Cynefin Framework: Buat Keputusan dalam Situasi Kompleks

Cynefin framework adalah model pemahaman situasi yang memberitahu anda jenis masalah yang dihadapi sebelum anda memutuskan cara bertindak balas. Silap dalam diagnosis ini dan walaupun analisis yang paling bijak akan menghasilkan jawapan yang salah. Krisis yang ditangani dengan konsensus jawatankuasa akan terhenti. Proses rutin yang diserahkan kepada sprint inovasi membuang enam bulan. Cynefin menghentikan ketidakpadanan itu dengan menyusun situasi ke dalam lima domain yang berbeza, masing-masing dengan logiknya sendiri.

Apakah Cynefin framework?

Cynefin framework (disebut "kuh-NEV-in," daripada perkataan Welsh untuk "habitat" atau "tempat kediaman") adalah model pemahaman situasi yang dibangunkan oleh Dave Snowden semasa berada di IBM pada akhir tahun 1990-an dan diterbitkan secara rasmi pada tahun 2000. Ia dibangunkan bersama Mary Boone dan diperkenalkan kepada khalayak pengurusan dalam sebuah artikel Harvard Business Review yang berpengaruh pada tahun 2007, "A Leader's Framework for Decision Making."

Model ini menyusun masalah dan situasi ke dalam lima domain: Clear, Complicated, Complex, Chaotic, dan Disorder. Setiap domain menerangkan hubungan antara sebab dan akibat serta menetapkan pendekatan keputusan yang sesuai. Cynefin bukan alatan pengkategorian, ia adalah alatan pemahaman situasi. Anda tidak menempatkan masalah secara kemas dari luar. Anda memerhati, berinteraksi, dan membiarkan domain itu mendedahkan dirinya sendiri.

Fakta Penting

• Snowden mencipta rangka kerja ini semasa mengetuai IBM Institute for Knowledge Management, di mana beliau memerlukan model yang mengakui cara pengurus sebenarnya mengalami ketidakpastian berbanding hanya bagaimana buku teks menggambarkannya. (Dave Snowden, IBM, 1999)
• Artikel Harvard Business Review bertajuk "A Leader's Framework for Decision Making" (Snowden & Boone, 2007) memperkenalkan Cynefin kepada khalayak eksekutif global dan kekal sebagai salah satu artikel strategi HBR yang paling banyak dirujuk.
• Perkataan Welsh "cynefin" tidak mempunyai terjemahan tunggal dalam bahasa Inggeris. Snowden memilihnya secara sengaja kerana bahasa Inggeris tidak mempunyai perkataan untuk perasaan mendalam tentang tempat dan kediaman yang membentuk cara orang melihat dunia, sebuah konsep yang menjadi teras kepada cara konteks membentuk pembuatan keputusan.

Lima domain Cynefin

Cynefin memetakan lima domain merentasi dua kategori luas: teratur (Clear dan Complicated, di mana hubungan sebab-akibat boleh diketahui) dan tidak teratur (Complex dan Chaotic, di mana hubungan itu tidak boleh diketahui). Disorder berada di tengah, mewakili keadaan belum mengetahui domain mana yang anda berada.

Clear (dahulunya Obvious atau Simple)

Dalam domain Clear, hubungan antara sebab dan akibat adalah jelas kepada semua orang. Terdapat amalan terbaik, prosedur, atau peraturan yang telah ditetapkan. Tindak balas yang betul adalah untuk merasakan situasi, mengkategorikannya berbanding corak yang diketahui, dan bertindak balas dengan prosedur yang sesuai.

Bahayanya di sini adalah kepuasan diri. Apabila segala-galanya berjalan dengan lancar untuk masa yang cukup lama, organisasi boleh menganggap Clear sebagai keadaan lalai dan berhenti mengimbas isyarat bahawa situasi telah berubah. Snowden menyebut ini sebagai jatuh ke dalam "perangkap kepuasan diri." Gangguan tiba-tiba boleh mendorong situasi Clear terus ke dalam Chaos tanpa melalui Complicated atau Complex.

Complicated

Dalam domain Complicated, sebab dan akibat wujud tetapi tidak jelas serta-merta. Anda memerlukan analisis pakar, kerja diagnostik, atau pemodelan untuk memahami apa yang berlaku. Pelbagai jawapan yang baik mungkin wujud. Tindak balas yang betul adalah untuk merasakan situasi, menganalisanya (sering dengan pakar), dan bertindak balas.

Masalah Complicated mendapat manfaat daripada alatan berstruktur. Analisis SWOT, audit VRIO framework, atau penilaian McKinsey 7S semuanya sesuai di sini. Ia mengenakan struktur pada sesuatu yang boleh diketahui. Risikonya adalah "keyakinan pakar yang berlebihan": menganggap setiap masalah adalah Complicated kerana pasukan anda mahir dalam analisis.

