Apa itu PDCA: Manfaatkan kekuatan continuous testing

Thumbnail image

Bayangkan bisnis Anda beroperasi pada platform e-commerce, dan customer satisfaction ratings baru-baru ini menurun. Setelah review hati-hati, Anda menemukan bahwa pelanggan Anda mengeluh tentang keterlambatan pengiriman dan produk yang rusak selama shipment.

Untuk mengatasi ini, Anda menjalankan trial project satu bulan menggunakan carrier baru untuk kelompok sampel pelanggan. Dengan senang hati, feedback positif mulai datang, dan masalah pengiriman membaik. Anda memutuskan untuk beralih ke provider baru untuk semua pesanan di masa depan.

Apa yang baru saja Anda lakukan adalah iterasi sederhana dari siklus PDCA. Dianggap sebagai "formula rahasia untuk pertumbuhan luar biasa bisnis Jepang," apa sebenarnya PDCA, jenis perusahaan mana yang dapat menerapkan, dan bagaimana dapat diimplementasikan secara efektif? Artikel berikut akan memberikan analisis detail.

Apa itu PDCA?

Apa arti PDCA?

PDCA, yang merupakan singkatan dari Plan – Do – Check – Act, adalah alat project management empat langkah yang dirancang untuk memfasilitasi continuous improvement. PDCA mendorong testing improvements pada skala kecil sebelum meluncurkan prosedur baru dan working methods di seluruh perusahaan.

PDCA dapat mempercepat continuous improvement dan membantu perusahaan mengoptimalkan proses dan operasi. Jika setiap langkah dilakukan secara konsisten dan akurat, siklus dapat terjadi lebih cepat, mengarah pada perbaikan yang lebih cepat.

Asal-usul PDCA

Siklus PDCA pertama kali diperkenalkan oleh Walter Shewhart, yang disebut sebagai "bapak statistical quality control". Dalam bukunya "Economic Control of Quality Of Manufactured Product", Shewhart menerapkan metode ilmiah pada economic quality control.

Tesis Shewhart lebih lanjut dikembangkan oleh W. Edwards Deming, pemikir terkemuka dalam modern quality control, yang sangat mengadvokasi karya Shewhart. Deming memperluas ide Shewhart, menerapkan metode ilmiah tidak hanya pada quality control tetapi juga pada process improvement.

Deming memperkenalkan metode ini kepada insinyur Jepang. Di sana, siklus Shewhart diintegrasikan dengan prinsip continuous improvement, seperti Kaizen, sistem produksi Toyota, dan Lean manufacturing, berkembang menjadi apa yang sekarang dikenal sebagai siklus Plan-Do-Check-Act (PDCA).

Saat ini, PDCA digunakan secara luas sebagai bagian dari Lean project management. Ini juga dikenal dengan beberapa nama lain, termasuk Shewhart Cycle, Deming Cycle, dan Deming Wheel.

Kapan Anda harus menggunakan PDCA?

Perusahaan yang ingin meningkatkan proses operasional mereka sering mengimplementasikan PDCA untuk meminimalkan errors dan memaksimalkan output. Organisasi dapat mengulangi siklus PDCA ketika dieksekusi secara efektif, menanamkannya sebagai standard operating procedure. Secara khusus, siklus PDCA dapat diterapkan ketika bisnis Anda:

  • Memulai proses atau project baru
  • Meningkatkan proses yang ada
  • Mengidentifikasi workflow yang berulang
  • Merencanakan untuk mengumpulkan dan menganalisis data untuk menetapkan business priorities
  • Mengidentifikasi root causes dari bottlenecks atau errors dalam operasi
  • Atau bekerja pada proses apa pun yang bertujuan untuk continuous improvement

Namun, mengimplementasikan siklus PDCA mungkin memerlukan waktu dan fokus sumber daya yang cukup besar. Oleh karena itu, mungkin bukan pendekatan terbaik untuk menyelesaikan masalah mendesak atau situasi yang menuntut kreativitas dan responsiveness yang cepat.

Apa perbedaan antara PDCA, Six Sigma / DMAIC, dan Kaizen?

PDCA, Six Sigma, dan Kaizen semua adalah metode dan frameworks yang digunakan dalam manajemen dan quality improvement. Berikut cara mereka berbeda:

PDCA vs. Six Sigma

Six Sigma (6σ) adalah metode untuk meningkatkan business processes dan quality management. Ini menggunakan metode statistik untuk menghitung jumlah defects dalam proses dan kemudian menentukan cara untuk menghilangkannya.

PDCA adalah bagian inti dari Lean Manufacturing, membuatnya sederhana dan mudah diterapkan. Ini dapat digunakan di semua tingkat organisasi untuk menyelesaikan masalah bisnis umum dan sehari-hari. Misalnya, PDCA dapat membantu mendeteksi errors dalam production line yang dioperasikan oleh factory workers.

