manajemen administratif adalah kerangka kerja awal 1900-an Henri Fayol yang menggambarkan cara mengelola seluruh organisasi melalui serangkaian prinsip universal dan fungsi manajemen yang terdefinisi. Alih-alih berfokus pada pekerja atau tugas individual, teori ini melihat organisasi secara keseluruhan: bagaimana otoritas mengalir, bagaimana pekerjaan dibagi, dan bagaimana departemen berkoordinasi.

Istilah kunci yang perlu diketahui:

• Manajemen administratif mengacu pada koordinasi struktur, otoritas, dan proses organisasi dari atas ke bawah.
• Prinsip universal berarti Fayol percaya aturan-aturan ini berlaku di semua industri, ukuran perusahaan, dan negara.
• Fungsi manajemen adalah aktivitas berbeda yang dilakukan setiap manajer: perencanaan, pengorganisasian, pemberian perintah, koordinasi, dan pengendalian.

Ini sangat kontras dengan manajemen ilmiah Frederick Taylor, yang memperbesar fokus pada pekerja individual dan cara mengoptimalkan tugas-tugas spesifik untuk efisiensi. Fayol memperluas pandangan. Ia bertanya: apa yang sebenarnya dilakukan oleh orang yang menjalankan seluruh organisasi, dan aturan apa yang harus memandu mereka?

Fakta Kunci

• Sumber: Gagasan Fayol muncul dalam "Administration Industrielle et Generale," diterbitkan dalam bahasa Prancis pada 1916 dan diterjemahkan ke dalam bahasa Inggris pada 1949. (Sumber: Fayol, H., 1916)
• Lima fungsi: Fayol mengidentifikasi lima fungsi manajemen inti: Perencanaan, Pengorganisasian, Pemberian Perintah, Koordinasi, dan Pengendalian, sebuah struktur yang masih tercermin dalam kurikulum sekolah bisnis hingga hari ini.
• Latar belakang: Fayol mengembangkan teorinya saat menjabat sebagai direktur pelaksana perusahaan pertambangan Prancis Commentry-Fourchambault, yang ia bantu bangkit dari hampir-kebangkrutan. (Sumber: Wren, D.A., "The History of Management Thought," 2005)

5 fungsi manajemen Fayol

Sebelum mencantumkan 14 prinsip, ada baiknya memahami apa yang menurut Fayol sebenarnya dilakukan oleh manajer. Ia menggambarkan lima fungsi inti:

Fungsi-fungsi ini membentuk tulang punggung diskusi kepemimpinan vs manajemen hingga hari ini. Fayol menggambarkan apa yang dilakukan manajer secara operasional, bukan apa yang menginspirasi pengikut.

14 prinsip manajemen Fayol

Berikut adalah 14 prinsip yang ditetapkan Fayol dalam bukunya tahun 1916. Dimaksudkan sebagai panduan fleksibel, bukan hukum yang kaku. Ia mengatakan manajer harus menerapkan penilaian saat menggunakannya.

Beberapa prinsip ini menciptakan ketegangan yang berguna. Sentralisasi, misalnya, membutuhkan penilaian: terlalu banyak dan organisasi menjadi lambat; terlalu sedikit dan kehilangan arah yang koheren. Fayol mengetahui hal ini, itulah mengapa ia merumuskannya sebagai panduan daripada perintah.

Manajemen administratif vs manajemen ilmiah

Dua teori ini sering tertukar karena keduanya muncul pada waktu yang hampir bersamaan dan keduanya bertujuan meningkatkan kinerja organisasi. Namun keduanya beroperasi pada tingkat yang sepenuhnya berbeda.

Kedua teori ini lebih saling melengkapi daripada bersaing. Pabrik yang dikelola dengan baik pada 1920 mungkin menggunakan studi waktu dan gerak Taylor di lini produksi sementara para eksekutifnya menerapkan rantai skalar dan kesatuan komando Fayol di ruang rapat. Kombinasi itu (efisiensi tugas di bagian bawah, kejelasan struktural di puncak) menggambarkan banyak organisasi bisnis abad ke-20.

Untuk melihat lebih dalam bagaimana pendekatan Taylor berbeda, lihat artikel manajemen ilmiah. Untuk bagaimana keduanya cocok dalam teori kepemimpinan yang lebih luas, what-is-leadership-theories memetakan garis waktu intelektual lengkap.

