Cara Menghindari Overwhelm sebagai Leader: Lebih dari Sekadar Task Management

Suatu hari tim kami di Rework.com mengadakan sesi demo online dengan seorang pemilik bisnis. Tidak ada yang istimewa tentang dirinya - seorang wanita berusia 50 tahun yang mungil dengan kerutan dan lingkaran hitam di bawah matanya. Di belakang punggungnya dan di seluruh mejanya ada tumpukan dokumen. Dia membutuhkan bantuan dengan management-nya.

Setelah beberapa pertanyaan discovery, dia mengatakan hal yang menarik perhatian kami: "Saya telah bekerja 12 hingga 18 jam sehari selama 18 tahun terakhir. Orang-orang saya meminta saya untuk selalu ada; tidak ada yang namanya liburan".

Dan itulah yang mengejutkan kami. Sejak momen apa perjalanan menarik yang dia pilih untuk mulai menjadi begitu overwhelming?

---

Namun seiring bisnis Anda tumbuh, begitu pula tuntutan kepada Anda. Apa yang dulunya tampak dapat dikelola sekarang terasa seperti aliran tanggung jawab yang tak ada habisnya, menarik Anda ke berbagai arah sekaligus. Setiap tugas, setiap tantangan, setiap kesempatan menuntut perhatian, keahlian, kehadiran Anda.

Anda tidur dalam visi membangun sesuatu. Sebaliknya, upaya konstan Anda sekarang adalah menjaga agar semuanya tidak berantakan.

Seperti pelanggan kami, Anda mungkin menyadari bahwa Anda tidak bisa terus seperti ini.

Mungkin Anda mendambakan keseimbangan dalam hidup Anda, atau Anda ingin mengeksplorasi usaha baru di luar. Atau mungkin Anda ingin terus bekerja pada visi yang telah Anda pikirkan begitu lama tetapi tidak bisa memberikan fokus yang cukup, karena Anda terlalu sibuk dengan operasi sehari-hari.

Apa pun alasannya, kebutuhan akan solusi menjadi tak terbantahkan. Anda mendambakan kebebasan untuk mundur. Anda perlu mendapatkan kembali fokus Anda sehingga Anda dapat mengarahkan waktu, energi, dan sumber daya Anda ke apa yang benar-benar penting.

Lupakan semua argumen tentang hambatan psikologis yang mengatakan Anda terlalu terobsesi dengan perfeksionisme untuk melepaskan kontrol. Dalam kasus pelanggan kami, meskipun beberapa upayanya untuk mendelegasikan, tim mengalami konflik atau kelumpuhan, dan dia akhirnya memperbaiki hal-hal sendiri.

Apa yang kurang? Bagaimana tepatnya Anda menavigasi transisi ini dari pemilik yang hands-on-everything ke leader yang hands-off?

Apakah ini hanya tentang task management?

Dengan begitu banyak informasi untuk diproses dan keputusan yang harus dibuat, mudah bagi tugas untuk terlewat atau detail diabaikan. Dalam kasus seperti itu, pemilik bisnis sering beralih ke tool task management, yang seharusnya memungkinkan mereka melacak tugas yang ditugaskan, mendapatkan pengingat, follow up, dan memantau karyawan.

Tetapi dalam pengalaman kami, itu tidak cukup.

Meskipun tool ini meringankan beban mental mengingat detail, beban merancang dan mengalokasikan tugas tetap ada. Seperti yang diungkapkan salah satu klien kami, "Bahkan dengan cara yang lebih baik dan digital untuk task management, tim kami masih mengandalkan kami untuk memberi mereka perintah".

Setelah bekerja dengan banyak bisnis, kami telah belajar bahwa pekerjaan tidak hanya mengalir dari atas ke bawah. Bisnis berfungsi sebagai organisme dinamis – sementara org chart mungkin menyampaikan hierarki, interaksi di antara orang dan departemen beragam. Tidak praktis bagi pemilik untuk terlibat dalam setiap situasi. Jadi, tantangannya adalah memastikan semua interaksi ini terjadi dengan sehat, dan sistem task management biasanya gagal memenuhi persyaratan ini.

Mungkin ada kekurangan sistem yang tersedia untuk memfasilitasi pekerjaan secara efektif dan komprehensif.

Tiga dimensi pekerjaan

Di Rework, kami mencoba mengkategorikan interaksi tersebut menjadi tiga jenis, dan kami memvisualisasikannya dalam peta di bawah:

1. Dimensi top-down

Yang ini paling dapat dikenali.

Selain tantangan dalam task management yang sudah kami sebutkan, masalah juga muncul dalam proses penugasan itu sendiri. Pemilik bisnis sering gagal mengkomunikasikan ekspektasi mereka dengan jelas, yang mengarah pada percakapan bolak-balik yang melelahkan. Ini dapat terjadi karena perbedaan gaya komunikasi, asumsi tentang pengetahuan bersama, atau sekadar keterampilan komunikasi yang buruk.

Tentu saja, solusi software yang dirancang dengan baik harus membimbing Anda tentang cara memberikan penugasan yang jelas. Kami akan mendalami masalah ini dalam artikel mendatang lainnya.

Sekarang, yang lebih penting adalah dua dimensi lain dari interaksi kerja.

2. Pendekatan bottom-up

Yang ini mewakili setiap kali bawahan Anda membuat permintaan yang harus Anda putuskan. Di sinilah sebagian besar bottleneck terjadi, tetapi di sana juga terdapat kesempatan untuk meningkatkan pemberdayaan karyawan.

