Transformasi bisnis Make-to-Order Anda: Bagaimana Rework mempercepat operasi untuk pertumbuhan

Berbeda dengan model produksi massal, bisnis Make-to-order (MTO) memiliki kekhasan dalam fokus mereka pada produksi produk yang disesuaikan dengan spesifikasi setiap pelanggan. Keunikan ini menghadirkan tantangan spesifik, seperti kebutuhan pelanggan yang terus berubah, perencanaan produksi yang kompleks, dan lead time yang ketat.

Saat kami mengkaji berbagai bisnis MTO, menjadi jelas bagi kami bahwa mereka memerlukan pendekatan yang fleksibel dalam mengelola sumber daya dan kolaborasi yang lancar antara tim penjualan dan produksi, yang tidak dapat dilakukan secara manual. Dalam artikel ini, kami akan mengeksplorasi bagaimana Rework.com menawarkan solusi yang disesuaikan untuk menghadapi tantangan ini dan mempercepat operasi MTO untuk profitabilitas yang lebih besar.

Apa itu Bisnis MTO? Contoh

Make-to-order (MTO) adalah bisnis yang fokus pada produksi barang berdasarkan pesanan pelanggan individual, menawarkan tingkat kustomisasi yang tinggi. Berbeda dengan produksi massal, perusahaan MTO hanya memulai produksi setelah pesanan ditempatkan.

MTO adalah salah satu strategi pull-manufacturing, yang berarti produksi didasarkan pada permintaan aktual, berbeda dengan strategi push-manufacturing, di mana jadwal dan kuantitas produksi ditentukan oleh forecast.

Perbedaan utama antara MTO dan model produksi lainnya terletak pada tingkat kustomisasi. Mari kita pelajari lebih dalam dalam tabel perbandingan di bawah ini:

Untuk tujuan artikel ini, kami akan fokus pada bisnis MTO sederhana seperti produsen makanan kustom, karya seni kustom, dan pembuat furniture kustom. Bisnis-bisnis ini, meskipun menawarkan kustomisasi, tidak memerlukan fase desain dan engineering yang ekstensif seperti ETO. Mari kita lihat lebih dalam tantangan apa yang harus dihadapi bisnis MTO dan bagaimana Rework.com dapat membantu mereka mengoptimalkan operasi dan memaksimalkan profitabilitas.

Peta organisasi dan overview proses MTO

2.1. Peta organisasi

Bisnis MTO umumnya memiliki 4 fungsi kunci:

Tim Sales & Customer Service: Tim ini menangani inquiry pelanggan, memproses pesanan, dan mengomunikasikan kebutuhan kustomisasi kepada tim produksi dan procurement.
Tim Production/Manufacturing: Tim ini mengelola pembuatan produk yang disesuaikan sesuai spesifikasi pelanggan. Tim ini mengoordinasikan jadwal produksi, mengalokasikan sumber daya, dan memastikan quality control.
Tim Supply chain (Procurement & Logistics): Tim ini bertanggung jawab untuk sourcing dan pengadaan bahan baku atau komponen segera setelah pesanan dikonfirmasi. Mereka harus berkoordinasi erat dengan supplier untuk meminimalkan lead time dan memastikan ketersediaan material tepat waktu. Tim ini juga mengelola shipping dan logistics untuk mengirimkan barang jadi tepat waktu kepada pelanggan.
Tim Admin: Tim ini mendukung berbagai fungsi internal seperti Human Resources (HR), termasuk hiring, training, payroll, dan benefits; dan Accounting, termasuk invoicing, payments, dan financial reporting.

Tergantung pada konteks bisnis, tim dapat dipecah menjadi fungsi yang lebih spesialis atau digabungkan menjadi satu tim. Misalnya, bisa ada Operation Manager yang bertanggung jawab atas sub-tim Production dan Quality Assurance; atau akan ada tim Procurement dan Logistics yang terpisah.

2.2. Overview Proses MTO:

Mari kita pecah menjadi tiga tahap kunci: Order Confirmation & Production Planning, Production & Quality Check, dan Delivery & Feedback, dengan langkah-langkah di dalamnya.

