5 process maturity levels - Di mana posisi Anda?

Ingat hari-hari pertama bisnis Anda? Ingat betapa berantakannya? Hal-hal tidak terstruktur, dan kesuksesan sebagian besar bergantung pada individual effort.

Saat bisnis Anda tumbuh, Anda akan menghadapi kebutuhan untuk mencari cara kerja yang lebih baik dan lebih stabil. Perjalanan ini adalah apa yang kami sebut process maturity.

Capability Maturity Model (CMM), framework yang dimulai dari software development tetapi sekarang banyak digunakan di seluruh industri, memberi kita panduan untuk memahami process level kita sendiri dan melihat apa yang perlu berubah.

Mari kita lihat di mana Anda berdiri.

Level 1: Initial (ad hoc)

Pada tahap ini, ada sedikit atau tidak ada proses yang konsisten. Orang mengelola jalan keluar mereka dari masalah, dan hasilnya dapat sangat bervariasi tergantung pada siapa yang melakukan pekerjaan. Kesuksesan sering bergantung pada personal effort daripada reliable systems, dan ketika experienced staff pergi, kualitas sering turun.

New team members belajar dengan menonton orang lain atau mengajukan pertanyaan, karena ada sedikit dokumentasi untuk membimbing mereka. Kesalahan terjadi dan cenderung terjadi lagi, karena tidak ada cara yang jelas untuk mencegahnya.

Ini adalah level di mana sebagian besar start-up jatuh, yang diharapkan. Namun, tetap di level ini terlalu lama membuatnya sulit untuk tumbuh atau beradaptasi.

Key traits:

  • Inconsistent results
  • Reliance pada individual memory dan effort
  • No standard process atau documentation
  • Difficult to scale

Moving to Level 2:

Mulai dengan sesuatu yang dapat dikelola. Pilih satu atau dua routine activities, seperti onboarding new customers atau handling invoices, dan luangkan waktu untuk mencatat bagaimana mereka saat ini dilakukan.

Tidak perlu bertujuan untuk perfection pada tahap ini. Tujuannya adalah sekadar menangkap existing practices. Setelah itu tersedia, fokus pada membuat proses lebih mudah diulang, cukup dengan menggunakan tools seperti templates, checklists, atau mendefinisikan roles dengan jelas.

Level 2: Repeatable (managed)

Pada Level 2, organisasi mulai menciptakan struktur dasar. Tim mulai menulis beberapa prosedur atau checklist sederhana, dan orang mulai menggunakannya lebih teratur, yang membuatnya lebih mudah untuk mengulangi pekerjaan yang berhasil.

Namun, inconsistency di seluruh organisasi masih tetap ada, karena tim sering membangun sistem terpisah mereka sendiri, dan tidak ada centralized control. Di bawah tekanan, orang mungkin masih kembali ke old habits. Meski begitu, memiliki beberapa proses di tempat adalah langkah besar dari tidak memiliki sama sekali.

Key traits:

  • Basic process discipline di area tertentu
  • Local repeatability tetapi tidak ada enterprise-wide standards
  • Dependence pada team-level knowledge
  • Fragile di bawah stress atau scale

Moving to Level 3:

Bekerja menuju membangun shared process language di seluruh tim. Mulai dengan mengumpulkan best practices dari berbagai bagian organisasi dan membentuknya menjadi consistent, company-wide standards. Dukung upaya ini dengan clear documentation tools dan designate process owners untuk membantu mempertahankan clarity dan coherence.

Yang paling penting, fokus pada training yang menjelaskan tidak hanya apa yang perlu dilakukan, tetapi juga mengapa proses ada dan bagaimana itu mendukung broader goals.

Level 3: Defined

Pada titik ini, organisasi setuju pada satu cara standar melakukan pekerjaan. Ada cara umum melakukan hal-hal, dikomunikasikan melalui manual, internal wikis, atau onboarding programs. Tim sekarang dapat berkoordinasi lebih mudah tanpa kebingungan, dan new hires tidak lagi harus menebak cara melakukan tugas tertentu. Bisnis menjadi lebih stabil, dan teamwork meningkat secara keseluruhan.

Key traits:

  • Company-wide process standards
  • Clear documentation dan ownership
  • Better onboarding dan cross-team coordination
  • Operational consistency

Moving to Level 4:

Mulai mengumpulkan data, karena Anda tidak dapat mengelola apa yang tidak Anda ukur. Identifikasi beberapa key performance indicators (KPI) untuk setiap major process: Berapa lama waktu yang dibutuhkan? Berapa banyak kesalahan yang terjadi? Di mana hal-hal macet? Pilih metrik yang mencerminkan quality, speed, dan cost. Kemudian, gunakan dashboards atau laporan sederhana untuk membagikan data ini di seluruh tim. Saat pola muncul, Anda akan dapat melihat apa yang bekerja, dan apa yang memerlukan perhatian.

