Kami Deploy Software untuk 9000+ Pelanggan dan Buat Framework "Sukses" Ini

Sebagai CEO, efisiensi bisnis selalu berada di puncak daftar Anda. Anda tahu bahwa operasi yang lancar berarti profit yang lebih baik, pelanggan yang lebih bahagia, dan tim yang kurang stres.

Dengan pemikiran itu, solusi software yang menjanjikan untuk merampingkan operasi, meningkatkan produktivitas, dan mendorong pertumbuhan pasti terdengar menggoda. Bayangkan workflow yang terorganisir dengan baik, lebih sedikit waktu untuk tugas-tugas yang membosankan, dan lebih banyak fokus pada apa yang benar-benar penting. Bukankah itu yang selalu Anda impikan?

Namun, setiap kali Anda mempertimbangkan untuk berinvestasi dalam software, ketakutan yang mengganggu menahan Anda.

Bagaimana jika software gagal memecahkan masalah Anda?

Bagaimana jika tim Anda kesulitan dengannya dan malah memperlambat semua orang?

Bagaimana jika biaya terus bertambah dengan biaya tersembunyi dan biaya tambahan?

...

Kami mengalami kisah serupa baru-baru ini. Salah satu sales rep kami mengadakan pertemuan dengan seorang CEO yang menjalankan perusahaan kecil tetapi ambisius. Dia berlangganan software akuntansi hukum, yakin itu akan mengubah cara mereka bekerja.

Namun, enam bulan kemudian, software tersebut hampir tidak digunakan. Begitu rumit sehingga tidak ada orang di perusahaan yang tahu cara mengoperasikannya dengan benar.

Tidak perlu menggambarkan betapa frustrasinya dia. Apa yang seharusnya menjadi game-changer berubah menjadi kekecewaan besar, membuatnya mempertanyakan setiap keputusan teknologi. Kali ini, dia mendekati kami dengan hati-hati karena takut "membakar uang" lagi, untuk mengutip kata-katanya.

Berhenti membuang uang untuk pembelian software Anda: Formula SPET

Dapat dimengerti mengapa CEO ini, dan mungkin Anda juga, merasa begitu ragu. Berinvestasi dalam software baru adalah keputusan sulit, dan ketakutan akan tidak memenuhi ekspektasi sangat umum dan 100% valid.

Menurut temuan penelitian yang dipublikasikan di PRNewswire oleh Zylo, perusahaan membuang rata-rata $18 juta untuk lisensi SaaS yang tidak digunakan pada tahun 2023, hanya menggunakan sekitar setengah dari apa yang mereka beli.

Masalah ini, yang dikenal sebagai "software wastage", bahkan lebih mengkhawatirkan di Asia Tenggara karena kesadaran digital yang lebih rendah.

Anda dapat memeriksa apakah Anda juga mengalami software wastage dengan melakukan Software Waste Assessment Checklist ini.

Jika Anda mencium risiko kerugian uang, mungkin belum terlambat untuk memperbaikinya. Dalam artikel ini, mari kita jelajahi framework sukses untuk implementasi software di organisasi Anda. Dan kami tahu tidak ada ruang untuk teori atau model rumit - ini adalah formula yang telah teruji dalam pertempuran yang berasal dari pengalaman kami dengan 9000+ klien.

Kami harus menempatkan disclaimer ini di depan: Bahkan dengan formula ini di tangan, kami tidak dapat menjamin 100% bahwa software kami tidak akan terbuang sia-sia. Alasannya sederhana: kesuksesan tidak hanya datang dari upaya kami. Ini mungkin terdengar kontraintuitif, tetapi implementasi software, terutama jenis software yang terintegrasi dalam dengan operasi sehari-hari Anda, pada akhirnya adalah masalah change management, dan tentunya memerlukan lebih dari sekadar keahlian teknis.

Framework yang ingin kami perkenalkan kepada Anda, yang kami sebut singkatnya Formula "SPET", memerlukan interkoneksi dari empat faktor:

S - "Scope" melibatkan identifikasi tujuan dan use case software dalam kaitannya dengan konteks bisnis.

P - "People" berfokus pada memiliki kompetensi dan sikap yang diperlukan untuk mengimplementasikan dan menggunakan software secara efektif.

E- "Execution" memastikan proses deployment yang lancar, melibatkan koordinasi antara tim in-house dan penyedia software.

T - "Technology" melibatkan pemilihan software yang paling memenuhi kebutuhan bisnis.

Sepenting mereka, faktor-faktor SPE ini sering diabaikan. Berikut cara meningkatkannya untuk investasi software yang menguntungkan.