Order Confirmation & Production Planning

Tahap awal ini meletakkan fondasi untuk seluruh proses MTO.

Order confirmation: Pelanggan menempatkan pesanan, menentukan detail produk seperti kustomisasi, kuantitas, dan tanggal pengiriman. Sales akan mengumpulkan pesanan dan meneruskannya ke departemen lain.
Feasibility check: Perusahaan menilai kelayakan pesanan, termasuk ketersediaan bahan baku, kapasitas produksi, dan lead time yang diperlukan. Setiap penyesuaian yang diperlukan terhadap timeline atau biaya didiskusikan dengan pelanggan.
Production planning: Setelah feasibility dikonfirmasi, jadwal produksi dibuat. Ini termasuk mengalokasikan sumber daya (tenaga kerja, mesin, material), mendefinisikan milestones, dan menetapkan deadline untuk setiap tahap produksi.
Material ordering: Untuk pesanan yang disesuaikan, material atau komponen spesifik dipesan. Ini dapat melibatkan bekerja dengan supplier untuk memastikan pengiriman tepat waktu berdasarkan timeline produksi.

Production & Quality Check

Setelah planning selesai, fokus beralih ke produksi aktual dan memastikan produk memenuhi standar kualitas.

Manufacturing: Proses produksi dimulai sesuai jadwal yang direncanakan. Tergantung pada kompleksitas pesanan, berbagai sub-proses (misalnya, assembly, painting, testing) dapat terjadi secara bersamaan atau berurutan.
In-process quality checks: Selama manufacturing, quality checks dilakukan pada berbagai tahap untuk memastikan produk dibuat sesuai spesifikasi pelanggan dan memenuhi standar kualitas.
Final quality inspection: Setelah manufacturing selesai, inspeksi menyeluruh dilakukan.

Delivery & Feedback

Setelah produksi dan quality assurance, produk siap dikirim dan feedback pelanggan dikumpulkan untuk memperbaiki proses di masa depan.

Packaging & delivery preparation: Produk jadi disiapkan untuk shipping. Ini termasuk packaging dan mempersiapkan semua dokumentasi shipping yang diperlukan (invoices, warranties, manuals).
Delivery: Produk dikirim ke pelanggan, baik melalui tim delivery internal atau penyedia logistics pihak ketiga.
Customer feedback: Setelah pengiriman, pelanggan didorong untuk memberikan feedback tentang produk dan pengalaman secara keseluruhan. Ini dapat melibatkan follow-up calls, surveys, atau permintaan review untuk menilai kepuasan produk dan mengidentifikasi area untuk perbaikan.
Post-sale Support: Berdasarkan feedback, setiap penyesuaian, troubleshooting, atau customer service support yang diperlukan diberikan.

Apakah Anda mengalami masalah ini dalam mengelola bisnis MTO secara manual?

Sebagian besar bisnis MTO dimulai dengan kecil dengan biaya upfront minimal, sehingga mereka sering mengelola semuanya secara manual tanpa masalah besar di awal. Namun, saat bisnis tumbuh dan mereka ingin memanfaatkan kekuatan kustomisasi mereka, tantangan pasti muncul. Kami telah melihat banyak bisnis MTO menghadapi kesulitan serupa saat mereka scale, termasuk salah satu pelanggan kami, sebuah toko kue kustom terkemuka di Filipina, yang menangani beberapa pesanan kue kustom setiap hari dan mulai mengalami keterbatasan dari proses manual. Mari kita diskusikan kesulitan tersebut secara lebih detail:

3.1. Koordinasi yang stagnan dan terputus

Dalam banyak bisnis MTO, pelanggan menempatkan pesanan melalui berbagai channel seperti Facebook, WhatsApp, atau langsung dengan staf sales frontline. Pesanan-pesanan ini kemudian diteruskan secara manual antar departemen, yang mengarah pada risiko tinggi human error dan duplikasi pekerjaan.

Halaman dari buku formulir manual. Terlihat familiar?

