Pemodelan proses dibuat sederhana dengan flowchart: Pedoman 5 menit

Thumbnail image

Anda memiliki niat terbaik di tahap Design. Sebelum menuju ke Execution, Anda memerlukan jembatan di mana semua orang dapat berdiri. Jembatan itu adalah tahap Modeling ini.

Tujuan dan output dari tahap Model

Tahap Model membawa struktur pada ide yang telah Anda kembangkan selama fase Design. Pada titik ini, tujuannya adalah memvisualisasikan bagaimana sebuah proses akan berfungsi dalam praktik, merinci setiap langkah, decision point, dan handoff, tetapi kali ini tidak hanya dalam skenario ideal, tetapi dengan semua variasi yang mungkin terjadi.

Model proses yang dibangun dengan baik menawarkan Anda dua manfaat kunci: membawa clarity dan membangun confidence. Dengan mensimulasikan bagaimana pekerjaan mengalir di bawah kondisi yang berbeda – baik berjalan lancar atau menghadapi hambatan – Anda dapat mulai memahami bagaimana proses bekerja dalam situasi dunia nyata.

Sama pentingnya, model menjadi alat bersama di seluruh organisasi Anda. Diagram sering berkomunikasi lebih cepat dan lebih jelas daripada manual prosedur yang panjang. Dengan menggunakan model, Anda menyatukan manager, tim frontline, dan IT di sekitar pemahaman bersama tentang bagaimana proses seharusnya bekerja.

Yang Anda dapatkan adalah peta visual dari proses Anda, yang dapat berupa format klasik dan sederhana seperti flowchart, atau yang lebih standar seperti BPMN, yang siap untuk review, otomasi, atau training. Ini adalah fondasi yang dapat Anda bangun dengan confidence.

Teknik pemodelan proses umum

Flowcharts

Ini adalah pilihan klasik untuk memvisualisasikan proses yang dapat diulang. Flowcharts menggunakan beberapa simbol sederhana seperti persegi panjang, berlian, dan oval, kemudian menghubungkannya dengan panah untuk menunjukkan urutan. Mereka cepat untuk dibuat sketsa dan bagus untuk bisnis kecil untuk memulai, atau hanya mendapatkan versi pertama dari proses di atas kertas.

Flowcharts sering dikombinasikan dengan format lain yang disebut swimlanes, ketika kita membagi alur menjadi "lanes" horizontal atau vertikal untuk menambahkan struktur pada visualisasi proses. Setiap lane mewakili peran atau tim, membantu semua orang melihat di mana tanggung jawab mereka dimulai dan berakhir. Ini sangat membantu untuk menemukan bottlenecks atau handoff yang berlebihan antar tim.

BPMN (Business Process Model and Notation)

BPMN adalah standar modeling yang paling kuat dan diterima secara luas di dunia BPM. Ini dirancang untuk cukup detail untuk implementasi teknis namun dapat dibaca untuk business users.

BPMN memungkinkan Anda menangkap tidak hanya tasks dan decisions, tetapi juga exception paths, parallel flows, pesan antar sistem, dan time-based events. Meskipun memiliki lebih banyak simbol dan aturan daripada flowchart dasar, presisinya membuatnya ideal untuk workflows yang scalable dan otomatis.

Metode lain (UML, EPC)

Anda mungkin juga menemukan UML Activity Diagrams atau Event-Driven Process Chains di industri tertentu. Ini lebih spesialis atau software-centric tetapi dapat berguna dalam konteks spesifik seperti system modeling atau environment ERP.

