Liderazgo
Cómo evitar el agobio como líder: Va más allá de la gestión de tareas
Un día nuestro equipo en Rework.com tuvo una sesión de demostración online con una dueña de negocio. No había nada sofisticado en ella: una mujer pequeña, de 50 años, con arrugas y ojeras debajo de los ojos. Detrás de ella y sobre su escritorio había pilas de documentos. Necesitaba ayuda con su gestión.
Después de varias preguntas de descubrimiento, dijo algo que captó nuestra atención: "He estado trabajando de 12 a 18 horas al día durante los últimos 18 años. Mi gente me pide estar presente todo el tiempo; no existe tal cosa como un día festivo".
Y eso fue lo que nos impactó. ¿Desde qué momento el viaje emocionante que eligió emprender se volvió tan abrumador?
Pero a medida que tu negocio crece, también lo hacen las demandas sobre ti. Lo que una vez parecía manejable ahora se siente como un flujo interminable de responsabilidades, tirando de ti en diferentes direcciones a la vez. Cada tarea, cada desafío, cada oportunidad exige tu atención, tu experiencia, tu presencia.
Dormiste con visiones de construir algo. En cambio, tu esfuerzo constante ahora es evitar que las cosas se desmoronen.
Como nuestra clienta, podrías darte cuenta de que no puedes seguir así.
Tal vez anhelas algo de equilibrio en tu vida, o estás ansioso por explorar nuevas empresas. O quizás quieres seguir trabajando en las visiones que has estado pensando durante tanto tiempo pero no has podido enfocarte lo suficiente, porque estás demasiado ocupado con las operaciones diarias.
Cualquiera sea la razón, la necesidad de una solución se vuelve innegable. Anhelas la libertad de dar un paso atrás. Necesitas recuperar tu enfoque para que puedas dirigir tu tiempo, energía y recursos a lo que realmente importa.
Olvida todos los argumentos sobre barreras psicológicas que dicen que estás demasiado obsesionado con el perfeccionismo para ceder el control. En el caso de nuestra clienta, a pesar de sus varios intentos de delegar, el equipo encontró conflicto o parálisis, y ella terminó arreglando las cosas ella misma.
¿Qué es lo que falta? ¿Cómo navegas exactamente esta transición de dueño que interviene en todo a líder menos intervencionista?
¿Se trata solo de gestión de tareas?
Con tanta información que procesar y decisiones que tomar, es fácil que las tareas se escapen o que se pasen por alto detalles. En tales casos, los dueños de negocios a menudo recurren a herramientas de gestión de tareas, que deberían permitirles rastrear tareas asignadas, recibir recordatorios, hacer seguimiento y monitorear a los empleados.
Pero en nuestra experiencia, no es suficiente.
Si bien estas herramientas alivian la carga mental de memorizar detalles, la carga de diseñar y asignar tareas permanece. Como expresó uno de nuestros clientes, "Incluso con una mejor manera digitalizada de gestión de tareas, nuestro equipo todavía depende de nosotros para darles órdenes".
Al trabajar con innumerables negocios, hemos aprendido que el trabajo no fluye únicamente de arriba hacia abajo. Un negocio funciona como un organismo dinámico: si bien el organigrama puede transmitir jerarquía, las interacciones entre personas y departamentos son variadas. Es poco práctico que los dueños estén involucrados en cada situación. Por lo tanto, el desafío es asegurar que todas estas interacciones ocurran de manera saludable, y un sistema de gestión de tareas generalmente no cumple con este requisito.
Puede haber una falta de sistemas para facilitar el trabajo de manera efectiva y completa.
Las tres dimensiones del trabajo
En Rework, intentamos categorizar esas interacciones en tres tipos, y las visualizamos en un mapa a continuación:
1. La dimensión de arriba hacia abajo
Esta es la más reconocible.
Además del desafío en la gestión de tareas que ya mencionamos, los problemas también surgen en el proceso de asignación mismo. Los dueños de negocios a menudo no comunican sus expectativas claramente, lo que lleva a conversaciones agotadoras de ida y vuelta. Esto puede ocurrir debido a diferencias en los estilos de comunicación, suposiciones sobre conocimiento compartido, o simplemente malas habilidades de comunicación.
Por supuesto, una solución de software bien diseñada debería guiarte sobre cómo dar una asignación clara. Profundizaremos en este tema en otros artículos próximos.
Ahora, lo más importante son las otras dos dimensiones de las interacciones laborales.
2. El enfoque de abajo hacia arriba
Este representa cada vez que tus subordinados hacen una solicitud sobre la que tienes que decidir. Aquí es donde ocurren la mayoría de los cuellos de botella, pero también hay una oportunidad para mejorar el empoderamiento de los empleados.