Cara menerapkan prinsip-prinsip Fayol saat ini

Fayol menulis untuk perusahaan industri awal, tetapi prinsip-prinsipnya mengalami terjemahan yang mengejutkan ke dalam pekerjaan pengetahuan modern, bisnis jasa, dan bahkan tim jarak jauh. Berikut cara menerapkannya secara praktis.

Langkah 1: Audit jalur pelaporan Anda

Mulailah dengan kesatuan komando. Buat bagan organisasi (atau periksa bahwa yang ada sudah akurat) dan identifikasi siapa pun yang melapor ke lebih dari satu manajer. Pelaporan ganda menciptakan ambiguitas tentang prioritas, tanggung jawab, dan kredit. Ini tidak selalu bisa dihindari, tetapi harus menjadi pilihan yang disengaja dengan protokol yang jelas, bukan kecelakaan.

Langkah 2: Sesuaikan otoritas dengan akuntabilitas

Prinsip otoritas-dan-tanggung jawab Fayol dilanggar secara terus-menerus dalam organisasi besar. Seorang manajer yang bertanggung jawab untuk mencapai target pendapatan tetapi tidak dapat merekrut, memecat, atau menetapkan prioritas tim akan gagal. Bukan karena mereka tidak kompeten, tetapi karena desainnya rusak. Ketika Anda menetapkan akuntabilitas, periksa apakah orang tersebut benar-benar mengendalikan input yang diperlukan untuk menghasilkan hasilnya.

Langkah 3: Temukan tingkat sentralisasi yang tepat untuk konteks Anda

Ini adalah yang paling situasional dari 14 prinsip. Perusahaan tahap awal sering kali membutuhkan keputusan terpusat untuk bergerak cepat dan tetap koheren. Perusahaan matang dengan beberapa wilayah atau lini produk biasanya perlu mendorong keputusan ke bawah di mana informasi berada. Secara berkala tanyakan: keputusan mana yang sedang dieskalasikan yang seharusnya tidak, dan mana yang dibuat secara lokal tanpa konteks yang cukup?

Langkah 4: Bayar secara adil dan komunikasikan alasannya

Remunerasi, bagi Fayol, berarti lebih dari sekadar gaji. Itu berarti karyawan memahami mengapa mereka dibayar seperti yang mereka terima dan percaya itu adil. Struktur gaji yang tidak transparan mengikis kepercayaan bahkan ketika angka dasarnya wajar. Mempublikasikan kisaran gaji dan kriteria promosi (bahkan secara internal) mengatasi hal ini secara langsung.

Langkah 5: Investasikan dalam stabilitas dan inisiatif secara bersamaan

Dua prinsip ini terlihat seperti berlawanan. Stabilitas jabatan menyarankan mempertahankan orang; inisiatif menyarankan mendorong mereka untuk menantang status quo. Namun dalam praktiknya, orang mengambil lebih banyak inisiatif ketika mereka merasa aman. Keamanan psikologis dan perputaran karyawan yang rendah saling memperkuat satu sama lain. Organisasi yang terus-menerus mengganti staf tidak mendapatkan keduanya. Untuk lebih lanjut tentang bagaimana dinamika ini terjadi, lihat teori kepemimpinan perilaku dan keterampilan manajemen.

Kritik dan keterbatasan

Kerangka kerja Fayol memiliki kelemahan nyata, dan ada baiknya bersikap jelas tentang hal-hal tersebut.

Kekakuan dalam organisasi datar atau agile. Prinsip rantai skalar dan kesatuan komando mengasumsikan hierarki yang jelas. Model itu cocok dengan perusahaan tradisional tetapi terasa canggung dalam struktur datar, tim lintas fungsi, atau organisasi di mana otoritas keputusan sengaja didistribusikan. Memaksakan rantai komando yang kaku pada tim yang dirancang untuk bergerak cepat akan memperlambatnya.

Perhatian terbatas terhadap motivasi. Fayol memperlakukan pekerja sebagian besar sebagai orang yang harus diarahkan dengan adil. Ia tidak mengembangkan teori yang kaya tentang motivasi intrinsik, pertumbuhan, atau tujuan. Kesenjangan itu kemudian diisi oleh teori dua faktor Herzberg dan hierarki kebutuhan Maslow, yang keduanya membahas apa yang sebenarnya mendorong orang melampaui kompensasi yang memadai.

Asumsi era industri. Fayol membangun teorinya dalam konteks pabrik fisik, output yang jelas, dan lingkungan yang stabil. Pekerjaan pengetahuan, industri kreatif, dan pasar yang tidak stabil membutuhkan lebih banyak fleksibilitas daripada yang secara eksplisit disediakan kerangka kerjanya. Kepemimpinan birokratis, yang berbagi penekanan struktural Fayol, menghadapi kritik serupa.

