リーダーとして圧倒されることを避ける方法：タスク管理を超えて

ある日、Rework.comのチームはビジネスオーナーとのオンラインデモセッションを行いました。彼女については特別なことは何もありませんでした - しわと目の下のクマがある、小柄な50歳の女性でした。彼女の後ろと机の上には書類の山がありました。彼女はマネジメントに関して助けが必要でした。

いくつかの発見的な質問の後、彼女は私たちの注意を引いたことを言いました：「過去18年間、毎日12時間から18時間働いてきました。私のスタッフは常に私がそばにいることを求めてきます。休日というものはありません」。

そして、それが私たちを驚かせたことです。彼女が選んで乗り出したエキサイティングな旅は、いつからそれほど圧倒的なものになったのでしょうか？

しかし、ビジネスが成長するにつれて、あなたへの要求も増えていきます。かつては管理可能に思えたことが、今では一度にさまざまな方向にあなたを引っ張る、終わりのない責任の流れのように感じられます。すべてのタスク、すべての課題、すべての機会があなたの注意、専門知識、存在を要求します。

あなたは何かを構築するビジョンの中で眠りました。代わりに、あなたの絶え間ない努力は今、物事が崩壊するのを防ぐことです。

私たちの顧客のように、あなたはこのままでは続けられないことに気づくかもしれません。

おそらくあなたは人生のバランスを切望しているか、それを超えた新しいベンチャーを探求することに熱心です。または、日々の業務で忙しすぎて十分な焦点を当てられなかった、長い間考えてきたビジョンに取り組み続けたいと思っているかもしれません。

理由が何であれ、解決策の必要性は否定できないものになります。あなたは一歩引く自由を切望します。本当に重要なことに時間、エネルギー、リソースを向けられるように、集中力を取り戻す必要があります。

完璧主義に執着しすぎてコントロールを手放せないという心理的障壁についてのすべての議論は忘れてください。私たちの顧客の場合、委任しようとする数回の試みにもかかわらず、チームは対立または麻痺に遭遇し、彼女は結局自分で物事を修正することになりました。

欠けているものは何ですか？ハンズオン型のオーナーからハンズオフ型のリーダーへのこの移行を正確にどのようにナビゲートしますか？

それは単にタスク管理の問題ですか？

処理すべき情報と下すべき決定が非常に多いため、タスクが抜け落ちたり、詳細が見落とされたりすることは簡単です。そのような場合、ビジネスオーナーは、割り当てられたタスクを追跡し、リマインダーを受け取り、フォローアップし、従業員を監視できるタスク管理ツールに頼ることがよくあります。

しかし、私たちの経験では、それだけでは十分ではありません。

これらのツールは詳細を記憶する精神的負担を軽減しますが、タスクを設計し割り当てる負担は残ります。私たちのクライアントの一人がかつて表現したように、「より良い、デジタル化されたタスク管理の方法があっても、私たちのチームは依然として私たちに命令を与えることに頼っています」。

無数のビジネスと協力してきた結果、私たちは仕事が単にトップダウンで流れるだけではないことを学びました。ビジネスは動的な有機体として機能します - 組織図は階層を伝えるかもしれませんが、人々と部門間の相互作用は多様です。オーナーがすべての状況に関与することは非現実的です。したがって、課題はこれらすべての相互作用が健全に発生することを確保することであり、タスク管理システムは通常この要件に満たないものです。

効果的かつ包括的に仕事を促進するためのシステムが欠如している可能性があります。

仕事の3つの次元

Reworkでは、これらの相互作用を3つのタイプに分類しようとしており、以下のマップでそれらを視覚化しています：

1. トップダウンの次元

これは最も認識しやすいものです。

すでに言及したタスク管理の課題の他に、割り当てプロセス自体でも問題が発生します。ビジネスオーナーは、期待を明確に伝えることができず、疲れ果てる行ったり来たりの会話につながることがよくあります。これは、コミュニケーションスタイルの違い、共有知識についての仮定、または単に貧弱なコミュニケーションスキルのために発生する可能性があります。

もちろん、よく設計されたソフトウェアソリューションは、明確な割り当ての方法を案内するべきです。この問題については、今後の記事で詳しく掘り下げます。

今、より重要なのは、仕事の相互作用の他の2つの次元です。

2. ボトムアップアプローチ

これは、部下があなたが決定しなければならないリクエストをするたびに発生します。これはほとんどのボトルネックが発生する場所ですが、従業員のエンパワーメントを改善する機会もあります。