Pertimbangkan skenario di mana Anda menugaskan seorang karyawan untuk memimpin peluncuran campaign baru. Namun, mereka datang kepada Anda untuk setiap keputusan: channel apa yang harus dicakup campaign, berapa banyak yang harus mereka habiskan di setiap channel, atau apakah konten ini harus dipublikasikan. Anda merasa seperti melakukan semua pekerjaan campaign manager.

Terdengar familiar?

Delegasi sering disalahpahami. Apa yang Anda sering pikir sebagai delegasi hanyalah menugaskan tindakan, bukan menugaskan hasil. Anda mempercayakan seseorang dengan proyek tetapi masih berdiri di belakang setiap keputusan.

RACI matrix, yang merupakan singkatan dari Responsible, Accountable, Consulted, dan Informed, adalah framework yang membantu membekali Anda dengan pemahaman yang lebih baik tentang semua area pengambilan keputusan dalam proyek atau proses.

• Responsible (R): Yang mengeksekusi tugas atau membuat keputusan.
• Accountable (A): Individu yang pada akhirnya bertanggung jawab atas hasil.
• Consulted (C): Mereka yang dikonsultasikan untuk input sebelum keputusan dibuat.
• Informed (I): Mereka yang tetap diperbarui tentang keputusan tetapi tidak terlibat langsung.

Setelah Anda memetakan semua area pengambilan keputusan, Anda akan melihat sendiri bahwa Anda tidak harus bertanggung jawab atas segalanya. Masalahnya sering gagal memperjelas bahwa Anda ingin orang lain bertanggung jawab, atau bahkan accountable untuk tugas tertentu.

Terkadang organisasi tidak memerlukan solusi; itu hanya membutuhkan kejelasan - Ben Horowitz

Solusi software, dalam hal ini, dapat membawa transparansi ke pengambilan keputusan. Anda dapat mengatur formulir permintaan dan aturan persetujuan sekali untuk selamanya, dan orang akan tahu kepada siapa harus mendekati untuk persetujuan.

3. Dimensi cross-functional

Dan sekarang, tentang dimensi terakhir. Seperti yang diilustrasikan dalam peta, yang ini melibatkan kolaborasi antara tim dan departemen yang berbeda untuk menjaga bisnis berjalan lancar, dikenal singkatnya sebagai "proses".

Banyak dari beban kerja Anda berasal dari kurangnya proses standar di seluruh fungsi. Seiring tim Anda berkembang, mereka tidak lagi bekerja sedekat itu, dan Anda akhirnya mengoordinasikan semuanya. Tanpa prosedur standar, anggota tim mungkin mengadopsi metode yang berbeda untuk tugas serupa, memerlukan perhatian konstan Anda untuk menjaga semua orang tetap sejalan.

Banyak upaya juga terbuang setiap kali Anda onboard karyawan baru, dan perlu melalui instruksi berulang kali.

Anda mungkin pernah mendengar tentang SOP—Standard Operating Procedures—yang pada dasarnya adalah dokumen "how-to" yang memberikan panduan langkah demi langkah untuk melakukan proses tertentu.

Mulailah dengan mendefinisikan:

• Apa yang ingin dicapai proses, dikenal sebagai tujuan
• Apa yang diperlukan untuk memulai proses dan apa yang dihasilkannya, dikenal sebagai input dan output
• Siapa yang terlibat dan apa tanggung jawab mereka
• Langkah apa yang harus diikuti, dengan aktivitas terperinci yang terlibat
• Berapa banyak waktu yang harus dihabiskan di setiap langkah

SOP memberdayakan anggota tim dengan memberi mereka instruksi yang mereka butuhkan untuk bertindak secara independen, alih-alih menunggu arahan Anda.

Juga, dengan menguraikan metode paling efisien untuk menyelesaikan tugas, SOP membantu anggota tim menyelesaikan pekerjaan mereka lebih cepat dengan lebih sedikit kesalahan dan konflik, menyelamatkan Anda dari menangani situasi yang tidak terduga.

Namun, perlu dicatat bahwa menulis SOP tidak menjamin dapat diikuti. Karyawan mungkin kesulitan mengakses atau memahami dokumen yang panjang, dan mereka sering terpisah dari tool sehari-hari, membuat sulit bagi karyawan untuk merujuknya secara konsisten.

Jadi, sekadar mendokumentasikan SOP tidak cukup. Anda perlu mengintegrasikan prosedur ini ke dalam pekerjaan sehari-hari. Di situlah sistem digital engagement menjadi berguna. Ini memungkinkan karyawan untuk mengikuti aturan secara otomatis tanpa perlu mengetahui setiap detail standar.

Berhenti melakukan, mulai merancang

Ingat, management top-down bukan satu-satunya tanggung jawab Anda. Anda juga perlu membuat keputusan tentang permintaan bottom-up dan menangani masalah cross-functional. Untuk menghindari kewalahan oleh tugas-tugas kecil, Anda harus (1) memperjelas peran Anda dalam berbagai situasi, berdasarkan model yang disebutkan di atas, (2) mendelegasikan otoritas pengambilan keputusan, dan (3) membakukan proses sehingga karyawan dapat melakukan pekerjaan mereka sendiri. Sementara itu, solusi teknologi membantu membawa kejelasan dan otomatisasi ke operasi.

Anda tidak memerlukan cara untuk mengontrol dengan lebih baik, melainkan untuk mendesentralisasi kontrol Anda. Ketika, dan hanya ketika karyawan Anda diberdayakan, Anda dapat terangkat dari beban dan mulai memenuhi peran Anda sebagai leader.