Liderança
Como evitar sobrecarga como líder: vai além da gestão de tarefas
Um dia, nossa equipe na Rework.com teve uma sessão de demonstração online com uma proprietária de negócio. Não havia nada de extravagante nela - uma mulher pequena, de 50 anos, com rugas e olheiras sob os olhos. Atrás dela e por toda a sua mesa havia pilhas de documentos. Ela precisava de ajuda com sua gestão.
Depois de várias perguntas de descoberta, ela disse algo que chamou nossa atenção: "Tenho trabalhado de 12 a 18 horas por dia nos últimos 18 anos. Minha equipe me pede para estar por perto o tempo todo; não existe feriado".
E foi isso que nos impactou. Desde que momento a jornada emocionante que ela escolheu começar se tornou tão desgastante?
Mas à medida que seu negócio cresce, as demandas sobre você também crescem. O que antes parecia gerenciável agora parece um fluxo interminável de responsabilidades, puxando você em diferentes direções ao mesmo tempo. Cada tarefa, cada desafio, cada oportunidade exige sua atenção, sua expertise, sua presença.
Você sonhou em construir algo. Em vez disso, seu esforço constante agora é evitar que as coisas desmoronem.
Como nossa cliente, você pode perceber que não pode continuar assim.
Talvez você anseie por algum equilíbrio em sua vida, ou esteja ansioso para explorar novos empreendimentos. Ou talvez você queira continuar trabalhando nas visões sobre as quais tem pensado há tanto tempo, mas não conseguiu dar foco suficiente, porque está ocupado demais com operações diárias.
Seja qual for o motivo, a necessidade de uma solução se torna inegável. Você anseia pela liberdade de recuar. Você precisa recuperar seu foco para poder direcionar seu tempo, energia e recursos para o que realmente importa.
Esqueça todos os argumentos sobre barreiras psicológicas dizendo que você está obcecado demais com perfeccionismo para abrir mão do controle. No caso de nossa cliente, apesar de suas várias tentativas de delegar, a equipe encontrou conflito ou paralisia, e ela acabou consertando as coisas sozinha.
O que está faltando? Como exatamente você navega essa transição de proprietário que faz tudo para líder que delega?
É apenas sobre gestão de tarefas?
Com tanta informação para processar e decisões para tomar, é fácil que tarefas passem despercebidas ou que detalhes sejam negligenciados. Em tais casos, proprietários de negócios frequentemente recorrem a ferramentas de gestão de tarefas, que deveriam permitir que eles acompanhem tarefas atribuídas, recebam lembretes, façam follow-up e monitorem funcionários.
Mas em nossa experiência, não é suficiente.
Embora essas ferramentas aliviem a carga mental de memorizar detalhes, o peso de projetar e alocar tarefas permanece. Como um de nossos clientes expressou uma vez, "Mesmo com uma maneira melhor e digitalizada para gestão de tarefas, nossa equipe ainda depende de nós para dar ordens".
Ao trabalhar com inúmeros negócios, aprendemos que o trabalho não flui apenas de cima para baixo. Um negócio funciona como um organismo dinâmico – embora o organograma possa transmitir hierarquia, as interações entre pessoas e departamentos são variadas. É impraticável que os proprietários estejam envolvidos em cada situação. Assim, o desafio é garantir que todas essas interações ocorram de forma saudável, e um sistema de gestão de tarefas geralmente fica aquém deste requisito.
Pode haver uma falta de sistemas implementados para facilitar o trabalho de forma eficaz e abrangente.
As três dimensões do trabalho
Na Rework, tentamos categorizar essas interações em três tipos, e as visualizamos em um mapa abaixo:
1. A dimensão de cima para baixo
Esta é a mais reconhecível.
Além do desafio na gestão de tarefas que já mencionamos, problemas também surgem no processo de atribuição em si. Proprietários de negócios frequentemente não comunicam suas expectativas claramente, levando a conversas exaustivas de vai e vem. Isso pode ocorrer devido a diferenças nos estilos de comunicação, suposições sobre conhecimento compartilhado ou simplesmente habilidades ruins de comunicação.
Claro, uma solução de software bem projetada deve guiá-lo sobre como dar uma atribuição clara. Abordaremos este assunto em outros artigos futuros.
Agora, o que é mais importante são as outras duas dimensões das interações de trabalho.
2. A abordagem de baixo para cima
Esta representa toda vez que seus subordinados fazem uma solicitação sobre a qual você tem que decidir. É aqui que a maioria dos gargalos ocorre, mas também há uma oportunidade de melhorar o empoderamento dos funcionários.