Complex

Complex adalah domain yang paling banyak disalah urus oleh pemimpin. Sebab dan akibat hanya dapat dirasai selepas berlaku, bukan diramalkan terlebih dahulu. Sistem ini adalah adaptif dan tidak linear. Apa yang berjaya sebelum ini mungkin tidak berjaya lagi, dan apa yang gagal mungkin berjaya dalam keadaan yang sedikit berbeza.

Tindak balas yang betul adalah untuk menguji (jalankan eksperimen kecil yang selamat untuk gagal), merasakan apa yang muncul, dan bertindak balas dengan mengukuhkan apa yang berjaya dan melemahkan apa yang tidak. Anda tidak merancang jalan anda masuk ke domain Complex. Anda bereksperimen melaluinya.

Di sinilah perancangan senario dan proses perancangan strategik menjadi paling bernilai: bukan sebagai alatan ramalan, tetapi sebagai rangka untuk mengenali corak apabila ia muncul.

Chaotic

Dalam domain Chaotic, tiada hubungan antara sebab dan akibat yang dapat dirasai. Sistem telah runtuh. Ini adalah konteks krisis: pelanggaran data aktif, keruntuhan rantaian bekalan, kekosongan kepimpinan semasa kontroversi awam.

Tindak balas yang betul adalah untuk bertindak serta-merta untuk menstabilkan situasi, merasakan sama ada tindakan itu berkesan, dan bertindak balas untuk beralih ke Complex atau Complicated apabila keteraturan kembali. Chaotic tidak memerlukan analisis terlebih dahulu. Ia memerlukan tindakan yang tegas, kemudian refleksi. Pemimpin yang membeku dan menghimpunkan kumpulan kerja dalam situasi yang benar-benar Chaotic memperburukkan krisis.

Terdapat juga sisi positif. Situasi Chaotic membuka peluang untuk inovasi. Snowden menggambarkan peralihan dari Chaos ke domain Complex sebagai peluang untuk memperkenalkan amalan baharu yang tidak akan pernah bertahan dalam politik persekitaran yang teratur.

Disorder

Disorder adalah pusat diagram Cynefin, bukan domain rakan kelima dalam erti kata biasa. Ia mewakili keadaan tidak mengetahui domain mana yang terpakai. Apabila pasukan tidak dapat bersetuju tentang jenis masalah yang mereka hadapi, mereka sering lalai kepada domain yang sepadan dengan kepakaran mereka sendiri: jurutera melihat masalah teknikal, ahli strategi melihat masalah perancangan, pemasar melihat masalah mesej.

Langkah yang betul adalah untuk memecahkan situasi kepada komponen yang lebih kecil dan menghala setiap bahagian ke domain yang sesuai. Langkah penguraian ini adalah di mana pemahaman situasi yang mahir menambah nilai paling banyak.

Cara menggunakan Cynefin framework

Langkah 1: Kenal pasti situasi

Sebelum menggunakan mana-mana rangka kerja, huraikan apa yang sebenarnya berlaku. Kumpulkan pemerhatian dari pelbagai perspektif, terutama dari orang yang paling dekat dengan masalah. Tahan dorongan untuk mengkategorikan dengan segera.

Langkah 2: Tentukan keterlihatan sebab-akibat

Tanya: Bolehkah anda menjelaskan mengapa situasi ini wujud dan meramalkan apa yang akan berlaku seterusnya? Jika ya dengan kepastian, anda berada dalam Clear. Jika ya dengan analisis pakar, anda berada dalam Complicated. Jika hanya selepas berlaku, anda berada dalam Complex. Jika tiada corak yang koheren langsung, anda berada dalam Chaotic. Jika anda benar-benar belum tahu, anda berada dalam Disorder.

Langkah 3: Padankan tindak balas dengan domain

Gunakan pendekatan yang ditetapkan oleh domain dan bukannya pendekatan lalai anda. Ini adalah langkah yang paling sukar. Kebanyakan organisasi mempunyai mod dominan: budaya analisis-dahulu secara semula jadi cuba merumitkan semua perkara. Budaya keusahawanan cuba menjalankan eksperimen pada segala-galanya. Cynefin memaksa pilihan yang disengajakan.

Langkah 4: Perhatikan peralihan domain

Situasi bergerak antara domain. Masalah Complicated boleh menjadi Complex jika konteks berubah lebih cepat daripada analisis anda. Krisis Chaotic stabil menjadi Complex sebaik sahaja langkah penahanan bermula. Bina tabiat untuk bertanya semula "domain mana yang kita berada sekarang?" pada selang waktu yang kerap, terutama semasa situasi yang bergerak pantas.