Salah satu pelanggan kami berbagi pengalaman mereka tentang bagaimana satu pesanan akan dicatat dan diulang setidaknya empat kali – sekali untuk tim accounting untuk reporting, kemudian ke tim dispatch, kemudian lagi ke kepala produksi, dan setiap lead sub-produksi. Bayangkan frustrasi memiliki informasi yang sama melalui begitu banyak tangan, menciptakan ruang untuk kesalahan dan membuang waktu.

Di atas itu, tidak akan ada sinkronisitas karena tim procurement, production, dan logistics sangat bergantung pada email, panggilan telepon, atau catatan manual. Tanpa sistem terpusat, hampir tidak mungkin menjaga semua orang pada halaman yang sama, yang memperlambat segalanya.

3.2. Procurement dan inventory management yang tidak efisien

Proses procurement dalam bisnis MTO menghadapi tantangan serupa. Tanpa sistem digital yang tepat, penempatan pesanan untuk material sering tertunda atau salah, memperpanjang lead time dan memperlambat produksi.

Salah satu pelanggan kami berbagi bahwa mereka mengirim pesan ke tim procurement melalui WhatsApp setiap kali mereka mendapat pesanan, dan mereka sudah mengalami masalah seperti pembelian duplikat atau pesanan yang tercampur karena jumlah pesan group chat yang berlebihan.

3.3. Kurangnya real-time tracking dan visibility

Ketika komunikasi tertunda dan tersebar, menjadi hampir tidak mungkin bagi manager untuk mengawasi seluruh operasi. Reporting sering tertunda, membuat sulit untuk merespons secara proaktif terhadap masalah.

Misalnya, jika supplier terlambat atau mesin rusak, kurangnya real-time alerts berarti masalah bisa tidak terdeteksi sampai menyebabkan bottlenecks atau mengganggu jadwal pengiriman. Tim hanya kehilangan kesempatan untuk mengoptimalkan efisiensi dan profit mereka.

_"If you can't measure it, you can't manage it." _– W. Edwards Deming.

Bagaimana Rework dapat mempercepat bisnis MTO

Di Rework, fokus selalu pada memahami tantangan unik yang dihadapi setiap bisnis. Dengan berkolaborasi erat dengan klien kami, kami membantu menunjukkan area di mana perbaikan diperlukan, baik itu dalam komunikasi, data reporting, atau hanya kurangnya compliance manusia.

Untuk mengimplementasikan teknologi secara efektif yang menyelesaikan masalah ini, kami sering memperkenalkan formula SPET (Scope-People-Execution-Technology) kami, pertama dengan mengidentifikasi masalah, tujuan, dan use case software dalam kaitannya dengan konteks bisnis. Dengan menerapkan formula ini, bisnis dapat memastikan bahwa teknologi tidak hanya menyelesaikan masalah permukaan tetapi juga menjadi bagian integral dari bisnis Anda yang mendorong perbaikan nyata dan terukur.

Sekarang kami telah mengidentifikasi masalah utama, berikut adalah beberapa strategi kunci yang harus diadopsi bisnis MTO untuk mengoptimalkan profit dan bersiap untuk pertumbuhan dengan bantuan Rework:

4.1. Meningkatkan efisiensi produksi

Untuk menyelesaikan masalah berdenyut dari workflows yang terputus dan miskomunikasi, Rework menawarkan workflow produksi yang disederhanakan dan terorganisir dengan:

Memusatkan pesanan pelanggan dan mengotomatisasi komunikasi: Daripada secara manual meneruskan pesanan antar tim, Rework memungkinkan Anda untuk mengatur Webform di mana sales frontline atau bahkan pelanggan dapat memasukkan detail pesanan secara langsung. Ketika pesanan ditempatkan, job akan secara otomatis dihasilkan dalam proses produksi Flows Rework dan dapat dengan mudah diteruskan ke semua tim yang relevan, sehingga setiap departemen selaras sejak awal.
Menyederhanakan komunikasi dalam pesanan: Setiap update, pertanyaan, atau perubahan terkait pesanan dapat dengan mudah dilacak dan dikomunikasikan dalam job di Flows Rework. Anggota tim dapat mengomentari langsung pada job dan tag orang lain yang terlibat, menjaga semua komunikasi di satu tempat, sehingga tidak ada informasi kritis yang hilang.
Memastikan quality control tepat waktu: Di Rework, Anda dapat mengatur reviewers di setiap tahap untuk memastikan output dari setiap tahap memenuhi standar sebelum job pindah ke tahap berikutnya. Anda juga dapat mengatur required tasks untuk pekerja penuhi untuk memastikan standar tertentu terpenuhi.