Pemodelan proses dasar: Cara menggambar dan membaca flowchart

Simbol dasar

Untuk memastikan bahwa semua orang, terlepas dari bahasa atau lokasi, dapat secara konsisten memahami flowchart, American National Standards Institute (ANSI) memperkenalkan seperangkat standar untuk menggambar flowcharts pada 1960-an. International Standardization Organization (ISO) secara resmi memperbarui dan mengeluarkan standar ini secara global pada tahun 1970. Sangat penting untuk mengikuti standar ini saat menggambar dan menafsirkan flowchart.

flowchart-symbols.png [textcenter]Aturan dan simbol dalam flowchart[/textcenter]

Cara membaca dan menafsirkan flowcharts – Aturan kunci

Saat membaca atau menggambar flowchart, Anda harus mengikuti aturan ini:

  • Representasikan aliran proses dari kiri ke kanan, atas ke bawah.
  • Gambar panah kembali dari bawah untuk langkah-langkah kembali untuk menghindari garis yang tumpang tindih.
  • Pertahankan spacing dan alignment yang konsisten antar langkah.
  • Ikuti simbol standar (misalnya, persegi panjang untuk langkah reguler, berlian untuk decision points, elips untuk start/end points) dan pastikan konsistensi dalam desain (desain seragam, warna, dll.). Warna dapat menyoroti komponen penting, tetapi tidak boleh mengorbankan keterbacaan atau konsistensi flowchart.

Satu tip terakhir untuk menggambar flowcharts adalah menjaganya tetap terbatas pada satu halaman. Kami merekomendasikan memecah proses kompleks menjadi flowcharts yang lebih kecil untuk membuat mereka lebih mudah dilacak dan dikelola.

Untuk menggambar flowcharts

Persyaratan paling penting adalah Anda harus memiliki output tahap Design siap. Itu berarti mendefinisikan SIPOC (jika Anda tahu apa artinya dari artikel sebelumnya), serta process owners, stage owners, dan stage workers.

Dengan itu di tangan, saatnya mengkategorikan langkah-langkah menggunakan simbol yang sesuai. Ingat standar yang disebutkan sebelumnya untuk memastikan Anda mematuhi aturan proses.

Sekarang semua persiapan selesai, Anda dapat membuat draft pertama flowchart Anda. Ini dapat dilakukan secara manual dengan pena dan kertas, atau Anda dapat menggunakan aplikasi flowchart khusus untuk membuat prosesnya lebih mudah.

Beberapa tools untuk membantu Anda menggambar flowcharts dengan mudah: Lucidchart, Miro, Whimsical, Canva…

Contoh flowcharts

Berikut adalah contoh 2 flowchart proses umum yang ditemukan di sebagian besar bisnis untuk membantu Anda lebih memahami cara mempresentasikannya.

Flowchart proses advance payment

Proses advance payment karyawan melibatkan penyediaan dana kepada karyawan sebelum hari gaji resmi mereka. Ini biasanya dimulai dengan permintaan karyawan, yang ditinjau dan disetujui oleh departemen yang relevan, seperti HR atau finance. Dokumentasi yang tepat, approval workflows, dan tracking memastikan compliance, menjaga transparansi finansial dalam organisasi.

Proses ini diilustrasikan melalui flowchart berikut:

advance-payment-flowchart.png

Flowchart proses complaint handling

Proses complaint-handling sangat penting untuk departemen customer service atau support perusahaan berbasis layanan. Dalam proses ini, bisnis harus memenuhi komitmen service level agreement (SLA) mereka dengan merespons pelanggan dalam time frame yang dapat diterima dan memastikan bahwa error service provider tidak mengganggu operasi pelanggan.

Proses ini diilustrasikan melalui flowchart berikut:

flowchart-complaint-handling-1.png

Pemodelan proses advanced: BPMN

BPMN (Business Process Model and Notation) adalah metode standar untuk menggambar business processes. Terlihat mirip dengan flowchart tetapi menawarkan lebih banyak struktur dan detail, terutama ketika proses Anda melintasi tim, sistem, atau perlu menangani beberapa skenario seperti approvals, rejections, atau exceptions.

Bagaimana BPMN berbeda dari flowcharts?

Flowcharts sudah berjalan jauh. Ketika dipasangkan dengan swimlanes, mereka dapat:

  • Menunjukkan siapa yang bertanggung jawab untuk setiap langkah.
  • Memvisualisasikan if/else decisions dengan branches yang jelas.
  • Mengklarifikasi bagaimana pekerjaan mengalir dari awal hingga akhir.