Langkah 5: Gunakan Cynefin sebagai bahasa bersama

Nilai organisasi terbesar model ini adalah memberikan pasukan merentasi fungsi perbendaharaan kata bersama untuk bersetuju secara produktif. "Saya fikir ini adalah Complex, anda melayaninya sebagai Complicated" adalah perbualan yang berguna. Ia menamakan ketidaksetujuan dengan tepat dan menunjukkan bukti apa yang akan menyelesaikannya.

Cynefin berbanding rangka kerja keputusan lain

Cynefin adalah alatan pemahaman situasi, bukan model analitik atau perancangan strategik. Ia berada di hulu kebanyakan rangka kerja lain, membantu anda memutuskan alatan mana yang perlu digunakan.

Cynefin sangat berbeza daripada rangka kerja seperti Stacey Matrix dan OODA Loop (Observe, Orient, Decide, Act), yang menangani ketidakpastian yang serupa tetapi dengan mekanik yang berbeza. Stacey memetakan masalah pada paksi persetujuan dan kepastian. OODA adalah gelung keputusan taktikal yang direka untuk kelajuan. Cynefin memfokuskan pada sifat hubungan sebab-akibat itu sendiri.

Contoh Cynefin framework

Domain Clear: aliran kerja kelulusan perbelanjaan. Pekerja mengemukakan resit dalam had polisi yang diluluskan. Prosesnya jelas, peraturan wujud, dan pelulus mengkategorikan dan menghalakannya. Tiada analisis diperlukan, tiada eksperimen. Gunakan prosedur standard.

Domain Complicated: mendiagnosis penurunan hasil. Jualan turun 18% berbanding suku sebelumnya. Puncanya boleh diketahui tetapi tidak jelas. Pasukan kewangan menganalisis kesihatan pipeline, pasukan jualan menyemak kadar penutupan, dan pemasaran mengkaji kualiti Lead. Pakar menumpu kepada satu jawapan. Diagnosis memerlukan analisis, tetapi jawapan yang muktamad dapat dicapai.

Domain Complex: melancarkan model go-to-market baharu. Sebuah syarikat memutuskan untuk beralih dari pertumbuhan berasaskan produk kepada pertumbuhan berasaskan jualan. Hasilnya tidak dapat diramalkan. Tingkah laku pelanggan, budaya dalaman, dan tindak balas persaingan semuanya akan menyesuaikan diri dengan cara yang tidak dapat dimodelkan terlebih dahulu. Langkah yang betul adalah menjalankan perintis berstruktur dalam dua atau tiga segmen, memerhati apa yang berubah, dan meningkatkan skala apa yang mendapat daya tarikan. Menggunakan rangka kerja pemikiran kritis semasa retrospektif membantu mengesan corak daripada ujian-ujian tersebut.

Domain Chaotic: pelanggaran data pelanggan yang ditemui pada petang Jumaat. Tiada masa untuk analisis punca-akar. Pasukan keselamatan mengambil tindakan penahanan serta-merta, komunikasi bekerja untuk memberitahu pemegang kepentingan, dan undang-undang dilibatkan. Keteraturan dipulihkan terlebih dahulu. Analisis berlaku kemudian, setelah situasi stabil.

Disorder: pesaing baharu memasuki pasaran dengan model yang berbeza secara asas. Kepimpinan tidak bersetuju tentang sama ada ini adalah ancaman teknologi (Complicated), peralihan pasaran (Complex), atau krisis kewujudan (Chaotic). Langkah pertama yang betul adalah mengurai: perbandingan teknologi adalah Complicated, soalan tindak balas pasaran adalah Complex, dan kedesakan garis masa persaingan mungkin atau mungkin tidak Chaotic. Hala setiap satu ke pasukan yang betul.

Kesilapan biasa

Melayan Complex sebagai Complicated. Ini adalah penyalahgunaan Cynefin yang paling mahal. Apabila pemimpin menggunakan ketepatan analitik (amalan terbaik, diagnosis pakar, alatan perancangan) kepada situasi yang benar-benar Complex, mereka menghasilkan jawapan yang yakin kepada soalan yang belum mempunyai jawapan yang stabil. Hasilnya adalah rancangan terperinci yang menjadi lapuk sebaik sahaja realiti bergerak. Tindak balas yang betul kepada Complex adalah menjalankan eksperimen, bukan menulis rancangan.

Menggunakan tindak balas Chaotic secara berlebihan. Tidak setiap situasi mendesak adalah Chaotic. "Bertindak dahulu, tanya soalan kemudian" adalah sesuai apabila sistem benar-benar telah runtuh. Gunakan ia kepada situasi Complicated dan anda akan memintas analisis pakar yang seharusnya menghasilkan hasil yang lebih baik.