Bias Barat dan manajerial. Teori ini dibangun dari perspektif eksekutif Eropa. Penelitian lintas budaya telah menunjukkan bahwa preferensi untuk sentralisasi, hierarki, dan inisiatif individu sangat bervariasi di berbagai budaya nasional, yang berarti prinsip-prinsip ini membutuhkan adaptasi daripada penerapan universal.

Tidak satu pun dari ini membuat Fayol tidak relevan. Tetapi itu berarti menerapkan kerangka kerjanya dengan bijaksana, memadukan dengan alat lain daripada memperlakukannya sebagai teori manajemen yang lengkap.

Pertanyaan yang sering diajukan

Siapa Henri Fayol?

Henri Fayol (1841-1925) adalah insinyur pertambangan Prancis yang menjadi direktur pelaksana Commentry-Fourchambault, sebuah perusahaan industri besar yang ia pimpin selama tiga dekade. Ia mengembangkan teori manajemennya melalui praktik langsung, bukan penelitian akademis, yang merupakan salah satu alasan mengapa teori tersebut memiliki karakter praktis daripada teoretis. Bukunya tahun 1916 "Administration Industrielle et Generale" adalah kendaraan utama untuk gagasan-gagasannya.

Apa perbedaan antara Fayol dan Taylor?

Fayol mempelajari cara mengelola organisasi dari puncak. Taylor mempelajari cara membuat pekerja individual lebih produktif. 14 prinsip Fayol membahas struktur, otoritas, dan koordinasi di seluruh perusahaan. Manajemen ilmiah Taylor berfokus pada analisis tugas, studi waktu dan gerak, dan gaji insentif di tingkat pekerja. Keduanya berkontribusi pada pemikiran manajemen modern, dan keduanya layak dipahami dengan caranya sendiri.

Apakah 14 prinsip Fayol masih relevan saat ini?

Ya, dengan catatan penting. Prinsip-prinsip seperti kesatuan komando, mencocokkan otoritas dengan tanggung jawab, remunerasi yang adil, dan membangun semangat tim tetap relevan untuk organisasi mana pun. Rantai skalar dan sentralisasi berat kurang cocok untuk beberapa konteks, terutama tim agile atau organisasi datar. Pendekatan cerdas adalah memperlakukan 14 prinsip sebagai daftar periksa pertanyaan kesehatan organisasi daripada resep yang kaku.

Apa lima fungsi manajemen Fayol?

Fayol menggambarkan manajemen sebagai terdiri dari lima fungsi: perencanaan (menetapkan tujuan), pengorganisasian (mengatur sumber daya), pemberian perintah (mengarahkan pekerjaan), koordinasi (menyelaraskan departemen), dan pengendalian (memantau kinerja). Fungsi-fungsi ini masih banyak diajarkan, meskipun beberapa kerangka kerja modern menggabungkan pemberian perintah dan koordinasi, atau menggantikan pemberian perintah dengan "memimpin."

Apa prinsip rantai skalar?

Rantai skalar adalah garis otoritas yang tidak terputus dari eksekutif tertinggi hingga karyawan tingkat terendah. Ini menentukan siapa melapor kepada siapa dan bagaimana komunikasi formal mengalir. Fayol memperbolehkan "gang plank" (komunikasi langsung antara rekan sejawat di tingkat yang sama) ketika naik dan turun rantai akan menyebabkan penundaan yang berbahaya. Dalam praktiknya, sebagian besar organisasi secara informal menerapkan pengecualian ini secara terus-menerus.

---

Teori manajemen administratif memberi profesi manajemen kosakata pertamanya yang koheren. Konsep seperti kesatuan komando, rantai skalar, dan keadilan tidak ditemukan oleh Fayol. Mereka ada dalam praktik jauh sebelum ia menulis, tetapi ia menamainya, mengorganisirnya, dan berargumen bahwa mereka bisa diajarkan. Kontribusi itu membentuk cara kita berbicara tentang kepemimpinan dan manajemen proses hingga hari ini.

14 prinsip bekerja paling baik ketika diperlakukan sebagai alat diagnostik. Telusuri prinsip-prinsip tersebut terhadap organisasi Anda saat ini dan tanyakan di mana kesenjangannya. Kebanyakan tim akan menemukan setidaknya dua atau tiga prinsip yang dilanggar dengan cara yang sebelumnya tidak mereka sadari.