---

Ringkasan Eksekutif: Pertanyaan Kunci yang Harus Ditanyakan CEO Saat Mengimplementasikan Software Baru

Scope: Menyelaraskan Software dengan Konteks Bisnis

1. Tujuan spesifik apa yang ingin saya capai dengan software ini?
2. Proses bisnis mana yang paling akan mendapat manfaat dari software ini? Apakah saya tahu bagaimana proses tersebut berjalan?
3. Bagaimana saya akan mengoptimalkan software untuk memenuhi strategi bisnis jangka panjang dan keunggulan kompetitif kami?

People: Membangun Kompetensi yang Tepat

1. Apakah anggota tim saya memiliki keterampilan teknis yang diperlukan untuk mengoperasikan software secara efektif?
2. Apakah stakeholder kunci dan middle manager dilengkapi untuk memimpin implementasi software?
3. Bagaimana saya dapat mendorong budaya yang merangkul perubahan dan pembelajaran berkelanjutan?

Execution: Memastikan Deployment yang Lancar

1. Apakah saya telah mengembangkan rencana onboarding yang kuat dengan tahap, tujuan, dan deliverable yang jelas?
2. Metodologi project management apa yang dapat saya terapkan untuk merampingkan proses implementasi?
3. Apakah kebutuhan langsung bisnis, tingkat kompetensi, dan ketersediaan sumber daya selaras dengan rencana implementasi?

Technology: Memilih Software yang Tepat

1. Apakah software memenuhi kebutuhan dan proses bisnis spesifik kami?
2. Apakah software cukup fleksibel untuk beradaptasi dengan persyaratan bisnis kami yang berubah?
3. Bagaimana vendor software akan mendukung proses implementasi saya?
4. Apakah saya menyadari total cost of ownership software?

---

1. Scope: Ini Semua Tentang Alignment

Menurut pendapat kami, ini adalah faktor paling penting dari keempatnya.

Scope yang terdefinisi dengan baik memastikan bahwa software bukan hanya tool yang berdiri sendiri tetapi bagian kunci dari bisnis, membangun keunggulan kompetitif dan efisiensinya.

Umum melihat organisasi terburu-buru membeli software berdasarkan tren atau janji vendor tanpa mengetahui persyaratan mereka sendiri. Namun, mereka sering gagal menyadari manfaat khusus apa pun dari software, dan karyawan mereka lebih cenderung menolak perubahan.

Oleh karena itu, penting untuk fokus pada apa yang ingin Anda capai dengan software. Tidak perlu membuat kesepakatan besar seperti seluruh strategi, Anda dapat memulai dengan sesuatu yang sederhana seperti: "Dalam dua bulan, digitalisasi lima proses kunci dan kumpulkan data conversion rate yang cukup untuk mengoptimalkannya." Tujuan ini dapat digunakan sebagai milestone untuk implementasi yang akan kita bahas nanti.

Kedua, definisikan proses mana yang akan diterapkan software. Disarankan untuk membakukan proses Anda terlebih dahulu, tetapi bersiaplah untuk mengubah proses sambil beradaptasi dengan sistem digital.

Model Software-as-a-Service (SaaS) mungkin tidak mendukung proses Anda saat ini, karena sistem ini dirancang untuk cocok dengan berbagai perusahaan dan mungkin memiliki fitur default. Kami telah melihat karyawan kesulitan beradaptasi dengan tool baru yang tidak cocok dengan rutinitas mereka yang sudah mapan, yang menyebabkan frustrasi dan produktivitas yang lebih rendah, tidak peduli seberapa menjanjikan software tersebut. Untuk menghindari kasus seperti itu, vendor software profesional harus menawarkan demonstrasi proof-of-concept dan menyarankan penyesuaian yang diperlukan untuk membantu Anda membuat keputusan yang lebih baik berdasarkan cara kerja Anda saat ini.

Penting juga untuk secara teratur meninjau dan memperbarui scope untuk mencerminkan perubahan di pasar. Kami mengalami masalah ketika pelanggan, yang berhasil mengimplementasikan software pada awalnya, gagal tetap aktif setelah satu tahun. Ternyata mereka tidak meninjau atau memperbarui setup software, meskipun proses mereka telah berubah seiring waktu. Nilai apakah software tetap relevan seiring kebutuhan bisnis Anda berkembang dan lakukan penyesuaian jika perlu.

2. People: Membangun Kompetensi yang Tepat

Faktor kedua dalam formula SPOT adalah People, yang melibatkan memiliki campuran yang tepat dari kompetensi teknis dan perilaku dalam tim Anda.

Technical Competencies adalah hard skill dan pengetahuan yang diperlukan untuk mengoperasikan software. Ini sering kurang di Asia Tenggara, di mana tingkat literasi digital tidak setinggi rata-rata. Tingkatkan dengan program pelatihan, dan bermitra dengan vendor software untuk sesi pelatihan terperinci. Lakukan tes dan kumpulkan feedback tepat waktu untuk mengidentifikasi kesenjangan keterampilan yang memerlukan peningkatan. Dan jangan lupa membangun sistem dukungan sehingga karyawan dapat belajar dari satu sama lain dan mengembangkan best practice dalam bisnis Anda sendiri.