4.2. Mengurangi lead time dengan supplier

Rework dapat membantu mengurangi keterlambatan procurement dengan:

Menyederhanakan procurement workflows: Serupa dengan produksi, proses procurement mudah dikelola menggunakan Flows Rework. Progress dari setiap pesanan material, baik itu dalam tahap payment, delivery, atau warehouse loading, dilacak secara visual. Sistem ini juga memusatkan informasi supplier, menghilangkan kebutuhan untuk spreadsheet manajemen supplier terpisah
Memberikan real-time visibility ke inventory level: Dengan Datasets Rework, Anda dapat secara otomatis melacak inventory levels dengan mengintegrasikannya dengan procurement dan production workflows Anda. Sekarang mudah bagi admin atau procurement untuk memberikan feedback ke tim produksi tentang restocking lead time berdasarkan inventory level dan memutuskan apakah akan reorder pada titik tertentu. Automated notifications juga dapat diatur untuk low stock atau reorder points untuk memastikan Anda tidak pernah menghadapi kekurangan tak terduga.

4.3. Memanfaatkan data untuk business decisions

Dengan memusatkan operasi dan data, Rework memberikan manager akses ke real-time reports, memungkinkan data-driven decisions:

Memastikan compliance: Rework memungkinkan bisnis untuk mengatur Service Level Agreements (SLAs), menetapkan waktu maksimum yang diizinkan untuk setiap tahap produksi untuk memastikan pengiriman tepat waktu.
Melacak dan meningkatkan performance: Dengan insights detail tentang order fulfillment times, material usage dan jenis data lainnya, manager dapat mengambil tindakan segera untuk mengoptimalkan proses, mengidentifikasi waste dan bottlenecks, dan pada akhirnya meningkatkan profitabilitas.

4.4. Meningkatkan customer experience

Mengoptimalkan proses internal hanyalah titik awal. Dengan menghabiskan lebih sedikit waktu pada pekerjaan manual, bisnis MTO yang menggunakan Rework sekarang dapat menghabiskan lebih banyak waktu meningkatkan customer experience dan oleh karena itu meningkatkan sales potential dengan:

Responsive communication: Rework terintegrasi dengan Email dan WhatsApp, memungkinkan notifikasi cepat ke pelanggan setiap kali pesanan mereka dikonfirmasi atau siap untuk pengiriman. Anda juga dapat mengatur proses pengumpulan feedback pelanggan otomatis setelah setiap pesanan menggunakan Webforms dan Flows Rework untuk meningkatkan service quality dan memperkuat customer relationships
Menawarkan premium services: Dengan order forms digital Rework, lebih mudah untuk menawarkan opsi kustomisasi modular kepada pelanggan, meningkatkan nilai setiap pesanan. Juga, dengan mengoptimalkan proses produksi dan memastikan strict compliance, bisnis MTO dapat dengan percaya diri menawarkan delivery guarantees, menjadikannya selling point kunci dan competitive advantage.

Ringkasan

Meskipun model MTO memungkinkan fleksibilitas, ia juga memperkenalkan tantangan unik saat dikelola secara manual, seperti komunikasi yang tertunda, procurement yang tidak efisien, dan kurangnya real-time visibility. Masalah ini dapat menyebabkan keterlambatan produksi, workflows yang tidak efisien dan pelanggan yang tidak puas.

Untuk bisnis MTO kecil-hingga-menengah yang berjuang dengan tantangan ini, Rework menyediakan solusi ideal. Jika Anda mengalami masalah dengan misalignment, sumber daya yang terbuang, dan proses produksi yang berkepanjangan, mari lakukan checkup dengan business doctor kami.

Manajemen Proses