Melayan Cynefin sebagai kotak untuk diisi. Cynefin bukan sistem klasifikasi. Anda tidak melihat ringkasan projek, memilih domain, dan menggunakan pendekatan yang sepadan sekali sahaja. Situasi bergerak, dan bacaan anda terhadap domain seharusnya bergerak bersama ia.

Mengelirukan Simple/Clear dengan "mudah." Masalah Complicated boleh mudah bagi pakar yang betul. Masalah domain Clear boleh memerlukan usaha yang besar. Domain menerangkan hubungan sebab-akibat, bukan kesukaran kerja.

Melangkau Disorder. Apabila pasukan terus ke pengkategorian, mereka sering berhujah melepasi antara satu sama lain kerana mereka masing-masing secara tersirat menganggap domain yang berbeza. Menamakan Disorder secara eksplisit dan mengurai situasi terlebih dahulu menjimatkan masa dan mengurangkan konflik.

Soalan Lazim

Apakah maksud "Cynefin"? Cynefin adalah perkataan Welsh yang diterjemahkan lebih kurang sebagai "habitat," "tempat kebiasaan," atau "tempat kediaman." Ia menyampaikan idea bahawa kita dibentuk oleh banyak tempat, komuniti, dan budaya yang kita diami, yang mana kebanyakannya tidak kita sedari sepenuhnya. Snowden memilih istilah ini kerana ia menangkap sifat kontekstual pemahaman situasi: cara kita mentafsir situasi bergantung kepada sistem yang kita berada di dalamnya.

Adakah Clear sama dengan Simple atau Obvious? Ya. Domain ini pada asalnya dipanggil "Simple" (sebelum penerbitan Snowden tahun 2002 menamakannya semula sebagai "Obvious"), dan kemudian dinamakan semula "Clear" untuk menyampaikan dengan lebih baik bahawa sebab-akibat adalah telus kepada sesiapa sahaja, bukan hanya pakar. Kesemua tiga nama merujuk kepada domain yang sama dengan tindak balas yang sama.

Bilakah saya perlu menjalankan eksperimen berbanding melakukan analisis? Gunakan analisis (dan rangka kerja seperti SWOT, VRIO, punca-akar) apabila anda berada dalam domain Complicated: jawapannya wujud dan boleh dicapai melalui penyiasatan yang teliti. Jalankan eksperimen yang selamat untuk gagal apabila anda berada dalam Complex: jawapannya belum wujud, ia muncul daripada cara sistem bertindak balas terhadap ujian. Diagnosis domain adalah perkara yang memberitahu anda yang mana harus dipilih.

Bolehkah situasi wujud dalam lebih daripada satu domain sekaligus? Ya, dan ini adalah perkara biasa dalam organisasi besar. Operasi teras sebuah syarikat mungkin Clear (proses yang ditetapkan dengan baik) sementara pelancaran produk baharu adalah Complex dan krisis pelanggan langsung adalah Chaotic. Cynefin tidak memerlukan keseluruhan organisasi berada dalam satu domain. Ia membantu pemimpin mengenali apabila bahagian-bahagian berbeza perniagaan memerlukan pendekatan yang berbeza secara serentak.

Bagaimana Cynefin berbeza daripada rangka kerja pengurusan risiko? Pengurusan risiko mengandaikan anda boleh menyenaraikan risiko dan menetapkan kebarangkalian, yang merupakan andaian domain Complicated. Cynefin secara eksplisit mengiktiraf bahawa dalam domain Complex dan Chaotic, penghitungan risiko gagal kerana hubungan sebab-akibat sama ada sedang muncul atau tidak hadir. Cynefin adalah pelengkap kepada pengurusan risiko, bukan pengganti. Gunakannya untuk menentukan bila penilaian risiko standard adalah sesuai dan bila anda memerlukan pendekatan uji-dahulu sebagai gantinya.

---

Cynefin framework tidak memberitahu anda keputusan apa yang perlu dibuat. Ia memberitahu anda jenis keputusan yang anda hadapi. Itulah sebenarnya masalah yang lebih sukar. Kebanyakan strategi yang gagal bukan merupakan hasil keputusan buruk dalam konteks yang difahami dengan baik; ia adalah hasil keputusan baik yang diterapkan kepada jenis masalah yang salah. Padukan Cynefin dengan alatan yang betul daripada proses perancangan strategik anda dan anda akan menghabiskan lebih sedikit masa mempertahankan rancangan yang salah dan lebih banyak masa belajar daripada eksperimen yang betul.