Cycle Time vs Lead Time: Definisi dan Rumus

Cycle time vs lead time adalah salah satu sumber kebingungan paling umum dalam pekerjaan lean, agile, dan operasi. Keduanya saling berkaitan, tetapi mengukur jam yang berbeda, dan mencampuradukkan keduanya bisa menyebabkan keputusan yang salah tentang di mana harus meningkatkan proses Anda.

Apa itu lead time?

Lead time adalah total waktu dari saat permintaan pelanggan tiba hingga permintaan tersebut terkirim. Jam mulai berjalan sejak permintaan itu diajukan, baik itu purchase order, tiket dukungan, atau user story, dan berhenti hanya ketika pelanggan sudah menerima output akhir di tangan.

Lead time mencakup segalanya: waktu menunggu dalam antrean, waktu terhambat pada persetujuan, waktu pengerjaan aktif, dan waktu dalam perjalanan. Ini adalah angka yang benar-benar dialami pelanggan, meskipun sebagian besar waktu tersebut mungkin tim Anda sama sekali tidak sedang mengerjakannya.

Contoh. Seorang pelanggan mengajukan permintaan fitur perangkat lunak pada Senin pagi. Tim Anda mengambilnya Rabu, membuat kodenya Kamis dan Jumat, mengujinya Senin berikutnya, dan menerapkannya Selasa. Fitur pelanggan tersebut aktif sembilan hari kerja setelah permintaan tiba. Lead time = 9 hari.

Fakta Penting: cycle time dan lead time

• Hukum Little, pertama kali dibuktikan oleh peneliti operasi John D. C. Little pada tahun 1961, menunjukkan bahwa rata-rata lead time sama dengan rata-rata work in progress (WIP) dibagi rata-rata throughput. Hukum ini berlaku untuk sistem stabil apa pun, baik manufaktur, perangkat lunak, maupun dukungan pelanggan.
• Riset Lean Enterprise Institute tentang value stream mapping secara konsisten menemukan bahwa lebih dari 80% lead time di sebagian besar proses adalah waktu antrean dan menunggu, bukan waktu kerja aktif. Memangkas lead time hampir selalu berarti memangkas waktu tunggu, bukan bekerja lebih cepat.
• Menurut Accelerate (Forsgren, Humble, dan Kim, 2018), tim penyampaian perangkat lunak terbaik mencapai median lead time untuk perubahan di bawah satu jam. Sebagian besar organisasi memulai dari hitungan hari atau minggu.

Apa itu cycle time?

Cycle time adalah waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan satu unit pekerjaan sejak tim Anda benar-benar memulainya. Jam mulai berjalan ketika pekerjaan aktif dimulai, dan berhenti ketika unit tersebut selesai dan siap untuk tahap berikutnya (atau untuk pengiriman). Cycle time tidak mencakup waktu duduk di backlog atau menunggu seseorang mengambilnya.

Dalam manufaktur, cycle time sering diukur per unit: "Berapa lama satu item bergerak melalui satu stasiun kerja?" Dalam perangkat lunak dan Kanban, biasanya diukur dari "in progress" hingga "done."

Contoh. Menggunakan permintaan fitur yang sama: tim Anda mengambil pekerjaan Rabu, membuat kode hingga Jumat, menguji Senin, menerapkan Selasa. Waktu kerja aktif = 5 hari kerja. Cycle time = 5 hari. Lead time = 9 hari. Selisih 4 hari adalah waktu antrean sebelum pekerjaan dimulai.

Cycle time adalah metrik internal. Tim Anda mengendalikannya. Lead time adalah metrik yang dihadapi pelanggan, yang bergantung pada cycle time sekaligus waktu tunggu sebelum pekerjaan dimulai.

Cycle time vs lead time: perbedaan utama

Berikut perbandingan berdampingan dari kedua metrik ini.

Selisih antara kedua angka ini adalah waktu antrean Anda: waktu yang dihabiskan sebuah permintaan untuk menunggu sebelum ada yang menyentuhnya. Selisih yang besar biasanya menandakan masalah backlog, bukan masalah kecepatan. Jika lead time Anda 10 hari tetapi cycle time hanya 2 hari, proses tersebut menghabiskan 8 hari untuk menunggu, bukan bekerja.

Cara menghitung cycle time dan lead time

Kedua rumus ini cukup sederhana. Tantangannya adalah menyepakati dengan tepat kapan setiap jam mulai dan berhenti dalam proses spesifik Anda.