Di sisi lain, DMAIC, yang terkait dengan Six Sigma, lebih detail dan data-driven. Ini terbaik untuk mengatasi masalah kompleks dan teknis dan memerlukan spesialis untuk memimpin proses. Misalnya, DMAIC dapat digunakan untuk mencari tahu mengapa production output tidak konsisten, bahkan ketika inputs sama

pdca-vs-six-sigma.png

PDCA vs. Kaizen

Kaizen adalah filosofi dan metode continuous improvement yang dikembangkan di Jepang. Ini bertujuan untuk menciptakan perbaikan kecil dan incremental di semua aspek organisasi.

Berbeda dengan PDCA, yang merupakan siklus terstruktur untuk perbaikan spesifik, Kaizen fokus pada memupuk work culture di mana setiap karyawan secara aktif terlibat dalam mengidentifikasi peluang untuk perbaikan. Pendekatan ongoing ini menekankan membuat perubahan kecil dan konsisten yang, seiring waktu, secara signifikan meningkatkan proses, efisiensi, dan overall company performance.

pdca-vs-kaizen.png

Cara mengimplementasikan siklus PDCA

1. Plan – Menganalisis nature & merencanakan detail

Selama tahap ini, fokus utama Anda akan pada merencanakan tugas yang diperlukan. Tergantung pada ukuran project, fase planning mungkin memerlukan waktu dan effort tim Anda yang substansial. Biasanya, ini akan melibatkan memecah tugas menjadi langkah-langkah yang lebih kecil untuk membuat rencana yang kuat dengan risiko kegagalan minimal.

Sebelum pindah ke tahap berikutnya, pastikan bahwa Anda telah menjawab pertanyaan berikut:

  • Mengidentifikasi masalah: Masalah apa yang Anda hadapi yang perlu perbaikan? Atau peluang perbaikan apa yang Anda miliki? Misalnya, bisa jadi kualitas produk yang menurun atau proses produksi konten yang dapat dioptimalkan.
  • Mendefinisikan tujuan: Apa yang Anda tujuan capai terkait masalah ini? Pastikan objectives jelas dan terikat pada measurable indicators. Anda perlu mengunjungi kembali ini dalam fase "Check".
  • Menganalisis situasi: Apa status saat ini? Anda dapat menerapkan 5-Whys thinking framework untuk mencari tahu root cause dari masalah.
  • Mengembangkan solusi: Pendekatan apa yang mungkin membantu menyelesaikan masalah, berdasarkan penyebab yang telah kami analisis?
  • Memilih solusi terbaik: Dari solusi yang mungkin, pilih yang tampak paling menjanjikan dan selaras terbaik dengan budget Anda.

Ini bisa menjadi bagian paling penting dari upaya implementasi PDCA Anda. Tergantung pada progress project, Anda bahkan mungkin perlu mengulangi langkah-langkah spesifik sampai solusi yang paling sesuai ditemukan.

pdca-plan.png

2. Do – Melakukan testing & Standardization

Setelah rencana diselesaikan, saatnya untuk mengambil tindakan.

Selama tahap ini, Anda akan menerapkan segala sesuatu yang dianalisis dan direncanakan dalam fase sebelumnya. Ini bisa melibatkan mengubah production lines, meningkatkan produk, atau menerapkan teknologi baru—pada dasarnya, membawa semua ide dan rencana Anda ke kehidupan. Fase ini dapat dipecah menjadi tiga sub-langkah: melatih semua personel yang terlibat, mengeksekusi project, dan merekam data untuk performance evaluation di fase berikutnya.

Perhatikan bahwa masalah tak terduga mungkin muncul selama tahap ini. Oleh karena itu, mungkin bermanfaat untuk pertama-tama menjalankan test project skala kecil. Ini memungkinkan Anda untuk mengevaluasi apakah perubahan yang diusulkan akan menghasilkan hasil yang diinginkan tanpa secara signifikan mengganggu operasi perusahaan jika perubahan tidak berhasil. Misalnya, Anda dapat menguji proses baru di departemen spesifik, business unit, atau dengan kelompok pelanggan kecil.

Selain itu, beberapa masalah umum yang mungkin muncul selama fase eksekusi termasuk:

  • Insiden tak terduga di luar kontrol rencana awal.
  • Bottlenecks dalam proses operasional atau produksi yang sulit diidentifikasi.
  • Employee engagement dan komitmen terhadap rencana mungkin berfluktuasi.

Standardized processes sangat penting untuk meningkatkan eksekusi organisasi untuk mengatasi tantangan ini. Standardization memastikan bahwa setiap karyawan jelas tentang peran mereka dan bahwa setiap insiden operasional dicatat dan ditangani secara efektif.

3. Check – Continuous monitoring dan evaluation

Ini adalah waktu untuk memverifikasi apakah hal-hal berjalan sesuai rencana. Pada tahap ini, tim Anda dapat mengidentifikasi problem areas dalam proses saat ini dan menghilangkannya di masa depan. Jika sesuatu salah selama proses, Anda perlu menganalisis dan menemukan root cause dari masalah.

Meskipun tahap ini penting, "Check" sering merupakan bagian yang paling diabaikan dari siklus PDCA. Tanpa secara konsisten mempertahankan monitoring dan evaluation yang tepat, Anda mungkin jatuh ke dalam perangkap umum yang dikenal sebagai "Hawthorne Effect."