従業員に新しいキャンペーンのローンチをリードするよう割り当てたシナリオを考えてみてください。しかし、彼らはすべての決定についてあなたのところに来ます：キャンペーンがどのチャネルをカバーすべきか、各チャネルにいくら使うべきか、またはこのコンテンツを公開すべきかどうか。結局、あなたはキャンペーンマネージャーのすべての仕事をしているように感じます。

聞き覚えがありますか？

委任はしばしば誤解されています。あなたが委任だと思っているのは、結果を割り当てているのではなく、行動を割り当てているだけです。プロジェクトを誰かに任せますが、すべての決定の背後に立っています。

RACIマトリックスは、Responsible(実行責任者)、Accountable(説明責任者)、Consulted(相談先)、Informed(報告先)の略で、プロジェクトまたはプロセス内のすべての意思決定領域のより良い理解を装備するのに役立つフレームワークです。

• Responsible (R): タスクを実行するか、決定を下す人。
• Accountable (A): 結果に対して最終的に責任を負う個人。
• Consulted (C): 決定が下される前に意見を求められる人々。
• Informed (I): 決定について最新情報を受け取るが、直接関与しない人々。

すべての意思決定領域をマッピングすると、すべてを担当する必要はないことがわかります。問題は、他の誰かに特定のタスクの実行責任、あるいは説明責任を持たせたいことを明確にしないことです。

時には組織は解決策を必要としません。明確性を必要とするだけです - Ben Horowitz

この場合、ソフトウェアソリューションは意思決定に透明性をもたらすことができます。リクエストフォームと承認ルールを一度設定すれば、人々は承認のために誰にアプローチすべきかがわかります。

3. クロスファンクショナルの次元

そして今、最後の次元について。マップに示されているように、これはビジネスをスムーズに運営し続けるための異なるチームと部門間の協力を含み、簡潔に「プロセス」として知られています。

あなたの作業負荷の多くは、機能間で標準プロセスが欠如していることから生じます。チームが拡大するにつれて、彼らはもはや密接に協力しなくなり、あなたはすべてを調整することになります。標準手順がなければ、チームメンバーは類似したタスクに異なる方法を採用する可能性があり、全員が同じページにいることを確保するためにあなたの絶え間ない注意が必要になります。

新しい従業員をオンボーディングするたびに、指示を最初からやり直す必要があり、多くの労力が無駄になります。

あなたはSOP - 標準業務手順について聞いたことがあるかもしれません。これは基本的に、特定のプロセスを実行するためのステップバイステップガイドを提供する「ハウツー」ドキュメントです。

以下を定義することから始めます：

• プロセスが達成することを目指すもの、目的として知られています
• プロセスを開始するために必要なものと、それが生成するもの、インプットとアウトプットとして知られています
• 誰が関与し、何に責任があるか
• どのステップに従うべきか、詳細な活動を含む
• 各ステップにどれだけの時間を費やすべきか

SOPは、あなたの指示を待つのではなく、独立して行動するために必要な指示を与えることで、チームメンバーをエンパワーします。

また、タスクを完了するための最も効率的な方法を概説することで、SOPはチームメンバーがエラーや対立を減らしてより迅速に仕事を完了するのを支援し、予期しない状況への対処から解放します。

ただし、SOPを書くことがそれに従えることを保証するわけではないことに注意すべきです。従業員は長い文書にアクセスしたり理解したりするのに苦労する可能性があり、それらはしばしば日常のツールとは別になっているため、従業員が一貫してそれらを参照することが難しくなります。

したがって、SOPを文書化するだけでは十分ではありません。これらの手順を日常業務に統合する必要があります。そこで、デジタルエンゲージメントシステムが役立ちます。それは従業員が標準のすべての詳細を知ることなく、自動的にルールに従うことを可能にします。

実行をやめて、設計を始める

覚えておいてください、トップダウンマネジメントはあなたの唯一の責任ではありません。また、ボトムアップのリクエストについて決定を下し、クロスファンクショナルの問題に対処する必要もあります。些細なタスクに圧倒されることを避けるために、あなたは(1)上記のモデルに基づいて、さまざまな状況におけるあなたの役割を明確にし、(2)意思決定権限を委任し、(3)従業員が自分の責任で仕事ができるようにプロセスを標準化すべきです。一方、テクノロジーソリューションは運営に明確性と自動化をもたらすのに役立ちます。

あなたはより良くコントロールする方法ではなく、むしろコントロールを分散化する必要があります。従業員がエンパワーされたとき、そしてそのときだけ、あなたは負担から解放され、リーダーとしての役割を果たし始めることができます。