Considere um cenário onde você atribui a um funcionário liderar o lançamento de uma nova campanha. No entanto, eles vêm até você para cada decisão: quais canais a campanha deve cobrir, quanto devem gastar em cada canal ou se este conteúdo deve ser publicado. Você sente que está fazendo todo o trabalho de um gerente de campanha, afinal.
Parece familiar?
Delegação é frequentemente mal compreendida. O que você frequentemente pensa ser delegação é apenas atribuir ações, não atribuir resultados. Você confia a alguém um projeto, mas ainda fica atrás de cada decisão.
A matriz RACI, que significa Responsável, Aprovador, Consultado e Informado, é um framework útil para equipá-lo com uma melhor compreensão de todas as áreas de tomada de decisão dentro de um projeto ou processo.
- Responsável (R): Quem executa tarefas ou toma decisões.
- Aprovador (A): O indivíduo que responde pelo resultado final.
- Consultado (C): Aqueles consultados para input antes que decisões sejam tomadas.
- Informado (I): Aqueles mantidos atualizados sobre decisões, mas não diretamente envolvidos.
Uma vez que você tenha mapeado todas as áreas de tomada de decisão, verá por si mesmo que não precisa estar no comando de tudo. O problema geralmente é não deixar claro que você quer que outra pessoa seja responsável, ou até mesmo aprovador de certas tarefas.
Às vezes uma organização não precisa de uma solução; ela só precisa de clareza - Ben Horowitz
Uma solução de software, neste caso, pode trazer transparência para a tomada de decisões. Você pode configurar formulários de solicitação e regras de aprovação de uma vez por todas, e as pessoas saberão a quem recorrer para aprovações.
3. A dimensão cross-funcional
E agora, sobre a última dimensão. Como ilustrado no mapa, esta envolve colaborações entre diferentes equipes e departamentos para manter o negócio funcionando suavemente, conhecido brevemente como "processo".
Muito da sua carga de trabalho vem da falta de processos padronizados entre funções. À medida que sua equipe se expande, eles não trabalham mais tão próximos, e você acaba coordenando tudo. Sem procedimentos padrão, membros da equipe podem adotar métodos diferentes para tarefas similares, exigindo sua atenção constante para manter todos na mesma página.
Muito esforço também é desperdiçado toda vez que você integra novos funcionários e precisa passar pelas instruções novamente.
Você pode ter ouvido falar de SOPs—Procedimentos Operacionais Padrão—que são basicamente documentos "como fazer" fornecendo guias passo a passo para realizar um processo específico.
Comece definindo:
- O que o processo visa alcançar, conhecido como objetivo
- O que é necessário para iniciar o processo e o que ele gera, conhecido como entrada e saída
- Quem está envolvido e pelo que são responsáveis
- Quais etapas seguir, com atividades detalhadas envolvidas
- Quanto tempo deve ser gasto em cada etapa
SOPs empoderam membros da equipe dando a eles as instruções que precisam para agir de forma independente, em vez de esperar por sua direção.
Além disso, ao delinear os métodos mais eficientes para completar tarefas, SOPs ajudam membros da equipe a completar seu trabalho mais rapidamente com menos erros e conflitos, economizando você de lidar com situações inesperadas.
No entanto, deve-se notar que escrever um SOP não garante que ele possa ser seguido. Funcionários podem ter dificuldade em acessar ou entender documentos longos, e eles são frequentemente separados das ferramentas diárias, tornando difícil para os funcionários consultá-los consistentemente.
Assim, simplesmente documentar SOPs não é suficiente. Você precisa integrar esses procedimentos ao trabalho diário. É quando um sistema digital de engajamento se torna útil. Ele permite que funcionários sigam regras automaticamente sem precisar conhecer cada detalhe do padrão.
Pare de fazer, comece a projetar
Lembre-se, gestão de cima para baixo não é sua única responsabilidade. Você também precisa tomar decisões sobre solicitações de baixo para cima e lidar com questões cross-funcionais. Para evitar ser sobrecarregado por tarefas menores, você deve (1) esclarecer seu papel em várias situações, baseado no modelo mencionado acima, (2) delegar autoridade de tomada de decisão e (3) padronizar processos para que funcionários possam fazer seu trabalho por conta própria. Enquanto isso, soluções tecnológicas ajudam a trazer clareza e automação para a operação.
Você não precisa de uma maneira de controlar melhor, mas sim de descentralizar seu controle. Quando, e somente quando seus funcionários estiverem empoderados, você poderá ser aliviado de fardos e começar a cumprir seu papel como líder.