Rumus lead time

Lead time = Tanggal dan waktu pengiriman dikurangi tanggal dan waktu permintaan

Untuk batch atau rata-rata: jumlahkan lead time di seluruh kumpulan item yang selesai lalu bagi dengan jumlah item.

Rumus cycle time

Cycle time = Tanggal dan waktu penyelesaian dikurangi tanggal dan waktu dimulainya pekerjaan aktif

Untuk rata-rata tim dalam suatu periode: bagi total output dengan jumlah periode kerja.

Hukum Little

Hukum Little adalah rumus paling berguna yang menghubungkan kedua metrik ini:

Lead time = Work in progress (WIP) / Throughput

Di mana:

• Work in progress (WIP) adalah jumlah item yang sedang diproses (sudah dimulai tetapi belum selesai)
• Throughput adalah jumlah item yang diselesaikan per satuan waktu

Jika tim Anda menyelesaikan 5 tiket per minggu dan selalu memiliki 20 tiket dalam proses, Hukum Little memprediksi rata-rata lead time 4 minggu. Untuk memangkas lead time menjadi setengahnya, Anda bisa melipatgandakan throughput (sulit) atau memangkas WIP menjadi setengahnya (sering kali lebih mudah dan lebih cepat). Inilah sebabnya batas WIP menjadi praktik utama dalam sistem Kanban dan lean.

Hukum Little berlaku pada proses stabil apa pun, baik itu call center, sprint perangkat lunak, atau stasiun pengambilan barang di gudang, selama laju alurnya kurang lebih stabil.

Cara mengurangi cycle time dan lead time

Mengurangi kedua metrik ini dimulai dengan mengetahui mana yang sebenarnya menjadi masalah.

Langkah 1: Ukur keduanya secara terpisah

Siapkan pelacakan yang mencatat waktu kedatangan permintaan, waktu mulai pekerjaan, dan waktu penyelesaian untuk setiap unit. Sebagian besar alat proyek dan papan Kanban bisa melakukan ini dengan konfigurasi minimal. Anda tidak bisa meningkatkan apa yang tidak bisa Anda lihat.

Langkah 2: Identifikasi ke mana sebenarnya waktu terbuang

Gambar peta value stream sederhana dari proses Anda. Tandai tahap mana yang melibatkan pekerjaan aktif dan mana yang murni menunggu. Jika lead time Anda 10 hari dan cycle time Anda 2 hari, fokuslah dulu pada 8 hari waktu tunggu tersebut.

Langkah 3: Batasi work in progress

Sesuai Hukum Little, memangkas WIP secara langsung memangkas lead time. Tetapkan batas WIP eksplisit di setiap tahap. Ketika sebuah tahap mencapai batasnya, tarik pekerjaan hanya ketika ada slot yang terbuka. Ini terasa lebih lambat tetapi hampir selalu menghasilkan alur keseluruhan yang lebih cepat karena menghentikan penumpukan yang menyebabkan waktu antrean.

Langkah 4: Hilangkan penghambat sebelum terulang

Lacak mengapa item tersangkut: persetujuan yang hilang, ketergantungan pada tim lain, persyaratan yang tidak jelas, menunggu akses lingkungan. Gunakan analisis akar masalah atau sesi five whys untuk menemukan pola yang berulang, lalu perbaiki sistemnya, bukan mengejar setiap penghambat satu per satu.

Langkah 5: Seimbangkan stasiun kerja atau kapasitas tim Anda

Kapasitas yang tidak merata menciptakan hambatan yang membengkakkan cycle time dan lead time sekaligus. Teori kendala (theory of constraints) memberi Anda kerangka kerja untuk menemukan satu kendala yang membatasi seluruh sistem, perbaiki itu terlebih dahulu, dan seluruh alur akan menjadi lebih cepat. Anda juga bisa menerapkan teknik poka-yoke untuk mencegah cacat yang menyebabkan pekerjaan ulang dan memperpanjang cycle time.

Langkah 6: Perkecil ukuran batch

Batch pekerjaan yang besar bergerak lambat melalui sebuah sistem bahkan ketika cycle time individualnya singkat. Memecah fitur dua minggu menjadi potongan yang bisa dideploy setiap hari secara drastis memangkas lead time karena umpan balik datang lebih cepat dan waktu antrean berkurang.