Hawthorne Effect mengilustrasikan fenomena di mana manager membuat perubahan apa pun di production area—tidak peduli apa perubahan itu—itu meningkatkan sistem, tetapi hanya untuk waktu singkat. Setelah oversight manajemen tidak lagi hadir, semuanya kembali ke keadaan aslinya.

Perbaikan harus mempertahankan hasilnya dari waktu ke waktu untuk dianggap efektif.

4. Act – Mengkategorikan hasil & Membuat keputusan

Akhirnya, setelah mengembangkan, mengimplementasikan, dan mengevaluasi rencana Anda, saatnya untuk bertindak. Pada tahap ini, Anda perlu mengkategorikan hasil sebagai berikut:

  • Untuk hasil yang tidak diinginkan: Anda harus mengidentifikasi penyebab kegagalan dan kemudian memutuskan apakah akan terus meningkatkan atau berhenti.
    • Jika Anda memilih untuk terus meningkatkan: Ini mengarah pada mengulangi siklus PDCA dengan rencana baru untuk menemukan solusi yang lebih baik.
    • Jika Anda memilih untuk berhenti: Itu berarti Anda menerima bahwa process/product/service tidak perlu (atau tidak dapat) ditingkatkan lebih lanjut saat ini. Jika itu kasusnya, itu bukan faktor strategis, dan Anda harus fokus pada meningkatkan area yang benar-benar strategis.
  • Untuk hasil yang sukses: Selamat! Anda sekarang menemukan proses yang tepat untuk bertahan. Juga, jangan lupa untuk berbagi kemenangan dengan tim yang berkontribusi pada kesuksesan ini. Namun, seperti siklus PDCA, pekerjaan tidak berhenti di sini. Sekarang, Anda perlu memikirkan masalah mana yang harus ditangani selanjutnya. Prioritaskan masalah, pilih yang paling sesuai (sering yang memberikan manfaat maksimum dengan sumber daya minimal), dan mulai siklus PDCA baru.

Contoh siklus PDCA

Berikut adalah contoh siklus PDCA dalam software development.

pdca.png

1. Plan

Tim development mengidentifikasi bahwa user interface (UI) saat ini dari aplikasi software sulit dinavigasi, menyebabkan keluhan user dan meningkatnya support tickets. Tujuannya adalah untuk meningkatkan UI untuk meningkatkan user experience dan mengurangi keluhan. Tim merencanakan redesign, mengumpulkan feedback dari users, dan menguraikan set perbaikan UI yang jelas.

2. Do

Tim mengimplementasikan perubahan UI yang direncanakan dalam small-scale update atau dalam beta version dari software. Design baru diuji secara internal, dan feedback dikumpulkan dari kelompok kecil users.

3. Check

Setelah beberapa minggu, tim meninjau feedback dari test users dan menganalisis key performance indicators (KPIs) seperti user satisfaction scores, support ticket trends, dan engagement metrics. Mereka mengevaluasi apakah perubahan memenuhi tujuan perbaikan.

4. Act

Berdasarkan analisis, jika UI baru terbukti efektif, tim meluncurkan perubahan ke semua users dan standardizes design approach baru. Jika perbaikan lebih lanjut diperlukan, mereka kembali ke fase planning, memperbaiki design, dan mengulangi siklus PDCA.

Proses iteratif ini membantu secara terus-menerus meningkatkan usability dan user experience software.

Pros & Cons dari siklus PDCA

Siklus PDCA adalah alat yang kuat untuk continuous improvement, tetapi memiliki beberapa drawbacks ketika digunakan dalam konteks spesifik.

Advantages

  • Berguna untuk tim yang bertujuan untuk memulai dengan continuous improvement.
  • Fleksibel dan dapat diterapkan pada sebagian besar projects.
  • Cepat untuk mengimplementasikan perubahan dan melihat hasil.
  • Metode terbukti untuk continuous improvement dan meningkatkan organizational standardization.

Disadvantages

  • Memerlukan dukungan dari senior management untuk berhasil.
  • Bekerja terbaik hanya jika siklus iteratif
  • Time-consuming untuk mengimplementasikan dan belajar.
  • Tidak cocok untuk projects mendesak.

Template PDCA

Untuk membantu bisnis dengan mudah menerapkan metode manajemen siklus PDCA untuk meningkatkan hasil mereka, kami telah menyiapkan template yang fleksibel, cocok untuk berbagai rencana.

Free Download: Canvas template to help you quickly apply the PDCA framework in your organization

"To improve is to change; to be perfect is to change often."

Pentingnya perubahan dan continuous improvement selalu ditekankan dalam business operations. Di antara berbagai continuous improvement models, siklus PDCA adalah salah satu metode yang paling streamlined dan optimal untuk mengatasi masalah di tingkat organisasi Anda mana pun. Ini memastikan bahwa proses tidak mengulangi errors sambil memungkinkan organisasi Anda untuk menguji ide pada skala kecil dalam controlled environment.

Anda dapat mulai menerapkan PDCA hari ini, dan kami berharap artikel ini bermanfaat!