Behavioral Competencies, di sisi lain, melibatkan soft skill yang sangat penting untuk memastikan upaya implementasi software didorong secara strategis dan terkoordinasi dengan baik. Kompetensi ini setidaknya harus ada di antara stakeholder kunci yang terlibat langsung dalam proyek deployment software, yang dikenal sebagai Pioneering Team.

Tim ini biasanya mencakup middle manager yang bertanggung jawab untuk menganalisis solusi software dan mengelola proyek implementasi, dengan kapabilitas dan otoritas yang diperlukan untuk memimpin perubahan dalam organisasi.

Menganalisis ribuan kasus, kami telah menyimpulkan bahwa empat sifat paling penting di antara Pioneering Team adalah: Tech Savviness, Business Acumen, Embracing Change, dan Action Orientation.

Kami telah melihat secara langsung seberapa sering meremehkan persyaratan Pioneering Team dapat mengakibatkan kegagalan proyek. Ada perusahaan berusia 30 tahun yang biasa kami kerja dengannya. Sementara Chairman memiliki kecerdasan teknis yang tinggi dan kami mencapai kesepakatan tentang scope software, Pioneering Team terlalu lambat memahami instruksi software dan tampak tidak nyaman. Software kami oleh karena itu diimplementasikan dengan kecepatan lambat, dan kami tidak dapat memenuhi ekspektasi yang ditetapkan sejak awal.

Terkadang, bisnis gagal mengidentifikasi dan mengatasi kesenjangan keterampilan dalam tim mereka, yang menyebabkan persiapan yang tidak memadai untuk adopsi software. Dengan orang yang tepat, Anda dapat membuat semua perbedaan dalam mengubah investasi software baru menjadi aset berharga daripada biaya yang terbuang.

3. Execution: Rangkul Mindset Project Management

Faktor ketiga dalam formula SPOT adalah Execution. Ini melibatkan memastikan proses implementasi software yang lancar dengan perencanaan dan koordinasi yang cermat untuk menghindari mengganggu operasi saat ini.

Pada titik ini, rencana onboarding yang kuat sangat penting. Rencana harus menguraikan tahap proyek, tugas yang harus diselesaikan selama tahap, orang yang terlibat, dan timeline.

Tahap umum termasuk persiapan, konfigurasi, testing, training, dan deployment. Setiap tahap harus memiliki tujuan dan deliverable yang jelas, dan harus membangun strategi yang Anda tetapkan di awal.

Biasanya, tim Rework akan bergabung dengan Anda untuk menyusun rencana yang paling cocok untuk konteks bisnis Anda.

Karena proses implementasi software sangat mirip dengan mindset project management, tim Anda dapat merujuk ke prinsip project management untuk eksekusi yang lebih baik.

Misalnya, pertimbangkan metodologi Agile-scrum jika sistem operasi Anda kompleks. Pecah proyek menjadi fase kecil yang dapat dikelola dan adakan pertemuan review reguler untuk menilai kemajuan dan melakukan penyesuaian. Rangkul prinsip "fail fast, learn fast". Terbuka untuk perubahan dan peningkatan saat proyek berlangsung. Pendekatan ini membantu pelanggan kami, Thai Vietjet, men-deploy software kami di 1000 karyawan hanya dalam sebulan.

Anda juga harus mempertimbangkan kebutuhan langsung bisnis dengan sumber daya yang tersedia saat mempersiapkan rencana. Misalnya, jika Anda tidak memiliki cukup sumber daya manusia dengan kompetensi yang memadai untuk men-deploy software, maka Anda mungkin perlu memperpanjang timeline Anda.

Kesimpulan

Singkatnya, formula SPET—terdiri dari Scope, People, Execution, dan Technology—memberikan pendekatan komprehensif untuk implementasi software yang sukses. Setiap faktor saling terkait: scope yang jelas membimbing pilihan teknologi, dan orang yang terampil menangani operasi yang dieksekusi dengan baik sehingga software terintegrasi dengan mulus ke dalam bisnis.

Bermitra dengan vendor software yang berpengalaman sangat penting sepanjang proses ini. Vendor yang dapat diandalkan harus memberikan dukungan berkelanjutan, dari menyelaraskan software dengan strategi bisnis Anda dan menyarankan rencana implementasi hingga menawarkan sesi pelatihan yang membantu untuk membangun kompetensi teknis. Ini bukan hubungan sekali jalan: mereka harus memastikan bahwa software terus memenuhi kebutuhan bisnis yang berkembang.

Dengan cara ini, software benar-benar dapat memenuhi kapabilitas potensialnya, dan bisnis Anda dapat berharap menikmati manfaat yang dibawanya untuk operasi dan pertumbuhan Anda.