Contoh cycle time vs lead time

Contoh dukungan pelanggan dan pengadaan menunjukkan pola yang menjadi sasaran pemikiran just-in-time: pekerjaan aktual hanyalah sebagian kecil dari total waktu yang berlalu. Sebagian besar lead time adalah overhead serah terima, antrean, dan persetujuan.

Takt time, cycle time, dan lead time

Ketiga istilah ini sering muncul bersamaan, dan masing-masing melayani tujuan yang berbeda dalam operasi lean.

Takt time adalah laju target di mana proses Anda harus menghasilkan satu unit untuk memenuhi permintaan pelanggan. Ditentukan oleh pasar, bukan oleh tim Anda. Jika pelanggan menuntut 100 unit per shift 8 jam, takt time adalah 4,8 menit per unit. Takt time adalah alat perencanaan.

Cycle time adalah apa yang sebenarnya dibutuhkan proses Anda per unit. Jika cycle time di bawah takt time, Anda memiliki kapasitas lebih. Jika cycle time melebihi takt time, Anda tidak bisa memenuhi permintaan. Takt time menetapkan tolok ukur; cycle time memberi tahu Anda seberapa dekat Anda dengannya.

Lead time adalah pengalaman pelanggan dari ujung ke ujung, yang mencakup cycle time ditambah semua waktu tunggu sebelum dan sesudah pekerjaan aktif.

Ketiganya bekerja bersama: takt time memberi tahu Anda laju target, cycle time menunjukkan laju aktual Anda per unit, dan lead time mengungkap total waktu tunggu yang dialami pelanggan dari permintaan hingga penerimaan.

Pertanyaan yang sering diajukan

Apa perbedaan antara cycle time dan lead time?

Lead time adalah total waktu dari permintaan pelanggan hingga pengiriman, termasuk semua periode menunggu. Cycle time hanyalah waktu kerja aktif setelah sebuah tugas atau unit mulai dikerjakan. Lead time selalu lebih besar atau sama dengan cycle time. Selisih antara keduanya adalah waktu antrean.

Apakah lead time selalu lebih panjang daripada cycle time?

Ya, dalam praktiknya. Cycle time adalah komponen dari lead time, sehingga lead time sama dengan cycle time ditambah waktu tunggu apa pun sebelum dan sesudah pekerjaan aktif. Satu-satunya skenario di mana keduanya bisa setara adalah jika pekerjaan dimulai persis saat permintaan tiba dan terkirim tepat saat selesai, yang hampir tidak pernah terjadi dalam operasi nyata.

Apa itu Hukum Little dan mengapa itu penting?

Hukum Little menyatakan bahwa rata-rata lead time sama dengan rata-rata WIP dibagi rata-rata throughput (jumlah item yang selesai per satuan waktu). Ini penting karena memberi Anda sebuah tuas: alih-alih mencoba bekerja lebih cepat (throughput), Anda bisa memangkas WIP secara langsung untuk mengurangi lead time. WIP yang lebih rendah berarti setiap item bergerak lebih cepat melalui sistem dengan persaingan sumber daya yang lebih sedikit.

Bisakah cycle time rendah tetapi lead time tinggi?

Ya, dan ini umum terjadi. Jika tim Anda cepat begitu mulai bekerja, tetapi permintaan menumpuk di backlog selama berhari-hari sebelum diambil, cycle time akan pendek sementara lead time tetap tinggi. Inilah persis skenario yang dirancang untuk diatasi oleh batas WIP dan sistem berbasis tarik.

Bagaimana papan Kanban melacak metrik ini?

Sebagian besar alat Kanban (Jira, Linear, Trello, dan sejenisnya) mencatat stempel waktu ketika sebuah kartu berpindah ke kolom "in progress" dan ketika berpindah ke "done." Cycle time adalah selisih antara kedua peristiwa tersebut. Lead time dilacak dari pembuatan kartu (atau titik permintaan pelanggan) hingga selesai. Banyak alat menghasilkan diagram alur kumulatif yang menunjukkan WIP, throughput, dan prediksi lead time dalam satu grafik.

---

Mengurangi cycle time dan lead time bukan soal mendorong orang untuk bergerak lebih cepat. Ini soal menghilangkan waktu tunggu yang mengisi ruang di antara pekerjaan nyata. Petakan alur Anda, batasi WIP Anda, dan perbaiki hambatannya, angkanya akan mengikuti.