Untuk sebagian besar bisnis kecil, ini sering semua yang Anda butuhkan.

BPMN membangun pada itu dengan lebih banyak presisi dan fleksibilitas:

  • Ini membedakan antara jenis keputusan (misalnya, exclusive vs. parallel approvals).
  • Ini dapat memodelkan events seperti timeouts, cancellations, atau external messages.
  • Ini menunjukkan interaksi antara departemen atau external partners menggunakan message flows khusus.
  • Ini mengikuti aturan ketat, membuatnya lebih mudah untuk scale, simulate, atau bahkan mengotomatisasi proses nanti.

Mari kita ambil contoh customer order fulfillment di perusahaan e-commerce. Overview dari prosesnya adalah sebagai berikut:

Start → Receive Online Order → Check Stock Availability →

  • If In Stock: Proceed to Pack & Ship → Notify Customer → Send Invoice → End
  • If Out of Stock: Notify Customer → Wait for Confirmation (Cancel or Backorder) → Update Order → Continue or End

Sekarang tambahkan beberapa kompleksitas kehidupan nyata:

Berbagai jenis keputusan (Gateways)

  • Exclusive Gateway: Apakah stock tersedia? (Yes atau No – satu jalur berjalan)
  • Event-Based Gateway: Tunggu respons pelanggan (Cancel atau Confirm Backorder)
  • Parallel Gateway: Pack dan kirim invoice pada saat yang sama setelah shipping

Keputusan ini tidak dapat didefinisikan dengan jelas dalam bentuk berlian sederhana. Mereka memerlukan logika eksplisit, yang disediakan BPMN.

Events

  • Message Start Event: Dipicu ketika pelanggan menempatkan pesanan online.
  • Timer Intermediate Event: Jika tidak ada balasan pelanggan yang diterima dalam 48 jam, batalkan pesanan secara otomatis.
  • Error Event: Jika payment gagal setelah shipping, kirim alert ke finance untuk manual follow-up.

Jenis events ini (message, timer, error) mendefinisikan bagaimana proses merespons kondisi dan keterlambatan dunia nyata, yang tidak ditangani flowcharts.

Exception handling dan Reuse

Jika pesanan dibatalkan, beri tahu warehouse dan tandai inventory untuk restocking.

Jika pelanggan menempatkan pesanan kedua dalam 24 jam, gunakan kembali data shipping mereka (reusable subprocess).

BPMN mendukung exception flows dan nested subprocesses tanpa mengacaukan diagram utama.

Kapan Anda harus menggunakan BPMN?

Dengan lebih banyak aturan dan simbol yang tertanam, BPMN lebih fleksibel untuk mengekspresikan sistem proses kompleks. Mereka juga diterima secara luas oleh process improvement experts, business analysts, regulated dan compliance-heavy industries seperti healthcare, financial services atau insurance.

Namun, kesederhanaan flowcharts masih memiliki kemenangannya. Jika tim Anda masih kecil dan hanya perlu clarity, silakan tetap dengan flowcharts. Jika Anda merasa proses Anda terlalu kompleks untuk muat dalam satu flowchart, coba memecahnya menjadi subprocess yang lebih kecil yang terhubung satu sama lain berdasarkan kondisi tertentu.

Pada akhirnya, salah satu tujuan utama dari tahap modeling ini adalah untuk mengomunikasikan proses dengan jelas di antara tim. Model kompleks seperti BPMN dapat membawa Anda ke lebih banyak kebingungan dan kurang konsistensi. Itulah mengapa kita memerlukan tahap Execute khusus dalam lifecycle BPM, di mana kita akan membahas bagaimana proses yang dimodelkan ini dapat ditegakkan dan dipatuhi. Tetapi sebelum itu, mari kita pelajari cara mengofisialkan proses dengan Process Documentation.