Considera un escenario donde asignas a un empleado para liderar el lanzamiento de una nueva campaña. Sin embargo, vienen a ti por cada decisión: qué canales debería cubrir la campaña, cuánto deberían gastar en cada canal, o si este contenido debería publicarse. Sientes que estás haciendo todo el trabajo de un gerente de campaña después de todo.
¿Suena familiar?
La delegación a menudo se malinterpreta. Lo que a menudo piensas que es delegación es solo asignar acciones, no asignar resultados. Confías a alguien un proyecto pero aún estás detrás de cada decisión.
La matriz RACI, que significa Responsable, Accountable (Responsable final), Consultado e Informado, es un marco útil para equiparte con una mejor comprensión de todas las áreas de toma de decisiones dentro de un proyecto o proceso.
- Responsible (R): El que ejecuta tareas o toma decisiones.
- Accountable (A): El individuo responsable final del resultado.
- Consulted (C): Aquellos consultados para aportaciones antes de que se tomen decisiones.
- Informed (I): Aquellos mantenidos actualizados sobre las decisiones pero no directamente involucrados.
Una vez que hayas mapeado todas las áreas de toma de decisiones, verás por ti mismo que no tienes que estar a cargo de todo. El problema es a menudo no dejar claro que quieres que otra persona sea responsable, o incluso responsable final de ciertas tareas.
A veces una organización no necesita una solución; solo necesita claridad - Ben Horowitz
Una solución de software, en este caso, puede traer transparencia a la toma de decisiones. Puedes configurar formularios de solicitud y reglas de aprobación de una vez por todas, y las personas sabrán a quién acercarse para las aprobaciones.
3. La dimensión interfuncional
Y ahora, sobre la última dimensión. Como se ilustra en el mapa, esta involucra colaboraciones entre diferentes equipos y departamentos para mantener el negocio funcionando sin problemas, conocido brevemente como "proceso".
Gran parte de tu carga de trabajo proviene de la falta de procesos estándar entre funciones. A medida que tu equipo se expande, ya no trabajan tan cerca, y terminas coordinando todo. Sin procedimientos estándar, los miembros del equipo pueden adoptar diferentes métodos para tareas similares, requiriendo tu atención constante para mantener a todos en la misma página.
También se desperdicia mucho esfuerzo cada vez que incorporas nuevos empleados y necesitas repasar las instrucciones una y otra vez.
Podrías haber oído hablar de SOPs—Procedimientos Operativos Estándar—que son básicamente documentos de "cómo hacer" que proporcionan guías paso a paso para llevar a cabo un proceso particular.
Comienza definiendo:
- Lo que el proceso busca lograr, conocido como objetivo
- Lo que se necesita para iniciar el proceso y lo que genera, conocido como entrada y salida
- Quién está involucrado y de qué es responsable
- Qué pasos seguir, con actividades detalladas involucradas
- Cuánto tiempo debe dedicarse a cada paso
Los SOPs empoderan a los miembros del equipo dándoles las instrucciones que necesitan para actuar independientemente, en lugar de esperar tu dirección.
Además, al delinear los métodos más eficientes para completar tareas, los SOPs ayudan a los miembros del equipo a completar su trabajo más rápidamente con menos errores y conflictos, ahorrándote de manejar situaciones inesperadas.
Sin embargo, debe notarse que escribir un SOP no asegura que pueda seguirse. Los empleados pueden tener dificultades para acceder o entender documentos largos, y a menudo están separados de las herramientas diarias, haciendo difícil que los empleados los consulten consistentemente.
Por lo tanto, simplemente documentar los SOPs no es suficiente. Necesitas integrar estos procedimientos en el trabajo diario. Ahí es cuando un sistema digital de participación resulta útil. Permite a los empleados seguir las reglas automáticamente sin necesidad de conocer cada detalle del estándar.
Deja de hacer, empieza a diseñar
Recuerda, la gestión de arriba hacia abajo no es tu única responsabilidad. También necesitas tomar decisiones sobre solicitudes de abajo hacia arriba y manejar problemas interfuncionales. Para evitar ser abrumado por tareas menores, deberías (1) aclarar tu rol en varias situaciones, basándote en el modelo mencionado anteriormente, (2) delegar la autoridad de toma de decisiones y (3) estandarizar procesos para que los empleados puedan hacer su trabajo por su cuenta. Mientras tanto, las soluciones tecnológicas ayudan a traer claridad y automatización a la operación.
No necesitas una manera de controlar mejor, sino más bien de descentralizar tu control. Cuando, y solo cuando tus empleados están empoderados, puedes ser liberado de las cargas y comenzar a cumplir tu rol como líder.