Level 4: Managed (measured and controlled)

Pada tahap ini, fokus bergeser dari mendefinisikan proses menjadi mengukurnya. Organisasi mulai menggunakan data untuk monitor performance. Metrik seperti turnaround time, quality scores, dan defect rates membantu tim memahami seberapa baik mereka melakukan. Keputusan didasarkan pada bukti, bukan asumsi.

Quantitative management ini memungkinkan kontrol yang lebih besar. Leaders dapat menemukan issues lebih awal dan merespons dengan cepat. Misalnya, jika data menunjukkan bahwa customer service response times melambat, staffing dapat disesuaikan sebelum masalah tumbuh. Metode seperti Six Sigma atau statistical process control dapat digunakan untuk mengurangi variation dan meningkatkan quality. Tujuannya adalah predictability. Ketika performance drift, ada mekanisme instan untuk membawanya kembali on track.

Key traits:

  • Proses di-instrument dengan metrik
  • Leadership menggunakan data untuk mengelola performance
  • Predictable outcomes dan controlled variability
  • Process improvement didorong oleh analysis

Moving to Level 5:

Foster budaya di mana improvement menjadi shared responsibility. Dorong semua orang, terutama mereka di frontlines, untuk berkontribusi ide untuk membuat pekerjaan lebih efektif. Dukung small-scale experiments dan kenali small wins. Daripada menunggu masalah memaksa perubahan, gunakan data untuk bertanya: "Bagaimana kita bisa melakukan ini lebih baik lagi?". Buat regular opportunities, seperti process review meetings atau kaizen workshops, untuk tim reflect, share insights, dan explore improvements bersama.

Level 5: Optimizing (always improving)

Tahap akhir bukan tentang mencapai perfection, tetapi tentang tidak pernah settling. Bahkan proses yang kuat bisa lebih baik, dan di Level 5, organisasi merangkul ide ini sepenuhnya. Continuous improvement menjadi bagian dari budaya.

Beberapa perusahaan optimize secara teratur, sementara yang lain membangunnya ke dalam daily operations. Beberapa improvements hanya update kecil, sementara yang lain mungkin melibatkan rethinking seluruh proses. Feedback secara teratur dikumpulkan dan digunakan. Tim didorong untuk menyarankan perubahan dan bereksperimen dengan ide baru. Pelajaran dari past projects dikumpulkan dan diterapkan pada yang masa depan. Semua upaya ini berbagi fokus yang stabil untuk membuat hal-hal lebih baik.

Apa yang membuat tahap ini berbeda adalah bahwa organisasi tidak menunggu masalah sebelum mengambil tindakan. Sebaliknya, itu melihat ke depan, mempelajari apa yang mungkin salah, dan memperbarui proses untuk mencegah issues sebelum mereka bahkan muncul. Ini membuat mature organizations resilient: mereka tidak akan berhenti beradaptasi, refining, dan moving forward.

Key traits:

  • Continuous improvement dibangun ke dalam budaya
  • Ide untuk perubahan datang dari setiap level organisasi
  • Proses berkembang melalui data, feedback, dan innovation
  • Perusahaan beradaptasi lebih cepat daripada kebanyakan

Sustaining this level:

Pertahankan momentum ini dengan menghubungkan process improvement ke business strategy. Gunakan insights dari operations untuk menginformasikan keputusan di atas. Lihat di luar industri Anda untuk ide, dan benchmark performance Anda terhadap leaders. Investasikan dalam tools dan systems yang mendukung tracking, testing, dan refining processes. Yang paling penting, pertahankan improvement visible. Rayakan itu. Bicarakan tentang itu. Buatlah itu bagian dari identity Anda.

Final thoughts

Jika Anda di Level 1 atau 2 hari ini, terutama sebagai young atau growing business, itu benar-benar normal. Tetapi jika Anda bertujuan untuk scale, sekarang adalah waktu untuk roll up your sleeves. Hal penting adalah terus bergerak. Setiap level dibangun di atas yang terakhir, jadi jangan mencoba untuk skip ahead. Pertama define your processes, align them across the teams, then measure them, and finally improve them.

Perjalanan bertahap ini mencerminkan disiplin yang lebih luas yang dikenal sebagai Business Process Management (BPM), yang menyediakan struktur dan tools untuk mengelola evolusi ini. Kita akan mengeksplorasi itu di artikel berikutnya.